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Como cancelar nota fiscal (PT)

Como cancelar nota fiscal — Quaza

Como cancelar nota fiscal

Quando dá pra cancelar, quando precisa Nota de Crédito, e o que muda em cada modelo

Cancelar uma nota fiscal não é "deletar" — é registrar oficialmente o cancelamento junto à SEFAZ (Brasil) ou SIFEN (Paraguai). Isso só funciona dentro do prazo e nos estados certos da nota. Esta wiki cobre o passo a passo, os prazos por modelo, o efeito no financeiro e a diferença entre Cancelar e Nota de Crédito.

Nesta wiki:

Glossário rápido

Termo O que é
Cancelar Pedir à SEFAZ/SIFEN que invalide a nota — só funciona dentro do prazo e em alguns estados.
Nota de Crédito (NC) Emissão de uma nota nova que reverte (parcial ou total) uma nota anterior. Usada quando o prazo de cancelamento já passou.
Tipo de cancelamento Correção de erro = permite reemissão automática. Cancelamento definitivo = a nota não é gerada novamente.
Motivo Texto livre justificando o cancelamento — obrigatório para NFe, NFCom, NFSe e NFe SVA. NFCe e NFe21 não pedem.
Estado da nota Em qual fase a nota está (Criada, Protocolada/Aprovada, Cancelada, etc.). O botão Cancelar só aparece em alguns estados.

Quando dá pra cancelar (prazos por modelo)

Cada modelo de nota tem regras próprias de prazo (definidas pela SEFAZ/SET, não pelo Quaza). O sistema valida na hora — se o prazo passou, recusa o cancelamento.

Modelo Prazo Estado para cancelar
NFe-55 (mercadorias) Até 7 dias corridos após a emissão Protocolada ou Espelho
NFCe (consumidor) ~30 minutos (regra operacional SEFAZ) Protocolada
NFCom (comunicação modelo 62) Até dia 5 do mês seguinte, 23:59:59 Protocolada ou Espelho
NFSe (serviços) Dentro do mesmo mês de emissão Criada, Transmitida ou Protocolada
NFe21 (comunicação antiga) Dentro do mesmo mês de emissão Ativa ou Espelho
NFe SVA (Serviço de Valor Agregado) Dentro do mesmo mês de emissão Ativa ou Espelho
DE-PY (Documento Eletrônico Paraguai) 48 horas após aprovação (regra SIFEN) Aprovado ou Aprovado com Observação
⚠️ Passou do prazo? A única forma de "desfazer" é emitir uma Nota de Crédito. Veja a seção Cancelar vs Nota de Crédito .

Passo a passo

O caminho geral é o mesmo para todos os modelos: abrir a nota, clicar em Cancelar, preencher o popup e confirmar.

1. Abra a nota fiscal

Você pode chegar à nota por dois caminhos:

  • Pela tela do modelo: menu Fiscal → escolha o modelo (NFe / NFCom / NFSe / NFCe / NFe21 / NFe SVA / Documento Eletrônico) → encontre a nota na lista → clique no lápis de edição.
  • Pelo cliente: Cliente → ficha do cliente → aba Financeiro → abra o financeiro → aba Fiscal → edite a nota.

2. Clique em "Cancelar nota"

Na tela de edição da nota, o botão Cancelar nota (vermelho) aparece no menu de ações à direita — se a nota estiver em um estado que permite cancelamento (veja a tabela acima).

Tela de edição de uma NFe21 com o botão Cancelar nota destacado

Editar nota — o botão Cancelar nota (vermelho) aparece no menu de ações à direita quando a nota está em um estado cancelável.

⚠️ Não vê o botão? A nota não está em um estado cancelável (ex: ainda Criada, ou já Cancelada/Inutilizada), ou o prazo expirou.

Ao clicar em Cancelar nota, o sistema abre um popup pedindo:

Campo O que preencher
Tipo de cancelamento * Correção de erro — permite que o sistema gere a nota novamente (típico quando errou um dado e quer reemitir).
Cancelamento definitivo — a nota não é gerada de novo (típico quando o cliente desistiu da venda).
Motivo Texto explicando o porquê. Obrigatório para NFe, NFCom, NFSe e NFe SVA. NFCe e NFe21 não pedem.

Se você cancelar mais de uma nota de uma vez (em lote), o popup lista todas elas (nota, emissão, competência, valor, empresa) e oferece um botão extra Cancelar todas as notas.

Estados antes e depois

Resumo do que muda na nota após o cancelamento ser aceito:

Modelo Estado antes Estado depois
NFe-55 / NFCe / NFCom Protocolada (3) ou Espelho (90) Cancelada (99)
NFSe Criada / Transmitida / Protocolada Cancelada
NFe21 / NFe SVA Ativa (N) ou Espelho (E) Cancelada (S)
DE-PY Aprovado ou Aprovado com Observação Cancelado
Cancelamento é imediato e irreversível. Não há estado intermediário — a nota vai direto para Cancelada. O número fiscal já consumido não é devolvido à série; ele fica registrado como cancelado.

Efeito no financeiro

Cancelar uma nota fiscal afeta o financeiro vinculado a ela:

  • O débito ou cobrança que estava ligado à nota fica desabilitado automaticamente.
  • O registro do débito continua existindo (não é apagado), só sai de uso.
  • Se a venda tinha apenas essa nota e ela foi cancelada como Correção de erro, a venda volta a estar disponível para reemissão.
  • Se foi Cancelamento definitivo, a venda não gera nova nota — fica como histórico.

Cancelar vs Nota de Crédito

São dois caminhos diferentes para "desfazer" uma nota:

Use Cancelar quando... Use Nota de Crédito quando...
O prazo ainda está válido (veja a tabela de prazos). O prazo de cancelamento já expirou.
Erro de digitação ou dados, e você quer reemitir. Devolução parcial — só uma parte do valor precisa voltar.
Venda foi cancelada antes do cliente receber. Reajuste de valor depois da entrega.
O cliente desistiu da compra logo após emissão. Cliente é uma empresa que precisa do crédito fiscal documentado.
💡 No Documento Eletrônico Paraguai (DE-PY), a NC é um menu separado no detalhe da fatura aprovada (botões "Nota de crédito" e "Nota de débito"). Não tem nada a ver com o botão Cancelar.

Pegadinhas frequentes

1. Prazo é contado a partir da emissão (ou aprovação no DE-PY), não da criação no Quaza. Notas em estado "Criada" mas ainda não enviadas não disparam o relógio do prazo.
2. Sem permissão ACL específica. Qualquer operador com acesso à página da nota pode cancelar — vale combinar com a equipe quem faz o quê.
3. Cancelar uma nota não devolve a numeração para a série. O número da nota cancelada fica consumido — a próxima nota sai com o número seguinte.
4. Motivo obrigatório (NFe / NFCom / NFSe / NFe SVA). Sem motivo, o cancelamento é recusado. Escreva algo claro — pode ser auditado.
5. NFCe tem prazo curtíssimo (~30 min). Como é nota de consumidor, a SEFAZ exige cancelamento quase imediato. Passou disso, só com NC.
6. NFCom tem janela "do dia 5 do mês seguinte". Se emitiu hoje, tem o resto do mês + até dia 5 do próximo mês para cancelar. Marque na agenda.

Plazos por modelo (validados pelo sistema)

Modelo Plazo SEFAZ
NFe-55 7 dias corridos
NFe21/22 Mesmo mês de emissão
NFSe Mesmo mês de emissão
NFCom Até 120h após dia 5 do mês seguinte
NFe SVA Mesmo mês fiscal
DE-PY 48h após aprovação
Cancelamento definitivo bloqueia reemissão automática. Quando você escolhe "Cancelamento definitivo", o sistema marca a flag tipoCancelamento no registro — tarefas automáticas que reemitem notas (cierre fiscal, etc.) não regeneram essa nota. Apenas o fluxo manual permite nova emissão. Para "queimar" o número de série definitivamente, use Cancelamento definitivo; para corrigir e poder reemitir automaticamente, use Correção de erro.

Perguntas frequentes

Posso cancelar uma nota que ainda está em "Criada"?

Não precisa cancelar — em "Criada" a nota ainda nem foi para a SEFAZ. Basta editar/excluir o registro. O cancelamento oficial é só para notas que já foram protocoladas/aprovadas.

Cancelei a nota errada — dá pra desfazer?

Não. Cancelamento é irreversível. Se cancelou por engano, emita a nota novamente (selecionando "Correção de erro" no momento do cancelamento ajuda — permite reemissão automática).

O cliente já pagou a nota cancelada — o que faço?

O débito vinculado fica desabilitado, mas o pagamento que entrou continua na conta do cliente. Avalie com o financeiro se vai reemitir nota nova ou devolver o valor.

Por que não consigo cancelar essa NFe de 10 dias atrás?

Prazo NFe-55 é de 7 dias. Após esse prazo, só Nota de Crédito.

Vai aparecer no SPED Fiscal mesmo cancelada?

Sim. A nota cancelada continua no SPED com o status de cancelada — é assim que a SEFAZ rastreia.

Wikis relacionadas: NFe · NFCom · NFSe · NFe SVA · Documento Eletrônico Paraguai · Série Fiscal .