El Cliente es el registro central de Quaza: la ficha de cada persona o empresa atendida por el proveedor. De ella parten el contrato, los accesos a internet, las cobranzas, las órdenes de servicio y los documentos fiscales. Mantener ese registro completo y correcto es lo que hace que la cobranza llegue, la factura salga y la atención encuentre al cliente correcto.
Esta wiki cubre el registro de Cliente de punta a punta: cuándo usarlo, cómo registrar desde cero, qué campos completar, qué hace cada pestaña de la ficha, cómo leer la situación del registro y las trampas más comunes. Audiencia: encargados y operadores del proveedor que registran, consultan y mantienen clientes.
Resumen en una línea: la ficha del Cliente reúne los datos de la persona/empresa (documento, dirección, contactos) y da acceso, por pestañas, a todo lo que está ligado a ella —
contrato
, débitos,
facturas
, órdenes de servicio, correos y equipos. Registre al cliente una vez; el resto se conecta a ese registro.
Cuándo usar el registro de Cliente (y cuándo NO)
La ficha de Cliente es el punto de partida de casi todo en Quaza. Use la tabla para confirmar en segundos si es el camino correcto:
| Necesidad |
Camino |
| Registrar una persona o empresa nueva para luego cerrar contrato, cobrar o emitir factura |
Cliente (este documento) |
| Corregir documento, dirección, teléfono o correo de quien ya es cliente |
Cliente → abrir la ficha → pestañas Principal y Dirección
|
| Definir plan, valor y acceso a internet del cliente |
Contrato
(pestaña Contrato de la ficha) |
| Ver, generar o reenviar las cobranzas/boletos del cliente |
Cobranza
(pestaña Débito de la ficha) |
| Seguir el historial financiero completo del cliente |
Historial financiero
|
| Habilitar el acceso del cliente al Portal/aplicación |
Portal del cliente
(campos de acceso en la pestaña Principal) |
| Captar un interesado que aún no cerró (oportunidad de venta) |
Lead, en el CRM
— no use la ficha de Cliente común |
Paso a paso — registrar un cliente desde cero
Secuencia mínima para crear una ficha nueva y dejarla lista para recibir contrato y cobranza. Abra la pantalla desde el menú:
Cliente → Clientes
| 1 |
Haga clic en "Agregar cliente". Arriba del listado, el botón verde abre la ficha en blanco ya marcada como tipo Cliente. |
| 2 |
Elija el tipo de persona (Física o Jurídica) e informe el documento (RUC/CI). El sistema avisa si el documento ya está en uso por otra ficha. Para persona jurídica aparecen campos de empresa (Nombre de fantasía, Responsable, inscripciones). |
| 3 |
Complete la Identificación y los Datos básicos. Nombre (o Razón social) y los contactos: teléfono, teléfono para SMS, correo. El correo y el teléfono son lo que el sistema usa luego para enviar boleto, factura y avisos. |
| 4 |
Vaya a la pestaña "Dirección" e informe calle, número, barrio, ciudad y código postal. Es la dirección de instalación y de cobranza — sin ella la viabilidad y la emisión de factura pueden fallar. |
| 5 |
Revise los datos fiscales. Tipo de actividad, Naturaleza de la operación y Contribuyente aparecen para empresas y definen cómo sale la factura. Ante la duda, confirme con el contador. |
| 6 |
Guarde. La ficha pasa a existir y ya muestra las pestañas (Contrato, Débito, Factura, etc.). Desde aquí abre la pestaña Contrato para vincular el plan y generar el acceso y la cobranza. |
Consejo: el registro del cliente por sí solo no cobra ni da internet. Es la base; quien activa el servicio y la cobranza es el
contrato
, creado en la pestaña Contrato de la propia ficha.
La pantalla de Clientes — listado y ficha
Listado
El listado muestra todos los registros, con columnas de Código, Nombre, documento, Dirección, Barrio, Ciudad, Teléfono, Teléfono SMS y Estado del contrato (la situación del contrato activo del cliente). El color de fondo de la fila sigue el estado del contrato — los clientes bloqueados o cancelados aparecen destacados. Arriba están la búsqueda rápida, los Filtros y Agrupamientos, el botón Agregar cliente y el menú Acciones.
Use el botón de filtros marcados (atajos guardados como "En atraso", "Clientes sin contrato", "Sin financiero") para recortar la lista por situación. Haga clic en el lápiz de la fila (o en el nombre) para abrir la ficha del cliente.
Ficha del cliente
La ficha abre en la pestaña Principal, con los datos personales/de la empresa. La demás información queda en pestañas en la parte superior de la ficha, y los contadores al lado de cada pestaña muestran cuántos registros existen (ej.: "Contrato (2)", "Factura (14)"). Qué pestañas aparecen depende del tipo del registro y de los permisos del operador — vea la sección Las pestañas de la ficha
.
Tipos de registro
Una misma ficha puede acumular varios papeles a la vez, marcados por casillas en la parte superior de la pestaña Principal. Esto evita registrar a la misma persona dos veces. Los tipos son:
| Tipo |
Qué significa |
| Cliente |
Quien contrata el servicio del proveedor (internet, telefonía, etc.). Es el tipo predeterminado de una ficha nueva y el que habilita contrato, débito, factura y orden de servicio. |
| Condominio |
Una dirección colectiva que agrupa varias fichas de clientes. Gana una pestaña que lista los clientes ligados a él. |
| Proveedor |
Empresa a la que el proveedor compra o contrata. Gana campos de cuenta y centro de costo predeterminado para pagos. |
| Transportadora |
Se usa en los documentos fiscales que involucran transporte de mercadería. |
| Técnico |
Persona que ejecuta instalaciones y atenciones; se vincula a un perfil técnico. |
| Vendedor |
Persona que registra ventas; se vincula a un perfil de vendedor. |
| Interno |
Registro propio del proveedor (uso interno). |
Lead es diferente. Un interesado que aún no cerró negocio es un
Lead y vive en el
CRM
, no en esta pantalla. Al abrir un lead por aquí, el sistema redirige a la pantalla de CRM. No registre prospectos como clientes comunes.
Glosario
| Término |
Qué es |
| Ficha del cliente |
El registro completo de una persona o empresa, con datos, dirección, contactos y las pestañas que ligan a contrato, débito, factura y atenciones. |
| Persona física / jurídica |
Física es una persona; jurídica es una empresa. La elección cambia los campos del formulario y la forma en que se emite la factura. |
| Documento (RUC/CI) |
El documento que identifica al cliente. Es la clave usada para evitar registro duplicado y lo que va en la factura y en la cobranza. |
| Nombre de fantasía / Apodo |
Para empresa, el nombre de fantasía; para persona, un apodo. Ayuda a ubicar al cliente en la búsqueda, además del nombre oficial. |
| Inscripción estatal |
Registro fiscal de la empresa. Obligatorio cuando el cliente es contribuyente; se usa en la emisión de factura. |
| Inscripción municipal |
Registro fiscal del municipio, usado en facturas de servicio. |
| Contribuyente |
Indica si el cliente recauda impuesto. Define si la Inscripción estatal es obligatoria e impacta los impuestos de la factura. |
| Viabilidad |
La marca de que la dirección tiene cobertura técnica para recibir el servicio. Puede consultarse desde la pestaña Dirección. |
| Portal del cliente |
El área (sitio/aplicación) donde el propio cliente consulta boletos, contrato y abre reclamos. El acceso se habilita en la ficha. Detalles en Portal del cliente
. |
| Débito |
Cada valor que el cliente debe (mensualidad, cuota). Los débitos del cliente quedan en la pestaña Débito y generan las cobranzas. |
| Bono / cortesía |
Un período o descuento concedido al cliente. Puede concederse por botón en la ficha, según la política del proveedor. |
| Unificar clientes |
Juntar dos fichas que son de la misma persona en una sola, manteniendo contratos, débitos e historial. Acción disponible en el menú Acciones del listado. |
Campos del formulario
Los campos de la pestaña Principal están organizados en bloques. Los campos exactos varían según el tipo de persona (Física o Jurídica) y el país de operación. Los principales:
Identificación
| Campo |
Para qué sirve |
|
Nombre / Razón social |
Nombre oficial de la persona o empresa. Aparece en contrato, boleto y factura. |
| Tipo de persona |
Física o Jurídica. Cambia los campos exhibidos y el tipo de documento. |
| Documento (RUC/CI) |
Documento del cliente. El sistema verifica duplicidad y ofrece los botones de consulta al lado. |
| Situación del documento |
El estado del documento (No consultado, Regular, Irregular, Registrado). Vea la sección Situación del documento
. |
| Situación |
El estado de la propia ficha (Activo, Desactivado, etc.). Es de solo lectura; cambia por los botones Habilitar/Deshabilitar registro. |
Datos básicos (persona física)
| Campo |
Para qué sirve |
|
Documento de identidad y Lugar de emisión |
Documento de identidad y dónde fue emitido. |
| Género |
Sexo del cliente. |
| Fecha de nacimiento |
Se usa también en filtros de cumpleaños. |
| Filiación (madre / padre) |
Nombre de los padres, cuando lo exige el proveedor. |
Datos básicos (persona jurídica)
| Campo |
Para qué sirve |
| Nombre de fantasía |
Nombre de fantasía de la empresa. |
| Responsable |
Persona de contacto/responsable de la empresa. |
| Inscripción municipal y estatal |
Registros fiscales usados en la emisión de factura. |
Contacto y acceso al portal
| Campo |
Para qué sirve |
|
Teléfono / Teléfono comercial |
Teléfonos del cliente. |
| Teléfono SMS |
Número de celular usado para SMS y WhatsApp (el botón de WhatsApp aparece al lado cuando está configurado). |
| Recibir WhatsApp |
Define si el cliente acepta recibir mensajes por WhatsApp. |
|
Correo / Correo alternativo |
Correos para envío de boleto, factura y avisos. |
| Acceso al portal |
Define cómo entra el cliente al Portal: Sin acceso, por documento, o por usuario propio (con usuario y contraseña). Hay un botón para restablecer la contraseña a la predeterminada. |
Dirección (pestaña Dirección)
| Campo |
Para qué sirve |
| Dirección, Número, Complemento |
Domicilio de instalación/cobranza. |
| Referencia |
Punto de referencia para que el técnico ubique. |
| Barrio, Ciudad, Código postal |
Ubicación. Ciudad y código postal suelen venir completados con el predeterminado del proveedor. |
| Tipo de vivienda |
Propia o Alquilada. |
| Viabilidad |
Marca si la dirección tiene cobertura técnica. |
| Condominio / Bloque |
Liga la ficha a un registro del tipo Condominio, cuando corresponde. |
| Latitud / Longitud |
Coordenadas del punto; las usa el botón Ver Google Maps. |
Bloque Fiscal: para clientes empresa aparece un bloque con Tipo de actividad, Naturaleza de la operación, Contribuyente y las marcas de retención de impuestos. Esos campos definen cómo se calcula la factura del cliente — confirme con el contador.
Las pestañas de la ficha
Además de Principal y Dirección, la ficha muestra pestañas según el tipo del registro y los permisos del operador. Cada pestaña abre la información ligada a ese cliente:
| Pestaña |
Qué muestra / hace |
| Principal |
Datos de la persona/empresa, contactos, acceso al portal y la lista de contactos adicionales del cliente. |
| Dirección |
Dirección de instalación/cobranza, con los botones Consultar viabilidad y Ver Google Maps. |
| Contrato |
Los contratos del cliente (plan, valor, servicios y accesos). Es donde se define el servicio y la cobranza recurrente. Detalles en Contrato
. |
| Usuario |
Los accesos de internet (login) vinculados al contrato del cliente. |
| Orden de Servicio |
Las atenciones e instalaciones del cliente. Detalles en Soporte
. |
| Débito |
Los débitos y cobranzas del cliente, con totalizadores de valores abiertos, en atraso y pagados. Es la puerta a las cobranzas
. |
| Factura |
Las facturas
del cliente (documento mensual que agrupa débitos del contrato). |
| Correo |
El historial de correos enviados al cliente por el sistema. |
| Equipo |
Los equipos (router, ONU, etc.) que están con el cliente. |
| Dependiente |
Dependientes vinculados al cliente. |
| Adjunto |
Archivos adjuntados a la ficha (documentos digitalizados, comprobantes). |
| Proveedor |
Aparece cuando la ficha es del tipo Proveedor: cuenta y centro de costo predeterminado para pagos y los documentos a pagar. |
| Cliente |
Aparece cuando la ficha es del tipo Condominio: lista los clientes ligados a ese condominio. |
¿Por qué no aparece una pestaña? Las pestañas Contrato, Usuario, Orden de Servicio, Débito, Factura y Correo solo surgen si el operador tiene permiso para ese recurso. Si una pestaña esperada no está visible, es cuestión de permiso — hable con el administrador del sistema.
Área de botones — acciones de la ficha
Al pie de la pestaña Principal hay una franja de botones de acción. Cuáles aparecen depende de las configuraciones y permisos del proveedor:
| # |
Botón |
Qué hace |
| 1 |
Acceder al portal |
Abre el Portal del cliente ya autenticado (cuando el portal está habilitado). |
| 2 |
Conceder bono |
Concede un bono/cortesía al cliente (requiere permiso). |
| 3 |
Enviar correo |
Abre el envío de un correo suelto al cliente. |
| 4 |
Enviar SMS |
Envía un SMS al teléfono del cliente. |
| 5 |
Iniciar conversación WhatsApp |
Abre WhatsApp web para el número de SMS del cliente. |
| 6 |
Iniciar conversación Chat |
Abre una nueva conversación en el Chat
(cuando el módulo está activo). |
| 7 |
Ver atenciones en el chat |
Lista las conversaciones de chat del cliente. |
| 8 |
Deshabilitar / Habilitar registro |
Desactiva o reactiva la ficha. Solo deshabilita si el cliente no tiene contrato activo, débito abierto ni orden de servicio abierta. |
| 9 |
Ver historial del cliente |
Abre el historial de modificaciones de la ficha (quién cambió qué y cuándo). |
En la pestaña Dirección hay además los botones Consultar viabilidad (verifica cobertura técnica) y Ver Google Maps (abre el mapa en el punto de la dirección). En el campo de documento hay los botones de lupa Buscar documento y Buscar en el registro fiscal para consultar datos del documento.
Situación del registro
La Situación indica si la ficha está activa en el sistema. Es un campo de solo lectura en la ficha — cambia por los botones Habilitar/Deshabilitar. Las situaciones:
| Situación |
Significado |
| Activo |
Registro normal, en uso. |
| Pre registro |
Ficha creada pero aún no totalmente confirmada/activada. |
| Bloqueado automático |
Bloqueado por el sistema, en general por morosidad (la regla es del contrato). |
| Bloqueado manual |
Bloqueado por decisión de un operador. |
| Desactivado |
Registro deshabilitado; pierde acceso al portal. |
| Cancelado |
Registro finalizado. |
Atención: el bloqueo y la cancelación de hecho vienen del
contrato
, no de la ficha. La columna
Estado del contrato del listado refleja el estado del contrato activo — es por ella que el encargado ve, de un vistazo, quién está Activo, en Pre registro, Bloqueado o Cancelado. Los estados de contrato se configuran en una pantalla propia.
Estados de contrato: cada estado tiene una acción (Normal, Bloqueado, Reducido, Cancelado, Desactivado) y el color con que pinta la fila del cliente en el listado.
Situación del documento
Independiente de la situación de la ficha, el documento del cliente tiene su propia marca de situación, usada por quien hace consulta de documentos. Editarla requiere permiso específico.
| Situación |
Significado |
| No consultado |
El documento aún no pasó por consulta. Es el estado inicial. |
| Regular |
Documento consultado y en situación regular. |
| Irregular |
Documento con pendencia/restricción encontrada en la consulta. |
| Registrado |
Documento registrado (ej.: en órgano de protección al crédito), según la política del proveedor. |
Análisis de registros
Quaza tiene una herramienta de Análisis de registros que recorre la base de clientes y señala lo que falta o es inconsistente — útil antes de activar cobranza automática por boleto, carné o gateway, o de emitir facturas, porque los bancos y el fisco solo aceptan documentos cuando los datos están correctos.
Análisis de registros: elija a la derecha qué validar (creación de boletos, emisión de factura, datos de registro, datos de contacto, problemas en contratos, datos para gateway) y haga clic en "Analizar registros".
El análisis puede verificar, entre otros: si la ficha activa tiene correo válido, teléfono para SMS y contacto de WhatsApp; si los datos están completos para emisión fiscal; si hay contratos con duplicidad de conexión; y si el registro está listo para un gateway de pago. Use los resultados para corregir las fichas antes de una ronda de cobranza o facturación.
Trampas frecuentes
1. Documento duplicado. Registrar a la misma persona dos veces dispersa contratos y débitos por fichas diferentes y desordena la cobranza. El sistema avisa cuando el documento ya existe; en ese caso, abra la ficha existente en vez de crear otra. Si ya hay duplicado, use Unificar clientes.
2. El registro del cliente no cobra ni da internet. La ficha es solo la base. El servicio y la cobranza recurrente nacen del
contrato
, creado en la pestaña Contrato. Guardar el cliente y detenerse ahí no genera boleto ni habilita acceso.
3. No se puede deshabilitar con pendencia. El botón Deshabilitar registro rechaza si el cliente tiene contrato activo, débito abierto u orden de servicio abierta. Resuelva el contrato/débito/orden antes de desactivar la ficha.
4. Situación de la ficha ≠ estado del contrato. La columna Situación habla de la ficha; la columna Estado del contrato habla del contrato. Un cliente puede tener ficha Activa y contrato Cancelado. Para saber si el cliente está bloqueado/cancelado de hecho, mire el Estado del contrato.
5. Correo y teléfono incorrectos traban el envío. Boleto, factura y avisos salen por el correo y el teléfono de SMS registrados. Una dirección de correo inválida o un celular cambiado hacen que el cliente "no reciba" la cobranza — sin error aparente.
6. Lead no es cliente. El interesado que aún no cerró es Lead y queda en el CRM. Abrir un lead por esta pantalla redirige al CRM. No registre prospectos como clientes para "no olvidar".
7. Dirección sin viabilidad traba la instalación. Sin la dirección completa (y la viabilidad marcada cuando el proveedor lo exige), la orden de servicio de instalación y la emisión de factura pueden fallar. Complete la pestaña Dirección antes de seguir.
8. Inscripción estatal obligatoria para contribuyente. Marcar al cliente como Contribuyente sin informar la Inscripción estatal genera error en la emisión de factura. Confirme inscripción y Contribuyente juntos.
9. Restablecer la contraseña del portal vuelve a la predeterminada. El botón de restablecer no inventa una contraseña nueva aleatoria — cambia la contraseña del portal por la contraseña predeterminada del sistema. Oriente al cliente a cambiarla en el primer acceso.
10. Persona física vs jurídica cambia los campos. Cambiar el tipo de persona después de completar puede ocultar/mostrar campos (Nombre de fantasía, inscripciones, filiación). Defina el tipo al comienzo del registro.
Preguntas frecuentes
Registré al cliente pero no tiene internet ni boleto. ¿Por qué?Porque el registro es solo la ficha. El servicio y la cobranza vienen del contrato. Abra la ficha, vaya a la pestaña Contrato y cree el contrato con el plan; es él quien habilita el acceso y genera las cobranzas.
El sistema dijo que el documento ya está en uso. ¿Qué hago?Probablemente el cliente ya tiene ficha. Cancele el nuevo registro, busque por el documento en el listado y abra la ficha existente. Si realmente hay dos fichas de la misma persona, use Acciones → Unificar clientes en el listado.
¿Cómo dejo que el cliente acceda al Portal/aplicación?En la pestaña Principal, en el campo de acceso al portal, elija entre acceso por documento o por usuario propio (con usuario y contraseña). Si lo necesita, use el botón de restablecer para volver la contraseña a la predeterminada. Detalles en Portal del cliente
.
¿Dónde veo cuánto debe el cliente?Abra la ficha y vaya a la pestaña Débito: trae los totalizadores de valores abiertos, en atraso y pagados, además de la lista de cobranzas. Para el panorama completo, use el Historial financiero
.
No puedo deshabilitar la ficha. ¿Por qué?La ficha no se deshabilita mientras haya contrato activo, débito abierto u orden de servicio abierta. El sistema muestra qué pendencia existe; resuélvala e intente de nuevo.
¿Cuál es la diferencia entre la Situación de la ficha y el Estado del contrato?La Situación es de la ficha (Activo/Desactivado). El Estado del contrato es del contrato del cliente (Activo, Bloqueado, Cancelado, etc.). Para saber si el servicio está activo o bloqueado, mire el Estado del contrato.
¿Cómo uno dos fichas del mismo cliente?En el listado, abra el menú Acciones y elija Unificar clientes (requiere permiso). La unificación junta contratos, débitos e historial en una sola ficha.
El cliente es una empresa. ¿Qué campos cambian?Al elegir persona jurídica, el documento pasa a ser el de la empresa y aparecen Nombre de fantasía, Responsable, Inscripción municipal y estatal, además del bloque fiscal. Los campos de persona física (documento de identidad, filiación) desaparecen.
¿Cómo ligo el cliente a un condominio?Registre el condominio como una ficha del tipo Condominio. Luego, en la pestaña Dirección de la ficha del cliente, seleccione ese condominio (y el bloque). La ficha del condominio pasa a listar los clientes ligados a ella.
El cliente dice que no recibió el boleto/factura. ¿Qué verifico primero?Verifique el correo y el teléfono de SMS en la pestaña Principal — es por ellos que el sistema envía. Un correo inválido o un celular cambiado hacen que el envío falle silenciosamente. Corrija y reenvíe por la pestaña Débito/Factura.
¿Cómo veo quién modificó el registro?Use el botón Ver historial del cliente en el área de botones de la pestaña Principal. Abre el historial de modificaciones con fecha, quién modificó y qué cambió.
Registré todo, pero la pestaña Contrato/Factura no aparece. ¿Es error?No necesariamente. Esas pestañas dependen de permiso del operador. Si usted no tiene permiso para el recurso, la pestaña no se exhibe. Pida al administrador que lo habilite.
Documentos relacionados
-
Contrato
— el plan, el valor y los servicios del cliente; creado en la pestaña Contrato de la ficha.
-
Cobranza
— los boletos/PIX/cuotas que el cliente paga, accesibles por la pestaña Débito.
-
Factura
— el documento mensual que agrupa los débitos del contrato.
-
Historial financiero
— el panorama completo de los valores del cliente.
-
Portal del cliente
— donde el cliente consulta boletos y contrato solo.
-
Soporte
— las órdenes de servicio y atenciones del cliente.
-
Chat
— conversaciones con el cliente por WhatsApp/chat.