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Factura — Documento de cobranza del contrato (ES-PY)

Factura — Documento de cobranza del contrato — Quaza

La Factura es el documento mensual de cobranza de Quaza: agrupa los débitos de un contrato (mensualidad y, si está configurado, ventas) de una competencia en un único documento, con vencimiento, valores y la cobranza correspondiente (boleto, PIX o tarjeta).

Esta wiki cubre el módulo Factura de punta a punta: qué es, cuándo usarlo, cómo se activa el módulo, cómo nace la factura del contrato, qué acciones ejecuta usted en cada factura, cómo enviarla, cómo leer estados y qué hacer cuando algo sale mal. Audiencia: equipo financiero y operadores de proveedores que cobran a sus clientes mediante Quaza.

Resumen de una línea: la Factura es el "documento único" que el cliente recibe cada mes — en vez de recibir varios boletos sueltos, recibe una factura que consolida los débitos del contrato en el período, con un vencimiento y una forma de pago. Las facturas se generan en lote mediante una tarea automática a partir de las reglas de cobranza del contrato.

En esta wiki:

Cuándo usar la Factura (y cuándo NO)

El módulo de Factura sirve para consolidar la cobranza mensual de un cliente en un documento único. Use la tabla de abajo para confirmar en segundos si la Factura es el camino:

Necesidad	Camino
Entregar al cliente un documento único por mes que reúna la mensualidad y los demás débitos del contrato	Factura (este documento)
Cobrar una mensualidad o débito individual mediante boleto/PIX/tarjeta	Cobranza
Definir cuándo el sistema genera y envía las cobranzas del contrato	Reglas de cobranza
Registrar el servicio recurrente que se convierte en mensualidad	Mensualidad
Reunir varias mensualidades vencidas en un único carné	Carné

La Factura no reemplaza a la cobranza — la organiza. Por debajo, la factura sigue teniendo una cobranza (boleto, PIX o tarjeta) que es lo que el banco/gateway procesa. La factura es la "carátula" que el cliente ve; la cobranza es el instrumento de pago.

No existe la factura suelta. Usted no crea una factura "desde cero" en la pantalla. La factura siempre nace de un contrato con débitos marcados para la próxima factura — mediante la tarea automática o mediante la acción Regenerar factura. Intentar agregar una factura manualmente devuelve el aviso "No es posible crear una factura suelta, solamente mediante regla de cobranza".

Paso a paso — de la activación a la primera factura

Guía mínima, desde cero hasta la primera factura enviada al cliente:

Paso	Acción	Dónde
1	Cree una plantilla de factura — el diseño del documento que el cliente recibe (logo, datos, lista de ítems, código de barras/PIX). Sin plantilla, la factura no puede imprimirse ni enviarse.	Cliente → Plantilla de Factura
2	Active el módulo de facturas. En la activación usted define los valores por defecto: tipos de débito, período, intereses, plantilla y si las facturas pagadas siguen enviándose. Esos valores por defecto se aplican a todos los contratos.	Configuraciones → Configuraciones de la factura
3	Verifique la regla de cobranza de los contratos: necesita tener las acciones Generación de Factura y Enviar Factura (e-mail y/o WhatsApp), con los días de referencia configurados.	Contrato → Reglas de cobranza
4	Garantice que existan débitos para facturar: las mensualidades/ventas del contrato necesitan estar marcadas con ¿Agregar en la próxima Factura?. Sin eso, el contrato es ignorado en la generación.	Cliente → Contrato
5	Genere la primera factura: espere a que la tarea diaria se ejecute, o genere manualmente abriendo el contrato y usando Regenerar factura (selecciona los débitos y crea el documento).	Cliente → Factura
6	Verifique la factura generada: ábrala en el listado, valide competencia, valores y la cobranza vinculada. Use Imprimir factura para ver el PDF tal como lo verá el cliente.	Cliente → Factura
7	Envíela al cliente — por e-mail, WhatsApp o WhatsApp Web. Las tareas automáticas lo hacen en lote, pero usted puede reenviar manualmente cuando lo necesite.	Cliente → Factura → [la factura]

Flujo general — del contrato a la factura pagada

Del contrato a la factura pagada: la tarea diaria agrupa los débitos de la competencia en una factura, genera la cobranza, el cliente recibe y paga, y la factura es conciliada. Las acciones de posgeneración (regenerar, recibir, reenviar) se realizan manualmente en la pantalla.

Glosario

Término	Qué es
Factura	Documento mensual que agrupa los débitos de un contrato en una competencia, con vencimiento, valores y la cobranza correspondiente. Es lo que el cliente recibe.
Competencia	Mes/año de referencia de la factura (ej.: Mayo de 2026). Identifica el período cobrado. Siempre hay una factura por competencia y por contrato.
Débito	Cada valor a recibir del cliente (mensualidad, venta, multa, intereses). La factura reúne los débitos marcados para la próxima factura.
Agregar en la próxima factura	Marca de cada débito que define si entra en la próxima factura del contrato. Un débito sin esa marca no se factura.
Cobranza	Instrumento de pago vinculado a la factura (boleto, PIX o tarjeta). Una factura puede tener una o más cobranzas asociadas.
Plantilla de factura	Diseño del documento (logo, textos, lista de ítems, código de barras/PIX) que se completa con los datos de la factura al imprimir/enviar.
Fecha límite de envío	Fecha hasta la cual la factura debe enviarse al cliente. Es la base para que la tarea de envío decida el disparo.
Fecha de envío	Fecha del último envío realizado de la factura al cliente.
Tipos de débito para factura	Define qué entra en la factura: Solo mensualidad o Mensualidades y Ventas.
Período de los débitos	Define qué débitos por fecha entran: todos sin factura hasta el fin del mes, todos pendientes hasta el fin del mes, o solo los con vencimiento dentro del mes.
Considerar intereses	Define si la factura incluye intereses de los débitos: ninguno, solo de las ventas, solo de las mensualidades o de todos los tipos.
Regla de cobranza	Conjunto de acciones por contrato (generar factura, enviar por e-mail/WhatsApp, etc.) y los días de referencia de cada una. Comanda la automatización de la factura.
Valor original / Valor de la factura / Valor pagado / Valor pendiente	Valor de los débitos antes de descuentos, valor cobrado en la factura, cuánto ya se pagó y cuánto todavía falta.
Portal del cliente	Área en línea donde el cliente accede a sus facturas y cobranzas. La factura tiene un enlace de acceso al portal.

Activar el módulo de facturas

El módulo de facturas viene apagado. Mientras está apagado, las tareas de generación y envío no producen nada — aun estando programadas. La activación es una operación global: vale para todos los contratos del sistema.

ActivaciónConfiguraciones → Configuraciones de la factura

Use el botón Activar módulo de facturas. Aparecerá un aviso de que el procedimiento aplica los valores por defecto a todos los contratos. Antes de activar, defina los valores por defecto:

Campo	Qué define	Opciones
Tipos de débito para factura	Lo que la factura agrupa	Solo mensualidad · Mensualidades y Ventas
Período de los débitos para factura	Qué débitos entran por fecha de vencimiento	Todos sin factura hasta el fin del mes · Todos pendientes hasta el fin del mes · Solo vencimientos del mes
Considerar intereses en la factura	Si incluye intereses, y de qué débitos	No considerar · Solo de las ventas · Solo de las mensualidades · Todos los tipos
Plantilla de la factura	Diseño por defecto usado en la impresión y en el envío	Una de las plantillas registradas
Enviar facturas pagadas	Si las facturas ya pagadas siguen enviándose mediante la tarea	Sí · No
Débitos antiguos incluidos en la primera factura	Lo que la primera factura recoge del historial	Todos · Solo los del período actual

Es necesario tener al menos una plantilla antes de activar. La activación pide la plantilla por defecto de la factura. Cree la plantilla primero (próxima sección) y solo después active el módulo.

Apagar el módulo también es global: el botón Desactivar módulo de facturas lo apaga para todos los contratos. Las facturas ya creadas no desaparecen, pero la generación y el envío automáticos se detienen.

Pantalla de Facturas — listado y detalle

La pantalla de facturas reúne el listado (todas las facturas) y el detalle (una factura específica, solo lectura, con el área de botones).

Listado

Cliente → Factura

El listado muestra todas las facturas generadas. No hay botón de agregar — la factura no se crea manualmente aquí. Use la búsqueda rápida y los filtros para localizar una factura por cliente, contrato, competencia o situación.

Columnas del listado:

Columna	Qué muestra
Código	Número interno de la factura.
Competencia	Mes/año de referencia en letras (ej.: Mayo de 2026).
Cliente	Cliente dueño del contrato (enlace al registro del cliente).
Contrato	Contrato de origen (enlace al contrato).
Fecha envío	Cuándo la factura se envió al cliente por última vez.
Fecha límite de envío	Hasta cuándo debe enviarse la factura.
Valor factura	Valor cobrado en la factura.
Situación	Pendiente, Pago parcial, Pagado o Sin cobranza (ver sección Situaciones).
Modificación / Modificador	Fecha de la última modificación y quién la modificó.

Detalle

Al abrir una factura, los campos vienen en solo lectura — la factura no se edita campo por campo, sino que se regenera. El detalle muestra:

Datos de la factura: competencia, empresa, situación, cliente, contrato, vencimiento, fechas de envío, plantilla, y los valores (original, factura, descuento, pendiente, pagado).
Detalle de los débitos: la relación de los débitos que componen la factura y las notas de débito relacionadas.
Cobranza (cuando existe): forma de pago, situación, número, nuestro número, vencimiento, valor, código de barras, línea para digitar y PIX. Cuando hay PIX, aparece un botón para abrir el QR Code.
Historial: pestaña con el historial de modificaciones de la factura.

Situaciones de la factura

La situación resume el estado de pago de la factura. Se calcula a partir de las cobranzas vinculadas:

Situación	Qué significa	Próxima acción típica
Pendiente	Factura generada y todavía no pagada (o sin ningún pago registrado).	Enviar al cliente; esperar el pago.
Pago parcial	Parte del valor ya se pagó, pero todavía resta saldo pendiente.	Cobrar el saldo restante.
Pagado	Factura totalmente saldada.	Ninguna — ciclo cerrado.
Sin cobranza	Factura sin ninguna cobranza vinculada (boleto/PIX/tarjeta no fue generado).	Generar cobranza para la factura.

Una factura "Sin cobranza" es una alerta. El sistema avisa en el panel cuando existen facturas Pendientes sin ninguna cobranza generada — eso suele ocurrir cuando la factura quedaría con valor cero o negativo (ej.: crédito/reembolso mayor que los débitos). Abra la factura y use Generar cobranza, o regenérela ajustando los débitos.

Área de botones — acciones de la factura

En el detalle de cada factura hay un área de botones. Cuáles aparecen depende de la situación de la factura, de la forma de cobranza y de sus permisos.

#	Botón	Cuándo aparece	Qué hace
1	Enviar factura	Siempre (necesita plantilla configurada).	Abre el envío al cliente por e-mail, WhatsApp o WhatsApp Web.
2	Regenerar factura	Factura no pagada, con el permiso de regenerar.	Reabre la selección de débitos, vencimiento y plantilla, y genera/actualiza la factura.
3	Recibir factura	Factura no pagada, con permiso de pagar.	Registra el pago (fecha y valor) y concilia la factura, enviando el comprobante.
4	Verificar gateway	Factura no pagada, con cobranza en gateway/integración.	Consulta el gateway para actualizar la situación de cobranza y pago.
5	Generar cobranza	Factura no pagada, con permiso financiero.	Crea la cobranza (boleto/PIX/tarjeta) de la factura.
6	Acceder al portal	Portal del cliente habilitado.	Abre el portal del cliente ya autenticado en ese cliente.
7	Imprimir factura	Siempre.	Genera el PDF de la factura usando la plantilla, para verificación o impresión.
8	Ver Contrato / Ver Cliente / Ver Cobranza / Ver Plantilla de Factura	Según los vínculos de la factura.	Abren las pantallas relacionadas en una nueva pestaña (navegación rápida).

Recibir factura registra el pago dentro de Quaza (uso típico cuando el cliente paga en efectivo/PIX directo y usted concilia manualmente). En cambio, Verificar gateway consulta a la operadora de pago para conciliar automáticamente lo que ya se pagó en línea.

Plantilla de factura — el documento que el cliente recibe

La plantilla define cómo se arma visualmente la factura. Es un diseño en HTML con variables que el sistema reemplaza por los datos reales (nombre del cliente, competencia, valor, código de barras, etc.) al momento de imprimir o enviar.

Lista de plantillasCliente → Plantilla de Factura

Aquí están las plantillas registradas. Cada línea muestra el título, cuántas facturas usan esa plantilla y la última modificación. Use Agregar plantilla de Factura para crear una nueva.

Edición de la plantillaCliente → Plantilla de Factura → [la plantilla]

En la edición usted define el Título, la Situación (Habilitado/Deshabilitado) y el Contenido (el diseño). Hay una pestaña Imágenes para adjuntar imágenes usadas en el diseño (ej.: logo). Los botones a la derecha ayudan a armar:

Ver leyenda — abre la lista de variables disponibles (datos del cliente, contrato, factura, cobranza, etc.) para que usted las copie en el contenido.
Copiar plantilla — duplica la plantilla actual con otro título (útil para variaciones).
Probar impresión — elige una factura real y genera el PDF para que usted vea el resultado antes de usarla.

La barra superior tiene Guardar plantilla de Factura, Acciones y Volver.

Las variables de la plantilla se completan automáticamente. Por ejemplo, la competencia de la factura, el primer nombre del cliente y el valor formateado entran donde usted coloque los marcadores correspondientes (use Ver leyenda para ver los nombres exactos). Pruebe siempre la impresión con una factura real después de tocar el diseño.

Envío de la factura al cliente

La factura puede enviarse de tres formas. En todas, son la plantilla y los datos de la factura los que arman el mensaje; el PDF de la factura va adjuntado/enlazado.

Canal	Cómo funciona
E-mail	Usa una plantilla de e-mail con la función "Envío de factura". Envía a la dirección del cliente, con el PDF.
WhatsApp	Envío automático mediante la integración de WhatsApp configurada, usando una plantilla de WhatsApp de envío de factura.
WhatsApp Web	Arma el mensaje y abre WhatsApp Web para el envío manual (sin integración automática).

Sin plantilla no hay envío. Si la factura no tiene plantilla configurada, el botón Enviar avisa "Ninguna plantilla configurada". Defina la plantilla por defecto en la activación del módulo, o en el propio contrato.

Por defecto, las facturas Pagado y Sin cobranza no se reenvían mediante la tarea automática — a no ser que la opción Enviar facturas pagadas esté activada. El reenvío manual mediante el botón Enviar factura funciona en cualquier situación.

Factura y cobranza — cómo se relacionan

La factura es la carátula; la cobranza es el instrumento de pago. Entender esa relación evita confusiones:

Concepto	Papel
Débitos	Los valores individuales a recibir (mensualidad, ventas, intereses). Existen antes de la factura.
Factura	Agrupa los débitos de una competencia en un documento único, con vencimiento y total.
Cobranza	El boleto/PIX/tarjeta que el banco o gateway procesa. Es lo que el cliente efectivamente paga.

Cuando la factura se genera, la cobranza suele crearse junto. Si por algún motivo la factura quedó sin cobranza, use Generar cobranza en el detalle. Cuando el cliente paga, la cobranza es conciliada y la situación de la factura pasa a Pagado (o Pago parcial). Para detalles sobre boletos, PIX y gateways, vea Cobranza y Gateway bancario .

Tareas automáticas — generar y enviar

Las facturas de las mensualidades no se crean una por una. Quaza tiene tareas que se ejecutan en horarios programados que generan y envían las facturas sin intervención manual. Cada tarea se lee de la crontab del servidor.

Quién activa/desactiva una tarea: es el sysadmin editando la crontab del servidor (comentar la línea desactiva; descomentar reactiva). No lo hace el operador dentro de Quaza. Si una tarea necesita comenzar o detenerse, abra un ticket para el equipo técnico.

Tarea	Qué hace	Frecuencia típica
Contrato — Crear las Facturas	Recorre las reglas de cobranza, identifica los contratos del día con débitos marcados para la próxima factura y genera la factura de la competencia. Saltea contratos que ya tienen factura en el período o unificados.	Diaria
Contrato — Enviar email de las facturas	Envía las facturas del día por e-mail y WhatsApp, según las acciones de la regla de cobranza y los días de referencia. Respeta la opción de no reenviar facturas pagadas.	Diaria

Seguimiento en QuazaAdmin → Tareas

La pantalla solo informa sobre cada tarea — no activa/desactiva. En cada línea usted consulta el resumen de la última ejecución (cuántas facturas generó/envió, eventuales errores), el e-mail de notificación y el tiempo límite. Es la primera parada para diagnosticar: si una factura no salió, aquí usted ve cuándo se ejecutó la tarea y qué reportó.

Tarea bloqueada por el módulo apagado. Si el módulo de facturas está desactivado, las tareas de crear y enviar se detienen al instante con el aviso "El módulo de facturas está deshabilitado" — aun estando activas en la crontab. Para que el lote salga, el módulo necesita estar encendido.

Cómo leer errores y resolver

Síntoma	Causa probable	Qué hacer
"No es posible crear una factura suelta, solamente mediante regla de cobranza"	Intentó agregar una factura manualmente en el listado.	La factura nace del contrato. Use Regenerar factura en el contrato o espere la tarea diaria.
"El módulo de facturas está deshabilitado"	Módulo de facturas apagado.	Actívelo en Configuraciones → Configuraciones de la factura.
"Ninguna plantilla configurada"	La factura/contrato no tiene plantilla de factura.	Defina la plantilla por defecto en la activación del módulo, o en el contrato.
"Ningún contrato con débitos, marcados para la próxima factura"	Los débitos del contrato no están marcados para la próxima factura.	En el contrato, marque los débitos con "¿Agregar en la próxima Factura?".
La factura quedó "Sin cobranza"	Valor de la factura ≤ 0 (crédito mayor que débitos) o la cobranza no fue generada.	Ajuste los débitos y regenere, o use Generar cobranza.
Contrato sin factura en el mes	Contrato unificado, sin débito del período, o ya tiene factura en la competencia.	Verifique la unificación del contrato, los débitos marcados y si la factura ya existe.
"El contrato no posee regla de envío por e-mail/WhatsApp"	La regla de cobranza no tiene la acción de envío de factura.	Agregue la acción Enviar Factura (E-Mail / WhatsApp) en la regla de cobranza.
Factura pagada pero situación todavía Pendiente	El pago en línea no fue sincronizado.	Abra la factura y use Verificar gateway.

Trampas frecuentes

La factura no es el boleto. La factura es la carátula que agrupa los débitos; el boleto/PIX/tarjeta es la cobranza por debajo. El cliente puede pagar mediante la cobranza incluso sin "abrir" la factura.

Activar el módulo es global. La activación aplica los valores por defecto a todos los contratos del sistema — no es por contrato. Confirme los valores por defecto antes de hacer clic en Activar.

Sin débito marcado, no hay factura. Solo entran en la factura los débitos con "¿Agregar en la próxima Factura?". Una mensualidad nueva que no recibió esa marca no aparece.

Una factura por competencia por contrato. Si ya existe factura de la competencia, la tarea no crea otra. Para cambiar el contenido, use Regenerar factura, no intente generar de nuevo.

Las facturas pagadas no se reenvían por defecto. La tarea de envío saltea las facturas Pagado/Sin cobranza, a menos que "Enviar facturas pagadas" esté activado. Para reenviar una factura pagada, use el botón Enviar factura manualmente.

¿Cambió la plantilla y no la probó? Use siempre Probar impresión con una factura real después de editar el diseño — una variable equivocada rompe el PDF que el cliente ve.

Crédito mayor que débito genera una factura sin cobranza. Un reembolso/crédito por encima de los débitos deja la factura con valor ≤ 0 y sin boleto. Redistribuya el crédito o ajuste los débitos.

El detalle de la factura es solo lectura. Usted no edita campos de la factura abierta. Para cambiar valores o ítems, use Regenerar factura.

Preguntas frecuentes

¿Cómo creo una factura manualmente?

Usted no crea una factura "desde cero". La factura nace del contrato: o mediante la tarea diaria Contrato — Crear las Facturas, o abriendo el contrato/factura y usando Regenerar factura, que le permite elegir los débitos, el vencimiento y la plantilla.

¿Cuál es la diferencia entre factura y cobranza?

La factura es el documento mensual que agrupa los débitos del contrato (la carátula que el cliente ve). La cobranza es el boleto/PIX/tarjeta que el banco o gateway procesa — es lo que el cliente efectivamente paga. Una factura tiene una o más cobranzas por debajo.

¿Qué entra en la factura?

Los débitos del contrato marcados como ¿Agregar en la próxima Factura?, según los valores por defecto definidos en la activación: solo mensualidad o mensualidades y ventas, dentro del período elegido, con o sin intereses.

¿Cómo activo el módulo de facturas?

En Configuraciones → Configuraciones de la factura, haga clic en Activar módulo de facturas. Defina los valores por defecto (tipos de débito, período, intereses, plantilla, envío de pagadas) y confirme. La activación vale para todos los contratos.

¿Puedo volver atrás y apagar el módulo?

Sí. En Configuraciones → Configuraciones de la factura está el botón Desactivar módulo de facturas, también global. Las facturas ya creadas siguen existiendo; solo la generación y el envío automáticos se detienen.

El cliente perdió la factura — ¿cómo la reenvío?

Abra la factura y haga clic en Enviar factura. Elija el canal (e-mail, WhatsApp o WhatsApp Web). El reenvío manual funciona en cualquier situación, incluidas las facturas ya pagadas.

La factura aparece "Sin cobranza" — ¿y ahora?

Quiere decir que no tiene boleto/PIX/tarjeta vinculado. Abra la factura y use Generar cobranza. Si el valor está en cero o negativo (crédito mayor que los débitos), ajuste los débitos y regenere.

¿Cómo registro un pago en efectivo/PIX directo?

Abra la factura y use Recibir factura: informe la fecha y el valor pagado. El sistema concilia la factura y envía el comprobante. Para pagos en línea, use Verificar gateway en su lugar.

¿Puedo modificar una factura ya generada?

Los campos de la factura abierta son solo lectura. Para cambiar débitos, vencimiento o plantilla, use Regenerar factura — reabre la selección y actualiza el documento.

¿Dónde armo el diseño de la factura?

En Cliente → Plantilla de Factura. Cada plantilla tiene título, situación y contenido (diseño con variables). Use Ver leyenda para los nombres de las variables y Probar impresión para verificar el resultado.

¿Por qué un contrato no generó factura en el mes?

Las causas más comunes: el contrato está unificado a otro, no tiene débitos marcados para la próxima factura, ya tiene factura de la competencia, o la regla de cobranza no tiene la acción de generación de factura. Verifique el Resumen de la tarea en Admin → Tareas.

¿Las facturas pagadas siguen enviándose?

Por defecto no — la tarea de envío saltea las facturas Pagado y Sin cobranza. Para incluirlas, active la opción Enviar facturas pagadas en la configuración de la factura. El reenvío manual ignora esa regla.

¿La factura junta más de una cobranza?

Puede. Cuando el contrato genera más de una cobranza en el período, la factura asocia todas. El detalle muestra la cobranza principal, y el envío incluye las cobranzas vinculadas.

¿Cómo accede el cliente a la factura en línea?

Mediante el portal del cliente, si está habilitado. En el detalle de la factura, el botón Acceder al portal abre el portal ya en el cliente. La factura también tiene un enlace de acceso al portal.

Documentos relacionados

Cobranza — el boleto/PIX/tarjeta que la factura agrupa y que el cliente paga
Reglas de cobranza — donde se define la generación y el envío automáticos de las facturas
Mensualidad — el servicio recurrente que se convierte en débito y entra en la factura
Contrato y Factura — visión del contrato como origen de la factura
Gateway bancario — integración que confirma los pagos en línea
Carné — alternativa para reunir varias mensualidades en un documento
Cliente — destinatario de la factura; el e-mail/teléfono necesitan estar válidos