Central de Ajuda Quaza Provedores

Comunicación (ES-PY)

Comunicación — Quaza

Comunicación — Email, SMS, WhatsApp y Campañas

El módulo Comunicación centraliza todo envío de mensajes de Quaza a los clientes: avisos de vencimiento, boletas, notificaciones de OS, campañas de marketing, recordatorios de cumpleaños, propagandas y plantillas de WhatsApp.

Cubre tres canales (Email, SMS, WhatsApp) y tres usos típicos:
  • Transaccional — disparado por evento (vencimiento, OS creada, boleta)
  • Campaña — envío masivo a segmento de clientes (promoción, comunicado, aviso urgente)
  • Notificación interna — alerta dentro de Quaza para operadores (campana en la parte superior)
En esta wiki:

Visión general — flujo de envío

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ GATILLO | CANAL | CONFIGURACIÓN | DESTINO │ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Evento automático | Email | SMTP | Cliente │ │ (vencimiento, OS, | SMS | Gateway SMS | (registro │ │ boleta generada) | WhatsApp | Meta/Z-API/Blip | Cliente) │ │ ↓ | | | │ │ Tarea (cron) | | | │ │ ↓ | | | │ │ Plantilla aplicada | ─ ou ─ | | │ │ ↓ | | | │ │ Envío vía gateway | | | │ └──────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ┌────────────────────┐ │ CAMPAÑA │ envío masivo │ (Selección + Modelo) │ al segmento └────────────────────┘ ↓ Operador elige filtros (ej: activos del plan X, en AS, hace 90 días) ↓ Sistema genera cola con N destinatarios ↓ Cron procesa en lote
Quaza no envía directo: él orquesta. Cada mensaje real sale por el gateway externo contratado: SMTP (Gmail, AWS SES, propio servidor), gateway SMS (DisparoPRO, HotMobile, KingSMS, SMS Massivo AR — Paraguay/Argentina), API de WhatsApp (Meta Business, Z-API, Blip). Quaza solo envía a la cola — el gateway entrega.

Glosario

Término Significado
Plantilla / Modelo Mensaje pre-formateado con variables ({nome}, {valor}). Permite envío masivo personalizado.
Campaña Envío masivo de mensaje (plantilla) para un segmento de clientes (selección).
Selección Filtro/segmento que define quién recibirá el mensaje. Puede ser por cartera, plan, situación, ciudad, etc.
Opt-out Cliente que pidió no recibir mensajes. Hay que respetar (regulación + Ley de protección de datos).
Tasa de entrega % de mensajes efectivamente entregados vs enviados. Email suele tener 98%, SMS 95%, WhatsApp 99%.
Bounce Email rechazado (casilla llena, dirección inválida, anti-spam). Soft bounce = temporal; hard bounce = permanente.
HSM (WhatsApp) Highly Structured Message. Plantilla de WhatsApp aprobada por Meta — única forma de enviar mensaje proactivo a cliente que no conversó en 24h.
Ventana 24h (WhatsApp) Tras el cliente enviar mensaje, tienes 24h para responder con mensaje libre. Después, solo HSM.
SMTP Simple Mail Transfer Protocol. Estándar para envío de email. Quaza usa SMTP de terceros para enviar.
Webhook Callback HTTP que el gateway dispara a Quaza informando entrega/lectura/respuesta.
Remitente / Short code Nombre/número que aparece al cliente como origen. SMS tiene short code (ej: 28028); WhatsApp tiene número Business; Email tiene dominio.

1. Campaña (envío masivo)

Camino: Comunicación → Campaña

Lista todas las campañas que Quaza ejecutó o está ejecutando. Incluye envíos automáticos disparados por tareas (cron) y campañas manuales creadas por marketing.

Columnas

Columna Qué muestra
Número ID interno de la campaña
Tarea Qué tarea originó (o "Manual" si la creó el operador)
Forma de Envío Email / SMS / WhatsApp
Estado Sin envíos | En procesamiento | Concluida | Falla en los envíos
Cantidad Total de destinatarios (mensajes enviados)
Tipo de Campaña Estándar / Cumpleaños / Aviso Vencimiento / etc.
Status da Campaña Habilitado / Deshabilitado
"Falla en los envíos" significa que la campaña corrió pero algunos destinatarios no recibieron. No te asustes — puede ser número inválido, bounce, opt-out. Abre la campaña y verifica la lista de errores. Reenvío manual puede hacerse si es necesario.

Sub-listados dentro de la campaña

  • Destinatarios — quién recibió (status individual)
  • Errores — quién no recibió y por qué
  • Mensaje — contenido enviado

2. Selección

Caminho: Comunicação → Selección

Pantalla donde el operador crea el segmento que recibirá el mensaje. Usa el sistema de filtros de Quaza para encontrar los clientes que encajan.

Cómo usar

  1. 1Hacer clic en Opciones → Filtros
  2. 2Definir criterios: situación=Activo, plan=100MB, ciudad=Asunción, etc.
  3. 3Visualizar previa (cuántos clientes coinciden con el filtro)
  4. 4Elegir canal (Email / SMS / WhatsApp)
  5. 5Elegir plantilla o escribir mensaje libre
  6. 6Disparar campanha (cria registro em Campaña pra acompanhar)
Siempre haz una prueba pequeña antes: filtre por 1 cliente (você mesmo se possível), envie, valide o template/links. Só depois dispare pra base inteira. Mensaje errada pra 5000 clientes é estragar o canal e gerar volume de reclamações no atendimento.

3. Notificación interna

Camino: Comunicación → Notificación

Mensajes internos que aparecen en la campana superior de Quaza para usuarios. Origen: tareas automáticas (cron) o eventos del sistema. No va al cliente final.

Cuándo el sistema crea notificación

Gatillo Ejemplo
Cliente nuevo agregado "BÔNUS - Cliente Exemplo agregado" (vendedor ganó bono)
OS creada "ATENCIÓN - Notificación de creación"
Tarea concluída "Backups realizados el 18/02/2025"
Anomalía detectada "Error de conexión en concentrador" / "Lectura de caídas frecuentes"
Importación "Importación do retorno" / "Término do processamento de retorno"
Visualizado = Sí/No: la notificación queda acumulada en la campana hasta que el usuario abra. Marcar como visualizada cero el contador. Útil para equipo que necesita garantizar que alguien vio una anomalía (ej: técnico necesita marcar visualizado en las caídas frecuentes).

4. Configuración Email (SMTP)

Camino: Comunicación → Configuración (Email)

Credenciales SMTP que Quaza usa para enviar emails. Soporta múltiples servidores (principal + backup).

Campos importantes

Campo Qué es
Servidor (SMTP) Host del servidor de email (ej: smtp.gmail.com, mail.empresa.com.br)
Puerto 465 (SSL) / 587 (TLS) / 25 (sin criptografía — no uses)
Usuario / Contraseña Cuenta de envío (generalmente noreply@dominio)
Protocolo TLS / SSL / Ninguno
Principal Sí/No. Quaza usa el "Principal" primero. Si falla, intenta los otros por orden
Orden Secuencia de fallback (1, 2, 3)
Remitente "De" que aparece pra cliente. Geralmente "Provedor "
Contraseña de app vs contraseña normal (Gmail): Gmail/Google Workspace no acepta contraseña normal hace años. Necesitas crear contraseña de aplicación en myaccount.google.com → Seguridad → Contraseñas de app. Guarda esa contraseña de 16 caracteres en el campo Contraseña de Quaza.

5. Configuración SMS

Camino: Comunicación → Configuración (SMS)

Credenciales de los gateways de SMS contratados.

Campos

Campo Qué es
Servidor Gateway elegido (HotMobile - Short, DisparoPRO - Short, KingSMS, etc.)
Usuario / Contraseña / API Key Credenciales proporcionadas por el gateway
Remitente Nombre que aparece como origen (hasta 11 caracteres en SMS short code)
Max. Crédito Límite de crédito a consumir por mensaje (protección)
Saldo Mínimo Cuando el saldo caiga por debajo, genera alerta (avisa antes de terminar)
Principal Mismo concepto del Email — Sí = primera opción
"Urgente" vs normal: algunos gateways ofrecen rutas premium (entrega más rápida + mayor tasa de éxito) por mayor precio. Usa el gateway "Urgente" para avisos críticos (caída de red, vencimiento inminente) y el normal para propaganda.

6. Configuración WhatsApp

Camino: Comunicación → Configuración (WhatsApp)

Credenciales de la(s) API(s) de WhatsApp contratada(s). Soporta Meta Business (oficial), Z-API y Blip.

Integraciones soportadas

Integración Cuándo usar Límites
Meta business Oficial, recomendado. Soporta plantillas HSM, número Business verificado. Plantillas requieren aprobación Meta. Cobro por conversación iniciada.
Z-API Alternativa no oficial. Usa WhatsApp Web en el servidor. Puede tener ban si Meta detecta. Bueno para pruebas.
Blip Plataforma BR — atiende grandes cuentas con chatbot. Caro. Enfoca en flujos complejos.
Z-API y similares son alto riesgo — Meta puede prohibir el número sin aviso (pierde historial + ID del número). Usa solo para prueba o cuentas secundarias. En producción/oficial: Meta Business con número dedicado.

7. WhatsApp Plantilla

Camino: Comunicación → Plantilla (WhatsApp)

Lista las plantillas HSM registradas (aprobadas por Meta) que Quaza puede disparar fuera de la ventana de 24h.

Campos

Campo Qué es
Modelo Nombre interno de la plantilla
Función Para qué sirve: Cumpleaños / Propaganda / Aviso Vencimiento / Cobro
Enviar Enlace Financiero Sí = plantilla incluye botón "Pagar ahora" con enlace corto
Plantilla Estándar Sim = é o usado por default pra essa Función
Asunto Identificador adicional

Variables disponibles en plantillas

Variable Sustituida por
{nome} Nombre del cliente
{vencimento} Fecha de vencimiento de la factura
{valor} Valor a pagar formateado
{boleto} Enlace corto a boleta/QR
{plano} Plan contratado
{linha_digitavel} Línea digitable de la boleta
Aprobación Meta demora 1-24h. Crea plantilla en Quaza → automáticamente envía para aprobación en Meta → Meta valida (categoría, contenido, variables) → status cambia a "Aprobado". Plantillas con promesa exagerada o lenguaje genérico son rechazadas — sé específico.

8. WhatsApp Envío

Camino: Comunicación → Envío de WhatsApp

Historial de todos los WhatsApps enviados por Quaza — manual o automático.

Columnas

Columna Qué muestra
Cliente Destinatario (con enlace a ficha)
WhatsApp Configuración De qué número Business salió
Campaña Campaña originadora (se massa)
Fecha de Envío Timestamp del envío (no de la lectura)
Estado Enviado / Falla / Bloqueado / En cola
Alterador Quién disparó (Usuario 1 = sistema/cron, Usuario X = operador específico)
Estado "Enviado" ≠ "Leído": Quaza marca como Enviado cuando WhatsApp aceptó. Quién fue leído depende del webhook que el gateway retorna. Si quieres ver leído/entregado, abre el envío individual.

9. Etiqueta (de chat)

Camino: Comunicación → Etiquetas

Etiquetas coloreadas usadas en el módulo Chat (si está activo) para clasificar conversaciones (lead caliente, soporte, financiero, etc.).

Campo Qué es
Color HEX (#FF0000, #00FF00) — visual de la etiqueta
Descripción Texto de la etiqueta (Lead caliente, Soporte, etc.)

Flujos típicos paso a paso

Flujo 1: Configurar SMTP nuevo (Gmail)

Paso Dónde Qué hacer
1 myaccount.google.com Crear Contraseña de Aplicación de 16 chars
2 Comunicación → Configuración (Email) → Agregar Servidor=smtp.gmail.com, Puerto=587, Protocolo=TLS
3 Continuar Usuario=tu_email@gmail.com, Contraseña=16 chars de la Contraseña de Aplicación
4 Marcar Principal=Sim, Orden=1 Define como prioritario
5 Admin → Configurações Hacer clic en "Probar envío de email" → verifica si llegó a la bandeja de entrada
6 Si llegó al spam Configurar SPF/DKIM en el DNS del dominio + warmup gradual

Flujo 2: Disparar campaña de promoción

Paso Dónde Qué hacer
1 Comunicação → Selección Abrir Opciones → Filtros
2 Filtros Situación=Activo, Plan=Plan Básico (objetivo del upsell), Ciudad=Capital, Sin OS abierta
3 Visualizar previa Confirmar cantidad (ej: 1247 clientes coinciden)
4 Prueba pequeña Filtrar solo por tu CI/CPF, disparar, validar plantilla/enlaces
5 Volver al filtro completo Elegir canal (WhatsApp) y plantilla aprobada por Meta
6 Confirmar disparo Sistema cria registro em Campaña
7 Comunicación → Campaña Acompañar status (En procesamiento → Concluida). Verificar Fallas

Flujo 3: Crear plantilla WhatsApp HSM

Paso Dónde Qué hacer
1 Comunicación → Plantilla → Agregar Definir nombre interno + función (Aviso Vencimiento)
2 Escribir cuerpo Usar variables ({nome}, {valor}, {vencimento})
3 Marcar "Enviar Enlace Financiero" Quaza agrega botón "Pagar ahora"
4 Guardar Quaza envía a Meta automáticamente
5 Esperar 1-24h Meta valida
6 Verificar status Si "Aprobado" puede usar. Si "Rechazado", ajustar texto y reenviar

Flujo 4: Cliente reclamó que no recibió boleta

Paso Dónde Qué hacer
1 Atendente abre ficha del cliente Confirmar email/WhatsApp registrado
2 Comunicación → Envío WhatsApp Filtrar por idCliente — ¿última mensaje fue cuándo? ¿Estado=Enviado?
3 Si "Falla" Ver motivo: número errado, opt-out, bloqueado
4 Comunicación → Campaña Filtrar por tarea "Aviso de vencimiento" — ¿el cliente está en la lista?
5 Si no está Cliente está en opt-out o filtro de la campaña lo excluyó (situación errada, etc.)
6 Solución Reenvio manual via Selección (1 destinatário) ou enviar boleto direto via ficha cliente

Trampas frecuentes

1. Email yendo al spam masivamente
Causa: domínio sem SPF/DKIM/DMARC, IP listado em RBL, conteúdo com palavras suspeitas ("grátis", "ganhe"), volume muito alto sem warmup. Solución: configure DNS, faça warmup (10 → 50 → 500 → milhares ao longo de semanas), use ferramenta tipo mail-tester.com pra checar.
2. WhatsApp prohibiendo número Business
Causa: muitas mensagens proativas sem janela 24h, conteúdo classificado como spam pelo destinatário (cliente clica "Bloquear"), enviar HSM não aprovado, conteúdo proibido (jogos, adulto). Solución: respeite janela 24h, use só HSM aprovado, mantenha taxa de reclamação < 0.1%.
3. Campaña grande travando o sistema
Disparar 50k mensajes en un clic sobrecarga el gateway + cron Quaza. Usa lote menor (5k por vez) o agenda horarios distintos. Algunas tareas (Aviso vencimiento) ya hacen eso automáticamente en batches.
4. SMS llegando "DESCONOCIDO" al celular del cliente
Sem short code ou nome remetente cadastrado. Configure o campo "Remitente" no gateway SMS (até 11 chars). Alguns países exigem registro prévio do remetente.
5. Saldo SMS se acabó en medio de la campaña
Campaña pra 5k clientes mas gateway tinha saldo pra só 2k. Mensagens param no meio — fica confuso. Solución: configure "Saldo Mínimo" alto pra ser avisado antes de acabar, e monitor periodicamente.
6. Plantilla WhatsApp rechazada por Meta
Motivos comunes: texto demasiado genérico ("hola, tenemos novedades!"), variables sin contexto ({valor} no início), prometendo benefício sem qualificar, categoria incorreta. Solución: ler diretrizes Meta + ser específico no texto.
7. Configuración SMTP solo con "Principal=No"
Si ningún servidor está marcado Principal, Quaza no envía. Siempre ten al menos uno Principal=Sí. En multi-servidor: 1 Principal, otros como fallback ordenados.

Galería de pantallas

Campanha
Campanha
Selecao
Selecao
Notificacao
Notificacao
Emailconfig
Emailconfig
Smsconfig
Smsconfig
Whatsconfig
Whatsconfig
Whatstemplate
Whatstemplate
Whatsenvio
Whatsenvio
Etiqueta
Etiqueta

Documentos relacionados

Profundiza en los temas conexos:
  • Cliente — email/WhatsApp/celular registrados en la ficha son origen del envío
  • Administración — testar envio rápido pela aba Configurações; cron de campanhas em Tareas
  • Chat — atención omnicanal en vivo (WhatsApp, bot, respuestas rápidas)
  • Portal / Área del Cliente — autoatención del cliente final (2da vía, OS, dependientes, recomendaciones)
  • Mapa — visualización geográfica de clientes, CTOs, postes, cables FO (georreferencia)
  • Verificaciones — auditoría "cliente sin boleta" usa email/WhatsApp aquí configurado
  • Paneles — alerta "Campañas com envio não concluído" linka direto pra Campaña → Errores
  • Soporte / OS — notificação automática de OS creada vai pelo canal configurado aqui
  • Mensualidad — aviso de vencimiento + boleta va por el canal definido en el contrato
  • Cobro — boleta/QR enviado por email/WhatsApp vía plantilla

FAQ

¿Puedo usar SMTP del propio servidor del proveedor?

Puede — pero mantén el IP "caliente" (warmup), monitorea reputación (sender score), implementa SPF/DKIM. En volumen alto (>1000 emails/día) considera servicio dedicado (AWS SES, SendGrid, Mailgun).

¿Cuánto cuesta enviar SMS / WhatsApp?

Depende del gateway. Estimaciones: SMS ~Gs. 200-500 por envío; WhatsApp HSM ~Gs. 150-1000 por conversación iniciada. Conversación dentro de la ventana 24h es gratis en WhatsApp.

¿Cliente puede optar por no recibir? ¿Cómo respeto?

Sí — agrega campo opt-out en la ficha del cliente. Filtros de campaña deben excluir opt-out. Para Email es obligatorio enlace "darse de baja" en el pie (Ley de protección de datos).

¿Cómo agendar una campaña para correr mañana a las 9h?

Crie a campanha como rascunho hoje, depois ative no horário desejado. Quaza não tem agendamento nativo de campanha — para envios recorrentes use Tarea.

¿Puedo enviar imagen/PDF por WhatsApp?

Sí — plantillas HSM de Meta aceptan medios (imagen, PDF, video). En la plantilla, marca la variable de tipo medio + sube el archivo. Límite: 5MB por medio.

¿Cómo veo si el email cayó en el spam del cliente?

No hay forma de ver directo — Quaza solo sabe si el gateway aceptó. Indicaciones indirectas: cliente reclama, tasa de apertura cae drásticamente, enlace en el email no es clickeado. Usa mail-tester.com para evaluar configuración.

¿Plantillas pueden tener botones clickeables?

Sí en WhatsApp HSM — hasta 3 botones (URL, teléfono, "hacer pago"). En SMS no se puede. En Email la mayoría de los clientes renderiza HTML con botones.