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Estoque (PT)

Estoque — Quaza

Como cadastrar produtos, equipamentos e serviços, controlar quantidades por local e registrar entradas, saídas e transferências de estoque. Voltado ao almoxarife e aos operadores do provedor que recebem mercadoria, entregam equipamento ao técnico e acompanham o saldo.

Nesta página:

Quando usar (e quando NÃO usar)

Use o módulo Estoque para cadastrar tudo que o provedor compra, guarda e entrega — roteadores, ONUs, switches, cabos, conectores — e para acompanhar quantas unidades existem em cada local. Ele alimenta as outras telas: quando o técnico instala um equipamento numa Ordem de Serviço ou quando você faz uma venda avulsa de um produto, é o estoque que é baixado.

Situação	Use
Cadastrar um roteador, ONU, switch ou cabo que o provedor compra e revende/instala	Estoque → Produto
Registrar a chegada de mercadoria do fornecedor	Adicionar estoque / Compra
Acompanhar quantas unidades existem em cada local (almoxarifado, técnico, cliente)	Estoque → Inventário
Controlar individualmente um equipamento pelo número de série	Estoque → Equipamento
Mandar equipamento para o técnico levar a campo ou emprestar ao cliente	Transferência de estoque
Cobrar o cliente por esse produto/equipamento	Venda avulsa
Instalar equipamento numa visita técnica	Ordem de Serviço
Cadastrar o plano de internet que o cliente assina todo mês	Plano / Contrato

Estoque alimenta venda e ordem de serviço. Cadastrar o produto e controlar o saldo é tarefa do Estoque. Cobrar o cliente é tarefa da Venda avulsa , e levar o equipamento até a casa do cliente costuma passar por uma Ordem de Serviço . As três telas conversam: a venda e a ordem de serviço dão baixa automática no estoque.

Como o estoque funciona no Quaza

O estoque do Quaza tem três peças que vale entender antes de mexer:

Produto — o cadastro do item (nome, valor, unidade de medida, dados fiscais). Um produto pode ser de três tipos: Produto (mercadoria comum, controlada por quantidade), Equipamento (controlado um a um, com número de série) ou Serviço (mão de obra, instalação — não tem saldo de estoque).
Local — onde a mercadoria está. Pode ser um almoxarifado fixo (Estoque Geral), um estoque móvel (carro de uma equipe) ou um dos locais especiais que o sistema já traz: Técnico, Cliente e Ordem de Serviço.
Inventário — o saldo de cada produto em cada local. É a conta "tenho 25 câmeras no Estoque Geral, 8 com o técnico". Cada vez que um item entra ou sai, o sistema registra um movimento e atualiza o saldo.

Saldo geral x inventário. O saldo disponível que aparece na tela do produto é a soma de todos os locais. O Inventário mostra esse mesmo saldo quebrado por local. Quando os dois divergem, o sistema avisa (ver Avisos automáticos ).

Glossário

Termo	O que é
Produto	Item cadastrado no estoque. Controlado por quantidade total (ex.: cabo, conector, fonte).
Equipamento	Produto controlado unidade por unidade, cada uma com número de série, patrimônio e código de barras (ex.: roteador, ONU). O sistema sabe exatamente onde está cada peça.
Serviço	Item sem estoque físico (instalação, configuração, locação). Existe para entrar em nota e em venda, mas não tem saldo.
Categoria	Agrupa produtos e define se eles são Produto ou Serviço e qual nota fiscal usam. Toda a parte fiscal do produto vem da categoria.
Local de estoque	Onde a mercadoria fica. Pode ser fixo (almoxarifado) ou móvel (carro de equipe). Há três locais especiais que o sistema controla sozinho: Técnico, Cliente e Ordem de Serviço.
Inventário	Saldo de cada produto em cada local. Também chamado de saldo consolidado.
Inventário individual	A lista de cada equipamento (pelo número de série) e onde ele está agora: no almoxarifado, com um técnico, com um cliente ou reservado numa ordem de serviço.
Movimento	O registro de cada entrada ou saída de estoque. É o histórico que explica como o saldo chegou ao número atual.
Comodato	Equipamento entregue ao cliente em empréstimo (continua sendo do provedor). É um tipo de saída ligada a um contrato.
Compra	Registro da mercadoria que chegou do fornecedor. Pode importar o arquivo da nota e dar entrada no estoque de uma vez.
Fornecedor	Cadastro de quem vende a mercadoria ao provedor. É um cliente marcado como fornecedor.
Balanço	Acerto do estoque: você informa a contagem física e o sistema ajusta o saldo para bater com a realidade.
Baixa	Retirada definitiva de um item do estoque (perda, defeito, descarte).
Referência	Código único do produto (pode ser o código de fábrica). Não se repete entre produtos.

Configuração / pré-requisitos

Antes de cadastrar o primeiro produto, prepare estes itens. Sem eles você trava já no cadastro:

Categoria cadastrada Estoque → Categoria

Todo produto pertence a uma categoria, e é a categoria que define se ele é Produto ou Serviço e qual nota fiscal usa (série fiscal e tipo de nota). Sem categoria, o produto não pode ser salvo. Crie categorias por tipo de item — Roteador, ONU, Switch, Cabo, Serviços, Conectores.

Unidade de medida cadastrada Estoque → Unidade

Define como o item é contado: Unidade, Caixa, Quilograma, Pacote, Peça, Metro. Já vem com as unidades mais comuns; cadastre outras se precisar.

Local de estoque cadastrado Estoque → Local

Você precisa de pelo menos um local fixo (o Estoque Geral) para dar entrada na mercadoria. Marque um deles como padrão — é o local sugerido nas operações e usado no balanço. Os locais Técnico, Cliente e Ordem de Serviço já existem e não podem ser editados nem apagados.

A parte fiscal do produto depende do país e da nota. Os campos fiscais que aparecem no cadastro do produto mudam conforme a categoria (NFe, NFCom, NFSe, nota de serviço). No Brasil, produto de NFe exige NCM; serviço pode exigir código de tributação e NBS. Em caso de dúvida sobre quais códigos usar, confirme com seu contador.

Passo a passo — cadastrar um produto

Estoque → Produto

1	Na tela Produto, clique em Adicionar produto.
2	Informe o Nome e escolha a Categoria. A categoria é que decide se o item é Produto ou Serviço e quais campos fiscais aparecem na sequência.
3	Preencha os campos fiscais que aparecerem (variam pela categoria): para mercadoria de NFe, por exemplo, o sistema pede o NCM; para serviço de NFSe, o código de tributação. Informe também a Referência (código único), o EAN (código de barras de fábrica, se houver) e a Unidade.
4	Informe o Valor custo e o Valor venda. Para mercadoria, defina ainda os pesos líquido e bruto, se for usar em nota com transporte.
5	Defina o controle de estoque: Saldo mínimo e Saldo máximo (o sistema avisa quando o saldo cai abaixo do mínimo) e o Local de estoque disponível (se o saldo "disponível" considera todos os locais ou todos menos o do técnico).
6	Clique em Salvar. O produto é criado sem saldo — para ter quantidade, faça uma entrada (próximo passo a passo) ou registre uma compra.

Pronto. O produto já aparece na listagem. Se a referência começar do zero, o sistema acrescenta um prefixo automático para garantir que ela seja única.

Passo a passo — dar entrada no estoque

Há duas formas de aumentar o saldo. A rápida é o botão Adicionar estoque (lança a entrada manual). A completa é a Compra (registra o fornecedor, a nota e move tudo de uma vez — veja em Demais telas ).

Estoque → Produto → Adicionar estoque

1	Clique em Adicionar estoque (no topo da listagem de produtos, equipamentos ou inventário).
2	Escolha o Produto e o Local em que a mercadoria está entrando.
3	Informe a Quantidade. A Operação já vem como Compra e o Tipo de operação como Entrada (não editáveis aqui).
4	Se for um equipamento, informe o Valor de Custo e o Valor de Venda — cada unidade entra como uma peça individual, pronta para receber número de série depois.
5	(Opcional) Escreva uma Observação e clique em Confirmar.

Pronto. O saldo do produto aumenta no local escolhido e a entrada fica gravada na tela de Movimento.

Fluxo do equipamento: do recebimento ao cliente

Esta é a jornada típica de um equipamento (um roteador, por exemplo) dentro do Quaza: chega do fornecedor, fica no almoxarifado, vai com o técnico e termina instalado na casa do cliente.

Cada passagem entre locais gera dois movimentos: uma saída do local de origem e uma entrada no local de destino. Por isso o histórico mostra linhas vermelhas (saída) e verdes (entrada) em pares.

Tela de Produto

Estoque → Produto

Listagem

Mostra todos os produtos cadastrados. As colunas trazem o código, nome, categoria, tipo (Produto, Equipamento ou Serviço), referência, unidade, saldo disponível, valor de custo, valor de venda e quem alterou por último. Produtos com saldo abaixo do mínimo aparecem destacados em vermelho; produtos removidos aparecem esmaecidos e ficam escondidos por padrão. No topo há os botões Adicionar produto, Adicionar estoque e Transferência de estoque; os atalhos por categoria (Roteador, ONU, Switch...) filtram a lista rapidamente.

Listagem de produtos: tipo, referência, saldo disponível e valores. Os atalhos de categoria ficam logo abaixo da barra de abas.

Detalhe do produto

Ao abrir um produto você vê os dados de cadastro (nome, categoria, valores, controle de estoque) e, no topo, uma etiqueta indicando se é Produto, Equipamento ou Serviço. Se o saldo estiver abaixo do mínimo, aparece também o aviso "Saldo em estoque inferior ao mínimo". O detalhe traz a aba Histórico (toda alteração do cadastro) e, para equipamentos, a aba Equipamento (as unidades individuais daquele produto). A área de botões muda conforme o tipo.

Tipos de movimento

Todo aumento ou redução de saldo é um movimento, com uma operação (o motivo) e um tipo (Entrada, que soma; ou Saída, que subtrai). A maioria você dispara por um botão — não escolhe a operação na mão. As operações são:

Operação	Entrada ou saída	Quando acontece
Compra	Entrada	Chegada de mercadoria do fornecedor — pelo botão Adicionar estoque ou ao movimentar uma compra.
Transferência	Saída + Entrada	Mover item de um local para outro (almoxarifado → técnico → cliente). Gera os dois lançamentos.
Venda	Saída	Quando uma venda avulsa de um produto físico é finalizada.
Comodato	Saída	Equipamento emprestado ao cliente, vinculado a um contrato (ver Comodato ).
Baixa	Saída	Retirada definitiva (perda, defeito, descarte). Exige observação.
Balanço	Entrada ou saída	Acerto do saldo para bater com a contagem física.
Estorno	Entrada	Desfaz uma saída anterior, devolvendo o item ao estoque.
Consumo	Saída	Item usado internamente, sem virar venda nem ficar com o cliente.

De onde veio cada movimento. Além da operação, cada movimento guarda a origem: Manual (você lançou na tela), Ordem de compra, Ordem de serviço ou Venda de produtos. Assim dá para rastrear se aquela saída foi de uma instalação, de uma venda ou de um acerto manual.

Movimentações de estoque. Linhas verdes são entradas e vermelhas são saídas. Repare nos pares Entrada/Saída de uma transferência (mesma quantidade, locais diferentes).

Equipamentos (itens com número de série)

Estoque → Equipamento

Quando um produto é marcado como equipamento, o Quaza deixa de contar só a quantidade e passa a controlar cada peça individualmente: número de série, patrimônio, código de barras, valor e onde ela está. É o controle ideal para roteadores e ONUs, em que você precisa saber qual aparelho está em cada cliente.

Listagem de equipamentos: cada linha é uma peça, com seu serial/MAC, patrimônio, local atual, técnico/cliente e valor de custo.

Na listagem você pode marcar várias peças e usar o menu Ações para Adicionar seriais/patrimônio em lote, Imprimir códigos de barras ou fazer a Baixa de equipamentos. A baixa exige uma observação obrigatória e desabilita a peça. Cada linha tem o atalho Retornar para o estoque, que traz de volta ao almoxarifado um equipamento que estava com o técnico ou com o cliente.

Equipamento em ordem de serviço aberta não pode ser baixado nem transferido. Se a peça está reservada numa ordem de serviço em andamento, o sistema bloqueia. Conclua ou cancele a ordem de serviço primeiro.

No detalhe de um equipamento ficam os botões Imprimir código, Ver produto, Ver cliente (se estiver com um cliente) e Ver compra (se entrou por uma compra). Quando a peça pode ser retirada, aparece também Baixa de equipamento.

Comodato — equipamento emprestado ao cliente

No comodato o provedor entrega um equipamento ao cliente mas continua dono dele — é um empréstimo, normalmente atrelado ao contrato de internet. No Quaza, o comodato é uma saída que leva a peça para o local Cliente, sempre vinculada a um contrato.

Na prática, você usa a Transferência de estoque: escolhe o equipamento, define o local de destino como Cliente e informa o cliente e o contrato. A partir daí o sistema sabe que aquela peça específica está com aquele cliente, e isso aparece tanto no Inventário individual quanto no cadastro do equipamento.

Quando o cliente devolve. Ao encerrar o contrato ou trocar o aparelho, use o atalho Retornar para o estoque na tela de Equipamento (ou a transferência de volta para um local de almoxarifado). A peça volta ao saldo disponível e fica pronta para reuso.

Cobrança é assunto separado. O comodato controla a posse do equipamento, não a cobrança. Se você for cobrar o aparelho ou uma taxa, isso é uma venda avulsa ; o comodato apenas registra que a peça saiu para o cliente em empréstimo.

Demais telas do Estoque

Inventário

Estoque → Inventário

Mostra o saldo de cada produto em cada local (só linhas com saldo maior que zero). É a foto de "o que tenho e onde". Cada linha tem o atalho Ver movimentos, que abre o histórico daquele produto naquele local. Para itens com o cliente, com o técnico ou que sejam equipamento, o detalhe também lista o Inventário individual (as peças, uma a uma).

Inventário: saldo por produto e por local (Estoque Geral, Técnico, Cliente e os locais móveis que você cadastrar).

Inventário individual

Estoque → Inventário Individual

A lista de cada equipamento e onde ele está agora: local, técnico, cliente e ordem de serviço. É aqui que você descobre, por exemplo, qual roteador (por número de série) está na casa de cada cliente.

Inventário individual: cada peça com seu número de série, o local atual e — quando está em campo — o técnico, o cliente e a ordem de serviço.

Compra

Estoque → Compra

Registra a mercadoria comprada de um fornecedor. Você informa fornecedor, número da nota, valor e data, e adiciona os produtos (manualmente ou importando o arquivo XML da nota fiscal — o sistema reconhece o fornecedor pelo CNPJ e traz os itens). Ao salvar, escolhe entre só registrar a compra ou Confirmar e movimentar (dar entrada no estoque na hora). Compras já movimentadas não podem mais ser removidas. Pelo detalhe dá para Gerar documento financeiro (a despesa da compra) e ver a nota importada.

Listagem de compras, com os atalhos para filtrar compras já movimentadas e compras sem documento financeiro.

Importações de XML

Estoque → Compra → Importar Xml

Guarda as notas fiscais (arquivo XML) que você importou para gerar compras, com o nome do arquivo, o fornecedor e o valor total. Cada nota só pode ser importada uma vez.

Notas XML importadas para dar entrada no estoque, com fornecedor e valor total da nota.

Balanço

Estoque → Balanço

Para acertar o estoque com a contagem física. A tela lista os saldos do local e, em cada linha, você digita o saldo novo (o que contou de verdade). O sistema mostra a diferença (em azul se sobrou, em vermelho se faltou). Ao clicar em Aplicar balanço de estoque, é obrigatório informar uma observação. O acerto é gravado como movimento de Balanço e não pode ser desfeito.

Equipamento não diminui pelo balanço. Como cada equipamento é uma peça rastreada, o balanço não deixa reduzir a quantidade deles — para retirar um equipamento, use a Baixa na tela de Equipamento.

Local, Unidade, Categoria e Operações

São os cadastros de apoio. Local (almoxarifados e estoques móveis), Unidade (de medida), Categoria (tipo do produto e nota fiscal) e Operações (motivos de movimento). As operações padrão do sistema — Compra, Venda, Comodato, Transferência, Baixa, Balanço, Estorno, Reserva — não podem ser editadas; você só pode cadastrar operações próprias adicionais.

Locais de estoque: tipo Fixo ou Móvel, com os três locais especiais (Atendimento, Técnico, Cliente) que o sistema controla sozinho.

Categorias: cada uma define o tipo (Produto/Serviço) e a nota fiscal (série e tipo de nota) dos produtos que pertencem a ela.

Unidades de medida disponíveis, com a sigla usada nos cadastros e nas notas.

Relatório de produtos utilizados

Estoque → Utilizados

Um relatório de consumo: você filtra por período, tipo de operação, produto, local, técnico ou cliente, clica em Verificar e pode Exportar. Útil para saber quanto de cada item foi gasto num mês.

Relatório de produtos utilizados: filtros por período, operação, produto, local, técnico e cliente.

Avisos automáticos

O Estoque tem duas rotinas que rodam sozinhas e enviam aviso por e-mail — você não precisa acionar nada na tela:

Aviso	O que avisa
Saldo abaixo do mínimo	Lista os produtos cujo saldo disponível ficou abaixo do saldo mínimo cadastrado. Serve para você repor antes de faltar.
Divergência de saldo	Lista os produtos em que o saldo geral não bate com a soma do inventário, mostrando os últimos movimentos para ajudar a investigar.

Quem liga e desliga esses avisos é o administrador do sistema (o agendamento fica no servidor, controlado pelo time técnico). A tela do operador não dispara nem configura essas rotinas — ela só recebe o e-mail quando há algo a relatar.

Pegadinhas frequentes

Produto novo nasce sem saldo. Cadastrar o produto não dá quantidade. Use Adicionar estoque ou registre uma Compra para o saldo aparecer.

Saldo aparece, mas o item é serviço. Serviço não tem estoque. Se você cadastrou algo como serviço mas precisa controlar quantidade, ele deveria estar numa categoria do tipo Produto.

Não dá para reduzir equipamento no balanço. Cada equipamento é uma peça rastreada. Para tirar uma do estoque, use a Baixa na tela de Equipamento — o balanço só ajusta produtos comuns.

Referência repetida. A referência é única. Se aparecer "Referência já informada", outro produto (mesmo um removido) já usa esse código. Escolha outro.

Não consigo remover o produto. O sistema bloqueia se ainda houver saldo, equipamentos ativos, ordens de serviço ou notas fiscais ligadas a ele. Zere o estoque e desfaça os vínculos antes.

O equipamento está numa ordem de serviço aberta. Enquanto a ordem de serviço não é concluída ou cancelada, a peça fica reservada e não pode ser baixada nem transferida.

Transferir gera duas linhas. Uma transferência sempre cria uma saída no local de origem e uma entrada no destino. Ver duas linhas no histórico (uma verde, uma vermelha) é o esperado, não erro.

Balanço não tem volta. Aplicar o balanço altera o saldo direto e não pode ser desfeito. Confira a contagem antes de confirmar.

Comodato sem contrato. Para enviar um equipamento ao local Cliente, o sistema exige escolher o cliente e o contrato. Sem contrato, a transferência para o cliente não conclui.

Compra movimentada não volta atrás. Depois de "Confirmar e movimentar" (ou movimentar pelo detalhe), a compra não pode mais ser removida — a entrada no estoque já aconteceu.

Saldo geral diferente do inventário. Se o aviso de divergência apontar um produto, normalmente houve um movimento perdido ou um acerto manual. Use Ver movimentos no inventário para investigar e o Balanço para corrigir.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre produto, equipamento e serviço?

O produto é contado por quantidade total (cabos, conectores). O equipamento é controlado peça por peça, com número de série — você sabe onde está cada um. O serviço não tem estoque (instalação, locação); existe só para entrar em nota e em venda.

Cadastrei o produto mas o saldo está zerado. Por quê?

O cadastro não dá quantidade. Para o saldo aparecer, faça uma entrada pelo botão Adicionar estoque ou registre uma Compra e movimente.

Como transformo um produto comum em equipamento?

No detalhe do produto há a ação Converter equipamento. Ela só funciona se não houver unidades fora do almoxarifado (com técnico, cliente ou em ordem de serviço) — retorne essas peças primeiro.

Como mando um equipamento para o técnico levar?

Use Transferência de estoque: escolha a peça, defina o local de destino como Técnico e selecione o técnico. O equipamento sai do almoxarifado e passa a constar com aquele técnico.

Como registro que o equipamento ficou no cliente (comodato)?

Pela Transferência de estoque, com local de destino Cliente, informando o cliente e o contrato. A peça passa a constar com aquele cliente. Para devolução, use Retornar para o estoque.

Onde vejo qual aparelho está com cada cliente?

No Inventário individual (Estoque → Inventário Individual). Cada linha mostra o número de série, o local, o cliente e a ordem de serviço. Você pode filtrar por cliente ou por produto.

Importei o arquivo da nota e o fornecedor já veio preenchido. Como?

O sistema lê o CNPJ do emitente no arquivo XML e, se já existe um cadastro com esse CNPJ, preenche o fornecedor sozinho. Se não existir, ele oferece cadastrar o fornecedor na hora.

A compra dá entrada no estoque automaticamente?

Só se você escolher Confirmar e movimentar ao salvar (ou usar Movimentar estoque no detalhe). Se confirmar sem movimentar, a compra fica registrada mas o saldo não muda até você movimentar.

Para que serve o saldo mínimo?

É o limite de alerta. Quando o saldo disponível cai abaixo dele, o produto fica destacado em vermelho na listagem e entra no aviso automático por e-mail, para você repor antes de faltar.

Contei o estoque e está diferente do sistema. O que faço?

Use o Balanço (Estoque → Balanço): digite o saldo contado em cada produto, confira a diferença e aplique com uma observação. Lembre que equipamentos não são reduzidos pelo balanço — para eles use a Baixa.

Não consigo remover um produto. Por quê?

Há vínculos abertos: saldo em estoque, equipamentos ativos, ordens de serviço ou notas fiscais ligadas a ele. Zere o estoque e desfaça os vínculos; aí o produto é marcado como removido (some da lista, mas o histórico fica).

O que é uma "baixa" e quando uso?

É a retirada definitiva de um item (perda, defeito, descarte). Para produto comum, use Baixa no detalhe do inventário; para equipamento, na tela de Equipamento. Sempre exige uma observação explicando o motivo.

Por que a transferência criou duas linhas de movimento?

Toda transferência registra uma saída no local de origem e uma entrada no destino. As duas linhas (vermelha e verde, mesma quantidade) representam a mesma movimentação.

A venda de um produto baixa o estoque sozinha?

Sim. Ao finalizar uma venda avulsa de produto físico, o sistema baixa o estoque automaticamente. Se a venda for cancelada, os itens voltam ao estoque.

Documentos relacionados

Vendas avulsas — venda pontual de um produto/equipamento ao cliente; finaliza com baixa automática no estoque.
Suporte / Ordem de Serviço — instalação e visita técnica, onde o equipamento sai do estoque e vai para o cliente.
Cobrança — como o cliente paga as cobranças geradas pela venda do produto.
Cliente — cadastro do cliente e do fornecedor (fornecedor é um cliente marcado como tal).