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Tarea / Proyecto — Gestion operativa del equipo (ES-PY)

Tarea / Proyecto — Gestion operativa del equipo

Como el equipo interno del proveedor organiza su propio trabajo dentro del sistema: abrir tareas, agruparlas en proyectos, repartirlas entre responsables, seguir el avance en tablero, calendario y lista de control, y medir el tiempo dedicado. Dirigida a gestores y a todo el equipo operativo (soporte, tecnico, administrativo) que usa el sistema a diario.

No confundir. Esta pantalla trata de las tareas de tu equipo (el trabajo de las personas). No tiene relacion con las tareas automaticas del sistema (rutinas programadas que generan boletas, envian avisos, etc.), que controla el administrador del servidor.

En esta wiki

Cuando usar (y cuando no)

Usa el modulo Tarea / Proyecto siempre que el trabajo necesite un duenno, un plazo y un historial. Es el tablero de pendientes del equipo, separado de la atencion al cliente final.

Usar para	No es el lugar para
Organizar pedidos internos: implantar un cliente, armar un informe, ajustar una configuracion.	Atender un reclamo del cliente y abrir una orden de servicio — eso esta en Soporte / Orden de Servicio .
Agrupar varias tareas de un mismo objetivo dentro de un Proyecto y seguir el avance.	Seguir una negociacion de venta — eso esta en el embudo de CRM .
Repartir trabajo entre responsables y medir el tiempo dedicado a cada item.	Disparar rutinas automaticas (boletas, avisos, respaldos) — eso es funcion del administrador del servidor.
Estandarizar procesos repetitivos con un Flujo (modelo que crea varias tareas de una vez).	Intercambiar mensajes con el cliente — eso esta en el Chat .

El modulo debe estar activo. Si el grupo de menu Tareas no aparece, es porque el modulo esta apagado. Quien lo activa es el administrador, en la pantalla de Configuraciones (ver la seccion de Configuracion mas abajo).

Paso a paso — crear y trabajar una tarea

Este es el camino minimo para abrir una tarea, repartirla y cerrarla. Los campos citados son los que aparecen en el formulario.

#	Paso
1	Abre el formulario. Ve a Tareas → Tarea y haz clic en Anadir tarea. (Tambien puedes abrirla con el boton Anadir tarea dentro de la Lista y del Calendario.)
2	Describe. Completa el Titulo, elige el Tipo y, si forma parte de un objetivo mayor, el Proyecto. Usa el campo Descripcion para detallar lo que hay que hacer.
3	Define plazo y prioridad. Indica la Fecha y la Hora de prevision, la Prioridad y, si quieres, el Tiempo estimado. Si la tarea es de un cliente, elige el Cliente.
4	Asigna. Elige el Responsable (quien la ejecuta). La tarea nace en la situacion Pendiente.
5	Guarda. La tarea pasa a aparecer en la Lista, en el Calendario y en el tablero del responsable.
6	Trabaja. El responsable abre la tarea y, en la seccion Movimientos / Actividades, registra lo que hizo y el tiempo. Al cargar la primera actividad, la tarea entra sola en En curso.
7	Usa la lista de control. Divide el trabajo en items en la lista de control y ve marcando — la barra de avance acompanna el progreso.
8	Cierra. Cambia la situacion a Entregada y, tras la validacion del gestor, a Concluida. Si no vas a trabajarla, cambia a Cancelada o Rechazada y escribe el motivo en el campo Resolucion.

La tarea registra sola el tiempo realizado en base al periodo en que estuvo En curso, descontando el horario fuera de la jornada y el almuerzo. No hace falta cronometrar a mano.

Flujo de una tarea

El dibujo siguiente muestra el camino normal de una tarea entre los estados. Los nombres y los colores de los estados los define el propio proveedor (ver Catalogos de apoyo); el sistema solo controla el orden por la importancia de cada estado.

Ciclo de una tarea: de Pendiente hasta Concluida. El camino punteado (Cancelada / Rechazada) puede ocurrir en cualquier momento, siempre con el motivo registrado.

Glosario

Termino	Que significa
Tarea	Una unidad de trabajo del equipo, con titulo, responsable, plazo y situacion. Recibe un numero (#) para referencia.
Proyecto	Agrupacion de tareas con un objetivo comun (ej.: implantar un cliente). Muestra cuantas tareas tiene, cuantas se concluyeron, el porcentaje de avance y el tiempo sumado.
Responsable	La persona encargada de ejecutar la tarea. Aparece en los tableros y en el calendario, y cada uno puede ver solo sus tareas si el perfil es restringido.
Tipo	Categoria libre de la tarea (ej.: Soporte, Desarrollo, Administrativo), cargada por el proveedor.
Sector	Area por la que pasa la tarea. Ayuda a indicar en que etapa interna esta.
Prioridad	Grado de urgencia (ej.: Baja, Normal, Alta). Tiene color propio y ordena los tableros.
Situacion	El estado actual de la tarea (Pendiente, Aceptada, En curso, Entregada, Concluida...). Cada estado tiene color y una importancia que define el orden del flujo.
Importancia	Numero que ordena los estados (de menor a mayor). Es lo que el sistema usa para saber que es inicio, trabajo, entrega y conclusion — no es la prioridad de la tarea.
Movimiento / Actividad	Cada apunte de trabajo dentro de la tarea: lo que se hizo, inicio, fin y tiempo dedicado.
Tiempo estimado	Cuanto tiempo se preveia dedicar. Comparado con el tiempo realizado, muestra el saldo.
Tiempo realizado	Tiempo que la tarea estuvo en curso, calculado por el sistema dentro del horario de jornada.
Lista de control	Lista de items menores dentro de la tarea. Marcar los items mueve la barra de avance.
Flujo	Modelo de proceso: un conjunto de tareas estandar que el sistema crea de una sola vez para un cliente, ya con plazos.
Tablero (Panel)	Agrupador opcional de proyectos, util para organizar vistas por area o equipo.

Configuracion — que preparar antes

Antes de que el equipo empiece a usarlo, conviene dejar el modulo activo y los catalogos de apoyo listos. Solo el administrador hace los dos primeros items.

1. Activar el moduloConfiguraciones

En la pantalla de Configuraciones, activa la opcion Habilita Modulo Tareas. Sin esto, el grupo de menu Tareas no aparece para nadie.

2. Liberar accesoAdmin → Grupo

Asegura que los perfiles de usuario que van a usar el modulo tengan permiso de listar, anadir y editar en las pantallas de Tarea y Proyecto. Hay un permiso especial que hace que la persona vea solo las tareas en las que es responsable — uselo para perfiles que no deben ver el tablero completo.

3. EstadosTareas → Situacion

Revisa los estados por los que pasa la tarea, con nombre, color e importancia. Ya vienen con un conjunto estandar (Pendiente, Aceptada, En curso, Entregada, Concluida, Cancelada).

4. Tipos, sectores y prioridadesTareas → Tipo

Carga los Tipos de tarea que usa tu operacion, los Sectores y las Prioridades (con colores). Estos catalogos alimentan los filtros de los tableros y del calendario.

Pantalla Lista (tablero de tareas)

Tareas → Lista

Es el tablero de trabajo del equipo, al estilo de tarjetas (post-its). Arriba hay filtros por Responsable, Tipo, Sector y Proyecto, ademas del boton Anadir tarea. La vista puede organizarse de dos formas, elegidas en el primer selector:

Por Proyecto — cada columna es un proyecto, con el porcentaje de avance y el tiempo estimado/realizado/saldo en el encabezado. Bueno para seguir objetivos.
Por Situacion — cada columna es un estado (Pendiente, En curso, etc.), al estilo kanban, mostrando cuantas tareas hay en cada uno. Bueno para ver donde se acumula el trabajo.

El tablero muestra las tareas activas. Las concluidas y canceladas solo aparecen el dia en que cambiaron de estado — despues salen del tablero para no recargarlo, pero siguen en el historial y en el calendario.

Pantalla Tarea

Tareas → Tarea

Listado

Lista todas las tareas en formato de grilla, con las columnas Codigo, # (numero), Titulo, Cliente, Proyecto, Responsable, Sector, Prioridad, Estimacion, Fecha de conclusion, Tiempo realizado y Situacion. La situacion y la prioridad aparecen con el color cargado. En el pie, el sistema suma el tiempo estimado y el realizado. Puedes filtrar por cliente y por situacion.

Detalle

Al abrir una tarea, ademas de los campos del encabezado (titulo, tipo, sector, proyecto, cliente, responsable, prevision, prioridad) encuentras:

Descripcion, Analisis y Resolucion — campos de texto libre para detallar el pedido, el analisis y el desenlace.
Movimientos / Actividades — donde se registra cada apunte de trabajo (texto, inicio, fin y tiempo dedicado). El tiempo realizado se suma aqui.
Lista de control — items menores con casilla de marcado; la barra de avance acompanna.
Adjuntos — archivos ligados a la tarea.
Tareas hijas — otras tareas vinculadas a esta (una tarea puede tener una tarea padre).
Historial — registro automatico de los cambios de situacion y de los apuntes.

Pantalla Proyecto

Tareas → Proyecto

Reune varias tareas bajo un mismo objetivo. En el alta indicas Nombre, Cliente, Valor, Prevision, Panel (opcional) y la Situacion (activado/desactivado). El listado muestra, por cada proyecto, la cantidad de Tareas, cuantas estan Completadas, el porcentaje de avance y los tiempos Estimado, Realizado y Saldo sumados de las tareas. El valor total de los proyectos aparece sumado en el pie.

Al ligar una tarea a un proyecto que tiene cliente, el sistema completa el cliente de la tarea solo. Y si abres tareas a partir de un Flujo, ya entran amarradas a un proyecto recien creado.

Pantalla Calendario

Tareas → Calendario

Muestra las tareas repartidas por los dias del mes, como tarjetas coloreadas por la prioridad. Arriba eliges el mes/anno y los filtros por Responsable, Tipo, Sector y Proyecto, y esta el boton Anadir tarea. El primer selector define que fecha ubica la tarea en el calendario:

Fecha de creacion — cuando se abrio la tarea.
Fecha de inicio — cuando entro en curso.
Fecha de conclusion — cuando se finalizo.
Fecha de agenda — la prevision indicada.

El total de tareas del mes aparece en el pie.

Pantalla Flujo (modelos de tareas)

Tareas → Flujo

Un Flujo es un modelo de proceso: armas una vez la lista de tareas estandar y, despues, generas todas de una sola vez para un cliente. Util para procesos repetitivos, como la implantacion de un nuevo cliente.

En el alta del flujo indicas el Titulo y marcas si debe Crear proyecto y/o Crear tarea principal al ejecutarse. Dentro de el cargas los items: cada item se convierte en una tarea, con Nombre de la tarea, Plazo en dias (contado desde la fecha de inicio), Tiempo estimado, Tipo y Descripcion.

Ejecutar el flujoTareas → Flujo

Usa la accion Ejecutar flujo (en la grilla, en el detalle o en el menu de la pantalla). El sistema pide el Cliente y la Fecha de inicio y, al confirmar, crea todas las tareas del flujo — calculando la prevision de cada una por la suma del plazo en dias a la fecha de inicio. Si el flujo esta marcado para eso, crea tambien el proyecto y la tarea principal que agrupan todo.

Un flujo sin ningun item activo no se ejecuta: el sistema avisa que el flujo no tiene items. Carga los items antes de ejecutar.

Pantalla Tiempo realizado

Tareas → Tiempo realizado

Lista todos los apuntes de actividad cargados en las tareas (los movimientos), con Tarea, Movimiento, Inicio, Fin, Tiempo dedicado y quien lo cargo. Sirve para revisar y sumar las horas trabajadas. Por defecto la pantalla ya filtra por el mes en curso; los perfiles restringidos ven solo sus propios apuntes.

Catalogos de apoyo (Tipo, Situacion, Sector, Prioridad)

Son las tablas que alimentan los campos y filtros de las tareas. Cada proveedor las ajusta segun su propia operacion.

Situacion

Tareas → Situacion

Define los estados de la tarea. Cada uno tiene Nombre, Importancia (numero que ordena el flujo) y Color (usado en las tarjetas y en las grillas). La imagen muestra el conjunto estandar.

Pantalla de Situacion con la lista de estados

Pantalla de Situacion: estados estandar con su importancia y color — Cancelado (0), Pendente (1), Aceite (20), Andamento (30), Entregue (90) y Concluido (100).

Tipo

Tareas → Tipo

Categorias libres de tarea (ej.: Soporte, Desarrollo). Solo tiene Nombre y un indicador de activo/inactivo.

Sector

Areas internas por las que transita la tarea. Tiene Descripcion y activo/inactivo. Aparecen como filtro en los tableros.

Prioridad

Niveles de urgencia, cada uno con Nombre, Importancia y Color. El color pinta la tarjeta de la tarea en el calendario y en la lista.

Estados de una tarea

Estos son los estados del conjunto estandar. Los nombres y colores los puede ajustar el proveedor; lo que el sistema usa para ordenar es la importancia.

Imp.	Estado	Que significa	Proxima accion
0	Cancelada	La tarea fue descartada (con motivo en la Resolucion).	Cerrada. Puede reabrirse volviendo a Pendiente.
1	Pendiente	Recien creada, aun no asumida.	El responsable la acepta o empieza a trabajar.
20	Aceptada	Asumida por un responsable, a la espera de inicio.	Empezar a trabajar (cargar actividad).
30	En curso	En ejecucion. El tiempo realizado cuenta a partir de aqui.	Terminar la parte tecnica (Entregada).
90	Entregada	Trabajo hecho, a la espera de la validacion del gestor.	El gestor valida y cierra.
100	Concluida	Finalizada y validada.	Cerrada (sale del tablero al dia siguiente).

Al cargar la primera actividad en una tarea Pendiente o Aceptada, el sistema la mueve automaticamente a En curso — no hace falta cambiar el estado a mano.

Errores frecuentes

No encuentro el menu Tareas. El modulo esta apagado. Pide al administrador que active Habilita Modulo Tareas en la pantalla de Configuraciones.

Solo veo mis tareas, no el tablero completo. Tu perfil tiene la restriccion de ver solo las tareas en las que eres responsable. Quien puede liberarlo es el administrador, en el alta del grupo de usuario.

La tarea desaparecio del tablero. Probablemente se concluyo o se cancelo — esos estados salen del tablero al dia siguiente. Buscala en la pantalla Tarea (listado) o en el Calendario.

El tiempo realizado no coincide con el reloj. El calculo considera solo el horario de jornada y descuenta el almuerzo; las horas fuera de ese periodo no entran. Para registrar horas exactas, usa los apuntes de actividad (Movimientos).

Ejecute el flujo y no paso nada. El flujo necesita tener al menos un item activo. Carga los items dentro del flujo antes de ejecutar.

El porcentaje del proyecto parece incorrecto. Se calcula por las tareas concluidas sobre el total de tareas del proyecto. Las tareas sin proyecto no entran en esa cuenta.

Cambie el estado pero la tarea no entrego tiempo. El tiempo solo se cierra cuando la tarea sale del estado en curso; asegurate de que paso por En curso antes de Entregada/Concluida.

Lo confundi con las tareas automaticas. Esta pantalla es el trabajo del equipo. Las rutinas programadas del sistema (boletas, avisos) son otra cosa y las maneja el administrador del servidor.

Preguntas frecuentes

Cual es la diferencia entre Tarea y Proyecto?

La Tarea es una unidad de trabajo con un responsable y un plazo. El Proyecto agrupa varias tareas de un mismo objetivo y muestra el avance del conjunto (porcentaje, tiempo sumado).

Tarea es lo mismo que Orden de Servicio?

No. La Orden de Servicio atiende al cliente final y esta en el modulo de Soporte. La Tarea es trabajo interno del equipo. Puedes ligar una tarea a un cliente, pero la atencion al cliente ocurre en la Orden de Servicio.

Como reparto una tarea a otra persona?

En el campo Responsable de la tarea. Pasa a aparecer en el tablero y en el calendario de esa persona.

Por que solo puedo ver mis tareas?

Porque tu perfil tiene la restriccion de listar solo cuando eres el responsable. El administrador puede liberar la vista completa en el alta del grupo de usuario.

Como se calcula el tiempo realizado?

Por el periodo en que la tarea estuvo En curso, contando solo el horario de jornada y descontando el almuerzo. Para horas precisas, usa los apuntes de actividad dentro de la tarea.

Como registro lo que hice y cuanto tiempo lleve?

En la seccion Movimientos / Actividades de la tarea: escribe lo que hiciste e indica inicio, fin y tiempo dedicado. Al cargar el primero, la tarea entra sola en En curso.

Para que sirve la lista de control?

Para dividir la tarea en items menores. Marcar los items mueve la barra de avance y ayuda a seguir el progreso.

Que es un Flujo y cuando lo uso?

Es un modelo que crea varias tareas de una vez para un cliente, ya con plazos. Uselo en procesos repetitivos, como la implantacion de un nuevo cliente.

Ejecute el flujo, donde estan las tareas?

Crea las tareas (y, si esta marcado, un proyecto y una tarea principal) para el cliente y la fecha de inicio indicados. Busca el proyecto recien creado o filtra las tareas por el cliente.

Puedo cambiar los nombres y los colores de los estados?

Si, en Tareas → Situacion. Solo manten el orden por la importancia: el sistema usa ese numero para saber que es inicio, curso, entrega y conclusion.

Quien decide los Tipos, Sectores y Prioridades?

El propio proveedor, en las pantallas de alta del modulo. Alimentan los campos de la tarea y los filtros de los tableros.

La tarea concluida desaparecio. Se borro?

No. Concluidas y canceladas salen del tablero al dia siguiente para no recargarlo, pero siguen en el listado de Tarea, en el Calendario y en el historial.

Como veo lo atrasado o lo detenido?

Con la Lista en la vista por Situacion (muestra donde se acumula el trabajo) y con el Calendario filtrando por la fecha de prevision. El Tiempo realizado ayuda a revisar las horas.

El menu Tareas no aparece. Que hago?

El modulo esta apagado. Pide al administrador que active Habilita Modulo Tareas en la pantalla de Configuraciones.

Documentos relacionados

Soporte y Orden de Servicio — atencion al cliente final y ordenes de servicio (el trabajo dirigido al cliente, no al equipo).
CRM — embudo de ventas y oportunidades; una tarea puede estar ligada a una oportunidad.
Cliente — alta del cliente que puede vincularse a tareas y proyectos.
Chat — conversaciones con el cliente; una tarea puede referenciar una conversacion.
Central de ayuda — puerta de entrada a todas las wikis del sistema.