Caja — la operación de mostrador del proveedor: abrir la caja del día, cobrar y pagar de forma presencial, registrar vales, hacer arqueo (sangría) y suministro, y cerrar la caja verificando lo que entró y lo que salió.
Esta página es para quien atiende en el mostrador al cliente que viene a pagar en persona: el operador de caja y el área financiera del proveedor de internet. Muestra cómo se abre la caja, cómo cobrar un pago por código de barras o por el nombre del cliente, cómo sacar dinero de la caja (sangría), poner dinero en ella (suministro), registrar un vale, anular un movimiento equivocado y cerrar la caja al final del día. Quien recién empieza puede operar el mostrador siguiendo esta guía.
Resumen en una línea: cada operador tiene su caja local (vinculada a una cartera, que es donde cae el dinero). La caja se abre en el primer movimiento del día, recibe entradas (cobros, suministros) y salidas (pagos, vales, sangrías), y el operador cierra la caja al final, eligiendo hasta qué día verificar. Al cerrar, el sistema suma todo y —si está configurado— transfiere el saldo a la caja fuerte/banco automáticamente.
Cuándo usar (y cuándo NO usar)
La Caja es la pantalla de la atención presencial de dinero: el cliente llega al mostrador, paga, y vos lo registrás ahí en el momento. Usá la tabla para confirmar en segundos si es acá donde tenés que estar:
| Usá la Caja cuando… |
NO es acá — andá a… |
| Un cliente vino al mostrador a pagar en persona (efectivo, tarjeta, transferencia) y necesitás dar de baja en el momento. |
Dar de baja un pago que cayó en el banco/online — eso es Recepciones y Pagos
. |
| Necesitás sacar dinero de la caja (sangría) o reponer dinero en ella (suministro) durante el día. |
Transferir entre cuentas/carteras de forma administrativa (fuera del mostrador) — usá la pantalla de movimientos financieros
. |
| Querés cerrar la caja del día y verificar cuánto entró y cuánto salió. |
Generar la boleta/transferencia/carnet que el cliente va a pagar — eso es la Cobranza
. |
| Querés registrar un vale (adelanto a un funcionario) que sale de la caja. |
Ver el total de entradas y salidas por período — eso es el Flujo de caja, dentro de Recepciones y Pagos
. |
| Necesitás anular un cobro hecho por error en el mostrador. |
Renegociar una deuda vieja del cliente en nuevas cuotas — eso es la Renegociación
. |
Quién opera la caja
La Caja solo funciona para quien está registrado como operador de caja. Cada operador tiene su propia caja, vinculada a la cartera de su forma de pago principal. Son tres roles en el día a día:
| Rol |
Qué hace |
| Operador de caja |
Quien atiende en el mostrador. Cobra, paga, registra vale, hace sangría y suministro y cierra su propia caja. Para operar, necesita tener un registro de operador con una forma de pago principal definida. |
| Supervisor / financiero |
Registra a los operadores, define la cartera destino y el saldo mínimo, verifica las aperturas y los movimientos, y libera permisos (transferir, cerrar caja, confirmar pagos). |
| Administrador |
Registra las carteras y formas de pago, los tipos de vale y las cuentas contables usadas en las transferencias. Es el requisito previo para que el operador pueda abrir la caja. |
Sin operador registrado, la caja no abre. Si al entrar a la pantalla aparece "Operador no registrado" u "Operador deshabilitado", pedí al área financiera que cree/habilite tu registro de operador antes de continuar.
Paso a paso — de abrir a cerrar
Cobrar un pago en el mostrador
| Paso |
Acción |
Dónde |
| 1 |
Abrí la pantalla de la Caja. La caja del día ya queda disponible y muestra los movimientos de tu cartera. |
Financiero → Caja |
| 2 |
En el campo de búsqueda, leé el código de barras, pegá la línea de pago o el nuestro número, o escribí el nombre / RUC / CI del cliente y presioná Enter. |
barra de búsqueda |
| 3 |
Para buscar directo por cliente (y elegir cobrar o pagar), usá el botón de cliente o presioná Shift + Enter. |
barra de búsqueda |
| 4 |
En la ventana que abre, verificá las deudas marcadas, la forma de pago y el importe pagado. Si el cliente paga en efectivo de más, el sistema calcula el vuelto. |
ventana de cobro |
| 5 |
Confirmá. El movimiento entra a la caja y, si tu operador está configurado para eso, la impresión del recibo/comprobante se abre sola. |
ventana de cobro |
| 6 |
El cobro aparece en la lista de movimientos, sumando al saldo acumulado del día. |
grilla de la Caja |
Consejo: los detalles de la ventana de cobro/pago (parcial, descuento, varias formas de pago, vuelto) son los mismos del mostrador y del online. El paso a paso completo está en
Recepciones y Pagos
.
Cerrar la caja al final del día
| Paso |
Acción |
Dónde |
| 1 |
Antes de cerrar, confirmá que no haya pagos pendientes de confirmación — usá el botón Ver pagos sin confirmación y resolvelos. |
Financiero → Caja |
| 2 |
Hacé clic en Cerrar caja. Elegí la fecha de cierre (hasta cuándo verificar). |
botón Cerrar caja |
| 3 |
Verificá en la ventana la lista de movimientos del período. Los totales de entrada y salida se calculan automáticamente. |
ventana Cerrar caja |
| 4 |
Si tu operador tiene cartera destino, el sistema ofrece transferir el saldo a ella, manteniendo solo el saldo mínimo en caja. |
ventana Cerrar caja |
| 5 |
Confirmá en Cerrar caja. Todos los días hasta la fecha elegida quedan cerrados. |
ventana Cerrar caja |
| 6 |
Una vez cerrada, solo se puede registrar a partir del día siguiente al cierre. |
Financiero → Caja |
Ciclo de la caja — de la apertura al cierre
Ciclo de un dia de caja: la caja abre en el primer movimiento, el operador cobra y paga en el mostrador (entregando recibo), ajusta el dinero con vale/sangria/suministro y, al final del dia, cierra la caja — sumando entradas y salidas y transfiriendo el saldo a la caja fuerte si hay cartera destino. Un movimiento equivocado se deshace con Anular.
Glosario
| Término |
Qué es |
| Caja local |
La caja de un operador específico. Cada operador tiene la suya, vinculada a la cartera de su forma de pago principal. Cuando abrís la pantalla de la Caja, estás viendo tu caja local. |
| Operador de caja |
El usuario registrado para operar una caja. Define la forma de pago principal, la cartera destino y el saldo mínimo. Sin ese registro, la pantalla de la Caja no abre. |
| Cartera |
El lugar donde cae el dinero (una cuenta de efectivo, un banco, una caja fuerte). Toda forma de pago pertenece a una cartera. Arriba de la pantalla cambiás entre las carteras que podés operar. |
| Apertura de caja |
El registro del día de trabajo de la caja. Abre en el primer movimiento y cierra cuando cerrás la caja. Guarda el saldo y todos los movimientos del período. |
| Movimiento |
Cada movimiento de la caja: un cobro, un pago, un vale, una sangría, un suministro o una anulación. Tiene importe, fecha, forma de pago y descripción. |
| Cobro |
Una entrada de dinero a la caja — el cliente pagó una deuda (mensualidad, cuota, venta) en el mostrador. |
| Pago |
Una salida de dinero de la caja — saldaste un documento (de proveedor, por ejemplo) por la caja. |
| Vale |
Una salida de dinero de la caja entregada a un funcionario (un adelanto). Elegís el tipo de vale, el funcionario, el importe y la descripción. |
| Sangría |
Sacar dinero de tu caja y enviarlo a la caja de otro operador (por seguridad o para abastecerla). Origen y destino tienen que estar en la misma moneda. |
| Suministro |
Poner dinero en la caja — un aporte que aumenta el saldo. Cuando viene de otra caja, ese otro operador tiene que confirmar la salida. |
| Anulación |
Deshacer un movimiento hecho por error. El dinero vuelve y la deuda original del cliente se reabre. La anulación queda registrada en el historial. |
| Transferencia |
Mover dinero de una cartera a otra (por ejemplo, de la caja al banco), informando una cuenta contable. Es lo que el cierre hace solo cuando hay cartera destino. |
| Saldo mínimo |
El importe que el operador debe mantener en caja al cerrar/transferir. Al cerrar, el sistema sugiere transferir solo lo que supere ese valor. |
| Saldo acumulado |
El total que quedó en la caja sumando el saldo inicial con las entradas y salidas del período mostrado. |
| Vuelto |
La diferencia devuelta al cliente cuando paga en efectivo un importe mayor al adeudado. El sistema lo calcula automáticamente. |
Configuración / requisitos previos
Antes de que el operador pueda abrir la caja y cobrar, el área financiera/administrador necesita preparar tres cosas:
Operador de cajaFinanciero → Operador de cajaRegistrá al usuario como operador y definí la Forma de pago predeterminada (que define la cartera de la caja local). Acá también elegís la Cartera destino y la Cuenta para transferencia (usadas en el cierre automático), el Saldo mínimo a mantener en caja, la Impresión en el pago (sin impresión, comprobante o recibo), la Impresión doble y las Formas de pago permitidas en la liquidación.
Cartera y forma de pagoFinanciero → Cartera de cobranzaLa caja necesita al menos una forma de pago activa (efectivo, transferencia, tarjeta), y cada forma pertenece a una cartera (el banco/cuenta donde cae el dinero). Sin eso, el sistema avisa "Ninguna cartera informada" y la caja no carga. Los detalles están en Gateway bancario
.
Tipos de vale y cuentasFinanciero → Tipo de valePara registrar vales, cargá los tipos de vale (descripción + cuenta de salida). Las cuentas contables usadas en las sangrías, suministros y transferencias vienen de tu Plan de cuentas
.
Pantalla de la Caja
Financiero → Caja
La pantalla de la Caja es el área de trabajo del operador. Arriba está la barra de búsqueda (código de barras, línea de pago, nuestro número o dato del cliente) con el botón de buscar (Enter) y el botón de buscar cliente (Shift + Enter), y el selector de Carteras — donde alternás entre las cajas que podés operar. En el centro, la lista de movimientos de la cartera muestra origen/destino, descripción, importe, fecha y operador, con los totales de Movimientos, Saldo inicial y Saldo acumulado al final. A la derecha están los botones de acción de la caja.
Pantalla de la Caja con la caja abierta: arriba, la barra de búsqueda y el selector de Carteras; en el centro, los cobros del día con origen/destino, descripción, importe, fecha y operador, más los totales (Movimientos, Saldo inicial, Saldo acumulado); a la derecha, los botones Transferencia, Cerrar caja y Ver pagos sin confirmación.
Área de botones
Los botones de la derecha aparecen según los permisos liberados a tu grupo:
| # |
Botón |
Cuándo aparece |
Qué hace |
| 1 |
Transferencia |
Operador habilitado y con permiso de transferir. |
Abre la ventana para mover dinero de la cartera de la caja a otra cartera, informando cuenta, fecha e importe. |
| 2 |
Cerrar caja |
Con permiso de cerrar caja. |
Abre la ventana de cierre — elige la fecha, verifica los movimientos y cierra el/los día(s). |
| 3 |
Ver pagos sin confirmación |
Con permiso de confirmar pagos. |
Lista los pagos del mostrador que todavía necesitan ser confirmados antes de poder cerrar la caja. |
Las operaciones de
Cobrar,
Pagar,
Vale,
Sangría,
Suministro y
Anular se abren desde la barra de búsqueda y desde la misma lista de movimientos — están descriptas en la sección
Operaciones de la caja
.
Operaciones de la caja
| Operación |
Qué hace |
Efecto en la caja |
| Cobrar |
Da de baja una deuda del cliente que pagó en el mostrador. Verificás las deudas, elegís la forma de pago y el importe; en efectivo de más, el sistema calcula el vuelto. |
Entrada (+) |
| Pagar |
Salda un documento por la caja (de proveedor, por ejemplo) en la misma ventana del cobro, pero como salida. |
Salida (−) |
| Vale |
Registra un adelanto a un funcionario: elegís el tipo de vale, el funcionario, el importe y la descripción. |
Salida (−) |
| Sangría |
Saca dinero de tu caja y lo envía a la caja de otro operador (que debe estar abierta). Origen y destino tienen que estar en la misma moneda. |
Salida (−) en la tuya, entrada (+) en el destino |
| Suministro |
Pone dinero en tu caja. Cuando viene de otra caja, el operador de esa caja tiene que confirmar la salida para que el aporte se efectivice. |
Entrada (+) |
| Anular |
Deshace un movimiento hecho por error. El dinero vuelve y la deuda original del cliente se reabre. No se puede anular dos veces el mismo movimiento. |
Invierte el movimiento |
| Imprimir recibo / comprobante |
Reimprime el recibo de un cobro o el comprobante de un pago. La impresión puede abrirse sola según la configuración del operador. |
— |
Saldo insuficiente. El vale y la sangría salen del dinero que está en caja. Si pedís un importe mayor al saldo disponible, el sistema avisa "¡Saldo en caja insuficiente!" y no deja concluir. El suministro es el único que no exige saldo (porque aumenta la caja).
Tipos de vale
Financiero → Tipo de vale
Los tipos de vale los registra el área financiera y quedan disponibles en la ventana de vale de la caja. Cada tipo tiene una descripción (el nombre que el operador elige), una cuenta de salida (la cuenta contable donde se registra el gasto del vale) y una situación (habilitado/deshabilitado — solo los habilitados aparecen al registrar). Definís los tipos según la operación del proveedor: por ejemplo, adelanto de sueldo, vale de viático o gasto de viaje.
Listado de los tipos de vale (vacío en este ejemplo). Cada tipo registrado trae Código, Descripción, Cuenta de salida y Situación; usá "Agregar tipo de vale" para crear uno nuevo.
Los tipos de vale son registros que vos creás — no vienen listos en el sistema. Cobrar, pagar, sangría y suministro son operaciones fijas de la caja y no son tipos de vale.
Cerrar y verificar la caja
Financiero → Caja
Cerrar la caja finaliza el período de trabajo y consolida lo que entró y lo que salió. Al hacer clic en Cerrar caja, elegís la fecha de cierre y la ventana muestra la lista de movimientos del período para que verifiques. El sistema calcula los totales de entrada y salida y el acumulado de cada día — no cargás la verificación manualmente.
- Antes de cerrar, no puede haber pagos pendientes de confirmación en el período — si los hay, el sistema bloquea y pide resolverlos (usá Ver pagos sin confirmación).
- La fecha de cierre no puede ser mayor a hoy ni caer en un día que ya está cerrado.
- Si el operador tiene una cartera destino configurada, el sistema ofrece transferir el saldo a ella al cerrar, manteniendo solo el saldo mínimo en caja. La cartera destino no puede estar cerrada.
- Al confirmar, todos los días hasta la fecha elegida quedan cerrados. Después de eso, solo se puede registrar a partir del día siguiente.
Cada cierre de caja genera un registro de cierre de la cartera: Código, Cartera, Valor de entrada, Valor de salida, Acumulado, Fecha de cierre y quién cerró. Es la consulta de todo lo que ya se cerró.
Reabrir una caja cerrada: si necesitás volver a registrar en un día que ya se cerró (por ejemplo, para corregir algo), el área financiera puede reabrir la caja desde esa pantalla de cierres.
Aperturas y movimientos — consulta
Financiero → Apertura de caja
Esta pantalla es solo de consulta (no se crea una apertura a mano — nace sola en el primer movimiento del día). El listado muestra cada apertura con el operador, la fecha de apertura, la fecha de cierre y el saldo. Al abrir una apertura, ves el saldo total y el saldo por forma de pago, además de la lista completa de movimientos de esa caja — cobros, pagos, vales, sangrías, suministros y anulaciones, cada uno con tipo, descripción, importe, forma de pago y fecha. Es donde el área financiera verifica lo que pasó en cada caja.
Desde la lista de movimientos también podés ver el detalle de cada movimiento, imprimir el comprobante de un pago, confirmar un suministro pendiente y anular un movimiento.
Errores frecuentes
"Operador no registrado" / "Operador deshabilitado". No tenés (o está deshabilitado) el registro de operador de caja. Pedí al área financiera que cree/habilite el tuyo en Financiero → Operador de caja.
"Ninguna cartera informada". El operador está sin forma de pago principal vinculada a una cartera. Configurá la forma de pago predeterminada del operador antes de abrir la caja.
No puedo cerrar: "hay pagos que necesitan ser confirmados". Existen pagos del mostrador sin confirmación en el período. Usá el botón Ver pagos sin confirmación, confirmalos e intentá cerrar de nuevo.
Sangría rechazada por moneda. La sangría solo funciona entre cajas en la misma moneda. Si origen y destino están en monedas distintas, el sistema rechaza y sugiere usar una transferencia con cambio.
Caja de destino cerrada. Para enviar una sangría (o efectivizar un suministro), la caja del otro operador tiene que estar abierta. Si está cerrada, el sistema avisa y la operación no concluye.
Suministro que no aparece. Cuando el suministro viene de otra caja, recién entra de hecho después de que el operador de salida confirma. Mientras tanto, queda pendiente.
Fecha de cierre en el futuro. No se puede cerrar con fecha mayor a hoy, ni en un día que ya está cerrado. Usá la fecha real del cierre.
Movimiento ya anulado. Cada movimiento solo puede anularse una vez. Si el sistema avisa que ya fue anulado, verificá en el historial — la anulación anterior ya deshizo el movimiento.
Anulación con caja cerrada. Para anular, la caja del operador del movimiento tiene que estar abierta. Si está cerrada, reabrí la caja antes de intentar la anulación.
Comprobante solo para pago. La reimpresión de comprobante vale para movimientos de pago. Para un cobro, usá el recibo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo abro la caja del día?No hay un botón "abrir caja". La caja abre sola en el primer movimiento del día. Basta con entrar a Financiero → Caja y empezar a cobrar — la apertura se registra automáticamente.
¿Cuál es la diferencia entre la Caja y la pantalla de Recepciones?La Caja es la atención presencial de dinero en el mostrador (con sangría, suministro, vale y cierre por operador). La pantalla de Recepciones y Pagos
es la vista general de todo lo que entra y sale, incluyendo lo que cae en el banco/online.
¿Cómo cobro a un cliente que vino a pagar al mostrador?En la barra de búsqueda, leé el código de barras, pegá la línea de pago o el nuestro número, o escribí el nombre/RUC/CI y presioná Enter. Verificá las deudas, elegí la forma de pago y el importe y confirmá. El recibo puede imprimirse solo.
El cliente pagó en efectivo de más. ¿El sistema calcula el vuelto?Sí. En la ventana de cobro, al informar un importe en efectivo mayor al adeudado, el sistema calcula el vuelto automáticamente.
¿Qué es una sangría y cuándo la hago?La sangría es sacar dinero de tu caja y enviarlo a la caja de otro operador — por seguridad (no acumular mucho en el mostrador) o para abastecer otra caja. Origen y destino tienen que estar en la misma moneda y la caja de destino tiene que estar abierta.
¿Y el suministro, es lo contrario?Sí, el suministro pone dinero en tu caja. Cuando el aporte viene de otra caja, el operador de esa otra caja tiene que confirmar la salida para que el suministro se efectivice.
¿Cómo registro un vale para un funcionario?Abrí la ventana de vale, elegí el tipo de vale, el funcionario, informá el importe y la descripción y confirmá. El vale sale de tu caja, así que tenés que tener saldo suficiente. Los tipos de vale se registran en Financiero → Tipo de vale.
Cobré por error. ¿Cómo lo deshago?Usá Anular en el movimiento. El dinero vuelve, la deuda original del cliente se reabre y la anulación queda en el historial. Para anular, la caja tiene que estar abierta y el movimiento no puede haber sido anulado ya.
¿Tengo que contar el dinero a mano antes de cerrar?El conteo físico del dinero es un procedimiento interno del proveedor. En el sistema, al cerrar, Quaza muestra la lista de movimientos y suma solo las entradas y salidas del período — vos verificás si coincide con lo que hay en la caja física.
¿Por qué no puedo cerrar la caja?El motivo más común es haber pagos sin confirmación en el período — resolvelos por el botón Ver pagos sin confirmación. Tampoco se puede cerrar con fecha en el futuro o en un día ya cerrado.
Al cerrar, ¿el dinero va al banco automáticamente?Sí, si tu operador tiene una cartera destino configurada. El sistema transfiere el saldo a ella manteniendo solo el saldo mínimo en caja. Sin cartera destino, el saldo permanece en la caja.
Cerré un día por error. ¿Se puede reabrir?Sí. Desde la pantalla de cierres de cartera el área financiera puede reabrir una caja cerrada para volver a registrar en ese día.
¿Dónde veo todo lo que pasó por una caja?En Financiero → Apertura de caja. Cada apertura trae el operador, las fechas de apertura/cierre, el saldo y la lista completa de movimientos de esa caja.
¿Puedo emitir factura de un cobro del mostrador?Sí, si el proveedor usa emisión no manual y tenés permiso fiscal. La emisión se hace desde el movimiento — los detalles del documento electrónico están en la wiki de documento electrónico.
Documentos relacionados
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Recepciones y Pagos
— la vista general de entradas y salidas (incluye el detalle de la ventana de baja y el Flujo de caja).
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Cobranza
— generar la boleta/transferencia/carnet que el cliente va a pagar en el mostrador.
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Gateway bancario
— carteras, formas de pago y bancos detrás de la caja.
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Plan de cuentas
— las cuentas contables usadas en vales, sangrías y transferencias.
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Renegociación de deuda
— refinanciar una deuda vieja antes de cobrar.
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Historial financiero
— seguir todo lo que se cobró y pagó de un cliente.