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CRM — Embudo de ventas y oportunidades (ES-PY)

CRM — Embudo de ventas y oportunidades

CRM — gestión del embudo de ventas del proveedor: desde el primer interés de un posible cliente hasta el cierre del contrato.

Esta página muestra cómo usar el módulo CRM de Quaza para hacer seguimiento de quien todavía no es cliente, pero mostró interés (el lead): registrar la oportunidad, moverla por las etapas del embudo de ventas, anotar cada contacto, armar una propuesta (presupuesto) y, cuando el negocio cierra, convertir todo en un contrato. Dirigida al equipo comercial del proveedor — vendedores y quien coordina las ventas.

Resumen en una línea: la oportunidad es la ficha de un negocio en curso con un interesado. Tiene un responsable (el vendedor), una calificación (1 a 5 estrellas), una etapa dentro de un embudo y una situación (En curso → Convertida, o Cancelada). Cuando el cliente acepta la propuesta, hacés clic en Convertir a contrato y el lead pasa a ser cliente activo.

En esta página:

Cuándo usar (y cuándo NO usar)

El CRM es el antes de la venta: sirve para organizar y hacer seguimiento de interesados que todavía no firmaron contrato. Usalo cuando alguien llama, manda mensaje o aparece pidiendo información de un plan — y querés registrar ese contacto para no perder la venta.

Usá el CRM cuando…	NO es acá — andá a…
Registrar un interesado que pidió información de un plan	—
Seguir en qué punto de la negociación está cada lead	—
Anotar llamadas, correos y conversaciones con el interesado	—
Armar una propuesta (presupuesto) para el lead	—
Marcar un recordatorio para retomar el contacto	—
Cerrar la venta y generar el contrato del cliente	Contrato (el botón Convertir ya abre el asistente)
Vender un producto o servicio suelto a quien YA es cliente	Ventas sueltas
Editar el registro de un cliente ya activo	Cliente

Paso a paso — del interés al contrato

Paso	Acción	Dónde
1	Tené un embudo con etapas. El proveedor ya viene con un embudo predeterminado (ej.: Contacto → Interés → Seguimiento → Propuesta aceptada). Si querés ajustar las etapas, eso se hace una sola vez en la configuración.	CRM → Configuración embudo
2	Cargá la oportunidad. Hacé clic en Agregar oportunidad y completá el nombre del negocio, los datos del interesado (nombre, correo, teléfono, documento), la forma de contacto inicial y la calificación en estrellas.	CRM → Oportunidad
3	Registrá cada contacto. En la pestaña Contactos de la oportunidad, cargá toda llamada, correo o conversación — con observación y duración — para tener el historial completo.	Oportunidad → pestaña Contactos
4	Mové a la etapa correcta. A medida que avanza la negociación, arrastrá la tarjeta de la oportunidad a la siguiente etapa en el tablero del Embudo (o cambiá la etapa desde la ficha).	CRM → Embudo
5	Armá la propuesta. En la pestaña Presupuestos, creá un presupuesto con título, plazo de validez e ítems/valores de la oferta para enviar al interesado.	Oportunidad → pestaña Presupuestos
6	Creá un recordatorio de seguimiento. Usá Agregar recordatorio para que el sistema te avise de retomar el contacto en X días — el aviso aparece en la tarjeta del embudo el día marcado.	Oportunidad → Agregar recordatorio
7	¿Cerró? Convertí. Hacé clic en Convertir a contrato: el asistente confirma los datos del cliente y abre la creación del contrato. La oportunidad pasa a Convertida y el lead pasa a ser cliente.	Oportunidad → Convertir a contrato

Ciclo de vida de la oportunidad

Ciclo de vida de una oportunidad: desde el primer interes del lead hasta la conversion en contrato (o la cancelacion). El vendedor conduce; el sistema registra cada etapa.

Glosario

Término	Qué es
Lead	Un posible cliente: alguien que mostró interés pero todavía no firmó contrato. En Quaza el lead queda guardado junto al registro de clientes, marcado como lead hasta que la venta se cierra.
Oportunidad	La ficha de un negocio en curso con un lead. Reúne responsable, calificación, etapa del embudo, contactos, presupuestos y recordatorios de ese negocio.
Embudo	El conjunto ordenado de etapas por las que pasa una oportunidad (ej.: Contacto → Interés → Seguimiento → Propuesta aceptada). Representa el camino de la venta. Podés tener más de un embudo.
Etapa	Cada columna del embudo. Indica en qué punto de la negociación está la oportunidad. Las etapas las define el proveedor y tienen un orden.
Calificación	Una nota de 1 a 5 estrellas que indica qué tan prometedor es ese lead. Las oportunidades aparecen ordenadas por calificación (más estrellas primero).
Responsable	El vendedor dueño de la oportunidad. Por defecto es quien la cargó. Si el proveedor lo configura, cada vendedor puede ver solo las oportunidades de las que es responsable.
Campaña	Una acción comercial que originó el contacto (ej.: feria, recomendación premiada, anuncio de barrio). Sirve para saber de dónde vinieron los leads.
Forma de contacto	El canal usado para hablar con el lead: teléfono, SMS, correo, WhatsApp, Telegram u otro. Se usa tanto en el origen de la oportunidad como en cada contacto registrado.
Presupuesto	La propuesta comercial armada para el lead, con título, plazo de validez (en días) y valor. Queda vinculada a la oportunidad.
Recordatorio	Un aviso de seguimiento: “volver a hablar con el lead tal día”. Queda pendiente hasta que lo concluyas y aparece en la tarjeta del embudo en la fecha marcada.
Convertir	La acción de transformar la oportunidad ganada en contrato: confirma los datos del cliente, abre el asistente de contrato y marca la oportunidad como Convertida.

Configuración / requisitos previos

Para empezar a cargar oportunidades, basta con que exista un embudo con etapas — el resto es opcional y ayuda a organizar mejor. Si la pantalla avisa que “este embudo no tiene etapas”, configurá el embudo primero.

Embudo con etapasCRM → Configuración embudo

Crea los embudos y sus etapas (nombre, orden y si la etapa aparece en el tablero del embudo). Sin al menos una etapa, no se puede guardar una oportunidad. El proveedor normalmente ya deja un embudo predeterminado listo.

Formas de contactoCRM → Forma de contacto

Lista los canales que aparecen al registrar un contacto en la oportunidad (Teléfono, SMS, Correo, WhatsApp, Telegram…). Ya viene con los canales comunes cargados; ajustalo si querés agregar o desactivar alguno.

CampañasCRM → Campaña

Opcional. Cargá tus acciones comerciales (feria, recomendación, anuncio) para poder marcar de qué campaña vino cada oportunidad y medir qué da más resultado.

Pantalla de Oportunidades — listado y detalle

Listado

En CRM → Oportunidad ves todas las oportunidades en una tabla. Las columnas muestran el código, la calificación en estrellas, el nombre del negocio, el cliente/lead, el embudo, la etapa actual y la situación. La lista ya viene ordenada por las oportunidades mejor calificadas (más estrellas primero). Usá Agregar oportunidad (esquina superior derecha) para crear una nueva.

CRM → Oportunidad

Detalle (ficha de la oportunidad)

Al abrir una oportunidad, la ficha reúne todo el negocio en pestañas:

General — nombre del negocio, datos del lead (nombre, correo, teléfono, documento), forma de contacto inicial, calificación, situación, embudo y etapa, responsable y campaña. Tiene además un campo de anotaciones rápidas y una línea de tiempo con el historial.
Contactos — cada llamada, correo o conversación registrada (ver la sección Contactos comerciales ).
Información — campos extra que el proveedor pudo haber creado para esa etapa del embudo (aparece solo cuando hay campos configurados).
Presupuestos — las propuestas armadas para el lead (ver Presupuestos ).
Tareas — tareas comerciales vinculadas a la oportunidad.

Arriba de la ficha aparecen los botones de acción: Ver lead (abre el registro del interesado), Convertir a contrato, Agregar recordatorio y, cuando el proveedor usa el mapa de red, Consultar viabilidad (verifica si hay red en la dirección del lead).

El Embudo — tablero de etapas

La pantalla CRM → Embudo muestra las oportunidades como tarjetas organizadas en columnas — una columna por etapa, lado a lado, al estilo tablero de tareas. Cada tarjeta trae el nombre del negocio, el lead, las estrellas de calificación y accesos directos a correo y WhatsApp. Arriba elegís qué embudo ver y el período (desde/hasta).

Consejo: para avanzar la negociación, alcanza con arrastrar la tarjeta de una columna a otra. La etapa de la oportunidad cambia al instante — no hace falta abrir la ficha.

CRM → Embudo

Cada columna muestra el total de oportunidades en esa etapa. Cuando una oportunidad se convierte, la tarjeta queda destacada en verde; si se cancela, queda en gris/rojo. Los recordatorios de seguimiento con fecha para hoy aparecen como un aviso en la propia tarjeta.

Situaciones de la oportunidad

Toda oportunidad tiene una situación que resume en qué punto está el negocio:

Situación	Qué significa	Próxima acción
En curso	Negocio abierto, en negociación. Es el estado de toda oportunidad nueva.	Trabajar los contactos y mover por las etapas hasta cerrar o desistir.
Convertida	El negocio se ganó: la propuesta fue aceptada y la oportunidad pasó a contrato. El lead pasó a cliente activo.	Seguir el contrato en el módulo de contratos.
Cancelada	El negocio se perdió o se desistió. La oportunidad sale del flujo activo.	Ninguna — sirve de historial de lo que no cerró.

La situación pasa a Convertida automáticamente cuando concluís la conversión en contrato. No hace falta cambiarla a mano en ese caso.

Contactos comerciales

En la pestaña Contactos de cada oportunidad registrás todo toque con el lead. Hacé clic en el botón del canal usado (Teléfono, Correo, WhatsApp…) y completá:

Forma de contacto — el canal (ya viene seleccionado por el botón que tocaste).
Fecha — cuándo ocurrió el contacto.
Duración — cuánto duró (útil en llamadas).
Observación — lo que se conversó.

La tabla de contactos suma automáticamente cuántos contactos ya se hicieron y el tiempo total dedicado a ese lead — información que también aparece en el listado de oportunidades. Ese historial ayuda a cualquier vendedor a retomar la conversación donde quedó.

CRM → Oportunidad → abrir → pestaña Contactos

Presupuestos (propuestas)

El presupuesto es la propuesta comercial que armás para el lead. Crealo desde la pestaña Presupuestos de la oportunidad o desde la pantalla CRM → Presupuesto. Cada presupuesto tiene:

Título — un nombre para la propuesta (ej.: “Propuesta Plan 300MB”).
Plazo (días) — por cuántos días vale la propuesta.
Valor total y moneda — el valor de la oferta.
Responsable y observaciones.

Listado de presupuestos: codigo, oportunidad vinculada, titulo de la propuesta, plazo de validez en dias, valor total y situacion (Habilitado). La pantalla esta en portugues.

CRM → Presupuesto

Recordatorios de seguimiento

El recordatorio evita que un lead se enfríe por falta de respuesta. En la ficha de la oportunidad hacé clic en Agregar recordatorio: el sistema pregunta en cuántos días, a qué hora y con qué mensaje querés que te recuerde volver a hablar con el interesado.

Dónde aparece el recordatorio: el día marcado, surge como un aviso en la propia tarjeta de la oportunidad dentro del Embudo. En la pantalla CRM → Recordatorio ves todos los recordatorios pendientes, con oportunidad, cliente, título, descripción, previsión y situación.

Listado de recordatorios: oportunidad, cliente, titulo, descripcion, previsión (fecha/hora) y situacion Pendiente destacada. La pantalla esta en portugues.

Un recordatorio queda Pendiente hasta que lo concluyas (después de retomar el contacto) o lo canceles. Al guardar una oportunidad nueva, el sistema ya ofrece crear un recordatorio de seguimiento para que no te olvides.

CRM → Recordatorio

Conversión en contrato

Cuando el lead acepta la propuesta, es hora de transformarlo en cliente. En la ficha de la oportunidad, hacé clic en Convertir a contrato. El asistente hace dos etapas:

Confirma los datos del cliente — revisá/completá el registro (nombre, documento, dirección) y hacé clic en Avanzar.
Crea el contrato — abre el asistente de creación de contrato para elegir plan, vencimiento y demás condiciones.

Al concluir, la oportunidad pasa a Convertida y, si el interesado era solo un lead, pasa a ser cliente activo automáticamente. A partir de ahí la relación sigue por los módulos de Contrato y Cobro .

CRM → Oportunidad → abrir → Convertir a contrato

Trampas frecuentes

“Este embudo no tiene etapas.” No podés guardar la oportunidad porque el embudo elegido está sin etapas. Cargá al menos una etapa en CRM → Configuración embudo antes de crear oportunidades.

El recordatorio solo acepta fecha futura. No se puede crear un recordatorio con una hora ya pasada ni con días negativos. Elegí un horario posterior al actual.

Documento duplicado. Si informás un documento que ya existe en el registro, el sistema pregunta si querés aprovechar el cliente existente en vez de crear otro. Confirmá con cuidado para no duplicar el registro.

Teléfono y correo se validan. Al guardar la oportunidad, el teléfono y el correo del lead deben estar en un formato válido — si no, el campo queda marcado en rojo y no guarda.

“Solo veo mis oportunidades.” Si el proveedor activó la vista por responsable, cada vendedor ve solo las oportunidades de las que es responsable. Es intencional; quien coordina puede ver todas.

Un cliente ya activo no se edita acá. Si la oportunidad es de alguien que ya es cliente, sus datos quedan de solo lectura en la ficha. Para cambiarlos, usá la pantalla Cliente .

Convertir no aparece en una oportunidad ya convertida. Los botones Convertir, Consultar viabilidad y Agregar recordatorio desaparecen cuando la oportunidad ya está Convertida — el negocio ya se cerró.

Eliminar una oportunidad libera reservas de red. Si la oportunidad tenía una reserva de puerto en el mapa de red, eliminarla cancela esa reserva. Asegurate antes de eliminar.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre lead y cliente?

El lead es un interesado que todavía no firmó contrato; el cliente ya tiene contrato activo. En el CRM trabajás el lead; cuando acepta la propuesta y lo convertís, pasa a ser cliente.

¿Necesito cargar el cliente antes de crear la oportunidad?

No. Al agregar la oportunidad ya informás nombre, correo, teléfono y documento del interesado, y el sistema crea el lead automáticamente. Recién en la conversión pasa a cliente completo.

¿Para qué sirven las estrellas de calificación?

Indican qué tan prometedor es el lead (1 a 5 estrellas). El listado muestra primero las oportunidades mejor calificadas, ayudándote a priorizar a quien tiene más chances de cerrar.

¿Cómo muevo una oportunidad a la siguiente etapa?

En el tablero del Embudo, arrastrá la tarjeta de la oportunidad a la columna de la etapa deseada. La etapa cambia al instante. También se puede cambiar la etapa abriendo la ficha de la oportunidad.

¿Puedo tener más de un embudo?

Sí. Podés crear embudos distintos (por ejemplo, uno para ventas residenciales y otro para empresas), cada uno con sus propias etapas. En el tablero del Embudo elegís cuál ver.

¿El recordatorio envía correo o mensaje al cliente?

No. El recordatorio es un aviso interno para el vendedor (“volver a hablar con el lead tal día”). Aparece en la tarjeta del embudo y en la pantalla de recordatorios — no se envía al interesado.

¿Qué pasa con la oportunidad después de convertirla?

Pasa a la situación Convertida y queda como historial. El lead pasa a cliente activo y la relación continúa en los módulos de contrato y cobro.

Perdí la venta. ¿Debo borrar la oportunidad?

No hace falta. Marchá la situación como Cancelada — así sale del flujo activo, pero el historial de por qué no cerró queda registrado, lo que ayuda en análisis futuros.

¿Cómo sé de qué acción de marketing vino el lead?

Marchá la campaña en la oportunidad. Cargá tus acciones en CRM → Campaña (feria, recomendación, anuncio) y seleccioná la campaña de origen en cada oportunidad.

¿Dónde veo todo lo que ya conversé con el lead?

En la pestaña Contactos de la oportunidad quedan todas las llamadas, correos y conversaciones registradas, con la suma de cuántos contactos y el tiempo total dedicado. La línea de tiempo en la pestaña General también muestra el historial.

Quiero vender un servicio extra a quien ya es cliente. ¿Uso el CRM?

No. El CRM es para conquistar a quien todavía no es cliente. Para vender algo suelto a un cliente activo, usá Ventas sueltas .

¿Por qué el botón “Consultar viabilidad” no aparece?

Solo surge cuando el proveedor usa el mapa de red con un integrador activo. Sin eso, la verificación de viabilidad en la dirección del lead no está disponible en la oportunidad.

Documentos relacionados

Ventas sueltas — vender productos y servicios sueltos a quien YA es cliente.
Contrato — el contrato generado cuando la oportunidad se convierte.
Cliente — registro del cliente (y del lead) trabajado en el CRM.
Cobro — lo que el nuevo cliente pasa a pagar después del contrato.