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Como Utilizar o Chat

Nesse tutorial, vamos te mostrar as funcionalidades disponíveis do módulo Chat

 

1º Para localizar o módulo

Acesse: Menu > Chat > chat, conforme destacado na imagem abaixo:

FILA: Aonde estarão os as conversas aguardando atendimento;

ABERTOS: Aonde estarão localizados as conversas que estão sendo atendidas no momento;

FECHADOS: Aonde estará localizado o histórico de mensagens finalizadas;

 

Para cadastrar motivos das solicitações dos clientes

Para um melhor controle dos atendimentos, poderão ser criados "Motivos" para vincular a um chat

Acesse: COMUNICAÇÃO > MOTIVO, conforme imagem abaixo:

Para adicionar novos motivos de chamados, basta adicionar clicando em "Adicionar motivo";

Para fazer o cadastro basta preencher os campos abaixo:

Ao realizar um novo cadastro, lembre- se de clicar em "Gravar motivo" antes de sair;

 

3º Para aceitar um atendimento/conversa

Para aceitar uma conversa que recebida pelo chat basta clicar nela através da aba "Fila", automaticamente o sistema fará o "aceite" do atendimento com o nome do usuário que está logado no sistema.

Após clicar na conversa nova, o sistema permitirá que você inicie a conversa com o cliente, e inclusive consiga vincular esse contato com um cliente já cadastrado no sistema.

Como destacado na imagem abaixo:

1: Local onde você pode selecionar o motivo do atendimento;

2: Local onde é possível selecionar o atendente responsável por essa conversa;

3: Local onde é possível vincular esse chamado a um cadastro já existente no sistema, conforme imagem abaixo:

Após fazer a vinculação da pessoa que está chamando a um cadastro existe o sistema passa a exibir novas funcionalidades. Conforme destacado na imagem abaixo:

- Enviar Boletos e NF's = Atalho onde é possível fazer o envio facilitado de notas fiscais e boletos;

- Conceder bônus = Atalho para conceder bônus de confiança para clientes inadimplentes;

- Mensagens rápidas = Local onde você pode escolher mensagens previamente configuradas;

- Novo atendimento = Local onde é possível criar novas ordens de serviço/atendimento;

- Fechar conversa = Finaliza a conversa. Caso o cliente chame novamente, iniciará um novo atendimento.

 

4º Configurações de mensagens rápidas

Você pode deixar seu sistema configurado com mensagens personalizadas, como "Um momento, estamos verificando" ou então "Nosso provedor agradece a sua mensagem". Use essa ferramenta para otimizar o seu fluxo de trabalho.

Para cadastrar mensagens rápidas, siga os passos da imagem abaixo:

Para fazer o cadastro de mensagens, basta clicar em "Adicionar mensagens rápidas", conforme imagens abaixo;

 

5º Edições de contrato, via chat

Também existe a opção de, pelo próprio chat, abrir o contrato do cliente para realizar ajustes, conforme imagem abaixo

 

Clicando no botão destacado na imagem acima, o sistema abrirá um pop-up do contrato onde você poderá fazer as edições necessárias.

 

6º Atribuindo um responsável para o atendimento

No primeiro campo você pode definir o motivo do chamado, que foi cadastrado no item 2.

No segundo campo destacado na imagem acima, temos a possibilidade de escolha dos atendentes.

 

Iniciando uma conversa através do chat

Para iniciar uma conversa através do módulo, clique no botão destacado na imagem abaixo:

Após clicar no botão selecionado na imagem acima o sistema abrirá o pop-up indicado na imagem abaixo:

 

Fazendo filtros por atendentes

Para filtrar os atendimentos por atendentes, selecione a aba n qual pretende pesquisa, como "Fila", "Aberto" e "Fechado" e selecione o atendente,

O sistema lhe apresentará os atendimentos.

 

Configurando etiquetas de atendimento

Você tem a opção de criar etiquetas, para facilitar a identificação de prioridades de chamados, por exemplo;

Pra cadastrar uma nova etiqueta, siga os passos da imagem abaixo: