El contrato es el origen de la factura: es ahí donde usted define qué entra en la factura, de qué débitos, con o sin intereses, con qué plantilla y cuándo el sistema genera todo eso. Esta wiki explica la relación entre el contrato y la factura — dónde configurar cada regla en el contrato y cómo esa configuración comanda la factura que el cliente recibe.
Audiencia: equipo financiero y operadores de proveedores que cobran a sus clientes mediante Quaza. Para la pantalla de Facturas en sí (listado, acciones, plantilla, envío), vea la wiki de Factura
— aquí el foco es lo que el contrato le manda a ella.
Resumen en una línea: la factura no tiene configuración propia — quien decide qué débitos agrupa, si incluye intereses y qué plantilla usar es el
contrato, en la pestaña
Cobranza. La factura es generada por una tarea automática que lee la
regla de cobranza
del contrato y junta los débitos marcados para la próxima factura.
Cuándo usar esta wiki (y cuándo NO)
Use esta wiki para entender y ajustar lo que el contrato le manda a la factura. Si su duda es sobre la pantalla de Facturas, hay un documento específico:
| Necesidad |
Camino |
| Definir qué entra en la factura de un contrato (débitos, intereses, período, plantilla) |
Contrato y Factura (este documento) |
| Trabajar con la factura ya generada (listado, regenerar, recibir, enviar, plantilla) |
Factura
|
| Definir cuándo el sistema genera y envía la factura del contrato |
Reglas de cobranza
|
| Cobrar una mensualidad o débito individual (boleto/PIX/tarjeta) |
Cobranza
|
| Registrar el servicio recurrente que se convierte en mensualidad |
Mensualidad
|
| Juntar la cobranza de varios contratos en un solo documento |
Contrato unificado
|
La factura nace del contrato — no se crea una factura "desde cero". Usted no arma una factura suelta en la pantalla. Siempre se genera a partir de un contrato que tenga la regla de cobranza correcta y débitos marcados para la próxima factura — por la tarea automática o por la acción Regenerar factura.
Paso a paso — configurar el contrato para generar factura
Guía mínima, partiendo de un contrato existente, para que empiece a generar factura:
| Paso |
Acción |
Dónde |
| 1 |
Active el módulo de facturas y tenga al menos una plantilla de factura registrada. Sin el módulo encendido no se genera nada; sin plantilla, la factura no se puede imprimir ni enviar. |
Configuraciones → Configuraciones de la factura |
| 2 |
Abra el contrato y vaya a la pestaña Cobranza. Es ahí donde están los campos que definen la factura de ese contrato. |
Cliente → Contrato → pestaña Cobranza |
| 3 |
Defina los campos de la factura: tipos de débito (solo mensualidad o también ventas), período de los débitos, si considera intereses y la plantilla de factura. |
Contrato → pestaña Cobranza |
| 4 |
Revise la regla de cobranza del contrato: necesita tener las acciones Generación de Factura y Enviar Factura (correo y/o WhatsApp), con los días de referencia configurados. |
Contrato → Reglas de cobranza |
| 5 |
Marque los débitos para la factura: las mensualidades/ventas del contrato deben estar con ¿Agregar en la próxima Factura?. Un débito sin esa marca es ignorado en la generación. |
Cliente → Contrato → pestaña Débito |
| 6 |
Genere la factura: espere a que corra la tarea diaria, o genérela en el momento abriendo el contrato y usando Regenerar factura (elige los débitos, el vencimiento y la plantilla). |
Cliente → Contrato / Cliente → Factura |
| 7 |
Haga el seguimiento de la factura en la pestaña Factura del contrato o en la pantalla de Facturas. A partir de ahí, las acciones de la factura siguen en el documento de Factura
. |
Contrato → pestaña Factura |
Flujo general — del contrato a la factura
Del contrato a la factura: usted configura en la pestaña Cobranza qué entra y marca los débitos; la tarea diaria lee la regla de cobranza, agrupa los débitos de la competencia y crea la factura con la cobranza; el cliente la recibe. Los ajustes (regenerar, cambiar débitos o regla) se hacen manualmente.
Glosario
| Término |
Qué es |
| Contrato |
El acuerdo del cliente con el proveedor. Reúne el plan, los valores, la forma de cobranza y las reglas de factura. Es el origen de toda factura. |
| Factura |
Documento mensual que agrupa los débitos de un contrato en una competencia, con vencimiento, valores y la cobranza correspondiente. Es lo que el cliente recibe. |
| Competencia |
Mes/año de referencia (ej.: Mayo de 2026). Define el período cobrado. Hay una factura por competencia y por contrato. |
| Débito |
Cada valor a cobrar al cliente (mensualidad, venta, multa, intereses). La factura reúne los débitos del contrato marcados para la próxima factura. |
| ¿Agregar en la próxima Factura? |
Marca de cada débito que define si entra en la próxima factura del contrato. Un débito sin esa marca no se factura. |
| Tipos de débito para factura |
Campo del contrato que define qué entra: Solo mensualidad o Mensualidades y Ventas. |
| Período de los débitos para factura |
Campo del contrato que define qué débitos entran por fecha: todos sin factura hasta el fin del mes, todos en abierto hasta el fin del mes, o solo los con vencimiento dentro del mes. |
| Considerar intereses en la factura |
Campo del contrato que define si la factura incluye intereses: ninguno, solo de las ventas, solo de las mensualidades o de todos los tipos. |
| Plantilla de la factura |
Diseño del documento que el cliente recibe, elegido en el contrato. Quien crea el diseño es la pantalla de Factura
. |
| Regla de cobranza |
Conjunto de acciones por contrato (generar factura, enviar por correo/WhatsApp, etc.) y los días de referencia de cada una. Es lo que comanda la automatización de la factura. |
| Contrato unificado |
Contrato cuya cobranza es dirigida hacia otro contrato (el contrato padre). Los débitos del unificado entran en la factura del padre, no en una factura propia. |
| Competencia del financiero / de la nota |
Ajuste de mes usado por el contrato: define si el débito y la nota fiscal cuentan la competencia como el mes anterior, el mes actual o el siguiente. |
Configuración / requisitos previos
Antes de que un contrato genere factura, tres cosas tienen que estar listas en el sistema:
Módulo de facturas activoConfiguraciones → Configuraciones de la factura
El módulo de facturas viene apagado. Mientras está apagado, las tareas de generar y enviar no producen nada, aunque estén agendadas. La activación es global (vale para todos los contratos) y define los valores por defecto aplicados a cada contrato. Vea cómo activar en la wiki de Factura
.
Plantilla de factura registradaCliente → Plantilla de Factura
El contrato apunta a una plantilla (diseño) a la hora de imprimir y enviar. Sin al menos una plantilla, no se puede activar el módulo ni generar el documento. La creación y la edición de la plantilla están en la wiki de Factura
.
Regla de cobranza con las acciones de facturaContrato → Reglas de cobranza
La regla de cobranza vinculada al contrato debe tener la acción Generación de Factura y, para el envío, Enviar Factura (Correo) y/o Enviar Factura (WhatsApp). Es la regla la que determina cuándo ocurre cada cosa. Detalles en Reglas de cobranza
.
Cómo el contrato configura la factura — campos
Los campos que definen el contenido de la factura están todos en la pestaña Cobranza del contrato. Responden a la pregunta "¿qué debe agrupar esta factura?".
Cliente → Contrato → pestaña Cobranza
| Campo |
Qué define |
Opciones |
| Tipos de débito para factura |
Qué débitos agrupa la factura |
Solo mensualidad · Mensualidades y Ventas |
| Período de los débitos para factura |
Qué débitos entran, por fecha de vencimiento |
Todos los débitos sin factura hasta el fin del mes de generación · Todos los débitos en abierto hasta el fin del mes de generación · Solo débitos con vencimiento dentro del mes de generación |
| Considerar intereses en la factura |
Si la factura incluye intereses, y de qué débitos |
No considerar intereses · Solo de las ventas · Solo de las mensualidades · Todos los tipos de débito |
| Plantilla de la factura |
El diseño usado en la impresión y en el envío |
Una de las plantillas registradas |
De dónde vienen los valores por defecto. Al activar el módulo de facturas, usted define valores por defecto que valen para todos los contratos. Estos campos en el contrato empiezan con esos valores — solo necesita cambiarlos aquí cuando un contrato específico debe salirse del estándar (ej.: un cliente que factura mensualidad y ventas juntas, mientras los demás facturan solo la mensualidad).
También en la pestaña Cobranza, dos campos ajustan la competencia usada por el contrato:
| Campo |
Qué hace |
Opciones |
| Competencia del financiero |
En qué mes se contabiliza el débito en relación al vencimiento |
Pasada · Actual · Futura |
| Competencia de la nota |
En qué mes la nota fiscal considera la competencia |
Pasada · Actual · Futura |
Competencia en la práctica: "Actual" usa el propio mes del vencimiento; "Pasada" considera el mes anterior; "Futura", el siguiente. Es lo que hace que una mensualidad vencida en junio aparezca en la competencia de mayo, por ejemplo. Ajuste solo si la contabilidad del proveedor lo exige.
La regla de cobranza que dispara la factura
Los campos de la pestaña Cobranza dicen qué entra en la factura. La regla de cobranza dice cuándo se genera y se envía. Sin la acción correcta en la regla, el contrato queda configurado pero nunca genera factura.
| Acción en la regla de cobranza |
Qué hace en el contrato |
| Generación de Factura |
En el día de referencia, el sistema crea la factura de la competencia juntando los débitos marcados. Es la acción obligatoria — sin ella, no hay factura. |
| Enviar Factura (Correo) |
Envía la factura por correo en el día configurado, usando la plantilla de correo de envío de factura. |
| Enviar Factura (WhatsApp) |
Envía la factura por WhatsApp en el día configurado, mediante la integración de WhatsApp. |
Cada contrato apunta a una regla de cobranza. Si varios contratos comparten la misma regla, modificar la regla los afecta a todos. Para cambiar solo un contrato, cámbiele la regla o cree una regla específica. La configuración completa de las acciones y de los días está en
Reglas de cobranza
.
Qué débitos entran en la factura
A la hora de generar, el sistema parte de todos los débitos del contrato y aplica los filtros del contrato. Un débito entra en la factura cuando cumple todas las condiciones de abajo:
| Condición |
Detalle |
| Está marcado para la próxima factura |
El débito debe estar con ¿Agregar en la próxima Factura? marcado. Es el filtro principal — sin esa marca, el débito nunca se factura. |
| Coincide con el tipo elegido |
Si el contrato factura Solo mensualidad, los débitos de venta quedan fuera. Si es Mensualidades y Ventas, entran los dos. |
| Coincide con el período elegido |
Según el Período de los débitos para factura: todos sin factura hasta el fin del mes, todos en abierto hasta el fin del mes, o solo los con vencimiento dentro del mes de generación. |
| No está removido |
Los débitos cancelados/removidos no entran. |
Una mensualidad nueva sin la marca no aparece. El error más común es configurar todo en el contrato y que la factura salga vacía o incompleta porque los débitos no están con ¿Agregar en la próxima Factura?. Revise esa marca en la pestaña Débito del contrato antes de pedir soporte.
Contrato individual vs. contrato unificado
Un cliente puede tener más de un contrato (ej.: internet de la casa y de la oficina). Por defecto, cada contrato genera su propia factura. Pero usted puede unificar la cobranza: dirigir la cobranza de un contrato hacia otro, de modo que todo caiga en una única factura.
| Tipo |
Cómo genera la factura |
| Contrato individual |
Genera su propia factura, agrupando solo sus débitos. |
| Contrato padre (recibe la unificación) |
Genera una factura que reúne sus débitos más los débitos de los contratos unificados a él. |
| Contrato unificado (hijo) |
No genera factura propia. Sus débitos van a la factura del contrato padre. La tarea de generación omite ese contrato. |
Dónde se define. En la pestaña Cobranza del contrato hijo, el campo de cobranza unificada apunta al contrato padre, con una fecha de inicio de la unificación. A partir de esa fecha, los débitos del hijo pasan a entrar en la factura del padre. Cuando un contrato es hijo, varios campos de la pestaña Cobranza quedan bloqueados y el sistema muestra un aviso indicando el contrato padre — los cambios deben hacerse en el padre.
Antes de unificar, revise: ambos contratos deben ser del mismo cliente y estar activos. Un contrato que ya tiene otros unificados a él no puede, a su vez, ser unificado a un tercero. El paso a paso completo está en
Contrato unificado
.
Seguir las facturas del contrato
Cada contrato muestra las facturas que ya generó en una pestaña propia.
Cliente → Contrato → pestaña Factura
Abra el contrato y vaya a la pestaña Factura. Lista las facturas generadas para ese contrato (y, en el caso de un contrato padre, también las de los contratos unificados a él). El título de la pestaña trae la cantidad entre paréntesis (ej.: Factura (3)) cuando hay facturas. A partir de ahí usted abre una factura y sigue con sus acciones (regenerar, recibir, enviar, imprimir) — todas explicadas en la wiki de Factura
.
Atajo. También llega a todas las facturas por la pantalla general en Cliente → Factura, filtrando por contrato. La pestaña dentro del contrato es el camino rápido cuando ya está mirando a ese cliente.
Tareas automáticas
Las facturas de los contratos no se crean una por una. Quaza tiene tareas que corren en horarios programados y hacen la generación y el envío en lote, leyendo la regla de cobranza de cada contrato. Cada tarea es controlada por la crontab del servidor.
Quién enciende/apaga una tarea: es el administrador del sistema editando la crontab del servidor. No lo hace el operador dentro de Quaza. Si una tarea necesita arrancar o detenerse, abra un ticket para el equipo técnico.
| Tarea |
Qué hace |
Frecuencia típica |
| Contrato — Crear las Facturas |
Recorre las reglas de cobranza, identifica los contratos del día con débitos marcados para la próxima factura y genera la factura de la competencia. Omite los contratos unificados (sus débitos van al contrato padre). |
Diaria |
| Contrato — Enviar correo de las facturas |
Envía las facturas del día por correo y WhatsApp, según las acciones de la regla de cobranza y los días de referencia. |
Diaria |
Seguimiento en QuazaAdmin → Tareas
La pantalla solo informa sobre cada tarea — no la enciende/apaga. En cada fila usted consulta el resumen de la última ejecución (cuántas facturas generó/envió, eventuales errores). Es la primera parada para diagnosticar: si la factura de un contrato no salió, aquí ve cuándo corrió la tarea y qué reportó.
El módulo apagado bloquea las tareas. Si el módulo de facturas está desactivado, las tareas de crear y enviar se detienen al instante — aunque estén activas en la crontab. Para que el lote salga, el módulo debe estar encendido en Configuraciones → Configuraciones de la factura.
Cuándo sale mal
| Síntoma |
Causa probable |
Qué hacer |
| El contrato está configurado, pero no generó factura en el mes |
Sin la acción Generación de Factura en la regla; sin débitos marcados; contrato unificado; o ya tiene factura de la competencia. |
Revise la regla de cobranza, los débitos marcados y si la factura ya existe. Vea el resumen en Admin → Tareas. |
| La factura salió sin algunos débitos |
Débitos sin la marca ¿Agregar en la próxima Factura?, o fuera del tipo/período configurado. |
Marque los débitos en la pestaña Débito del contrato y revise los campos de tipo y período en la pestaña Cobranza. |
| El contrato unificado generó factura propia (o no generó) |
La fecha de inicio de la unificación todavía no llegó, o la unificación no se guardó. |
Revise el contrato padre y la fecha de unificación en la pestaña Cobranza del hijo. |
| La factura vino sin intereses (o con intereses indebidos) |
El campo Considerar intereses en la factura es distinto del esperado. |
Ajuste el campo en la pestaña Cobranza y use Regenerar factura. |
| "No es posible crear una factura suelta, solo mediante regla de cobranza" |
Intentó agregar una factura manualmente en la pantalla de Facturas. |
La factura nace del contrato. Use Regenerar factura o espere a la tarea diaria. |
| Las ventas no entraron en la factura |
Contrato configurado como Solo mensualidad. |
Cambie el tipo a Mensualidades y Ventas y regenere. |
Trampas frecuentes
La factura no tiene configuración propia. Todo lo que define el contenido de la factura está en el contrato (pestaña Cobranza) y en la regla de cobranza. Buscar esas opciones en la pantalla de Facturas es el error más común.
Sin débito marcado, sin contenido. Solo entran en la factura los débitos con ¿Agregar en la próxima Factura?. Una mensualidad nueva que no recibió la marca es ignorada en la generación.
Sin la acción en la regla, no pasa nada. Configurar los campos de la factura en el contrato no alcanza: la regla de cobranza debe tener la acción Generación de Factura para que el contrato realmente genere.
El contrato unificado no genera factura propia. Los débitos del contrato hijo van a la factura del contrato padre. Si busca la factura en el contrato hijo, no está ahí.
Una factura por competencia por contrato. Si ya existe factura de la competencia, la tarea no crea otra. Para cambiar el contenido, use Regenerar factura en el contrato — no intente generarla de nuevo.
Una regla compartida afecta a varios contratos. Editar una regla de cobranza usada por muchos contratos cambia la factura de todos. Para aislar un contrato, asígnele una regla propia.
El tipo "Solo mensualidad" oculta las ventas. Si el cliente reclama que una venta no fue cobrada en la factura, revise primero el campo Tipos de débito para factura del contrato.
¿Cambió la plantilla en el contrato y no la revisó? Siempre pruebe la impresión con una factura real después de cambiar la plantilla — una variable equivocada rompe el PDF que el cliente ve (la pantalla de Factura tiene el botón Probar impresión).
Preguntas frecuentes
¿Dónde defino qué entra en la factura de un contrato?En la pestaña Cobranza del contrato (Cliente → Contrato → pestaña Cobranza). Ahí están los campos Tipos de débito para factura, Período de los débitos para factura, Considerar intereses en la factura y Plantilla de la factura. La factura no tiene configuración propia — quien manda es el contrato.
¿La factura tiene una opción de configuración separada?No. Lo que define el contenido es el contrato (pestaña Cobranza) y la regla de cobranza. La pantalla de Facturas sirve para trabajar con la factura ya generada: listar, regenerar, recibir, enviar e imprimir.
¿Por qué un contrato no generó factura en el mes?Las causas más comunes: la regla de cobranza no tiene la acción Generación de Factura, no hay débitos marcados para la próxima factura, el contrato está unificado a otro, o ya existe factura de la competencia. Revise el resumen en Admin → Tareas.
¿Cómo hago para que la factura incluya las ventas, no solo la mensualidad?En el contrato, en la pestaña Cobranza, cambie el campo Tipos de débito para factura de Solo mensualidad a Mensualidades y Ventas y regenere la factura.
¿Qué es "¿Agregar en la próxima Factura?"?Es la marca de cada débito que dice si entra en la próxima factura del contrato. Está en la pestaña Débito del contrato. Un débito sin esa marca nunca se factura, por más bien configurado que esté el contrato.
¿Cómo junto la cobranza de dos contratos del mismo cliente en una factura?Use la unificación: en la pestaña Cobranza del contrato hijo, apunte la cobranza al contrato padre y defina la fecha de inicio. A partir de ahí, los débitos del hijo entran en la factura del padre. Detalles en Contrato unificado
.
¿El contrato unificado genera factura propia?No. Los débitos del contrato unificado (hijo) van a la factura del contrato padre. La tarea de generación omite al hijo. Si busca la factura en el contrato hijo, no estará ahí — está en el padre.
¿Cómo incluye o ignora la factura los intereses?Por el campo Considerar intereses en la factura del contrato: no considerar, solo de las ventas, solo de las mensualidades o todos los tipos de débito. Ajuste en el contrato y regenere.
Cambié la regla de cobranza y la factura de otros clientes cambió — ¿por qué?Porque varios contratos pueden usar la misma regla de cobranza. Modificar la regla los afecta a todos. Para aislar un contrato, cámbiele la regla o cree una regla específica.
¿Dónde veo las facturas que un contrato ya generó?En la pestaña Factura dentro del contrato (el título trae la cantidad entre paréntesis). También las ve todas en la pantalla general Cliente → Factura, filtrando por contrato.
¿Qué significan "Competencia del financiero" y "Competencia de la nota"?Son ajustes de mes del contrato: definen si el débito y la nota fiscal cuentan la competencia como el mes anterior, el actual o el futuro en relación al vencimiento. Cámbielos solo si la contabilidad del proveedor lo exige.
¿Puedo generar la factura en el momento, sin esperar la tarea diaria?Sí. Abra el contrato (o la factura) y use Regenerar factura: le permite elegir los débitos, el vencimiento y la plantilla y crea/actualiza el documento al instante. El paso a paso está en Factura
.
Documentos relacionados
-
Factura
— la pantalla de la factura: listado, acciones, plantilla y envío. Esta wiki cubre lo que el contrato le manda a ella.
-
Reglas de cobranza
— donde se define cuándo se genera y se envía la factura
-
Contrato unificado
— cómo juntar la cobranza de varios contratos en una sola factura
-
Mensualidad
— el servicio recurrente que se convierte en débito y entra en la factura
-
Cobranza
— el boleto/PIX/tarjeta que la factura agrupa y que el cliente paga
-
Cliente
— dueño del contrato y destinatario de la factura