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Plan de Cuentas — Quaza (ES-PY)

Plan de Cuentas — Quaza

El Plan de Cuentas es la lista organizada de las cuentas contables — los grupos de ingresos y de gastos — que clasifican cada importe que entra o sale. Es lo que da nombre a cada movimiento (mensualidad, instalación, alquiler, sueldo…) y organiza las líneas del informe de resultado (DRE).

Esta página está dirigida a quien administra el área financiera y contable del proveedor: explica qué es el plan de cuentas, cómo se organiza en niveles, cómo dar de alta una cuenta desde cero y cómo esa cuenta pasa a clasificar los cobros y pagos y a aparecer en el DRE. Sirve también para quien recién empieza y todavía no entiende por qué toda venta y todo pago piden una “cuenta contable”.

En esta wiki

Cuándo usar / cuándo no usar

Use esta pantalla para armar y mantener la estructura de cuentas del proveedor — una tarea de configuración, normalmente hecha una vez al inicio y ajustada de vez en cuando. En el día a día usted no vuelve aquí: las cuentas ya dadas de alta aparecen como opción cuando se registra una venta, un movimiento o un pago.

Use el Plan de Cuentas cuando…	No lo use cuando…
Quiere crear una nueva categoría de ingreso o gasto (ej.: “Mensualidad”, “Tarifa de instalación”, “Alquiler”).	Solo quiere registrar un importe a cobrar o a pagar — eso se hace en las pantallas de cobro/pago, eligiendo una cuenta ya existente.
Necesita reorganizar el árbol (crear un grupo nuevo, mover una cuenta a otro grupo).	Quiere ver los importes de cada cuenta — eso es en el Informe de cuentas (DRE), no aquí.
Quiere definir en qué situaciones una cuenta puede usarse (cobro, pago, vale, movimiento manual).	Quiere registrar un sector, proyecto o sucursal que cruza las cuentas — eso es Centro de costo, una pantalla aparte.

Glosario

Término	Qué significa
Cuenta contable	Una categoría que clasifica qué es cada importe (mensualidad, instalación, alquiler…). Es la pieza básica del plan de cuentas.
Plan de cuentas	El conjunto entero de las cuentas, organizado en niveles (grupos y subgrupos). Es el “árbol” que se ve en el listado.
Identificador del plan	El código numérico de cada cuenta, en formato `1.1.2`. Muestra su posición en el árbol: `1` es un grupo principal, `1.1` es un subgrupo dentro de él, y así sucesivamente.
Cuenta superior	La cuenta padre, es decir, el grupo al que la cuenta pertenece. Dejarla en blanco crea un grupo principal (nivel 1).
Cuenta sintética	Una cuenta que tiene otras cuentas dentro (un grupo). Sirve para agrupar y sumar — no se registra un importe directamente en ella.
Cuenta analítica	Una cuenta “hoja”, sin cuentas hijas. Es en ella donde los importes realmente caen. El sistema marca una cuenta como analítica automáticamente cuando no tiene hijas.
Dígito final	El último número del identificador. En `1.1.2`, el dígito final es `2`. Usted informa solo ese número; el resto del código lo arma el sistema a partir de la cuenta superior.
Movimiento	El registro de un importe (un cobro, un pago, un movimiento manual) atado a una cuenta. Es lo que alimenta los informes.
DRE	Demostrativo de Resultado del Ejercicio — el informe que muestra ingresos menos gastos, cuenta por cuenta, mes a mes, llegando al resultado del período.
Cuenta de resultado	Una línea calculada del DRE: suma el importe de varios grupos para mostrar un total parcial (ej.: “Resultado operativo”). No es una cuenta donde se registra; es solo una línea de suma.

Cómo se organiza el plan (niveles)

El plan de cuentas funciona como un árbol. Cada cuenta tiene un identificador numérico que muestra dónde está en ese árbol. Cuantos más puntos en el número, más profunda en la jerarquía:

1            Ingreso                  → grupo principal (nivel 1, sintética)
1.1        Mensualidad              → subgrupo (nivel 2, analítica)
1.2        Tarifa de instalación   → subgrupo (nivel 2, analítica)
1.3        Servicio técnico         → subgrupo (nivel 2, analítica)
2            Deducciones s/ ventas    → grupo principal (nivel 1, sintética)
2.1        Cancelaciones            → subgrupo (nivel 2, sintética)
2.1.1    Devolución               → cuenta hoja (nivel 3, analítica)
3            Gastos                   → grupo principal (nivel 1, sintética)
3.1        Alquiler                 → cuenta hoja (nivel 2, analítica)

Sintética vs analítica: una cuenta que tiene hijas (como 1 Ingreso o 2.1 Cancelaciones) es sintética — sirve solo para agrupar y sumar. Una cuenta sin hijas (como 1.1 Mensualidad) es analítica — es en ella donde caen los importes. Quaza lo decide solo: al crear una cuenta hija dentro de otra, la cuenta padre pasa a ser sintética automáticamente.

Usted no escribe el código entero. Al dar de alta una cuenta usted elige la cuenta superior (el grupo donde entra) e informa solo el dígito final; Quaza arma el identificador completo y reordena el árbol para que los códigos queden siempre en secuencia.

La pantalla de Cuenta contable

Financiero → Cuenta contable

Listado

La pantalla abre con la lista de todas las cuentas, ordenada por la posición en el árbol. Cada fila muestra el Identificador del plan (el código, con sangría según el nivel), la Descripción, la Cuenta superior (el grupo padre) y quién la creó. Arriba están los botones Cuentas de resultado y Agregar cuenta contable; las pestañas Listado, Filtros e Informes ayudan a buscar y exportar. Para abrir una cuenta, haga clic en el ícono de lápiz a la izquierda de la fila.

Lectura del árbol: las cuentas con código más corto (1, 2) son los grupos principales; las de código más largo (1.1, 2.1.1) aparecen indentadas, mostrando a qué grupo pertenecen.

Paso a paso: dar de alta una cuenta

Para crear una nueva cuenta contable, haga clic en Agregar cuenta contable arriba del listado y complete el formulario:

#	Qué hacer
1	En Cuenta superior, elija el grupo al que la cuenta pertenece (ej.: Ingreso). Déjela en blanco solo si quiere crear un grupo principal nuevo.
2	Revise el Dígito final — el sistema ya sugiere el próximo número libre dentro del grupo. Cámbielo solo si quiere posicionar la cuenta en otro orden dentro del grupo.
3	Escriba la Descripción (el nombre de la cuenta, ej.: Mensualidad). Es el texto que aparecerá en los informes y en las pantallas de movimiento.
4	Defina los cuatro usos — Utilizada en cobro, en pago, en vale y en movimiento manual. Indican en qué situaciones la cuenta podrá elegirse (vea la sección siguiente).
5	Si marca Utilizada en pago = Sí, aparecen dos campos extra: Usa intereses (separa los intereses del importe principal) y Cuenta para intereses (la cuenta donde se clasifican los intereses). Complételos solo si la cuenta es de gasto que cobra intereses.
6	Haga clic en Grabar cuenta contable. La cuenta pasa a aparecer en el árbol y queda disponible para clasificar movimientos.

Hereda del grupo: al elegir la cuenta superior en una cuenta nueva, Quaza ya copia los usos de la cuenta padre para ahorrar tipeo. Ajústelos si la nueva cuenta necesita un comportamiento distinto.

Los cuatro usos: cobro, pago, vale y manual

Cada cuenta tiene cuatro llaves que controlan dónde puede elegirse. Funcionan como filtros: al registrar un importe, el sistema muestra solo las cuentas marcadas para esa situación. Así una cuenta de ingreso no aparece por error en una pantalla de pago.

Uso	Qué habilita
Utilizada en cobro	La cuenta puede elegirse al registrar importes a cobrar (mensualidades, ventas, tarifas). Típico de las cuentas de ingreso.
Utilizada en pago	La cuenta puede elegirse al registrar importes a pagar (gastos, proveedores). Típico de las cuentas de gasto.
Utilizada en vale	La cuenta puede usarse en vales (adelantos).
Utilizada en movimiento manual	La cuenta puede elegirse en un movimiento manual de caja (entradas/salidas cargadas a mano, fuera de los cobros automáticos).

Si la cuenta no aparece a la hora de registrar, casi siempre es porque el uso correspondiente está en No. Vuelva a la cuenta, marque el uso correcto y grabe.

Cómo la cuenta clasifica los movimientos

La cuenta contable es la “etiqueta” de cada importe. Se elige en varios puntos del sistema y, a partir de ahí, todo importe generado hereda esa clasificación:

Ventas y planes: al dar de alta un tipo de venta, una venta recurrente o un plan, usted indica la cuenta de ingreso. Todo cobro generado por él entra en esa cuenta.
Servicios de contrato: cada servicio del contrato apunta a una cuenta de entrada — es lo que separa, por ejemplo, mensualidad de tarifa de instalación.
Documentos a pagar: al registrar un gasto, usted elige la cuenta de pago (entre las marcadas como “utilizada en pago”).
Movimientos manuales: entradas y salidas cargadas directo en la caja también piden la cuenta (entre las “utilizada en movimiento manual”).
Proveedor: un proveedor puede tener una cuenta por defecto, ya sugerida al registrar sus gastos.

Como cada importe lleva la cuenta, basta sumar todo lo que cayó en cada cuenta para tener el resultado — y es exactamente lo que hace el DRE.

Cómo la cuenta aparece en el DRE

Financiero → Informe de cuentas (DRE)

El Informe de cuentas (DRE) es donde el plan de cuentas se vuelve número. Lista las cuentas en el orden del árbol y suma, en cada columna de período, todos los importes clasificados en cada cuenta. Las cuentas analíticas muestran lo que cayó en ellas; las sintéticas muestran el total de las hijas; y el informe llega al resultado.

Filtro del DRE	Para qué sirve
Fecha inicial / Fecha final	Define el intervalo (mes/año) que se vuelve columna en la tabla.
Fecha de competencia	Decide en qué período entra cada importe: por Fecha de entrada, Fecha de vencimiento, Fecha de pago o Fecha de la operación.
Agrupamiento	Columnas por Mes o por Año.
Empresa	Filtra por una o varias empresas (cuando el proveedor tiene más de una).

Visión caja vs competencia: eligiendo Fecha de pago usted ve el resultado por el dinero que de hecho entró o salió (visión caja). Eligiendo Fecha de vencimiento o Fecha de entrada, lo ve por lo que se generó en el período, independientemente de haber sido pagado (visión competencia).

El detalle completo de los filtros y de la exportación está en Informes financieros ; aquí el foco es entender que la estructura que usted arma en el plan de cuentas es exactamente la estructura de líneas del DRE.

Solo aparece quien tuvo movimiento: una cuenta recién creada solo va a surgir en el DRE después de que algún movimiento sea clasificado en ella dentro del período elegido. Cuenta sin importe no aparece — es normal.

Cuentas de resultado (líneas de suma del DRE)

Además de las cuentas comunes, usted puede crear cuentas de resultado: líneas que no reciben movimientos, sirven solo para sumar grupos y mostrar un total parcial en el DRE (por ejemplo, “Resultado operativo = Ingresos – Deducciones”).

Dónde darlas de altaFinanciero → Cuenta contable → botón Cuentas de resultado

Informe una Descripción para la línea, elija las cuentas sumadas (entre los grupos principales) e indique en Mostrar después de la cuenta la posición donde la línea debe aparecer en el informe.

Porcentajes: en el DRE usted puede elegir una cuenta de resultado como base de cálculo. Los porcentajes de cada línea pasan a calcularse sobre ella — útil para ver, por ejemplo, cuánto representa cada gasto sobre el ingreso.

Mover, renombrar y eliminar cuentas

La estructura no es fija — pero modificarla tiene reglas, porque cada cuenta puede estar atada a movimientos.

Renombrar o reposicionar

Abra la cuenta por el lápiz en el listado, ajuste la Descripción, la Cuenta superior o el Dígito final y grabe. Al cambiar la cuenta superior o el dígito, Quaza recalcula los códigos de las cuentas vecinas y de las hijas para mantener todo en secuencia.

Migrar valores entre cuentas

Al editar una cuenta, quien tiene permiso ve el botón Migrar valores entre cuentas. Transfiere a otra cuenta todo lo que estaba atado a esta: movimientos, ventas, tipos de venta, ventas recurrentes, servicios de contrato y proveedores. Úselo cuando necesite unificar dos cuentas que quedaron redundantes.

La migración no tiene “deshacer”. Revise la cuenta de destino antes de confirmar — los importes serán reclasificados de inmediato en todos los informes.

Eliminar

Solo es posible eliminar una cuenta que esté vacía y sin hijas. El sistema bloquea la eliminación si hay movimientos, ventas, tipos de venta, ventas recurrentes, servicios de contrato o proveedores ligados a ella — o si es un grupo con cuentas dentro. En esos casos, migre los valores antes (o primero quite las cuentas hijas).

Errores frecuentes

Registrar un importe en una cuenta grupo. No se registra en cuentas sintéticas (las que tienen hijas). Cree una cuenta analítica dentro del grupo y clasifique el movimiento en ella — el grupo suma solo.

Cuenta con el uso equivocado. Si la cuenta no aparece en la pantalla de cobro, de pago o de movimiento manual, revise que el uso correspondiente esté en Sí — es lo que habilita la cuenta en esa pantalla.

Esperar la cuenta nueva en el DRE de inmediato. Una cuenta solo aparece en el DRE después de recibir algún movimiento en el período filtrado. Hasta entonces, existe pero queda fuera del informe.

Visión caja vs competencia cambiadas. Un resultado “distinto de lo esperado” casi siempre es la Fecha de competencia del DRE: pago muestra lo que entró en la caja; vencimiento/entrada muestran lo que se generó, pagado o no.

Ingreso y gasto en el mismo grupo. Mezclar cuentas de ingreso y de gasto bajo el mismo grupo principal complica la lectura del DRE. Mantenga grupos separados (ej.: uno para ingresos, otro para gastos).

Confundir cuenta de resultado con cuenta común. La cuenta de resultado es solo una línea de suma; no recibe movimientos y no aparece en las pantallas de venta o pago.

Cambiar el dígito final pensando que es cosmético. El dígito final define el orden de la cuenta dentro del grupo y altera el identificador; modificarlo renumera las cuentas vecinas. Cámbielo con intención.

Migrar a la cuenta equivocada. La migración lleva todos los vínculos de una vez y no se revierte. Vuelva a revisar la cuenta de destino antes de confirmar.

Borrar una cuenta “que no uso más”. Si tiene historial, el sistema bloquea la eliminación — y hace bien: borrarla perdería la clasificación de los movimientos antiguos. Migre los valores en lugar de eliminar.

Preguntas frecuentes

¿Necesito saber contabilidad para armar el plan de cuentas?

No para lo básico. Piense en “categorías de ingreso” y “categorías de gasto” y cree una cuenta para cada tipo de importe (mensualidad, instalación, alquiler…). Si el proveedor tiene contador, conviene alinear la estructura con él.

¿Cuál es la diferencia entre cuenta sintética y analítica?

La sintética es un grupo (tiene cuentas dentro y solo suma); la analítica es una cuenta hoja donde los importes realmente caen. Quaza lo marca solo según la cuenta tenga o no hijas.

¿Cómo creo un grupo principal nuevo?

En Agregar cuenta contable, deje la Cuenta superior en blanco. La cuenta se vuelve un grupo de nivel 1 (código de un solo dígito, como 1 o 2).

¿Necesito escribir el código completo (1.1.2)?

No. Usted elige la cuenta superior e informa solo el dígito final; el sistema arma el código completo y mantiene la numeración en orden.

¿Por qué mi cuenta no aparece en la pantalla de pago?

Porque el uso Utilizada en pago está en No. Abra la cuenta, marque el uso correcto y grabe. Lo mismo vale para cobro, vale y movimiento manual.

Di de alta una cuenta y no aparece en el DRE. ¿Está mal?

No. La cuenta solo entra en el DRE después de que algún movimiento sea clasificado en ella, dentro del período filtrado. Cuenta sin movimiento queda fuera del informe.

¿Para qué sirven los campos de intereses?

Cuando la cuenta es de pago y usted marca Usa intereses, el sistema separa los intereses del importe principal y los clasifica en la Cuenta para intereses indicada. Útil para ver cuánto se gastó solo en intereses.

¿Puedo eliminar una cuenta que no uso más?

Solo si está vacía y sin cuentas hijas. Si tiene historial (movimientos, ventas, contratos…), el sistema bloquea la eliminación. En ese caso, migre los valores a otra cuenta.

¿Qué hace el botón “Migrar valores entre cuentas”?

Transfiere a otra cuenta todo lo que estaba ligado a esta — movimientos, ventas, contratos, proveedores. Sirve para unificar cuentas redundantes. La acción no se deshace, así que revise el destino antes.

¿Qué es una “cuenta de resultado”?

Es una línea de suma del DRE: junta el importe de varios grupos y muestra un total parcial (ej.: “Resultado operativo”). No recibe movimientos y no aparece en las pantallas de venta o pago.

¿Puedo cambiar una cuenta de grupo después de creada?

Sí. Abra la cuenta y cambie la Cuenta superior. Quaza recalcula los códigos de las cuentas afectadas para mantener la secuencia.

¿Dónde está esta pantalla en el menú?

En Financiero → Cuenta contable. El informe que usa el plan está en Financiero → Informe de cuentas (DRE).

Documentos relacionados

Informes financieros — el DRE y los demás informes que usan el plan de cuentas.
Cobros y pagos — donde la cuenta contable se elige al registrar importes a cobrar y a pagar.
Reglas de cobranza — cómo se generan los cobros automáticos (y se clasifican en cuentas).
Plan de ventas — tipos de venta y planes que apuntan a una cuenta de ingreso.