La Cobranza es el documento que el cliente paga: boleto, PIX, tarjeta o pago local. Esta wiki explica cómo nace la cobranza, sus estados, las formas de pago, la cartera, cómo se da de baja el pago y cómo entran intereses/multa/descuento. Audiencia: equipo financiero/atención.
Resumen en una línea: la Cobranza es el medio de pago concreto de un valor — con vencimiento, nuestro número, línea digitable y/o código QR PIX. Nace de una deuda (mensualidad, servicio, venta) y queda Pendiente hasta ser pagada o dada de baja.
Dónde encaja la cobranza:
-
Deuda / Mensualidad — el valor a recibir (el "cuánto").
-
Factura — agrupa varias deudas en un documento. Vea Factura
.
-
Cobranza — el boleto/PIX/tarjeta que el cliente efectivamente paga.
Qué es la Cobranza
La Cobranza es el documento financiero que representa un valor a recibir de un cliente, con un vencimiento y un medio de pago. Según la forma, lleva nuestro número, línea digitable y código de barras (boleto) y/o código QR / Copia y Pega (PIX). Es lo que el cliente recibe y paga.
Recepción → Cobranza
Flujo — de la deuda al pago
La deuda genera la cobranza mediante la cartera (que define banco y medio de pago); la cobranza va al cliente; cuando se paga — por retorno del banco, gateway o baja manual — la cobranza queda Pagada y la deuda se salda.
La pantalla y los filtros
Recepción → Cobranza
El listado trae las cobranzas con atajos (filtros rápidos) por situación:
Listado de cobranzas. Los atajos Pendientes · Atrasados · Pagados · Dados de baja filtran por situación; la pestaña Filtros 1 abre filtros detallados. Cada línea muestra Código, Nuestro número, Forma de pago, Estado, Cliente, Vencimiento, Valor original y Valor actualizado (con intereses/multa).
| Filtro |
Muestra |
| Pendientes |
Cobranzas esperando pago (aún en plazo o no). |
| Atrasados |
Cobranzas pendientes cuyo vencimiento ya pasó. |
| Pagados |
Cobranzas saldadas. |
| Dados de baja |
Cobranzas canceladas/dadas de baja (sin efecto). |
En el detalle de cada cobranza ve el cliente, el contrato, la cartera, el valor (y el valor actualizado con intereses/multa), el vencimiento, la forma de pago y los datos del documento (nuestro número, línea digitable, código de barras, código QR PIX).
Detalle de una cobranza. 1 Forma de pago (la cartera) · 2 Vencimiento · 3 Valor original · 4 Código de barras y 5 Línea digitable. Arriba, el estado (Pendiente) y el botón Acciones; a la derecha, las acciones de la cobranza; la pestaña Historial registra todo lo que sucedió (vea Historial Financiero
).
Estados de la cobranza
| Estado |
Qué significa |
| Pendiente |
Cobranza generada, esperando pago. Sigue pendiente incluso después del vencimiento — ahí se considera atrasada/vencida. |
| Pagado |
Pago recibido (por retorno del banco, gateway o baja manual). Puede ser pago total o parcial. |
| Dado de baja |
Cobranza cancelada/dada de baja — sin efecto de cobranza. Puede ser reabierta por quien tiene permiso (si no está en remesa de baja). |
"Vencida" no es un estado propio: es una cobranza Pendiente cuyo vencimiento ya pasó (aparece en el filtro "Atrasados"). Es sobre ella que inciden intereses y multa.
La forma de pago define por qué medios puede pagarse la cobranza. Quaza trabaja con estas combinaciones:
| Forma |
Qué es |
| Boleto |
Boleto bancario tradicional (nuestro número, línea digitable, código de barras). |
| Boleto + PIX |
Un documento con boleto y código QR PIX juntos — el cliente elige cómo pagar. |
| Boleto + Tarjeta |
Boleto con opción de pagar con tarjeta. |
| Boleto + PIX + Tarjeta |
Las tres opciones en el mismo documento. |
| PIX |
Solo PIX — código QR / Copia y Pega, pago instantáneo. |
| Tarjeta |
Cobranza con tarjeta de crédito (vía gateway). |
| Local |
Pago presencial (en la caja del proveedor), sin boleto/PIX — baja manual. |
La forma disponible depende de la
cartera
usada — una cartera puede ofrecer solo boleto, solo PIX, o combinaciones, según el banco/gateway configurado.
Cartera de cobranza
La cartera es la configuración que define cómo se genera la cobranza: qué banco/gateway, qué forma de pago y cómo se registra. Cada contrato apunta a una cartera. Los tres tipos de registro determinan el camino de la cobranza:
| Tipo de registro |
Qué significa |
| Sin registro |
El boleto/PIX se genera localmente, sin comunicar al banco anticipadamente. Más simple; la baja suele ser manual o por conciliación. |
| Débito automático |
El valor se debita directo en la cuenta del cliente (vía archivo enviado al banco), sin que el cliente pague manualmente. |
| Registro CNAB (240) |
La cobranza se registra en el banco por archivo de remesa CNAB; el pago vuelve por archivo de retorno. Vea Remesa y Retorno
. |
Cuando la cartera usa gateway (PIX/tarjeta integrado), el registro y la baja ocurren por API/webhook — vea Gateway Bancario
. La cartera también guarda las reglas de intereses, multa y descuento
y el diseño del boleto.
Cómo nace la cobranza
| # |
Paso |
| 1 |
Existe una deuda a cobrar (mensualidad, servicio, venta) en el contrato del cliente. |
| 2 |
La cobranza se genera — automáticamente (por la rutina de cobranza del contrato) o manualmente — agregando la(s) deuda(s). |
| 3 |
El sistema usa la cartera del contrato para definir el banco, la forma de pago y el vencimiento, y arma el documento (nuestro número, línea digitable, código QR). |
| 4 |
Si la cartera es CNAB, la cobranza entra en una remesa para que el banco la registre; si es gateway, se registra por API. La cobranza queda Pendiente. |
| 5 |
Usted envía la cobranza al cliente (correo, WhatsApp o portal). |
Cuando junta varias deudas en una
Factura
, es la factura la que genera una única cobranza con el total — en vez de una cobranza por deuda.
Pago y baja
La cobranza pasa a Pagada de tres formas:
| Origen de la baja |
Cómo funciona |
| Retorno del banco (CNAB) |
El archivo de retorno trae los pagos; Quaza da de baja las cobranzas correspondientes. |
| Gateway / PIX |
El gateway avisa el pago (webhook) y una tarea confirma la baja. Vea Gateway Bancario
. |
| Baja manual |
Un operador con permiso registra el pago (fecha y valor) en la propia cobranza. |
Pago parcial. Es posible registrar un valor menor que el total — la cobranza queda pagada por el valor recibido, y el saldo sigue tratándose según la regla. Verifique siempre el valor pagado.
Quaza protege la baja contra duplicación (bloquea la cobranza durante el registro), por eso el boleto pagado y el retorno del banco no generan baja doble.
Intereses, multa y descuento
Cada cobranza lleva las reglas de cargos provenientes de la cartera/contrato:
| Configuración |
Qué hace |
| Días para multa |
Carencia tras el vencimiento antes de que incida la multa. |
| Multa |
Porcentaje o valor aplicado cuando la cobranza vence. |
| Intereses |
Cobrados por día/mes de atraso. |
| Descuento por anticipación |
Rebaja si el cliente paga antes del vencimiento. |
| Descuento fijo |
Rebaja fija aplicada a la cobranza. |
El sistema muestra el valor actualizado (valor original + intereses/multa − descuentos), recalculado según la fecha. Por eso una cobranza vencida aparece con valor mayor que el original, y una pagada por anticipado puede venir menor. Confirme las reglas con el área financiera.
Acciones de la pantalla
Botones de acción en la cobranza (esquina superior derecha): 1 Enviar · 2 Imprimir financiero · 3 Ver cliente · 4 Ver deuda. Las demás acciones de abajo aparecen según el estado de la cobranza y el permiso.
| # |
Acción |
Qué hace |
Cuándo |
| 1 |
Imprimir / 2ª vía |
Genera el PDF del boleto/cobranza. |
Cobranza pendiente. |
| 2 |
Enviar |
Manda la cobranza por correo/SMS/WhatsApp al cliente. |
Cobranza pendiente. |
| 3 |
Registrar pago |
Baja manual (fecha + valor). Depende de permiso. |
Cobranza pendiente. |
| 4 |
Cambiar vencimiento |
Cambia la fecha de vencimiento. |
Pendiente y sin registro en el banco/gateway. |
| 5 |
Eliminar |
Da de baja/cancela la cobranza. Depende de permiso. |
Cobranza pendiente. |
| 6 |
Reabrir |
Vuelve una cobranza dada de baja a pendiente. Depende de permiso y de no estar en remesa de baja. |
Cobranza dada de baja. |
| 7 |
Verificar gateway |
Consulta el estado del pago en el gateway. |
Cartera con gateway. |
| 8 |
Desvincular remesa |
Suelta la cobranza de una remesa CNAB/débito. |
Cobranza en remesa, con permiso. |
Tareas automáticas
| Tarea |
Qué hace |
| Gateway de pago |
Consulta los gateways y da de baja las cobranzas cuyo pago fue confirmado. |
| Actualiza valor |
Recalcula el valor actualizado (intereses/multa) de las cobranzas pendientes. |
| Aviso de vencimiento |
Notifica al cliente (correo/SMS/WhatsApp) antes/después del vencimiento. |
| Alerta de fin de carné |
Avisa cuando el carné
del cliente se está acabando. |
Manual o automático. Estas tareas solo se ejecutan si el administrador las ha registrado y activado. La baja por gateway/retorno y los avisos dependen de ellas; sin ellas, la baja queda a cargo del retorno CNAB o de la baja manual.
Glosario
| Término |
Qué es |
| Cobranza |
El documento que el cliente paga (boleto/PIX/tarjeta/local), con vencimiento y valor. |
| Cartera |
Configuración de banco/gateway, forma de pago y tipo de registro usada para generar la cobranza. |
| Nuestro número |
Identificador del boleto en el banco, generado en la emisión. |
| Línea digitable / código de barras |
La secuencia del boleto que el cliente usa para pagar en el banco/app. |
| Código QR / Copia y Pega |
El código PIX para pago instantáneo. |
| Baja |
El registro del pago (o cancelación) de la cobranza. |
| Remesa / Retorno |
Archivos CNAB intercambiados con el banco para registrar cobranzas y recibir bajas. Ver Remesa y Retorno
. |
| Valor actualizado |
Valor de la cobranza recalculado con intereses/multa (si está vencida) o descuento (si está anticipada). |
| Carné |
Conjunto de cobranzas (cuotas) en un único PDF. Ver Carné
. |
Trampas frecuentes
1. Reemitir genera un documento nuevo. Al reemitir una cobranza, el nuestro número y la línea digitable cambian — el boleto antiguo ya no debe pagarse. Oriente al cliente a usar siempre la vía más reciente.
2. Cobranza en remesa no cambia de vencimiento. Si la cobranza ya fue registrada en el banco (remesa CNAB), no se puede cambiar el vencimiento directo — hay que desvincularla de la remesa primero.
3. El boleto demora 1-2 días en darse de baja. El pago de boleto llega por el retorno del banco (CNAB), que suele venir el día hábil siguiente. PIX y gateway dan de baja casi al instante; el boleto, no.
4. Cobranza de deuda de otro cliente. Si la titularidad de la deuda cambió, el sistema avisa que la deuda pertenece a otro cliente — confirme antes de cobrar para no emitir en el nombre equivocado.
5. Valor del boleto mayor que la mensualidad. Una cobranza vencida suma intereses y multa al valor original (valor actualizado) — por eso el boleto puede venir mayor que el valor base.
6. Cobranza sin cartera o con valor cero. Sin una cartera válida (o con valor en cero), la cobranza no se genera/registra. Ajuste la cartera del contrato y el valor antes.
7. Cambiar de banco/gateway no afecta las cobranzas ya emitidas. Cambiar la cartera vale para las próximas cobranzas; las ya registradas siguen en el banco/gateway anterior hasta ser pagadas o dadas de baja.
FAQ
¿Cuál es la diferencia entre deuda, factura y cobranza?La deuda es el valor a recibir; la factura agrupa varias deudas; la cobranza es el boleto/PIX/tarjeta que el cliente efectivamente paga.
¿El mismo cliente puede tener boleto y tarjeta?Sí — la forma de pago depende de la cartera del contrato. Hay carteras que ofrecen boleto, PIX y tarjeta en el mismo documento.
El cliente pagó pero la cobranza sigue pendiente — ¿por qué?El boleto se da de baja por el retorno del banco (1-2 días hábiles); PIX/gateway dan de baja casi al instante. Si pasó el plazo, verifique el retorno/gateway o registre la baja manual revisando el comprobante.
El cliente perdió el boleto — ¿cómo generar la 2ª vía?En la cobranza, use Imprimir/2ª vía, o el cliente accede al portal. Atención: si reemite, la línea digitable cambia.
El cliente pagó dos veces — ¿qué hacer?La baja está protegida contra duplicación en la misma cobranza. Un pago duplicado real (dos medios) se trata como crédito/reembolso en el financiero del cliente.
¿Cómo configurar PIX?El PIX viene de la cartera: ella apunta el gateway/banco y la clave. La configuración de la integración está en Gateway Bancario
.
¿Por qué la cobranza vino mayor que la mensualidad?Porque está vencida: el valor actualizado incluye intereses y multa. Pagada dentro del plazo (o con descuento por anticipación), vuelve al valor esperado.
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