Gran parte del trabajo del financiero de Quaza ocurre solo, en horarios programados: generar las cobranzas del mes, avisar a quien va a vencer, armar boletos y carnés, dar de baja lo que fue pagado y generar las facturas. Esas rutinas son las tareas automáticas. Este documento lista todas las tareas que tocan el financiero, explica qué hace cada una y muestra cómo darles seguimiento, en la pantalla Admin → Tareas, para ver si se ejecutaron o fallaron.
Qué son las tareas automáticas
Una tarea es una rutina que Quaza ejecuta solo, en horarios definidos, sin que nadie tenga que hacer clic. Así es como nacen las cobranzas del mes, salen los avisos de vencimiento, se arman los boletos y carnés, y los pagos confirmados por el banco se registran como dados de baja — todo en lote, para todos los clientes, en el horario programado.
Casi todo lo que usted realiza de forma manual en una cobranza (generar, enviar, dar de baja) también ocurre por tarea, en masa. La diferencia es que la tarea recorre todos los contratos y cobranzas de una vez, en el horario marcado.
Quién activa o desactiva una tarea es el administrador del servidor (el equipo técnico), en la agenda de tareas del servidor — la llamada crontab. No es el operador quien activa/desactiva desde la pantalla. La pantalla Admin → Tareas solo informa: muestra la descripción de cada tarea, el resumen de la última ejecución, el e-mail que recibe avisos de error y el tiempo límite. Si una tarea necesita comenzar a ejecutarse, detenerse o cambiar de horario, abra un ticket para el equipo técnico.
Cuándo ayuda este documento (y cuándo no)
| Use este documento cuando… |
Busque otro cuando… |
| Quiere entender qué hace cada rutina automática del financiero. |
Quiere aprender a operar la pantalla de Cobranzas en el día a día — vea Cobranzas
. |
| Una cobranza, factura o carné no se generó y quiere saber si la tarea se ejecutó. |
Quiere configurar la cartera, multa, intereses o el gateway — vea Reglas de cobranza
y Gateway bancario
. |
| Un pago fue realizado pero la cobranza sigue abierta, y quiere saber qué tarea da de baja. |
Quiere cambiar el horario o activar/desactivar una rutina — eso lo hace el equipo técnico (crontab). |
| Quiere darle seguimiento en Admin → Tareas para ver si algo falló. |
Quiere generar las facturas de las mensualidades — vea Factura
. |
Todas las tareas del financiero
Las tareas están agrupadas por asunto. La columna Requisito previo indica qué necesita estar configurado para que la tarea tenga qué procesar — sin eso, se ejecuta pero no produce nada.
Generar cobranzas y documentos
| Tarea |
Qué hace |
Requisito previo |
| Contrato — Crear las Facturas |
Recorre los contratos del día con débitos marcados para la próxima factura y genera la factura de la competencia. Saltea contratos unificados o que ya tienen factura en el período. |
Módulo de facturas encendido y contratos con débitos marcados para la próxima factura. |
| Financiero — Documento recurrente |
Genera, en el día configurado de cada recurrencia, los documentos de las ventas/suscripciones recurrentes activas. |
Ventas recurrentes registradas y activas, con el día de inclusión definido. |
| Financiero — Crear entrada secuencia |
Prepara las secuencias de numeración que usan los boletos y las remesas, para cada cartera de cobranza activa. |
Cartera de cobranza activa. |
| Financiero — Procesar secuencia |
Procesa en lote las cobranzas del período según la secuencia de la cartera y notifica al responsable al terminar. |
Secuencia preparada y cartera de cobranza activa. |
Avisar y enviar al cliente
| Tarea |
Qué hace |
Requisito previo |
| Financiero — Aviso de vencimiento |
Envía al cliente el recordatorio de vencimiento — antes del vencimiento, en el día o luego de vencer — por e-mail, SMS o WhatsApp, según los días configurados. Puede adjuntar el documento fiscal cuando el envío es por e-mail. |
Plantilla de mensaje configurada, días de aviso definidos y cliente con e-mail/teléfono registrado. |
| Contrato — Enviar email de las facturas |
Envía las facturas del día por e-mail y WhatsApp, según las acciones de la regla de cobranza. Respeta la opción de no reenviar facturas ya pagadas. |
Módulo de facturas encendido y regla de cobranza con la acción de envío de factura. |
| Financiero — Envío carné PDF |
Arma el carné del contrato en PDF y lo envía al cliente por e-mail, con el enlace para acceder al boleto. |
Cliente con carné y e-mail registrado, y plantilla de mensaje definida. |
| Financiero — Alerta fin carné |
Avisa internamente cuando el carné de un cliente se está acabando (queda una cuota abierta), para que se genere un nuevo carné a tiempo. |
Clientes con carné en curso. |
Armar boletos y carnés
| Tarea |
Qué hace |
Requisito previo |
| Financiero — Crear boleto PDF |
Genera, en lote, el PDF de los boletos del período, agrupando varios boletos en un archivo para impresión y envío. |
Cobranzas con boleto generadas en una cartera de cobranza. |
| Financiero — Crear boleto cliente |
Genera el PDF de los boletos separado por cliente, para que el cliente acceda a su propio documento. |
Cobranzas con boleto generadas y clientes vinculados. |
| Financiero — Procesar carné |
Procesa en lote el carné de los clientes (genera las cuotas) y notifica al responsable al terminar. |
Contratos configurados para carné y cartera de cobranza activa. |
| Financiero — Crear segunda vía |
Reemite la 2ª vía del boleto para cobranzas que necesitan un archivo nuevo (actualización del documento). |
Cobranza abierta con boleto. |
Dar de baja y actualizar valores
| Tarea |
Qué hace |
Requisito previo |
| Financiero — Procesar retorno |
Lee el archivo de retorno enviado por el banco y da de baja automática a las cobranzas que fueron pagadas, registrando el ingreso. Notifica al responsable con el resumen de la importación. |
Cartera por archivo de remesa/retorno (boleto registrado) y el archivo de retorno disponible. |
| Financiero — Gateway |
Consulta en el gateway (intermediario de pago) las cobranzas todavía abiertas, verifica si fueron pagadas y da de baja a las que ya recibieron el pago. |
Cartera con gateway configurado y credenciales válidas. |
| Financiero — Remesa gateway |
Genera y envía al intermediario la remesa de las cobranzas abiertas y procesa el retorno, para registrar y confirmar pagos por el intermediario. |
Cartera que opera por remesa vía intermediario, configurada. |
| Financiero — Actualizar valor |
Recalcula el valor actualizado de las cobranzas vencidas abiertas, sumando multa e intereses del atraso al valor original. |
Cartera con reglas de multa e intereses definidas. |
Tarjeta recurrente y protesto
| Tarea |
Qué hace |
Requisito previo |
| Financiero — Pago recurrente con tarjeta |
Cobra automáticamente, en la tarjeta de crédito del cliente, las cobranzas recurrentes que vencen, y da de baja a las que sean aprobadas. |
Cartera de tarjeta recurrente configurada y tarjeta del cliente registrada. |
| Financiero — Aviso de pago recurrente |
Avisa al cliente, con anticipación, que se realizará la cobranza en la tarjeta recurrente. |
Cartera de tarjeta recurrente y plantilla de mensaje configuradas. |
| Financiero — Protesto |
Prepara y envía al intermediario las cobranzas vencidas abiertas para protesto, cuando el proveedor usa este recurso. |
Cartera con protesto habilitado y cobranzas vencidas abiertas. |
La tarjeta recurrente se ejecuta por dentro del gateway. La cobranza en la tarjeta y el aviso de pago recurrente ocurren junto a las rutinas de gateway. Por eso, en el panel Admin → Tareas, usted da seguimiento a esos procesos por las líneas de Gateway y Remesa gateway — no hay una línea separada de tarjeta recurrente para cada caso.
Gran parte es, en la práctica, la versión en masa de lo que usted realiza en la pantalla. Generar cobranza, enviar boleto, dar de baja un pago — todo eso usted también lo logra hacer uno por uno en la pantalla de
Cobranzas
. Las tareas solo hacen lo mismo para todos los clientes de una vez, en el horario programado.
Pantalla Admin → Tareas — qué muestra cada columna
Admin → Tareas
Esta pantalla lista todas las tareas del sistema (no solo las del financiero). Usted no agrega ni activa/desactiva tarea desde aquí — la pantalla es de consulta. Cada línea muestra:
Pantalla Admin → Tareas: cada línea es una tarea, con la descripción, el resumen de la última ejecución, el e-mail de aviso y el tiempo límite.
| Columna |
Qué muestra |
| Código |
El lápiz para abrir la tarea y consultar los detalles. El código identifica la tarea. |
| Descripción |
El nombre de la tarea, con el módulo adelante (ej.: "Financiero — Aviso de vencimiento", "Contrato — Crear las Facturas"). Es por aquí que usted localiza la tarea que busca. |
| Resumen |
Un texto corto que explica qué hace la tarea. Ayuda a confirmar si es la tarea correcta. |
| E-mail |
Dirección que recibe el aviso cuando la tarea da error. Si está vacía, nadie es avisado por e-mail — el error solo aparece en el historial. |
| Tiempo límite |
Cuánto tiempo (en segundos) la tarea puede demorar antes de ser considerada trabada. Si pasa de eso y no termina, aparece destacada en el historial. |
| Alteración / Modificador |
Cuándo y por quién fue modificado por última vez el registro de la tarea. |
El horario en que la tarea se ejecuta NO aparece en esta pantalla. La frecuencia y el horario están en la agenda del servidor (crontab), controlada por el equipo técnico. Aquí usted ve la descripción, el resumen, el e-mail de aviso y el tiempo límite — pero no el horario de ejecución.
Cómo saber si una tarea se ejecutó o falló
Cada vez que una tarea se ejecuta, Quaza registra un historial con inicio, fin, tiempo usado, estado y el resultado (lo que procesó o el error encontrado). Es ahí donde usted descubre si la rutina se ejecutó y qué reportó.
Historial de ejecuciónAdmin → Tareas (historial)
Lista cada ejecución, de la más reciente a la más antigua. En cada línea usted ve cuándo comenzó y terminó, cuánto tiempo llevó, el estado y si ya fue resuelta. Al abrir la ejecución, el campo de resultado trae el detalle (ej.: cuántas cobranzas procesó o el mensaje de error). Quien investiga "¿por qué la cobranza no salió?" comienza por aquí.
Los estados de una ejecución son:
| Estado |
Significado |
Qué hacer |
| Iniciada |
La tarea comenzó y todavía no terminó. |
Espere. Si pasa del tiempo límite, aparece destacada (posible traba). |
| Concluida |
La tarea se ejecutó hasta el final sin error. |
Nada. Revise el resultado para ver qué fue procesado. |
| Fallada |
La tarea se detuvo con error. La línea aparece en rojo. |
Abra la ejecución, lea el mensaje de error en el resultado y corrija la causa (vea Trampas). |
Las líneas en rojo son ejecuciones que fallaron; las líneas en amarillo/destaque son ejecuciones que pasaron del tiempo límite sin terminar (posible traba). Luego de tratar una ejecución con problema, márquela como resuelta para quitarla de la lista de pendientes.
Atajo de diagnóstico: ¿una cobranza, factura o carné no salió? Abra Admin → Tareas (historial), localice la última ejecución de la tarea correspondiente y lea el resultado. Suele indicar exactamente qué faltó (ej.: "Ninguna plantilla configurada", "El módulo de facturas está deshabilitado").
Configuración clave: encender la automatización
Una tarea solo produce algo si hay qué procesar. Antes de exigir resultado de una rutina, revise los requisitos previos:
Cartera de cobranza activaFinanciero → Cartera de cobranza
Define el banco, el medio de pago (boleto, PIX, tarjeta, carné o débito en cuenta) y las reglas de multa, intereses y descuento. Sin una cartera activa, las tareas de generar, armar boleto y dar de baja no tienen qué procesar. Detalles en Reglas de cobranza
.
Generación automática (módulo de facturas)Configuraciones → Configuraciones de la factura
Las tareas de crear y enviar factura solo funcionan con el módulo de facturas encendido. Con él apagado, esas tareas se detienen al instante con el aviso "El módulo de facturas está deshabilitado", aun estando activas en la agenda del servidor. Vea Factura
.
Gateway o cuenta en el bancoFinanciero → Gateway bancario
Si la cartera usa un intermediario de pago, las credenciales necesitan estar configuradas y válidas para que las tareas de gateway, remesa y protesto funcionen. Si usa boleto registrado por archivo, la remesa/retorno necesita estar activa. Vea Gateway bancario
.
Plantilla de mensajeComunicación → Plantillas
Las tareas de aviso de vencimiento, envío de carné y envío de factura usan una plantilla de e-mail (y, si la hay, de SMS/WhatsApp). Sin plantilla configurada, el envío falla avisando que la plantilla no fue definida.
Glosario
| Término |
Significado |
| Tarea |
Rutina que Quaza ejecuta solo, en horario programado, sin que nadie haga clic. |
| Crontab |
La agenda de tareas del servidor, controlada por el equipo técnico. Es ella la que decide cuándo se ejecuta cada tarea. El operador no la toca. |
| Resumen |
Texto corto que describe qué hace la tarea, mostrado en la pantalla Admin → Tareas. |
| Tiempo límite |
Tiempo máximo (en segundos) que una tarea puede demorar antes de ser considerada trabada. |
| Historial |
Registro de cada ejecución de una tarea: inicio, fin, estado y resultado. |
| Retorno (del banco) |
Archivo enviado por el banco informando qué boletos fueron pagados. Quaza lee ese archivo para dar de baja a las cobranzas. |
| Remesa |
Archivo enviado al banco con las cobranzas a registrar (el camino inverso del retorno). |
| Gateway |
Intermediario de pago (ej.: para boleto, PIX o tarjeta) que registra las cobranzas e informa cuándo fueron pagadas. |
| Carné |
Conjunto de cuotas (boletos) de un contrato, generalmente entregadas de una vez al cliente. |
| Recurrencia |
Venta o suscripción que genera documentos automáticamente en un día fijo, todo período. |
| Protesto |
Envío de una cobranza vencida abierta a escribanía, vía intermediario, como medida de cobranza. |
Trampas frecuentes
1. La pantalla no activa ni desactiva tarea. Admin → Tareas solo informa. Para comenzar a ejecutar, detener o cambiar el horario de una tarea, lo hace el equipo técnico en la agenda del servidor (crontab). Abra un ticket.
2. El horario no aparece en la pantalla. La frecuencia (diaria, de hora en hora) está en la crontab. La pantalla muestra descripción, resumen, e-mail y tiempo límite — no el horario.
3. La tarea se ejecutó, pero no hizo nada. Concluida no quiere decir que generó algo. Si faltaba un requisito previo (cartera inactiva, sin débitos marcados, sin plantilla), la tarea termina sin producir nada. Lea el resultado en el historial.
4. Módulo apagado traba la tarea. Con el módulo de facturas apagado, las tareas de crear/enviar factura se detienen al instante con "El módulo de facturas está deshabilitado" — aun activas en la crontab.
5. Aviso de vencimiento sin plantilla no envía. Sin la plantilla de mensaje configurada, el aviso falla diciendo que la plantilla no fue definida. Configúrela en Comunicación → Plantillas.
6. Cliente sin e-mail/teléfono no recibe. Aviso de vencimiento y envío de carné dependen del contacto registrado en el cliente. Sin e-mail (o teléfono, para SMS/WhatsApp), el envío para ese cliente es salteado.
7. La baja no es inmediata. El pago por boleto registrado solo da de baja cuando la tarea de retorno lee el archivo del banco; por gateway, cuando la tarea de gateway sincroniza. Hasta entonces, la cobranza sigue abierta. Para revisar al instante, use Verificar gateway en el detalle de la cobranza.
8. "Actualizar valor" no cobra solo. Solo recalcula multa e intereses de las cobranzas vencidas (el valor actualizado). No envía nada ni da de baja. Quien avisa al cliente es el aviso de vencimiento.
9. Documento recurrente se ejecuta en el día correcto. La recurrencia solo genera documento en el día configurado en ella. Si el día ya pasó o la recurrencia está inactiva, no se genera nada ese día.
10. Falla investigada sigue en la lista. Tratar la causa no quita la ejecución fallada de la lista de pendientes. Luego de resolver, márquela como resuelta en el historial.
11. Protesto y tarjeta recurrente solo se ejecutan si el proveedor los usa. Esas tareas dependen de cartera específica (protesto habilitado, tarjeta recurrente). Si el proveedor no usa esos recursos, no tienen qué procesar.
Preguntas frecuentes
La cobranza del mes no se generó. ¿Cómo descubro el motivo?Abra Admin → Tareas (historial), localice la última ejecución de la tarea de generación (crear factura, procesar secuencia o documento recurrente, según el caso) y lea el resultado. Suele indicar la causa: cartera inactiva, sin débitos marcados, módulo apagado.
¿Puedo activar o desactivar una tarea desde la pantalla Admin → Tareas?No. La pantalla solo informa. Activar, desactivar o cambiar el horario de una tarea lo hace el equipo técnico en la agenda del servidor (crontab). Abra un ticket describiendo lo que necesita.
¿Dónde veo si una tarea falló?En el historial (Admin → Tareas, historial). Las ejecuciones con falla aparecen en rojo y con estado Fallada; abra la ejecución para leer el mensaje de error en el resultado.
El cliente pagó pero la cobranza sigue abierta. ¿Qué tarea resuelve?Para boleto registrado, la tarea de Procesar retorno da la baja al leer el archivo del banco. Para pago por intermediario, la tarea de Gateway. Hasta la próxima ejecución, la cobranza sigue abierta; en el detalle de la cobranza, el botón Verificar gateway revisa al instante.
¿Qué tarea envía el aviso de vencimiento?La tarea Financiero — Aviso de vencimiento. Envía el recordatorio por e-mail, SMS o WhatsApp, según los días configurados y el contacto del cliente, antes, en el día o luego del vencimiento.
¿Qué significa el "Tiempo límite" de la tarea?Es el tiempo máximo, en segundos, que la tarea puede demorar antes de ser considerada trabada. Si pasa de eso sin terminar, la ejecución aparece destacada en el historial. Quien ajusta ese valor es el equipo técnico.
¿A quién va el e-mail de error de una tarea?A la dirección que esté en la columna E-mail de esa tarea, en Admin → Tareas. Si está en blanco, nadie es avisado por e-mail — el error solo queda registrado en el historial.
La tarea apareció como Concluida, pero no se generó nada. ¿Es error?No necesariamente. Concluida significa que se ejecutó sin error; si no había qué procesar (cartera inactiva, sin débitos, sin plantilla), termina sin producir nada. El resultado en el historial muestra qué ocurrió.
¿Qué tarea genera las facturas de las mensualidades?La tarea Contrato — Crear las Facturas genera, y la Contrato — Enviar email de las facturas envía. Ambas exigen el módulo de facturas encendido. Detalles en Factura
.
¿Cómo se arma y envía el carné automáticamente?La tarea Procesar carné genera las cuotas y la Envío carné PDF arma el PDF y lo envía al cliente por e-mail, con el enlace del boleto. La Alerta fin carné avisa cuando el carné se está acabando, para generar el próximo a tiempo.
La tarea "Actualizar valor", ¿cobra multa e intereses al cliente?No. Solo recalcula el valor actualizado (original + multa + intereses) de las cobranzas vencidas abiertas, según la cartera. No envía mensaje ni da de baja — solo mantiene el valor al día para cuando el cliente vaya a pagar.
¿Cómo cobro automáticamente en la tarjeta de crédito del cliente?Por la tarea Pago recurrente con tarjeta, que cobra las recurrencias que vencen y da de baja a las aprobadas. La tarea de Aviso de pago recurrente avisa al cliente antes. Ambas exigen la cartera de tarjeta recurrente configurada.
Traté el error de una ejecución. ¿Por qué sigue en la lista?Resolver la causa no cambia el registro de la ejecución. Luego de corregir, abra la ejecución en el historial y use Marcar como resuelta para quitarla de los pendientes.
Documentos relacionados
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Cobranzas
— operar la cobranza en el día a día: generar, enviar, dar de baja, reabrir.
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Factura
— cómo se generan y envían las facturas de las mensualidades.
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Carné
— armar y enviar carnés a los clientes.
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Reglas de cobranza
— cartera, multa, intereses, descuento y medios de pago.
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Gateway bancario
— credenciales y configuración del intermediario de pago.
-
Renegociación
— juntar cobranzas vencidas en un nuevo plan de cuotas.
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Administración
— visión general de las pantallas administrativas, incluyendo Tareas.