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Tarefa / Projeto — Gestao operacional da equipe (PT)

Tarefa / Projeto — Gestao operacional da equipe

Como a equipe interna do provedor organiza o proprio trabalho dentro do sistema: abrir tarefas, agrupa-las em projetos, distribuir entre responsaveis, acompanhar o andamento em quadro, calendario e checklist, e medir o tempo gasto. Voltado a gestores e a toda a equipe operacional (suporte, tecnico, administrativo) que usa o sistema no dia a dia.

Nao confunda. Esta tela trata das tarefas da sua equipe (o trabalho das pessoas). Ela nao tem relacao com as tarefas automaticas do sistema (rotinas agendadas que geram boletos, enviam avisos, etc.), que sao controladas pelo administrador do servidor.

Nesta wiki

Quando usar (e quando nao)

Use o modulo Tarefa / Projeto sempre que o trabalho precisa de um dono, um prazo e um historico. Ele e o quadro de afazeres da equipe — separado do atendimento ao cliente final.

Use para	Nao e o lugar para
Organizar demandas internas: implantar um cliente, montar um relatorio, ajustar uma configuracao.	Atender chamado de cliente e abrir ordem de servico — isso fica em Suporte / Ordem de Servico .
Agrupar varias tarefas de um mesmo objetivo dentro de um Projeto e acompanhar o avanco.	Acompanhar negociacao de venda — isso fica no funil de CRM .
Distribuir trabalho entre responsaveis e medir o tempo gasto em cada item.	Disparar rotinas automaticas (boletos, avisos, backups) — isso e funcao do administrador do servidor.
Padronizar processos repetitivos com um Fluxo (modelo que ja cria varias tarefas de uma vez).	Trocar mensagens com o cliente — isso fica no Chat .

O modulo precisa estar ligado. Se o grupo de menu Tarefas nao aparece, e porque o modulo esta desligado. Quem liga e o administrador, na tela de Configuracoes (veja a secao de Configuracao abaixo).

Passo a passo — criar e tocar uma tarefa

Este e o caminho minimo para abrir uma tarefa, distribuir e fechar. Os campos citados sao os que aparecem no formulario.

#	Passo
1	Abra o formulario. Va em Tarefas → Tarefa e clique em Adicionar tarefa. (Tambem da para abrir pelo botao Adicionar tarefa dentro da Lista e do Calendario.)
2	Descreva. Preencha o Titulo, escolha o Tipo e, se fizer parte de um objetivo maior, o Projeto. Use o campo Descricao para detalhar o que precisa ser feito.
3	Defina prazo e prioridade. Informe a Data e a Hora de previsao, a Prioridade e, se quiser, o Tempo estimado. Se a tarefa for de um cliente, escolha o Cliente.
4	Atribua. Escolha o Responsavel (quem vai executar). A tarefa nasce na situacao Pendente.
5	Salve. A tarefa passa a aparecer na Lista, no Calendario e no painel do responsavel.
6	Trabalhe. O responsavel abre a tarefa e, na secao Movimentos / Atividades, registra o que fez e o tempo. Ao lancar a primeira atividade, a tarefa entra sozinha em Andamento.
7	Use a checklist. Quebre o trabalho em itens na Checklist e va marcando — a barra de conclusao acompanha o progresso.
8	Encerre. Mude a situacao para Entregue e, depois da validacao do gestor, para Concluido. Se nao for tocar a tarefa, mude para Cancelado ou Rejeitado e escreva o motivo no campo Resolucao.

A tarefa registra sozinha o tempo realizado com base no periodo em que ela ficou em Andamento, descontando o horario fora do expediente e o almoco. Voce nao precisa cronometrar na mao.

Fluxo de uma tarefa

O desenho abaixo mostra o caminho normal de uma tarefa entre os estados. Os nomes e as cores dos estados sao definidos pelo proprio provedor (veja Cadastros de apoio); o sistema apenas controla a ordem pela importancia de cada estado.

Ciclo de uma tarefa: de Pendente ate Concluido. O caminho pontilhado (Cancelado / Rejeitado) pode acontecer a qualquer momento, sempre com o motivo registrado.

Glossario

Termo	O que significa
Tarefa	Uma unidade de trabalho da equipe, com titulo, responsavel, prazo e situacao. Recebe um numero (#) para referencia.
Projeto	Agrupamento de tarefas com um objetivo comum (ex.: implantar um cliente). Mostra quantas tarefas tem, quantas foram concluidas, o percentual de conclusao e o tempo somado.
Responsavel	A pessoa encarregada de executar a tarefa. Aparece nos quadros e no calendario, e cada um pode ver so as suas tarefas se o perfil for restrito.
Tipo	Categoria livre da tarefa (ex.: Suporte, Desenvolvimento, Financeiro), cadastrada pelo provedor.
Setor	Area por onde a tarefa passa. Ajuda a indicar em qual etapa interna ela esta.
Prioridade	Grau de urgencia (ex.: Baixa, Normal, Alta). Tem cor propria e ordena os quadros.
Situacao	O estado atual da tarefa (Pendente, Aceite, Andamento, Entregue, Concluido...). Cada estado tem cor e uma importancia que define a ordem do fluxo.
Importancia	Numero que ordena os estados (do menor ao maior). E o que o sistema usa para saber o que e inicio, trabalho, entrega e conclusao — nao e a prioridade da tarefa.
Movimento / Atividade	Cada apontamento de trabalho dentro da tarefa: o que foi feito, inicio, fim e tempo gasto.
Tempo estimado	Quanto tempo se previa gastar. Comparado com o tempo realizado, mostra o saldo.
Tempo realizado	Tempo que a tarefa ficou em andamento, calculado pelo sistema dentro do horario de expediente.
Checklist	Lista de itens menores dentro da tarefa. Marcar os itens move a barra de conclusao.
Fluxo	Modelo de processo: um conjunto de tarefas-padrao que o sistema cria de uma so vez para um cliente, ja com prazos.
Painel	Agrupador opcional de projetos, util para organizar visoes por area ou time.

Configuracao — o que preparar antes

Antes de a equipe comecar a usar, vale deixar o modulo ligado e os cadastros de apoio prontos. So o administrador faz os dois primeiros itens.

1. Ligar o moduloConfiguracoes

Na tela de Configuracoes, ative a opcao Habilita Modulo Tarefas. Sem isso, o grupo de menu Tarefas nao aparece para ninguem.

2. Liberar acessoAdmin → Grupo

Garanta que os perfis de usuario que vao usar o modulo tenham permissao de listar, adicionar e editar nas telas de Tarefa e Projeto. Ha uma permissao especial que faz a pessoa ver somente as tarefas em que ela e responsavel — use-a para perfis que nao devem enxergar o quadro inteiro.

3. EstadosTarefas → Situacao

Confira os estados pelos quais a tarefa passa, com nome, cor e importancia. Eles ja vem com um conjunto padrao (Pendente, Aceite, Andamento, Entregue, Concluido, Cancelado).

4. Tipos, setores e prioridadesTarefas → Tipo

Cadastre os Tipos de tarefa que sua operacao usa, os Setores e as Prioridades (com cores). Esses cadastros alimentam os filtros dos quadros e do calendario.

Tela Lista (quadro de tarefas)

Tarefas → Lista

E o quadro de trabalho da equipe, no estilo de cartoes (post-its). No topo ha filtros por Responsavel, Tipo, Setor e Projeto, alem do botao Adicionar tarefa. A visao pode ser organizada de duas formas, escolhidas no primeiro seletor:

Por Projeto — cada coluna e um projeto, com o percentual de conclusao e o tempo estimado/gasto/saldo no cabecalho. Bom para acompanhar objetivos.
Por Situacao — cada coluna e um estado (Pendente, Andamento, etc.), no estilo kanban, mostrando quantas tarefas ha em cada um. Bom para enxergar onde o trabalho esta parado.

O quadro mostra as tarefas ativas. As concluidas e canceladas so aparecem no dia em que mudaram de estado — depois disso saem do quadro para nao poluir, mas continuam no historico e no calendario.

Tela Tarefa

Tarefas → Tarefa

Listagem

Lista todas as tarefas em formato de grade, com as colunas Codigo, # (numero), Titulo, Cliente, Projeto, Responsavel, Setor, Prioridade, Estimacao, Fecha de conclusao, Tempo realizado e Situacao. A situacao e a prioridade aparecem com a cor cadastrada. No rodape, o sistema soma o tempo estimado e o tempo realizado. Voce pode filtrar por cliente e por situacao.

Detalhe

Ao abrir uma tarefa, alem dos campos do cabecalho (titulo, tipo, setor, projeto, cliente, responsavel, previsao, prioridade) voce encontra:

Descricao, Analise e Resolucao — campos de texto livre para detalhar o pedido, a analise e o desfecho.
Movimentos / Atividades — onde se registra cada apontamento de trabalho (texto, inicio, fim e tempo gasto). O tempo realizado e somado aqui.
Checklist — itens menores com caixa de marcar; a barra de conclusao acompanha.
Anexos — arquivos ligados a tarefa.
Tarefas filhas — outras tarefas vinculadas a esta (uma tarefa pode ter uma tarefa pai).
Historico — registro automatico das mudancas de situacao e dos apontamentos.

Tela Projeto

Tarefas → Projeto

Reune varias tarefas sob um mesmo objetivo. No cadastro voce informa Nome, Cliente, Valor, Previsao, Painel (opcional) e a Situacao (ativado/desativado). A listagem mostra, para cada projeto, o numero de Tarefas, quantas estao Completadas, o percentual de conclusao e os tempos Estimado, Gasto e Saldo somados das tarefas. O valor total dos projetos aparece somado no rodape.

Ao ligar uma tarefa a um projeto que tem cliente, o sistema preenche o cliente da tarefa sozinho. E se voce abrir tarefas a partir de um Fluxo, elas ja entram amarradas a um projeto recem-criado.

Tela Calendario

Tarefas → Calendario

Mostra as tarefas distribuidas pelos dias do mes, como cartoes coloridos pela prioridade. No topo voce escolhe o mes/ano e os filtros por Responsavel, Tipo, Setor e Projeto, e ha o botao Adicionar tarefa. O primeiro seletor define qual data posiciona a tarefa no calendario:

Data de criacao — quando a tarefa foi aberta.
Data de inicio — quando entrou em andamento.
Data de conclusao — quando foi finalizada.
Data de agendamento — a previsao informada.

O total de tarefas do mes aparece no rodape.

Tela Fluxo (modelos de tarefas)

Tarefas → Fluxo

Um Fluxo e um modelo de processo: voce monta uma vez a lista de tarefas-padrao e, depois, gera todas de uma so vez para um cliente. Util para processos repetitivos, como a implantacao de um novo cliente.

No cadastro do fluxo voce informa o Titulo e marca se ele deve Criar projeto e/ou Criar tarefa principal ao ser executado. Dentro dele, voce cadastra os itens: cada item vira uma tarefa, com Nome da tarefa, Prazo em dias (contado a partir da data de inicio), Tempo estimado, Tipo e Descricao.

Executar o fluxoTarefas → Fluxo

Use a acao Executar fluxo (na grade, no detalhe ou no menu da tela). O sistema pede o Cliente e a Data de inicio e, ao confirmar, cria todas as tarefas do fluxo — calculando a previsao de cada uma pela soma do prazo em dias a data de inicio. Se o fluxo estiver marcado para isso, cria tambem o projeto e a tarefa principal que agrupam tudo.

Um fluxo sem nenhum item ativo nao executa: o sistema avisa que o fluxo nao tem itens. Cadastre os itens antes de executar.

Tela Tempo gasto

Tarefas → Tempo gasto

Lista todos os apontamentos de atividade lancados nas tarefas (os movimentos), com Tarefa, Movimento, Inicio, Fim, Tempo gasto e quem lancou. Serve para conferir e somar as horas trabalhadas. Por padrao a tela ja filtra pelo mes corrente; perfis restritos veem apenas os proprios apontamentos.

Cadastros de apoio (Tipo, Situacao, Setor, Prioridade)

Sao as tabelas que alimentam os campos e filtros das tarefas. Cada provedor ajusta conforme a propria operacao.

Situacao

Tarefas → Situacao

Define os estados da tarefa. Cada um tem Nome, Importancia (numero que ordena o fluxo) e Cor (usada nos cartoes e nas grades). A imagem mostra o conjunto padrao.

Tela de Situacao: estados padrao com sua importancia e cor — Cancelado (0), Pendente (1), Aceite (20), Andamento (30), Entregue (90) e Concluido (100).

Tipo

Tarefas → Tipo

Categorias livres de tarefa (ex.: Suporte, Desenvolvimento). So tem Nome e um indicador de ativo/inativo.

Setor

Areas internas pelas quais a tarefa transita. Tem Descricao e ativo/inativo. Aparecem como filtro nos quadros.

Prioridade

Niveis de urgencia, cada um com Nome, Importancia e Cor. A cor pinta o cartao da tarefa no calendario e na lista.

Estados de uma tarefa

Estes sao os estados do conjunto padrao. Os nomes e cores podem ser ajustados pelo provedor; o que o sistema usa para ordenar e a importancia.

Imp.	Estado	O que significa	Proxima acao
0	Cancelado	A tarefa foi descartada (com motivo na Resolucao).	Encerrada. Pode-se reabrir voltando para Pendente.
1	Pendente	Recem-criada, ainda nao assumida.	O responsavel aceita ou comeca a trabalhar.
20	Aceite	Assumida por um responsavel, aguardando inicio.	Comecar a trabalhar (lancar atividade).
30	Andamento	Em execucao. O tempo realizado conta a partir daqui.	Concluir a parte tecnica (Entregue).
90	Entregue	Trabalho feito, aguardando validacao do gestor.	Gestor valida e fecha.
100	Concluido	Finalizada e validada.	Encerrada (sai do quadro no dia seguinte).

Ao lancar a primeira atividade em uma tarefa Pendente ou Aceite, o sistema a move automaticamente para Andamento — voce nao precisa mudar o estado na mao.

Pegadinhas frequentes

Nao acho o menu Tarefas. O modulo esta desligado. Peca ao administrador para ativar Habilita Modulo Tarefas na tela de Configuracoes.

So vejo as minhas tarefas, nao o quadro inteiro. Seu perfil esta com a restricao de ver somente as tarefas em que voce e responsavel. Quem pode liberar e o administrador, no cadastro do grupo de usuario.

A tarefa sumiu do quadro. Ela provavelmente foi concluida ou cancelada — esses estados saem do quadro no dia seguinte. Procure pela tela Tarefa (listagem) ou pelo Calendario.

O tempo realizado nao bate com o relogio. O calculo considera so o horario de expediente e desconta o almoco; horas fora desse periodo nao entram. Para registrar horas exatas, use os apontamentos de atividade (Movimentos).

Executei o fluxo e nada aconteceu. O fluxo precisa ter pelo menos um item ativo. Cadastre os itens dentro do fluxo antes de executar.

O percentual do projeto parece errado. Ele e calculado pelas tarefas concluidas sobre o total de tarefas do projeto. Tarefas sem projeto nao entram nessa conta.

Mudei o estado mas a tarefa nao entregou tempo. O tempo so e fechado quando a tarefa sai do estado de andamento; certifique-se de que ela passou por Andamento antes de Entregue/Concluido.

Confundi com as tarefas automaticas. Esta tela e o trabalho da equipe. As rotinas agendadas do sistema (boletos, avisos) sao outra coisa e ficam com o administrador do servidor.

Perguntas frequentes

Qual a diferenca entre Tarefa e Projeto?

A Tarefa e uma unidade de trabalho com um responsavel e um prazo. O Projeto agrupa varias tarefas de um mesmo objetivo e mostra o avanco do conjunto (percentual de conclusao, tempo somado).

Tarefa e a mesma coisa que Ordem de Servico?

Nao. A Ordem de Servico atende o cliente final e fica no modulo de Suporte. A Tarefa e trabalho interno da equipe. Voce pode ate ligar uma tarefa a um cliente, mas o atendimento ao cliente acontece na Ordem de Servico.

Como distribuo uma tarefa para outra pessoa?

No campo Responsavel da tarefa. Ela passa a aparecer no quadro e no calendario daquela pessoa.

Por que eu so consigo ver as minhas tarefas?

Porque seu perfil tem a restricao de listar somente quando voce e o responsavel. O administrador pode liberar a visao completa no cadastro do grupo de usuario.

Como o tempo realizado e calculado?

Pelo periodo em que a tarefa ficou em Andamento, contando apenas o horario de expediente e descontando o almoco. Para horas precisas, use os apontamentos de atividade dentro da tarefa.

Como registro o que fiz e quanto tempo levei?

Na secao Movimentos / Atividades da tarefa: escreva o que foi feito e informe inicio, fim e tempo gasto. Ao lancar o primeiro, a tarefa entra em Andamento sozinha.

Para que serve a Checklist?

Para quebrar a tarefa em itens menores. Marcar os itens move a barra de conclusao e ajuda a acompanhar o progresso.

O que e um Fluxo e quando uso?

E um modelo que cria varias tarefas de uma vez para um cliente, ja com prazos. Use em processos repetitivos, como a implantacao de um novo cliente.

Executei o fluxo, onde estao as tarefas?

Ele cria as tarefas (e, se marcado, um projeto e uma tarefa principal) para o cliente e a data de inicio informados. Procure pelo projeto recem-criado ou filtre as tarefas pelo cliente.

Posso mudar os nomes e as cores dos estados?

Sim, em Tarefas → Situacao. So mantenha a ordem pela importancia: o sistema usa esse numero para saber o que e inicio, andamento, entrega e conclusao.

Quem decide os Tipos, Setores e Prioridades?

O proprio provedor, nas telas de cadastro do modulo. Eles alimentam os campos da tarefa e os filtros dos quadros.

A tarefa concluida desapareceu. Foi apagada?

Nao. Concluidas e canceladas saem do quadro no dia seguinte para nao poluir, mas continuam na listagem de Tarefa, no Calendario e no historico.

Como vejo o que esta atrasado ou parado?

Pela Lista na visao por Situacao (mostra onde o trabalho acumula) e pelo Calendario filtrando pela data de previsao. O Tempo gasto ajuda a conferir as horas.

O menu Tarefas nao aparece. O que fazer?

O modulo esta desligado. Peca ao administrador para ativar Habilita Modulo Tarefas na tela de Configuracoes.

Documentos relacionados

Suporte e Ordem de Servico — atendimento ao cliente final e ordens de servico (o trabalho voltado ao cliente, nao a equipe).
CRM — funil de vendas e oportunidades; uma tarefa pode estar ligada a uma oportunidade.
Cliente — cadastro do cliente que pode ser vinculado a tarefas e projetos.
Chat — conversas com o cliente; uma tarefa pode referenciar uma conversa.
Central de ajuda — porta de entrada para todas as wikis do sistema.