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Inventario / Stock (ES-PY)

Inventario / Stock — Quaza

Cómo registrar productos, equipos y servicios, controlar las cantidades por depósito y registrar entradas, salidas y transferencias de stock. Dirigido al encargado de depósito y a los operadores del proveedor que reciben mercadería, entregan equipos al técnico y siguen el saldo.

En esta página:

Cuándo usar (y cuándo NO usar)

Use el módulo Stock para registrar todo lo que el proveedor compra, guarda y entrega — routers, ONUs, switches, cables, conectores — y para seguir cuántas unidades hay en cada depósito. Este módulo alimenta a las demás pantallas: cuando el técnico instala un equipo en una Orden de Servicio o cuando usted hace una venta suelta de un producto, es el stock el que se descuenta.

Situación	Use
Registrar un router, ONU, switch o cable que el proveedor compra y revende/instala	Stock → Producto
Registrar la llegada de mercadería del proveedor	Agregar stock / Compra
Seguir cuántas unidades hay en cada depósito (almacén, técnico, cliente)	Stock → Inventario
Controlar individualmente un equipo por su número de serie	Stock → Equipo
Enviar el equipo al técnico para llevar a campo o prestarlo al cliente	Transferencia de stock
Cobrarle al cliente por ese producto/equipo	Venta suelta
Instalar el equipo en una visita técnica	Orden de Servicio
Registrar el plan de internet que el cliente abona todos los meses	Plan / Contrato

El stock alimenta a la venta y a la orden de servicio. Registrar el producto y controlar el saldo es tarea del Stock. Cobrarle al cliente es tarea de la Venta suelta , y llevar el equipo hasta la casa del cliente suele pasar por una Orden de Servicio . Las tres pantallas se comunican: la venta y la orden de servicio descuentan el stock de forma automática.

Cómo funciona el stock en Quaza

El stock de Quaza tiene tres piezas que conviene entender antes de operar:

Producto — el registro del ítem (nombre, valor, unidad de medida, datos fiscales). Un producto puede ser de tres tipos: Producto (mercadería común, controlada por cantidad), Equipo (controlado uno por uno, con número de serie) o Servicio (mano de obra, instalación — no tiene saldo de stock).
Depósito — dónde está la mercadería. Puede ser un almacén fijo (Depósito General), un depósito móvil (vehículo de una cuadrilla) o uno de los depósitos especiales que el sistema ya trae: Técnico, Cliente y Orden de Servicio.
Inventario — el saldo de cada producto en cada depósito. Es la cuenta "tengo 25 cámaras en el Depósito General, 8 con el técnico". Cada vez que un ítem entra o sale, el sistema registra un movimiento y actualiza el saldo.

Saldo general frente a inventario. El saldo disponible que aparece en la pantalla del producto es la suma de todos los depósitos. El Inventario muestra ese mismo saldo separado por depósito. Cuando ambos difieren, el sistema avisa (ver Avisos automáticos ).

Glosario

Término	Qué es
Producto	Ítem registrado en el stock. Se controla por cantidad total (ej.: cable, conector, fuente).
Equipo	Producto controlado unidad por unidad, cada una con número de serie, patrimonio y código de barras (ej.: router, ONU). El sistema sabe exactamente dónde está cada pieza.
Servicio	Ítem sin stock físico (instalación, configuración, alquiler). Existe para entrar en factura y en venta, pero no tiene saldo.
Categoría	Agrupa productos y define si son Producto o Servicio y qué documento fiscal usan. Toda la parte fiscal del producto proviene de la categoría.
Depósito	Dónde queda la mercadería. Puede ser fijo (almacén) o móvil (vehículo de cuadrilla). Hay tres depósitos especiales que el sistema controla solo: Técnico, Cliente y Orden de Servicio.
Inventario	Saldo de cada producto en cada depósito. También llamado saldo consolidado.
Inventario individual	La lista de cada equipo (por su número de serie) y dónde está ahora: en el almacén, con un técnico, con un cliente o reservado en una orden de servicio.
Movimiento	El registro de cada entrada o salida de stock. Es el historial que explica cómo el saldo llegó al número actual.
Comodato	Equipo entregado al cliente en préstamo (sigue siendo del proveedor). Es un tipo de salida ligada a un contrato.
Compra	Registro de la mercadería que llegó del proveedor. Puede importar el archivo del documento fiscal y dar entrada al stock de una vez.
Proveedor	Registro de quien le vende la mercadería al proveedor de internet. Es un cliente marcado como proveedor.
Balance	Ajuste del stock: usted informa el conteo físico y el sistema ajusta el saldo para que coincida con la realidad.
Baja	Retiro definitivo de un ítem del stock (pérdida, defecto, descarte).
Referencia	Código único del producto (puede ser el código de fábrica). No se repite entre productos.

Configuración / requisitos previos

Antes de registrar el primer producto, prepare estos ítems. Sin ellos se traba ya en el registro:

Categoría registrada Stock → Categoría

Todo producto pertenece a una categoría, y es la categoría la que define si es Producto o Servicio y qué documento fiscal usa (serie fiscal y tipo de documento). Sin categoría, el producto no se puede guardar. Cree categorías por tipo de ítem — Router, ONU, Switch, Cable, Servicios, Conectores.

Unidad de medida registrada Stock → Unidad

Define cómo se cuenta el ítem: Unidad, Caja, Kilogramo, Paquete, Pieza, Metro. Ya viene con las unidades más comunes; registre otras si lo necesita.

Depósito registrado Stock → Depósito

Necesita al menos un depósito fijo (el Depósito General) para dar entrada a la mercadería. Marque uno de ellos como predeterminado — es el depósito sugerido en las operaciones y usado en el balance. Los depósitos Técnico, Cliente y Orden de Servicio ya existen y no se pueden editar ni borrar.

La parte fiscal del producto depende del país y del documento. Los campos fiscales que aparecen en el registro del producto cambian según la categoría. Para los productos del Paraguay, el sistema solicita los datos de IVA del producto (tipo y tasa). Ante cualquier duda sobre qué códigos usar, confírmelo con su contador.

Paso a paso — registrar un producto

Stock → Producto

1	En la pantalla Producto, haga clic en Agregar producto.
2	Informe el Nombre y elija la Categoría. La categoría es la que decide si el ítem es Producto o Servicio y qué campos fiscales aparecen a continuación.
3	Complete los campos fiscales que aparezcan (varían según la categoría); para los productos del Paraguay, los datos de IVA. Informe también la Referencia (código único), el EAN (código de barras de fábrica, si lo hay) y la Unidad.
4	Informe el Valor de costo y el Valor de venta. Para mercadería, defina además los pesos neto y bruto, si va a usarlo en documento con transporte.
5	Defina el control de stock: Saldo mínimo y Saldo máximo (el sistema avisa cuando el saldo cae por debajo del mínimo) y el Depósito de stock disponible (si el saldo "disponible" considera todos los depósitos o todos menos el del técnico).
6	Haga clic en Guardar. El producto se crea sin saldo — para tener cantidad, haga una entrada (próximo paso a paso) o registre una compra.

Listo. El producto ya aparece en el listado. Si la referencia parte de cero, el sistema le agrega un prefijo automático para garantizar que sea única.

Paso a paso — dar entrada al stock

Hay dos formas de aumentar el saldo. La rápida es el botón Agregar stock (registra la entrada manual). La completa es la Compra (registra el proveedor, el documento y mueve todo de una vez — ver en Demás pantallas ).

Stock → Producto → Agregar stock

1	Haga clic en Agregar stock (en la parte superior del listado de productos, equipos o inventario).
2	Elija el Producto y el Depósito al que está entrando la mercadería.
3	Informe la Cantidad. La Operación ya viene como Compra y el Tipo de operación como Entrada (no editables aquí).
4	Si es un equipo, informe el Valor de Costo y el Valor de Venta — cada unidad entra como una pieza individual, lista para recibir número de serie después.
5	(Opcional) Escriba una Observación y haga clic en Confirmar.

Listo. El saldo del producto aumenta en el depósito elegido y la entrada queda registrada en la pantalla de Movimiento.

Recorrido del equipo: de la recepción al cliente

Este es el recorrido típico de un equipo (un router, por ejemplo) dentro de Quaza: llega del proveedor, queda en el almacén, va con el técnico y termina instalado en la casa del cliente.

Cada paso entre depósitos genera dos movimientos: una salida del depósito de origen y una entrada en el depósito de destino. Por eso el historial muestra líneas rojas (salida) y verdes (entrada) en pares.

Pantalla de Producto

Stock → Producto

Listado

Muestra todos los productos registrados. Las columnas traen el código, nombre, categoría, tipo (Producto, Equipo o Servicio), referencia, unidad, saldo disponible, valor de costo, valor de venta y quién lo modificó por última vez. Los productos con saldo por debajo del mínimo aparecen destacados en rojo; los productos eliminados aparecen atenuados y quedan ocultos por defecto. Arriba están los botones Agregar producto, Agregar stock y Transferencia de stock; los atajos por categoría (Router, ONU, Switch...) filtran la lista rápidamente.

Listado de productos: tipo, referencia, saldo disponible y valores. Los atajos de categoría quedan justo debajo de la barra de pestañas.

Detalle del producto

Al abrir un producto verá los datos de registro (nombre, categoría, valores, control de stock) y, arriba, una etiqueta que indica si es Producto, Equipo o Servicio. Si el saldo está por debajo del mínimo, aparece además el aviso "Saldo en stock inferior al mínimo". El detalle trae la pestaña Historial (todo cambio en el registro) y, para equipos, la pestaña Equipo (las unidades individuales de ese producto). El área de botones cambia según el tipo.

Tipos de movimiento

Todo aumento o reducción de saldo es un movimiento, con una operación (el motivo) y un tipo (Entrada, que suma; o Salida, que resta). La mayoría se dispara con un botón — usted no elige la operación a mano. Las operaciones son:

Operación	Entrada o salida	Cuándo ocurre
Compra	Entrada	Llegada de mercadería del proveedor — por el botón Agregar stock o al mover una compra.
Transferencia	Salida + Entrada	Mover el ítem de un depósito a otro (almacén → técnico → cliente). Genera los dos registros.
Venta	Salida	Cuando una venta suelta de un producto físico se finaliza.
Comodato	Salida	Equipo prestado al cliente, vinculado a un contrato (ver Comodato ).
Baja	Salida	Retiro definitivo (pérdida, defecto, descarte). Exige observación.
Balance	Entrada o salida	Ajuste del saldo para que coincida con el conteo físico.
Reverso	Entrada	Deshace una salida anterior, devolviendo el ítem al stock.
Consumo	Salida	Ítem usado internamente, sin convertirse en venta ni quedar con el cliente.

De dónde vino cada movimiento. Además de la operación, cada movimiento guarda el origen: Manual (usted lo registró en pantalla), Orden de compra, Orden de servicio o Venta de productos. Así se puede rastrear si esa salida fue de una instalación, de una venta o de un ajuste manual.

Movimientos de stock. Las líneas verdes son entradas y las rojas son salidas. Note los pares Entrada/Salida de una transferencia (misma cantidad, depósitos distintos).

Equipos (ítems con número de serie)

Stock → Equipo

Cuando un producto se marca como equipo, Quaza deja de contar solo la cantidad y pasa a controlar cada pieza individualmente: número de serie, patrimonio, código de barras, valor y dónde está. Es el control ideal para routers y ONUs, donde usted necesita saber qué aparato está en cada cliente.

Listado de equipos: cada línea es una pieza, con su serie/MAC, patrimonio, depósito actual, técnico/cliente y valor de costo.

En el listado puede marcar varias piezas y usar el menú Acciones para Agregar series/patrimonio en lote, Imprimir códigos de barras o hacer la Baja de equipos. La baja exige una observación obligatoria y deshabilita la pieza. Cada línea tiene el atajo Devolver al stock, que trae de vuelta al almacén un equipo que estaba con el técnico o con el cliente.

Un equipo en una orden de servicio abierta no se puede dar de baja ni transferir. Si la pieza está reservada en una orden de servicio en curso, el sistema lo bloquea. Finalice o cancele la orden de servicio primero.

En el detalle de un equipo están los botones Imprimir código, Ver producto, Ver cliente (si está con un cliente) y Ver compra (si entró por una compra). Cuando la pieza se puede retirar, aparece también Baja de equipo.

Comodato — equipo prestado al cliente

En el comodato el proveedor le entrega un equipo al cliente pero sigue siendo su dueño — es un préstamo, normalmente atado al contrato de internet. En Quaza, el comodato es una salida que lleva la pieza al depósito Cliente, siempre vinculada a un contrato.

En la práctica, usted usa la Transferencia de stock: elige el equipo, define el depósito de destino como Cliente e informa el cliente y el contrato. A partir de ahí el sistema sabe que esa pieza específica está con ese cliente, y eso aparece tanto en el Inventario individual como en el registro del equipo.

Cuando el cliente devuelve. Al cerrar el contrato o cambiar el aparato, use el atajo Devolver al stock en la pantalla de Equipo (o la transferencia de vuelta a un depósito de almacén). La pieza vuelve al saldo disponible y queda lista para reutilizar.

El cobro es un asunto aparte. El comodato controla la posesión del equipo, no el cobro. Si va a cobrar el aparato o una tasa, eso es una venta suelta ; el comodato solo registra que la pieza salió hacia el cliente en préstamo.

Demás pantallas del Stock

Inventario

Stock → Inventario

Muestra el saldo de cada producto en cada depósito (solo líneas con saldo mayor que cero). Es la foto de "qué tengo y dónde". Cada línea tiene el atajo Ver movimientos, que abre el historial de ese producto en ese depósito. Para ítems con el cliente, con el técnico o que sean equipo, el detalle también lista el Inventario individual (las piezas, una por una).

Inventario: saldo por producto y por depósito (Depósito General, Técnico, Cliente y los depósitos móviles que usted registre).

Inventario individual

Stock → Inventario Individual

La lista de cada equipo y dónde está ahora: depósito, técnico, cliente y orden de servicio. Aquí descubre, por ejemplo, qué router (por número de serie) está en la casa de cada cliente.

Inventario individual: cada pieza con su número de serie, el depósito actual y — cuando está en campo — el técnico, el cliente y la orden de servicio.

Compra

Stock → Compra

Registra la mercadería comprada a un proveedor. Usted informa proveedor, número de documento, valor y fecha, y agrega los productos (manualmente o importando el archivo XML del documento fiscal — el sistema reconoce al proveedor por el RUC/CNPJ y trae los ítems). Al guardar, elige entre solo registrar la compra o Confirmar y mover (dar entrada al stock en el acto). Las compras ya movidas no se pueden eliminar. Desde el detalle se puede Generar documento financiero (el gasto de la compra) y ver el documento importado.

Listado de compras, con los atajos para filtrar compras ya movidas y compras sin documento financiero.

Importaciones de XML

Stock → Compra → Importar Xml

Guarda los documentos fiscales (archivo XML) que usted importó para generar compras, con el nombre del archivo, el proveedor y el valor total. Cada documento solo se puede importar una vez.

Documentos XML importados para dar entrada al stock, con proveedor y valor total del documento.

Balance

Stock → Balance

Para ajustar el stock con el conteo físico. La pantalla lista los saldos del depósito y, en cada línea, usted escribe el saldo nuevo (lo que contó de verdad). El sistema muestra la diferencia (en azul si sobró, en rojo si faltó). Al hacer clic en Aplicar balance de stock, es obligatorio informar una observación. El ajuste se registra como movimiento de Balance y no se puede deshacer.

El equipo no disminuye por el balance. Como cada equipo es una pieza rastreada, el balance no permite reducir su cantidad — para retirar un equipo, use la Baja en la pantalla de Equipo.

Depósito, Unidad, Categoría y Operaciones

Son los registros de apoyo. Depósito (almacenes y depósitos móviles), Unidad (de medida), Categoría (tipo del producto y documento fiscal) y Operaciones (motivos de movimiento). Las operaciones estándar del sistema — Compra, Venta, Comodato, Transferencia, Baja, Balance, Reverso, Reserva — no se pueden editar; usted solo puede registrar operaciones propias adicionales.

Depósitos de stock: tipo Fijo o Móvil, con los tres depósitos especiales (Atención, Técnico, Cliente) que el sistema controla solo.

Categorías: cada una define el tipo (Producto/Servicio) y el documento fiscal (serie y tipo) de los productos que le pertenecen.

Unidades de medida disponibles, con la sigla usada en los registros y en los documentos.

Informe de productos utilizados

Stock → Utilizados

Un informe de consumo: usted filtra por período, tipo de operación, producto, depósito, técnico o cliente, hace clic en Verificar y puede Exportar. Útil para saber cuánto de cada ítem se gastó en un mes.

Informe de productos utilizados: filtros por período, operación, producto, depósito, técnico y cliente.

Avisos automáticos

El Stock tiene dos rutinas que se ejecutan solas y envían un aviso por correo electrónico — usted no necesita accionar nada en pantalla:

Aviso	Qué avisa
Saldo por debajo del mínimo	Lista los productos cuyo saldo disponible quedó por debajo del saldo mínimo registrado. Sirve para que reponga antes de que falte.
Diferencia de saldo	Lista los productos en los que el saldo general no coincide con la suma del inventario, mostrando los últimos movimientos para ayudar a investigar.

Quien activa y desactiva estos avisos es el administrador del sistema (la programación queda en el servidor, controlada por el equipo técnico). La pantalla del operador no dispara ni configura estas rutinas — solo recibe el correo cuando hay algo que informar.

Trampas frecuentes

El producto nuevo nace sin saldo. Registrar el producto no le da cantidad. Use Agregar stock o registre una Compra para que aparezca el saldo.

Aparece saldo, pero el ítem es servicio. El servicio no tiene stock. Si registró algo como servicio pero necesita controlar cantidad, debería estar en una categoría del tipo Producto.

No se puede reducir un equipo por el balance. Cada equipo es una pieza rastreada. Para sacar una del stock, use la Baja en la pantalla de Equipo — el balance solo ajusta productos comunes.

Referencia repetida. La referencia es única. Si aparece "Referencia ya informada", otro producto (incluso uno eliminado) ya usa ese código. Elija otro.

No puedo eliminar el producto. El sistema lo bloquea si todavía hay saldo, equipos activos, órdenes de servicio o documentos fiscales ligados a él. Lleve el stock a cero y deshaga los vínculos antes.

El equipo está en una orden de servicio abierta. Mientras la orden de servicio no se finaliza o se cancela, la pieza queda reservada y no se puede dar de baja ni transferir.

Transferir genera dos líneas. Una transferencia siempre crea una salida en el depósito de origen y una entrada en el destino. Ver dos líneas en el historial (una verde, una roja) es lo esperado, no un error.

El balance no tiene vuelta atrás. Aplicar el balance cambia el saldo directamente y no se puede deshacer. Verifique el conteo antes de confirmar.

Comodato sin contrato. Para enviar un equipo al depósito Cliente, el sistema exige elegir el cliente y el contrato. Sin contrato, la transferencia hacia el cliente no se concreta.

La compra movida no se revierte. Después de "Confirmar y mover" (o mover desde el detalle), la compra ya no se puede eliminar — la entrada al stock ya ocurrió.

Saldo general distinto del inventario. Si el aviso de diferencia señala un producto, normalmente hubo un movimiento perdido o un ajuste manual. Use Ver movimientos en el inventario para investigar y el Balance para corregir.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre producto, equipo y servicio?

El producto se cuenta por cantidad total (cables, conectores). El equipo se controla pieza por pieza, con número de serie — usted sabe dónde está cada uno. El servicio no tiene stock (instalación, alquiler); existe solo para entrar en factura y en venta.

Registré el producto pero el saldo está en cero. ¿Por qué?

El registro no da cantidad. Para que aparezca el saldo, haga una entrada con el botón Agregar stock o registre una Compra y muévala.

¿Cómo convierto un producto común en equipo?

En el detalle del producto está la acción Convertir en equipo. Solo funciona si no hay unidades fuera del almacén (con técnico, cliente o en orden de servicio) — devuelva esas piezas primero.

¿Cómo envío un equipo para que el técnico lo lleve?

Use Transferencia de stock: elija la pieza, defina el depósito de destino como Técnico y seleccione el técnico. El equipo sale del almacén y pasa a figurar con ese técnico.

¿Cómo registro que el equipo quedó en el cliente (comodato)?

Por la Transferencia de stock, con depósito de destino Cliente, informando el cliente y el contrato. La pieza pasa a figurar con ese cliente. Para la devolución, use Devolver al stock.

¿Dónde veo qué aparato está con cada cliente?

En el Inventario individual (Stock → Inventario Individual). Cada línea muestra el número de serie, el depósito, el cliente y la orden de servicio. Puede filtrar por cliente o por producto.

Importé el archivo del documento y el proveedor ya vino completado. ¿Cómo?

El sistema lee el RUC/CNPJ del emisor en el archivo XML y, si ya existe un registro con ese número, completa el proveedor solo. Si no existe, ofrece registrar al proveedor en el acto.

¿La compra da entrada al stock automáticamente?

Solo si usted elige Confirmar y mover al guardar (o usa Mover stock en el detalle). Si confirma sin mover, la compra queda registrada pero el saldo no cambia hasta que la mueva.

¿Para qué sirve el saldo mínimo?

Es el límite de alerta. Cuando el saldo disponible cae por debajo de él, el producto queda destacado en rojo en el listado y entra en el aviso automático por correo, para que reponga antes de que falte.

Conté el stock y está distinto del sistema. ¿Qué hago?

Use el Balance (Stock → Balance): escriba el saldo contado en cada producto, verifique la diferencia y aplíquelo con una observación. Recuerde que los equipos no se reducen por el balance — para ellos use la Baja.

No puedo eliminar un producto. ¿Por qué?

Hay vínculos abiertos: saldo en stock, equipos activos, órdenes de servicio o documentos fiscales ligados a él. Lleve el stock a cero y deshaga los vínculos; entonces el producto queda marcado como eliminado (desaparece de la lista, pero el historial queda).

¿Qué es una "baja" y cuándo la uso?

Es el retiro definitivo de un ítem (pérdida, defecto, descarte). Para producto común, use Baja en el detalle del inventario; para equipo, en la pantalla de Equipo. Siempre exige una observación que explique el motivo.

¿Por qué la transferencia creó dos líneas de movimiento?

Toda transferencia registra una salida en el depósito de origen y una entrada en el destino. Las dos líneas (roja y verde, misma cantidad) representan el mismo movimiento.

¿La venta de un producto descuenta el stock sola?

Sí. Al finalizar una venta suelta de producto físico, el sistema descuenta el stock automáticamente. Si la venta se cancela, los ítems vuelven al stock.

Documentos relacionados

Ventas sueltas — venta puntual de un producto/equipo al cliente; finaliza con descuento automático del stock.
Soporte / Orden de Servicio — instalación y visita técnica, donde el equipo sale del stock y va hacia el cliente.
Cobranza — cómo el cliente paga los cobros generados por la venta del producto.
Cliente — registro del cliente y del proveedor (el proveedor es un cliente marcado como tal).