Caja — operación presencial de cobranzas y pagos en el mostrador
La Caja es la pantalla donde el atendente registra movimientos físicos en el mostrador: recepción de efectivo, vuelto, pago de gastos con nota fiscal, sangría, suministro. Cada operación se vincula al operador logueado, a una cuenta del plan de cuentas, y a una forma de pago. Al fin del día, se hace el cierre que reconcilia el valor físico de la caja con lo que el sistema espera tener.
Por qué existe Caja
En una estructura de proveedor con mostrador de atención, dinero físico entra y sale todo el día. Caja es la pantalla que organiza eso: cada billete recibido del cliente, cada nota de gasto pagada, cada vuelto. Sin la caja, dinero vivo queda invisible en la contabilidad.
Caja vs Banco: Caja es dinero físico (en la mano del operador). Banco es dinero en el banco (cuenta bancaria). Se conectan por el depósito: usted cierra la caja, contó X guaraníes/pesos físicos, deposita en el banco — se vuelve movimentación bancaria.
- Ingreso avulso del mostrador (cliente paga mensualidad en efectivo)
- Recepción de boleta vencida pagada presencial
- Gastos pequeños (combustible, comida del técnico)
- Sangría (transferencia caja→banco)
- Suministro (transferencia banco→caja, vuelto)
Roles: operador, supervisor
| Rol |
Qué puede hacer |
| Operador |
Abre su caja, registra movimientos del día, cierra. No ve cajas de otros operadores. |
| Supervisor |
Ve todas las cajas. Puede estornar movimientos equivocados, ajustar diferencias, generar reporte consolidado. |
| Tesorería |
Recibe depósitos consolidados de todas las cajas. Aprueba sangrías y suministros. |
Glosario
| Término |
Significado |
| Apertura |
Inicio del día. Operador informa saldo físico inicial (vuelto del día anterior). |
| Cierre |
Fin del día. Operador cuenta dinero físico, sistema muestra esperado, registra diferencia. |
| Sangría |
Retirada de dinero de la caja para depositar en el banco. Reduce saldo de la caja. |
| Suministro |
Entrada de dinero en la caja (del banco o supervisor). Aumenta saldo. |
| Vale |
Tipo de operación en la caja: vale-cobranza (entrada), vale-pago (salida), vale-vuelto, vale-sangría. |
| Diferencia |
Resultado del cierre: valor físico − valor esperado. Positiva = sobra; negativa = falta. |
| Operador |
Funcionario logueado que opera la caja. Cada caja pertenece a un operador en el día. |
| Cuenta del plan |
Cuenta contable vinculada a la operación (ej: 1.1.1 Mensualidad o 2.3.1 Combustible). |
| Forma de pago |
Efectivo, cheque, tarjeta, Pix/QR. Cada una va a subcaja separada. |
| Estorno |
Revertir un movimiento equivocado. Solo supervisor puede estornar movimiento cerrado. |
Flujo del día (apertura→cierre)
CAJA — UN DÍA TÍPICO
────────────────────
8:00 APERTURA
│ ┌──────────────────────────────────┐
└─►│ Operador informa saldo inicial │
│ (ej: $ 200 de vuelto del día ant.)│
└────────────┬─────────────────────┘
│
9:00 ─► 18:00 MOVIMIENTOS DEL DÍA
┌──────────────────────────────────────────┐
│ ┌──► Cobranzas (boletas pagadas en most.)│
│ ├──► Pagos (gasto con nota) │
│ ├──► Sangría (deposita en el banco) │
│ └──► Suministro (recibe vuelto del banco) │
└─────────────────────┬────────────────────┘
│
18:00 CIERRE
│ ┌──────────────────────────────────────┐
└─►│ 1. Sistema muestra saldo ESPERADO │
│ 2. Operador cuenta dinero FÍSICO │
│ 3. Registra DIFERENCIA (si hubo) │
│ 4. Sangría final del vuelto │
│ 5. Caja queda BLOQUEADA por el día │
└──────────────────┬───────────────────┘
▼
Reporte de la caja
enviado a tesorería
Pantallas de la Caja
Financiero → Caja
Pantalla de apertura — operador informa saldo inicial y abre la caja del día.
Tipos de vale disponibles — cobranza, pago, sangría, suministro, vuelto.
Pantalla de cierre — sistema muestra esperado, operador cuenta físico, registra diferencia.
Tipos de vale
| Tipo |
Dirección |
Cuándo usar |
| Vale-cobranza |
Entrada |
Cliente paga mensualidad en efectivo en el mostrador |
| Vale-pago |
Salida |
Reembolso de gasto pequeño con nota (combustible, comida del técnico) |
| Vale-sangría |
Salida |
Transferencia de la caja al banco (depósito) |
| Vale-suministro |
Entrada |
Transferencia del banco a la caja (vuelto) |
| Vale-vuelto |
Salida |
Diferencia devuelta al cliente cuando paga más que lo debido |
| Vale-estorno |
Ambos |
Revertir un asiento equivocado (solo supervisor) |
Operaciones en la caja
Recepción de factura en el mostrador
Cliente llega con boleta vencida (o avulsa). Operador busca la factura en el sistema, registra recepción vinculada, elige forma de pago. Factura es marcada como paga.
Recepción avulsa (sin factura)
Cliente paga tasa de instalación avulsa, o compra cable, conector. Operador crea vale-cobranza libre, vincula a la cuenta contable correcta (ej: 1.2.1 Instalación).
Gasto con nota
Técnico vuelve con nota fiscal de combustible, almuerzo, etc. Operador crea vale-pago, vincula a la cuenta (ej: 2.3.1 Combustible) y archiva nota.
Sangría / Suministro
Caja llegando al límite operacional — operador hace sangría: saca X y deposita en el banco. Inverso: suministro (banco→caja) cuando falta vuelto.
Cierre y diferencia
Al fin del día, antes de cerrar la caja, el operador:
-
Cuenta el dinero físico (billetes + monedas)
- Ve el esperado por el sistema
- Compara
- Registra la diferencia
| Escenario |
Qué hacer |
| Físico = Esperado |
Cierra normalmente. Caja OK. |
| Físico > Esperado (sobra) |
Registra "diferencia positiva". Asiento en cuenta "Otros ingresos". |
| Físico < Esperado (falta) |
Registra "diferencia negativa". Operador puede tener que reponer. |
| Diferencia grande/recurrente |
Señal de fraude o error sistemático. Supervisor investiga. |
Diferencias sistemáticas = rojo. Pequeñas variaciones son normales. Pero si diferencia es diaria y creciente, investigue.
Trampas frecuentes
1. Olvidar cerrar caja al fin del día. Caja queda abierta = movimientos del día siguiente caen en la caja anterior. Cerrar SIEMPRE.
2. Operador cerrando caja con diferencia sin registrar. "Ah, faltó $20, dejalo." No — registre diferencia. Auditoría agarra.
3. Cuenta del plan equivocada en el vale. Ingreso avulso cayendo en "Mensualidad Internet" infla artificialmente el DRE.
4. Sangría sin registro de depósito bancario. Sin la contraparte (depósito en banco), parece que dinero desapareció.
5. Forma de pago equivocada. Operador marca "efectivo" pero era tarjeta. En el cierre, da diferencia.
6. Múltiples operadores en la misma caja. Caja es por operador. Si dos trabajan, abra dos cajas.
7. Estornar movimiento ya depositado. Si sangría se volvió depósito, estornar caja no estorna el depósito.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener más de una caja por filial?
Sí. Cada operador tiene su caja propia. En filiales grandes puede tener "Caja Mostrador 1", "Caja Mostrador 2", etc.
¿Caja cerrada puede ser reabierta?
Solo por supervisor, y en casos excepcionales. Quaza registra la reapertura en historial — auditoría.
¿Qué pasa si operador se olvida de cerrar caja?
Al día siguiente, sistema avisa "caja del día X aún abierta". Operador debe cerrar retroactivamente.
¿Diferencias se acumulan o ceran cada día?
Ceran. Cada cierre genera asiento contable propio. Reporte gerencial muestra histórico.
¿Pago por Pix/QR entra en la caja?
Configurable. Generalmente Pix va directo a la cuenta bancaria (movimentación bancaria), no a la caja física.
¿Cliente paga y pide vuelto — cómo registrar?
Dos movimientos: vale-cobranza por el valor total + vale-vuelto por el devuelto.
¿Caja registra tarjeta de crédito?
Puede, pero con cuidado: dinero solo llega a la cuenta días después (D+30). Para control, registra como "a cobrar en D+30".
¿Cómo integrar caja con TEF/PIX automático?
Integración vía API: gateway envía confirmación, sistema registra movimiento. Quaza tiene integraciones nativas.
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