Central de Ajuda Quaza Provedores

Cobros y Pagos (ES-PY)

Cobros y Pagos — Quaza

Cobros y Pagos — los ingresos (cuentas a cobrar) y los egresos (cuentas a pagar) de dinero del proveedor: registrar, dar de baja, revertir y seguir el flujo de caja.

Esta página cubre las dos pantallas que controlan el dinero que entra y que sale del proveedor: Cobros (lo que los clientes le pagan a usted) y Pagos (lo que usted le paga a proveedores). Muestra cómo registrar, cómo dar de baja cuando el dinero entra o sale, cómo revertir un error y cómo leer el flujo de caja. Dirigida a quien opera el área financiera del proveedor de internet — administración, atención, caja y quien recién empieza.

Resumen en una línea: un cobro es un ingreso (mensualidad, cuota o venta que el cliente paga); un pago es un egreso (un documento que usted le paga a un proveedor). Cada uno es un asiento que nace Abierto y pasa a Pagado cuando usted le da la baja — informando fecha, monto y forma de pago. Todo lo pagado o previsto aparece en el Flujo de caja.

En esta wiki:

Cuándo usar (y cuándo NO)

Cobros y Pagos son las pantallas donde usted confirma que el dinero entró o salió. Use la tabla para confirmar en segundos si es aquí donde necesita estar:

Use Cobros / Pagos cuando…	NO es aquí — vaya a…
Un cliente pagó y usted necesita dar de baja la mensualidad, cuota o venta de él.	Generar el boleto/giro/talonario que el cliente va a pagar — eso es Cobranza .
Necesita registrar un pago a un proveedor (energía, alquiler, equipo, servicio) y darle de baja.	Configurar la regla de mora/intereses/descuento y el banco — eso es la cartera/pasarela .
Recibió dinero suelto (sin factura) y quiere registrar el ingreso.	Agrupar los débitos del mes en un documento único para el cliente — eso es la Factura .
Quiere ver, en una sola pantalla, cuánto entró y cuánto salió por período (flujo de caja).	Renegociar una deuda atrasada del cliente en cuotas nuevas — eso es la Renegociación.
Necesita revertir una baja hecha por error.	Registrar una mensualidad nueva para el contrato — eso es el alta de mensualidad.

Paso a paso — cobrar y pagar

Dar de baja un cobro (el cliente pagó)

Paso	Acción	Dónde
1	Abra la lista de cobros y ubique el asiento del cliente (filtre por Abierto o Atrasado).	Financiero → Cobros
2	Pulse el ícono de Recibir (billete) en la línea — o abra el asiento y pulse el botón Recibir.	en la línea / en el detalle
3	En la ventana, verifique los débitos marcados, la forma de pago y la fecha del pago.	ventana Cobro
4	Si corresponde, ajuste el recargo (intereses/mora) o el descuento — depende del permiso.	ventana Cobro
5	Informe el monto pagado en cada forma. Si paga de más en efectivo, el sistema calcula el vuelto.	ventana Cobro
6	Pulse Confirmar cobro. El asiento pasa a Pagado y el comprobante se envía al cliente.	ventana Cobro

Consejo: si el monto pagado es menor al total, el sistema ofrece registrarlo como cobro parcial (el resto queda abierto) o como cancelación total (el saldo se convierte en descuento) — esto depende del permiso y de la configuración del proveedor.

Registrar un pago a proveedor (usted pagó)

Paso	Acción	Dónde
1	Abra la lista de pagos. Para un gasto rápido, pulse Agregar documento rápido.	Financiero → Pagos
2	Complete Descripción, Proveedor, Cuenta, Monto, Vencimiento y Forma de pago.	ventana Documento rápido
3	Pulse Guardar (lo deja abierto) o Guardar y pagar (ya da la baja).	ventana Documento rápido
4	Para un documento en cuotas, use el botón + de la lista e informe las cuotas (cantidad, vencimientos y montos).	Financiero → Pagos
5	Cuando pague una cuota, ábrala y pulse Pagar — la ventana es la misma que la del cobro, pero para egreso.	en el detalle de la cuota
6	La cuota pasa a Pagada y el egreso aparece en el flujo de caja en la fecha informada.	flujo de caja

Flujo general — de la apertura a la baja

Flujo de un ingreso (cobro) y de un egreso (pago): el asiento abre, el operador da la baja (o la tarea Pasarela lo hace sola en pagos en linea) y el asiento pasa a Pagado, entrando al flujo de caja. Una baja equivocada se deshace con Revertir.

Glosario

Término	Qué es
Cuenta a cobrar	Un ingreso que el proveedor aún va a recibir: la mensualidad, la cuota o la venta de un cliente que está abierta. Sume todas y tiene lo que el proveedor tiene por cobrar.
Cuenta a pagar	Un egreso que el proveedor aún va a pagar: un documento de proveedor (energía, alquiler, equipo, servicio) abierto. Puede tener una o varias cuotas.
Cobro	El acto de confirmar un ingreso — dar de baja una cuenta a cobrar, informando fecha, monto y forma.
Pago	El acto de confirmar un egreso — dar de baja una cuenta a pagar.
Baja	El registro que cambia el asiento de Abierto a Pagado. Es la baja la que genera el recibo/comprobante y lleva el monto al flujo de caja.
Asiento	Cada cuota individual de una cuenta a cobrar o a pagar — lo que aparece en cada línea de las listas. Tiene vencimiento, monto y situación propios.
Documento	El agrupador de un pago a proveedor: una compra o gasto que puede tener una o más cuotas (asientos) por debajo.
Proveedor	A quien el proveedor de internet le paga (distribuidora de energía, locador, fabricante de equipo, prestador de servicio). En el pago, el "cliente" de la venta es, en realidad, el proveedor.
Provisionado	Un documento a pagar todavía en borrador — previsto, pero no confirmado. No puede pagarse mientras no se finalice.
Reversión	Deshacer una baja hecha por error. El asiento vuelve a quedar Abierto y la reversión queda registrada en el historial.
Cobro parcial	Cuando el cliente paga solo una parte: el asiento queda como Parcial y el resto sigue abierto, pudiendo cobrarse después.
Vuelto	La diferencia cuando el pago en efectivo es mayor al monto adeudado. El sistema lo calcula y muestra el vuelto a devolver.
Recargo	Mora e intereses sumados a un asiento atrasado al momento de la baja.
Forma de pago	Cómo entró o salió el dinero (efectivo, transferencia, tarjeta, cheque). Cada forma está ligada a una cartera/banco.
Flujo de caja	El reporte que suma, por período, todo lo que entró y todo lo que salió — el saldo de dinero del proveedor a lo largo del tiempo.

Configuración / requisitos previos

Para dar de baja ingresos y egresos, tres cosas tienen que estar listas antes:

Cartera y forma de pagoFinanciero → Cartera de cobranza

La baja exige al menos una forma de pago activa (efectivo, transferencia, tarjeta), y cada forma pertenece a una cartera (el banco/cuenta donde cae el dinero). Sin una forma habilitada, la ventana de cobro no cierra. Vea los detalles en Pasarela bancaria .

Cuenta contable (para pagos)Financiero → Pagos

Todo documento a pagar necesita una cuenta que indica a qué tipo de gasto pertenece (energía, alquiler, sueldos…). Sin cuenta, el documento no se finaliza ni aparece correctamente en el flujo de caja.

Caja del operador (opcional)Financiero → Caja

Si el proveedor trabaja con caja por operador, abrir la caja antes hace que la forma de pago venga ya cargada y que los cobros en efectivo entren a la caja del día.

Pantalla de Cobros

Financiero → Cobros

Es la lista de todo lo que el proveedor tiene por cobrar. Cada línea es un asiento (una mensualidad, una cuota o una venta) con cliente, contrato, cartera, forma de pago, tipo, vencimiento, monto y — cuando está pago — la fecha y el monto del cobro. El color de la línea indica la situación (abierto, atrasado, pagado, exento…).

Lista de cobros. Columnas: Código, Cód cobro, Cliente, Contrato, Cartera, Forma de pago, Tipo, Débito, Vencimiento, Servicio, Producto, Fecha del pago, Monto del cobro y Monto del movimiento. Los marcadores (Estándar, No facturado) son filtros guardados.

En cada línea, el ícono de lápiz abre el detalle y el ícono de billete abre directamente la ventana de baja. El botón Edición múltiple y la casilla de la primera columna permiten actuar sobre varios asientos a la vez (por ejemplo, eliminar). El detalle trae además las pestañas Cobranza (los boletos/giros ligados) y Fiscal (los documentos electrónicos emitidos).

Pantalla de Pagos

Financiero → Pagos

Es la lista de documentos a pagar a proveedores. Cada línea es un documento (una compra o gasto); al abrirlo, ve las cuotas (los asientos a pagar) en la pestaña Principal, más las pestañas de Productos, Fiscal, Adjunto e Historial cuando existan.

Lista de pagos. Columnas: Código, Cód pago, Proveedor, Documento, Cartera, Forma de pago, Fecha del pago, Monto del pago, Monto del movimiento y Usuario de confirmación. El botón verde "Agregar documento rápido" crea un gasto en pocos campos.

Para registrar un gasto en pocos clics, use Agregar documento rápido. Para una compra en cuotas, cree el documento y agregue las cuotas. Cada cuota aparece como una línea en Listar cuotas, con la situación y los marcadores Abierto, Atrasado, Pagado, Pago parcial, Exento y Eliminado.

Lista de las cuotas a pagar de un documento. Columnas: Código, Documento, Proveedor, Cartera, Situación, Vencimiento, Días hasta el vencimiento, Monto y Monto pagado. Los marcadores de arriba (Abierto, Atrasado, Pagado, Pago parcial, Exento, Eliminado) filtran por situación.

Dar de baja — la ventana de Cobro / Pago

La baja de un ingreso y la de un egreso usan la misma ventana; cambia solo el título (Cobro de… / Pago a…). Tiene tres bloques:

Débitos — la lista de lo que se está cancelando, con casilla para marcar/desmarcar cada asiento y campos de recargo y descuento por línea (cuando tiene permiso).
Forma de pago — elija la forma (y la cartera). Se puede sumar más de una forma en el mismo cobro (parte en efectivo, parte en tarjeta, por ejemplo). Según la forma, aparecen campos extra: código de autorización (tarjeta), código del depósito/pago o número del cheque.
Resumen — Monto del recargo abierto, Monto del descuento, Monto total, Observación, Fecha del pago, Monto pagado y Monto del vuelto (calculado cuando el efectivo recibido es mayor al adeudado).

Atención: la fecha del pago no puede ser futura y solo es editable con permiso. El monto pagado no puede superar el monto total. Si es menor, el sistema lo trata como cobro parcial (ingresos) o lo bloquea (egresos, salvo permiso específico).

Al confirmar, el asiento pasa a Pagado, el recibo y el comprobante quedan disponibles y — en cobros — el comprobante se envía al cliente automáticamente. Si el operador tiene caja, el comprobante puede imprimirse al instante.

Situaciones de un asiento

Cada asiento (de cobrar o de pagar) tiene una situación. Las principales:

Situación	Qué significa	Próxima acción posible
Abierto	Asiento todavía no pagado, dentro del plazo.	Recibir/Pagar, cambiar vencimiento, editar valores adicionales, eximir.
Atrasado	Abierto y ya pasó el vencimiento. Aparece destacado en rojo en la lista.	Recibir/Pagar (con recargo de mora/intereses), renegociar.
Parcial	Cobrado en parte — el resto sigue abierto.	Cobrar el saldo, renegociar.
Pagado	Cancelado de forma íntegra. Tiene fecha y monto pagados. "Pagado con atraso" cuando pasó el vencimiento.	Ver recibo, imprimir comprobante, revertir (con permiso).
Exento	Cerrado sin cobro — el proveedor renunció al monto (exige observación).	Reabrir (con permiso).
Renegociado	El asiento entró en una renegociación y fue reemplazado por cuotas nuevas.	Ver la renegociación; cancelar la renegociación (con permiso).
Revertido	Una baja anterior fue deshecha. El asiento volvió a quedar abierto.	Recibir/Pagar de nuevo; ver recibo de reversión.
Eliminado	Asiento eliminado (no puede tener pago activo para ser eliminado).	Ninguna — registro cerrado.

Provisionado es un estado aparte, solo de pagos: el documento a pagar todavía es un borrador previsto. Tiene que ser finalizado antes de poder pagarse.

Área de botones — acciones de un asiento

Los botones que aparecen al abrir un asiento cambian según la situación y sus permisos. Los más comunes:

#	Botón	Cuándo aparece	Qué hace
1	Recibir / Pagar	Asiento abierto.	Abre la ventana de baja para confirmar el ingreso (Recibir) o el egreso (Pagar).
2	Editar valores adicionales	Abierto, con permiso.	Ajusta mora, intereses y descuento del asiento antes de la baja.
3	Eximir débito	Abierto, con permiso.	Cierra el asiento sin cobro (pide observación).
4	Generar documento fiscal	Cobro, con permiso fiscal y emisión no manual.	Abre la emisión del documento electrónico a partir del asiento. Vea NFe .
5	Cambiar vencimiento	Abierto, sin pasarela, con permiso.	Cambia la fecha de vencimiento del asiento.
6	Crear cobranza	Cobro abierto.	Genera el boleto/giro/talonario del asiento. Vea Cobranza .
7	Verificar pasarela	Hay cobranza en línea ligada.	Consulta el banco/pasarela al instante para confirmar pagos en línea.
8	Generar renegociación	Con permiso de renegociación.	Inicia una renegociación a partir del/los asiento(s).
9	Revertir cobro	Asiento pagado, con permiso.	Deshace la baja; el asiento vuelve a quedar abierto.
10	Reabrir	Exento o revertido, con permiso.	Trae el asiento de vuelta a abierto.
11	Finalizar / Re-provisionar	Pago provisionado, con permiso.	Confirma el documento previsto (finalizar) o vuelve un documento activo a borrador (re-provisionar).
12	Ver cliente / proveedor / cobranza / documento / recibo	Siempre que exista el vínculo.	Abren el registro o documento ligado al asiento, para consulta.

Flujo de caja

Financiero → Flujo de caja

El Flujo de caja es el panel que muestra, por período, todo lo que entró (cobros) y todo lo que salió (pagos), además de lo que todavía está previsto. Use el filtro de arriba para elegir el rango de fechas y el agrupamiento; el resultado aparece en la pestaña Tabla, que puede exportar.

Para qué sirve en el día a día: ver si la caja del mes cierra en positivo, comparar ingresos y egresos y planificar pagos. Los montos vienen de las bajas que usted da en las pantallas de Cobros y Pagos — por eso, mantener las bajas al día es lo que deja el flujo de caja confiable.

Tareas automáticas

Algunas rutinas corren solas, en horarios definidos, y tocan cobros y pagos. Usted las sigue por el resumen en Admin → Tareas, pero no las activa/desactiva desde ahí:

Tarea	Qué hace
Aviso de vencimiento	Avisa al cliente que una cuenta a cobrar está cerca del vencimiento (recordatorio de pago).
Actualiza valor	Recalcula mora e intereses de los asientos atrasados, para que la baja traiga el monto correcto.
Pasarela	Procesa el retorno del banco/pasarela y da la baja automática a los cobros pagados en línea (boleto, giro, tarjeta).
Procesar retorno	Lee el archivo de retorno del banco y da de baja las cobranzas confirmadas.
Documento recurrente	Genera de forma automática los documentos (a cobrar o a pagar) que se repiten cada mes.
Generar documentos para financieros pagados	Emite el documento fiscal de los asientos pagados, cuando el proveedor usa emisión automática. Vea NFe .

Importante: quien activa, desactiva y define el horario de estas tareas es el administrador del sistema (por la crontab del servidor). La pantalla Admin → Tareas solo muestra lo que corrió y el resultado — el operador no controla la programación desde ahí.

Cuándo sale mal

Síntoma	Causa probable	Qué hacer
"Se necesita al menos una forma de pago"	No se eligió ninguna forma en la ventana de baja.	Seleccione una forma de pago (y la cartera). Si no hay ninguna, habilite una en Cartera de cobranza.
"La fecha de pago no puede ser mayor a hoy"	Se informó una fecha futura.	Use la fecha real del cobro/pago (hoy o anterior).
"Monto de pago mayor al monto total"	El monto pagado sumó más de lo adeudado (fuera el vuelto en efectivo).	Ajuste los montos por forma; si fue efectivo de más, el excedente se convierte en vuelto automáticamente.
"No se puede pagar cuotas provisionadas"	El documento a pagar todavía es un borrador previsto.	Abra el documento y use Finalizar provisionamiento antes de pagar.
"No se pueden eliminar asientos con pagos activos"	El asiento ya tiene baja.	Revierta el cobro/pago primero; luego elimine, si aún hace falta.
El cliente pagó en línea pero el asiento sigue abierto	El retorno del banco/pasarela todavía no se procesó.	Espere el ciclo de la tarea Pasarela o abra el asiento y pulse Verificar pasarela.

Trampas frecuentes

Cobrar no es lo mismo que generar cobranza. "Recibir" da de baja algo que el cliente ya pagó. Generar el boleto/giro que va a pagar es en Cobranza .

En el pago, "cliente" es el proveedor. La pantalla de Pagos muestra la columna como Proveedor — es a quien usted le paga, no quien le paga a usted.

Provisionado no entra a la caja real. Un documento a pagar provisionado es solo una previsión. Recién cuenta como egreso después de finalizado y pagado.

Una baja equivocada se deshace con Revertir, no con Eliminar. Revertir invierte el pago y devuelve el asiento a abierto. Eliminar borra el asiento y ni siquiera se permite si ya hay baja.

El cobro parcial deja saldo abierto. Si el cliente paga menos del total y usted elige "Parcial", el resto sigue por cobrar — no desaparece.

Los asientos con pasarela no dejan cambiar el vencimiento a mano. Cuando hay cobranza en línea, la fecha la controla la pasarela; el botón de cambiar vencimiento ni aparece.

Atrasado cobra mora e intereses en la baja. El recargo aparece en la ventana de cobro según la cartera. No lo ponga en cero sin necesidad — estaría renunciando al monto.

El flujo de caja solo es confiable si las bajas están al día. Cobros y pagos sin baja no aparecen como realizados — la caja queda desfasada.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre cobrar y generar cobranza?

Generar cobranza crea el boleto/giro/talonario que el cliente va a pagar (pantalla Cobranza ). Recibir es dar de baja: confirmar, en la pantalla de Cobros, que él ya pagó. Uno va antes del otro.

¿Cómo registro un pago que el cliente hizo en efectivo o transferencia directa?

Abra el asiento de él en Financiero → Cobros y pulse Recibir. Elija la forma de pago, verifique la fecha y confirme. El asiento pasa a Pagado y el comprobante se envía.

El cliente pagó solo una parte. ¿Cómo lo registro?

En la ventana de cobro, informe el monto menor. El sistema pregunta si es cobro parcial (el resto queda abierto) o cancelación total (el saldo se convierte en descuento). Elija según lo acordado — depende del permiso.

Di de baja por error. ¿Cómo lo deshago?

Abra el asiento pagado y use Revertir cobro (o revertir pago). Vuelve a quedar abierto y la reversión queda en el historial. Necesita permiso.

¿Cómo registro un gasto del proveedor (energía, alquiler)?

En Financiero → Pagos, pulse Agregar documento rápido, complete proveedor, cuenta, monto, vencimiento y forma de pago, y use Guardar o Guardar y pagar.

¿Puedo pagarle a un proveedor en cuotas?

Sí. Cree el documento a pagar e informe la cantidad de cuotas con sus vencimientos y montos. Cada cuota es un asiento y usted le da de baja una por una a medida que paga.

¿Qué es un documento "provisionado"?

Es un pago a proveedor todavía en borrador — una previsión. No puede pagarse mientras no use Finalizar provisionamiento para confirmarlo.

¿Puedo pagar parte en efectivo y parte en tarjeta?

Sí. En la ventana de baja, use Agregar forma de pago para sumar más de una forma. El sistema suma los montos y calcula el vuelto si el efectivo es mayor.

El cliente pagó el boleto en línea pero el asiento sigue abierto. ¿Y ahora?

La baja de pagos en línea depende del retorno del banco/pasarela, que corre por tarea. Espere el próximo ciclo o abra el asiento y pulse Verificar pasarela para chequear al instante.

¿Dónde veo cuánto entró y cuánto salió en el mes?

En Financiero → Flujo de caja. Elija el período en el filtro y vea la tabla con ingresos, egresos y el saldo. Los montos vienen de las bajas que usted da en Cobros y Pagos.

¿Puedo emitir un documento fiscal de un cobro?

Sí, si el proveedor usa emisión no manual y usted tiene permiso fiscal: abra el asiento y use Generar documento fiscal. Los detalles del documento están en NFe .

¿Cuál es la diferencia entre Eximir y Revertir?

Eximir cierra un asiento abierto sin cobro (el proveedor renuncia al monto). Revertir deshace una baja ya hecha, devolviendo el asiento a abierto.

¿La fecha del pago puede ser de ayer?

Puede — basta con tener permiso para editar la fecha. Lo que no se acepta es una fecha futura. Use la fecha real en que el dinero entró o salió.

¿Cómo le cobro a un cliente que está en atraso?

La pantalla de Cobros muestra el asiento atrasado en rojo, ya con mora/intereses. Si quiere financiar la deuda vieja, use la Renegociación; para reenviar el boleto, use la Cobranza .

Documentos relacionados

Cobranza — generar y enviar el boleto/giro/talonario que el cliente va a pagar.
Factura — agrupar los débitos del mes en un documento único para el cliente.
Pasarela bancaria — configurar carteras, bancos y formas de pago.
Talonario — generar varios boletos de una vez en un talonario.
Plan de ventas — ventas sueltas que también generan cuentas a cobrar.
NFe — emisión de documentos fiscales a partir de asientos pagados.