Central de Ajuda Quaza Provedores

Cobranza (ES-PY)

Cobranza — Quaza

Cobranza — generación y gestión de los cobros del proveedor (boleta, PIX, talonario y débito en cuenta)

Esta página cubre la pantalla Cobros del Quaza de punta a punta: qué es un cobro, cómo nace a partir de una mensualidad o cuota, cómo enviarlo al cliente, cómo se da por pagado (baja), qué hacer cuando el cliente no paga y cómo reabrir, renegociar o eliminar. Pensada para quien opera el financiero del proveedor de internet — recepcionistas, financiero y quien recién empieza.

Resumen en una línea: el cobro es el documento que el cliente paga (una boleta, un PIX o una cuota del talonario). Cada cobro tiene un vencimiento, un valor y un estado (Abrir → Pagado, o Descargado). Nace de una mensualidad/cuota y se genera según la cartera de cobranza elegida, que define el medio (boleta/PIX/tarjeta/talonario) y el banco.

En esta página:

Cuándo usar (y cuándo NO usar)

La pantalla Cobros es donde usted consulta, envía, reemite y hace el seguimiento de todo lo que el cliente tiene para pagar. Úsela cuando necesite encontrar una boleta, mandar la 2ª vía, verificar si un cobro fue pagado o tratar a un moroso.

Use la pantalla Cobros cuando…	NO es acá — vaya a…
Reemitir una boleta / sacar la 2ª vía	—
Enviar el cobro por e-mail o WhatsApp	—
Verificar si una boleta/PIX fue pagada	—
Reabrir un cobro dado de baja por error	—
Configurar qué bancos/medios usa el proveedor	Reglas de cobranza / Cartera de cobranza
Conectar una pasarela de pago	Gateway bancario
Imprimir el talonario de todo el año de un cliente	Talonario
Refinanciar una deuda vencida del cliente	Renegociación
Entender el agrupador que origina el cobro	Factura

Paso a paso — de la mensualidad al ingreso

Paso	Acción	Dónde
1	Tenga una cartera de cobranza configurada (qué banco, qué medio — boleta, PIX, talonario). Sin ella el sistema no puede generar el cobro.	Financiero → Cartera de cobranza
2	La mensualidad o cuota se convierte en cobro. Esto ocurre solo (tarea diaria) cuando se acerca el vencimiento, o usted lo genera al instante desde la pantalla del cliente.	automático O desde la pantalla del cliente
3	Verifique el cobro en el listado — valor, vencimiento, medio de pago y estado Abrir.	Financiero → Cobros
4	Enívelo al cliente. Abra el cobro y haga clic en Enviar (e-mail / WhatsApp) o Imprimir financiero para la 2ª vía.	Cobros → abrir → Enviar
5	El cliente paga. El banco/PIX/gateway devuelve el pago y el cobro pasa a Pagado automáticamente (baja por retorno).	automático
6	Confirme el ingreso. Use los marcadores Pagados / Atrasados del listado para seguir quién pagó y quién no.	Financiero → Cobros

Ciclo de vida del cobro

Ciclo de vida del cobro — del nacimiento al ingreso (carriles: Usted · Quaza · Banco/Cliente). Debajo de la línea punteada: qué pasa cuando el cliente no paga.

Lea el diagrama así: el cobro nace Abierto, se envía al cliente, él paga y pasa a Pagado por la baja de retorno del banco. Si no paga, queda vencido (sigue Abierto, pero atrasado) hasta que usted reemita, dé de baja manualmente o renegocie.

Glosario

Término	Qué es
Cobro	El documento que el cliente paga (boleta, PIX o cuota del talonario). Tiene vencimiento, valor y estado propios. Un cobro puede reunir una o varias mensualidades/cuotas.
Boleta	Forma de cobro bancaria con línea digitable y código de barras. El cliente paga en cualquier banco, agente o app hasta (o después) del vencimiento.
PIX	Pago instantáneo (sistema brasileño). En la boleta híbrida aparece un QR PIX; el cliente lo lee y paga al instante. La baja es casi inmediata.
Talonario	Bloque de varios cobros del mismo cliente impresos juntos (uno por mes), entregado de una vez. Cada hoja es un cobro individual con su vencimiento.
Cartera de cobranza	La configuración que define cómo se emite el cobro: qué banco, qué medio (boleta/PIX/tarjeta/talonario), multa, interés y descuento. Aparece en la columna Forma de pago del listado.
Nuestro número	El identificador del cobro ante el banco. Aparece en la boleta y es lo que el banco usa para casar el pago con el cobro correcto.
Línea digitable	La secuencia de números de la boleta que el cliente tipea en la app del banco para pagar.
CNAB	Estándar de archivo que el sistema intercambia con el banco: la remesa registra los cobros en el banco y el retorno informa cuáles fueron pagados. Es lo que permite la baja automática en bancos sin gateway.
Remesa / Retorno	Remesa es el archivo que usted envía al banco con los cobros a registrar. Retorno es el archivo que el banco devuelve indicando lo que fue pagado, y que el sistema lee para dar la baja.
Gateway	Servicio en línea (Asaas, Mercado Pago, Sicredi, Banco do Brasil, etc.) que registra el cobro y avisa el pago automáticamente, sin necesidad de archivo de retorno.
Baja	El acto de marcar el cobro como resuelto. Baja de pago = el cliente pagó (estado Pagado). Baja sin pago = el cobro fue cancelado/sustituido (estado Descargado).
Abrir	Estado del cobro que aún no fue pagado ni cancelado. Si pasó el vencimiento, queda resaltado como vencido/atrasado.
Morosidad	Situación del cliente con cobros vencidos y no pagados. Es el disparador del aviso de vencimiento, la renegociación y, en algunos proveedores, el bloqueo.
Renegociación	Acuerdo que junta cobros vencidos en una nueva financiación, con nuevas fechas y valores. Los cobros viejos se dan de baja y nacen los nuevos.
Valor actualizado	El valor del cobro hoy, ya con multa e interés de atraso aplicados (cuando está vencido). El valor original es lo que valía al vencimiento.
2ª vía	Reemisión de la boleta de un cobro aún abierto, normalmente con el vencimiento actualizado para que el cliente pueda pagar.

Configuración / requisitos previos

Para que un cobro se genere y se pague, tres cosas deben estar listas antes. Si el paso a paso se traba al inicio, casi siempre es porque falta alguno de estos puntos.

Cartera de cobranzaFinanciero → Cartera de cobranza

Define el banco y el medio de pago (boleta, PIX, tarjeta, talonario o débito en cuenta), además de las reglas de multa, interés y descuento. Sin una cartera habilitada, ningún cobro se genera. Vea los detalles en Reglas de cobranza .

Gateway o cuenta en el bancoFinanciero → Gateway bancario

Si la cartera usa un gateway (Asaas, Mercado Pago, Sicredi, Banco do Brasil, etc.), las credenciales deben estar configuradas y válidas. Si usa boleta registrada por archivo, la secuencia de remesa/retorno tiene que estar activa. Vea Gateway bancario .

Plantilla de mensaje para el envíoComunicación → Plantillas

El botón Enviar usa una plantilla de e-mail (y, si hay, de WhatsApp) para mandar el cobro. Sin plantilla configurada, el envío falla avisando que la plantilla no fue definida.

Cliente sin e-mail ni WhatsApp: el envío por e-mail exige una dirección cargada en el cliente. Si falta, el sistema avisa “el cliente no tiene e-mails cargados”. Cargue el contacto o use la 2ª vía impresa.

Pantalla de Cobros — listado y detalle

El módulo tiene dos pantallas que trabajan juntas: el listado con todos los cobros (filtrables) y el detalle de cada uno. Desde el listado usted abre el detalle haciendo clic en el lápiz (1ª columna); vuelve con el botón Volver.

Listado

Financiero → Cobros

Lista todos los cobros del proveedor. Arriba están los marcadores rápidos Estándar, Abiertos, Atrasados, Pagados y Descargados — un clic ya filtra la lista. Las filas vencidas aparecen en rojo, las pagadas en azul y las dadas de baja en gris.

Listado de cobros. (1) pestaña FILTROS para refinar la búsqueda; (2) campo de búsqueda rápida (busca por nuestro número o cliente). Debajo, los marcadores Estándar / Abiertos / Atrasados / Pagados / Descargados. Las filas en rosa son cobros vencidos abiertos.

Columna	Qué muestra
Código	Lápiz para abrir el detalle del cobro.
Nuestro número	Identificador del cobro en el banco (lo que va en la boleta).
Forma de pago	La cartera de cobranza usada (define banco y medio).
Estado	Abrir, Pagado o Descargado (ver Estados ).
Cliente	El cliente del proveedor. Es enlace: abre la ficha en una pestaña nueva.
Vencimiento	Fecha límite para pagar sin multa/interés.
Valor original	Valor al vencimiento, sin recargos.
Valor actualizado	Valor hoy, ya con multa e interés si está vencido.
Pago	Fecha en que fue pagado (vacío si sigue abierto).
Empresa	La empresa del proveedor que emitió el cobro.

Botón Acciones (esquina superior derecha): marque varios cobros con la casilla de la 1ª columna y use Imprimir boletas (genera el talonario en lote), Enviar boletas (e-mail/WhatsApp masivo), Desvincular remesas o Eliminar financieros.

Detalle del cobro

Financiero → Cobros → [lápiz en la 1ª columna]

Muestra todos los datos del cobro (en modo lectura) y, a la derecha, los botones de acción. Arriba aparece el estado actual (insignia verde “Abrir”, azul “Pagado” o roja “Descargado”). La pestaña Historial registra todo lo que pasó con el cobro (generación, envíos, baja, reapertura).

Detalle de un cobro Abierto. (1) Forma de pago (cartera); (2) Vencimiento; (3) Valor Original; (4) Código de barras y (5) Línea digitable de la boleta. Debajo, el campo Descripción (editable mientras está Abierto) y los datos de creación/modificación.

Campo	Qué es
Cliente / Contrato	Quién debe y a qué contrato pertenece el cobro.
Forma de pago	La cartera de cobranza (banco + medio).
Número / Nuestro número	Número interno y el identificador en el banco.
Vencimiento / Valor Original	Fecha límite y valor sin recargos.
Pago / Valor pagado	Cuándo y cuánto se pagó (se completan tras la baja).
Código de barras / Línea digitable	Datos de la boleta para que el cliente pague.
Gateway PIX	Cuando hay PIX, trae el código “copiar y pegar” y el botón que abre el QR.
Descripción	Texto que ve el cliente (ej.: “Mensualidad referente a Junio/2026”). Editable mientras el cobro está Abierto.

Estados del cobro

Estado	Qué significa	Próxima acción posible
Abrir	Cobro generado y aún no pagado. Si pasó el vencimiento, queda resaltado como vencido/atrasado (en rojo en la lista).	Enviar, reemitir 2ª vía, cambiar vencimiento, esperar el pago.
Pagado	El pago fue recibido (por el retorno del banco, el gateway o baja manual). Tiene fecha y valor pagados.	Estado final en condiciones normales. En casos especiales, anular desde el financiero.
Descargado	Cobro cerrado sin pago — fue cancelado, sustituido (por renegociación o nueva generación) o dado de baja manualmente.	Reabrir cobro (si la deuda sigue abierta y usted tiene permiso).

“Vencido” no es un estado aparte: un cobro vencido sigue Abierto — el sistema solo lo resalta en rojo y suma multa/interés en el valor actualizado. Sale de Abierto solo cuando se paga (pasa a Pagado) o se da de baja (pasa a Descargado).

Acciones del cobro

En el detalle del cobro, el panel de la derecha muestra los botones disponibles. No todos aparecen siempre — cada uno depende del estado del cobro, del medio de pago y de su permiso.

#	Botón	Cuándo aparece	Qué hace
1	Enviar	Cobro no descargado	Abre las opciones de envío al cliente: e-mail, WhatsApp o SMS.
2	Imprimir financiero	Cobro no descargado	Genera la boleta/talonario en PDF (2ª vía). Si el cobro está vencido y el proveedor lo permite, pide una nueva fecha antes de imprimir.
3	Ver cliente	Siempre	Abre la ficha del cliente en una pestaña nueva.
4	Ver deuda	Siempre	Abre la mensualidad/cuota que originó el cobro. Si es más de una, muestra la lista.
5	Verificar gateway	Cartera con gateway y cobro con integración activa	Consulta el gateway para verificar el estado del cobro y el pago al instante.
6	Cambiar vencimiento	Cobro Abierto, sin gateway, con permiso	Cambia la fecha de vencimiento del cobro.
7	Reabrir cobro	Cobro Descargado (sin gateway), con deuda aún abierta y permiso	Devuelve el cobro a Abierto. Pide una observación y la registra en el historial.
8	Desvincular remesa	Débito en cuenta abierto, con permiso	Suelta el cobro del archivo de remesa para reenviarlo al banco.

Color de los botones: verde = acción segura (enviar); azul = informativo (imprimir); gris = consulta (ver cliente, ver deuda); rojo/naranja = acción delicada (verificar gateway, reabrir, desvincular). Para borrar el cobro use Eliminar al pie del formulario (solo con permiso y mientras está Abierto).

Medios de pago

El medio lo define la cartera de cobranza. Un mismo proveedor puede tener varias carteras (un banco solo boleta, otro con PIX, un talonario local). Los medios disponibles:

Medio	Cómo funciona	Baja
Boleta	Cobro bancario con línea digitable y código de barras. Se paga en cualquier banco/app.	Por retorno del banco (archivo) o gateway.
Boleta/PIX	Boleta híbrida: trae además un QR PIX. El cliente elige cómo pagar.	El PIX da baja casi inmediata; la boleta por el retorno.
PIX	Solo QR / copiar y pegar, sin boleta. Pago instantáneo.	El gateway PIX avisa el pago al instante.
Tarjeta	Cobro pagado con tarjeta vía gateway (cuando el proveedor lo ofrece).	El gateway confirma la transacción.
Talonario (Local)	Cobro sin registro en banco, pagado directo en el proveedor (caja) o en bloque impreso (talonario).	Baja manual en la caja del proveedor.
Débito en cuenta	El valor se debita directo de la cuenta del cliente vía archivo de remesa del banco.	Por retorno del banco.

Consejo: el cobro guarda el medio que tenía cuando fue generado. Cambiar la cartera después solo afecta los próximos cobros — los viejos siguen con el medio original.

Tareas automáticas

Buena parte del ciclo del cobro corre sola, por tareas que el sistema ejecuta en horarios definidos. Las principales que tocan el cobro:

Tarea	Qué hace
Aviso de vencimiento	Envía un recordatorio al cliente antes/después del vencimiento (anticipado, en el día, vencido).
Crear segunda vía	Reemite la 2ª vía de cobros vencidos, actualizando el vencimiento.
Crear entrada secuencia / Procesar secuencia	Genera los cobros del período según la secuencia configurada en la cartera.
Crear boleta cliente / Crear boleta PDF	Prepara el PDF de la boleta para envío y para el portal del cliente.
Procesar retorno	Lee el archivo de retorno del banco y da baja automática a los cobros pagados.
Procesar talonario / Envío talonario PDF	Arma y envía el talonario en PDF a los clientes.
Alerta fin talonario	Avisa cuando el talonario del cliente está llegando al final, para generar el próximo.
Actualiza valor	Recalcula el valor actualizado de los cobros vencidos (multa + interés).
Gateway / Remesa gateway	Registra cobros en el gateway y consulta pagos para dar la baja.
Documento recurrente	Genera los cobros recurrentes (suscripciones) automáticamente.
Protesto	Prepara el envío de cobros vencidos a protesto (cuando el proveedor lo usa).
E-mail sin boleta	Avisa a los clientes que quedaron sin boleta generada en el período.

Quién enciende o apaga estas tareas es el administrador del servidor (en la agenda de tareas del servidor, la crontab). La pantalla Admin → Tareas solo informa el estado — el operador no las enciende/apaga desde ahí.

Morosidad y renegociación

Cuando un cobro vence y no se paga, el cliente queda moroso. El sistema sigue mostrando el cobro como Abierto, pero vencido (rojo en la lista), y suma multa e interés en el valor actualizado.

Lo que usted puede hacer con un cobro vencido:

Reemitir la 2ª vía con nuevo vencimiento (botón Imprimir financiero o la tarea de segunda vía).
Reenviar por e-mail/WhatsApp con recordatorio de atraso.
Renegociar: juntar varios cobros vencidos en una nueva financiación. Los viejos se dan de baja y nacen los nuevos. Vea Renegociación .
Dar de baja manualmente cuando el cobro fue cancelado/sustituido (pasa a Descargado).

Atención: dar de baja un cobro (estado Descargado) no registra ingreso — desaparece de los pendientes pero el valor no entra en la caja. Para registrar que el cliente pagó, lo correcto es la baja de pago (pasa a Pagado), no la baja simple.

Cuando algo sale mal

Síntoma	Causa probable	Qué hacer
El cobro no se generó	Cartera de cobranza deshabilitada, o ninguna cartera definida en el contrato.	Habilite la cartera en Financiero → Cartera de cobranza y confirme la cartera del contrato.
“Problema con el servidor del banco, cobro no generado”	Gateway caído o credencial inválida.	Verifique las credenciales en Gateway bancario e intente de nuevo.
“Límite de cobros mensuales abiertos alcanzado”	La cartera tiene un tope de cobros abiertos por mes para el cliente.	Espere la baja de los existentes o ajuste el límite en la cartera.
Pagó pero sigue Abierto	El retorno del banco aún no fue procesado, o el gateway no sincronizó.	Espere la tarea de retorno/gateway, o haga clic en Verificar gateway en el detalle.
El envío de e-mail falló	Cliente sin e-mail, o plantilla de mensaje no configurada.	Cargue el e-mail del cliente y confirme la plantilla en Comunicación → Plantillas.
No puedo reabrir el cobro	El cobro tiene gateway, o la deuda ya fue pagada/cerrada, o falta permiso.	La reapertura solo vale para cobro sin gateway, con deuda abierta y permiso de reabrir.
No aparece “Cambiar vencimiento”	El cobro tiene gateway, no está Abierto, o falta permiso.	Solo los cobros Abiertos sin gateway permiten cambiar el vencimiento.

Trampas frecuentes

1. El cobro vencido sigue “Abierto”. No existe el estado “Vencido”. El cobro vencido sigue Abierto, solo aparece en rojo. No busque un estado aparte.

2. Dar de baja ≠ recibir. El estado Descargado cierra el cobro sin dinero entrando. Para registrar el pago, el cobro tiene que pasar a Pagado. Darlo de baja por error elimina el pendiente pero no asienta el ingreso.

3. Reabrir no siempre aparece. El botón “Reabrir cobro” solo existe cuando el cobro fue dado de baja manualmente (sin gateway), la deuda sigue abierta y usted tiene el permiso. Un cobro con gateway o ya pagado no se reabre desde ahí.

4. Cambiar la cartera no cambia cobros viejos. El medio (boleta/PIX/banco) queda grabado en el cobro en el momento en que se genera. El cambio de cartera solo vale para los próximos.

5. PIX y boleta viven en el mismo cobro. En la boleta híbrida, el cliente puede pagar por el código de barras O por el QR PIX — es el mismo cobro. Pagó de una forma, da baja igual; no cobre dos veces.

6. La 2ª vía de boleta vencida puede traer nueva fecha. Cuando el proveedor permite actualizar la fecha en la 2ª vía, al imprimir una boleta vencida el sistema pregunta el nuevo vencimiento. Es la misma boleta (mismo nuestro número), solo con fecha nueva.

7. Eliminar ≠ dar de baja. Eliminar borra el cobro (acción sin vuelta, exige permiso y a veces motivo). Dar de baja solo lo cierra. Use eliminar solo cuando el cobro fue creado mal.

8. Cobro pagado en duplicado. Si el cliente paga la misma boleta dos veces (ej.: boleta y PIX), el segundo pago entra como duplicidad. Verifique la caja y devuelva/acredite según la política del proveedor.

9. Cobro con deuda de otro cliente. En un cambio de titularidad, la deuda puede pertenecer a un cliente distinto al del cobro. El sistema avisa arriba del detalle — verifique antes de cobrar.

10. Multa e interés entran en el valor actualizado. El valor original es el del vencimiento; el valor actualizado ya suma los recargos de atraso. Cobre siempre por el actualizado en boletas vencidas.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre cobro, deuda y factura?

La deuda es la mensualidad/cuota que el cliente debe. La factura agrupa deudas de un período. El cobro es el documento que él paga (boleta/PIX/talonario) generado a partir de esas deudas. Un clic en “Ver deuda” en el detalle muestra el origen.

El cliente perdió la boleta. ¿Cómo mando la 2ª vía?

Abra el cobro y haga clic en Imprimir financiero (genera el PDF) o Enviar (manda por e-mail/WhatsApp). Si está vencido y el proveedor lo permite, el sistema pregunta el nuevo vencimiento antes de imprimir.

El cliente pagó pero el cobro sigue Abierto. ¿Y ahora?

La baja depende del retorno del banco (archivo) o de la sincronización del gateway, que corren por tarea. Espere el próximo ciclo o, si la cartera usa gateway, abra el cobro y haga clic en Verificar gateway para chequear al instante.

Di de baja el cobro por error. ¿Se puede deshacer?

Si fue dado de baja manualmente, no tiene gateway y la deuda sigue abierta, abra el detalle y haga clic en Reabrir cobro (necesita permiso). Vuelve a Abierto y el motivo queda en el historial.

¿Puedo cambiar el vencimiento de un cobro?

Sí, si está Abierto, no usa gateway y usted tiene permiso. Abra el detalle y use Cambiar vencimiento. Para cobros con gateway, la fecha la controla el propio gateway.

¿Cómo cobro a varios clientes de una vez?

En el listado, marque los cobros con la casilla de la 1ª columna y use el botón Acciones → Enviar boletas (e-mail/WhatsApp masivo) o Imprimir boletas (genera todo en un talonario PDF).

¿Qué es “nuestro número”?

Es el identificador del cobro ante el banco, impreso en la boleta. Por él el banco sabe qué cobro fue pagado al procesar el retorno.

Boleta y PIX en el mismo documento — ¿cobro dos veces?

No. Es un solo cobro. El cliente elige pagar por el código de barras o por el QR PIX; cualquiera da la baja. No genere otro cobro.

¿El cobro vencido cobra multa e interés solo?

Sí, según lo configurado en la cartera de cobranza. El valor actualizado ya trae multa + interés del atraso. Reemita la 2ª vía para que el cliente pague el valor correcto.

¿Cómo financio una deuda vieja del cliente?

Use la Renegociación : junta los cobros vencidos en una nueva financiación, da de baja los viejos y genera los nuevos con fechas y valores acordados.

¿Cuál es la diferencia entre “Eliminar” y “Dar de baja”?

Eliminar borra el cobro (sin vuelta, exige permiso). Dar de baja solo lo cierra como Descargado, sin registrar pago. Para registrar que el cliente pagó, debe pasar a Pagado.

¿Puedo generar boleta y PIX al mismo tiempo?

Depende del banco/gateway de la cartera. Algunos ofrecen la boleta híbrida (Boleta/PIX) en un solo documento; otros solo boleta o solo PIX. Eso se define en la cartera de cobranza, no en el cobro individual.

¿El cobro desaparece si cancelo la mensualidad?

El cobro abierto ligado a una mensualidad cancelada normalmente se da de baja/elimina según la regla del proveedor. Verifique siempre el estado en el listado antes de cobrar.

¿Qué ve el cliente?

El texto de la Descripción (ej.: “Mensualidad referente a Junio/2026”) más los datos de pago (línea digitable, QR PIX). Usted puede editar la descripción mientras el cobro esté Abierto.

Documentos relacionados

Reglas de cobranza — carteras, multa, interés, descuento y cómo el sistema decide generar/regenerar.
Gateway bancario — conectar Asaas, Mercado Pago, Sicredi, Banco do Brasil y otros.
Talonario — generar e imprimir bloques de cobros en lote.
Renegociación — financiar deudas vencidas en un nuevo acuerdo.
Factura — el agrupador de deudas que origina el cobro.
Mensualidad — la deuda recurrente que se convierte en cobro cada mes.
Ingresos y pagos — cómo el dinero recibido entra en la caja.
Cliente — ficha de quien paga el cobro.