Cómo registrar una venta avulsa — la venta puntual de un producto o servicio a un cliente, fuera de la mensualidad del contrato (un router, una tasa de instalación, un servicio único) — y convertirla en cobranza. Dirigido al personal comercial y a la atención del proveedor.
Cuándo usar (y cuándo NO usar)
Use la venta avulsa cuando el cliente compre algo una sola vez, fuera de lo que ya paga todos los meses en el contrato. El resultado es una o varias cobranzas generadas para ese cliente.
| Situación |
Use |
| Venta de un router, decodificador, cable u otro equipo |
Venta avulsa |
| Tasa de instalación, tasa de visita técnica, reconexión |
Venta avulsa |
| Un servicio único (configuración, cambio de domicilio, soporte cobrado) |
Venta avulsa |
| Cobrar de una sola vez, pudiendo dividir en cuotas |
Venta avulsa |
| El valor mensual del plan de internet (recurrente) |
Mensualidad / Contrato |
| Un ítem que se repite todos los meses automáticamente |
Venta recurrente |
| Acompañar a un prospecto hasta cerrar el contrato (embudo comercial) |
Ventas (embudo) |
Avulsa, recurrente o contrato. La venta
avulsa es puntual: usted la crea, se convierte en cobranza y listo. La
venta recurrente es un modelo que el sistema repite por sí solo cada mes (ver
Ventas
y
Mensualidad
). Y el módulo
Ventas
(embudo comercial) trata de la negociación con el prospecto
antes de convertirse en contrato — un tema distinto de este documento.
Consejo. La venta avulsa puede estar vinculada a un contrato del cliente (opcional) — útil para que la cobranza siga las reglas de ese contrato (cartera, vencimiento, factura). Sin contrato, es una cobranza independiente del cliente.
Paso a paso — registrar una venta avulsa
La venta se crea mediante un asistente de dos etapas: primero usted elige los productos/servicios, luego define el pago (cuotas y vencimientos).
Financiero → Recibos → Ventas
| 1 |
En la pantalla Ventas, haga clic en Agregar. Se abre el asistente Agregar venta. |
| 2 |
Etapa 1 — Productos. Seleccione el Cliente. Si tiene contrato activo, elija el Contrato en el campo de al lado (opcional, salvo que el proveedor lo exija). |
| 3 |
Elija el Tipo (Producto o Servicio), el ítem en Inventario, la Cantidad y el Valor unitario; haga clic en Agregar producto. Repita para incluir más ítems. Cada ítem entra en la tabla con su total. |
| 4 |
Haga clic en Siguiente para ir a la etapa de pago. |
| 5 |
Etapa 2 — Pago. Elija el Tipo de venta (define la cuenta contable y la tributación) y la Forma de pago (la cartera que generará la cobranza). Revise la Naturaleza de operación. |
| 6 |
Revise el Valor total y la Fecha del documento. En Cuotas, indique en cuántas veces dividir; el sistema arma la tabla de cuotas con valores y vencimientos, que usted puede ajustar. |
| 7 |
(Opcional) Complete las Observaciones. |
| 8 |
Haga clic en Finalizar venta. El sistema crea la venta, descuenta el producto del inventario (cuando es producto físico) y genera las cobranzas. |
Listo. La venta se abre en el detalle, ya con las cobranzas creadas. Si el tipo de venta está configurado para tributar "En la creación", el documento electrónico también se emite automáticamente.
Flujo de la venta avulsa
De la creación de la venta hasta su pago: el operador la registra, Quaza genera las cobranzas (y el documento, cuando el tipo de venta lo pide), el cliente paga y la baja salda la venta.
Glosario
| Término |
Qué es |
| Venta avulsa |
Venta puntual de producto o servicio a un cliente, fuera de la mensualidad. Se convierte en una o varias cobranzas. |
| Tipo de venta |
Modelo que define la cuenta contable, la forma de pago sugerida, la naturaleza de operación y cómo tributa la venta (documento electrónico). Se elige en la etapa de pago. |
| Forma de pago |
La cartera de cobranza que generará la boleta/pago/cuotas de la venta. Define el banco/pasarela y la moneda de la cobranza. |
| Cuota |
Cada cobranza en que se divide la venta. Una venta puede tener cuota única o varias, con fechas y valores propios. |
| Cobranza |
El documento que el cliente paga, generado a partir de cada cuota de la venta. Detallada en Cobranza
. |
| Naturaleza de operación |
Clasificación fiscal de la operación, usada cuando la venta genera documento electrónico. Viene sugerida del cliente o del tipo de venta. |
| Inventario |
El ítem de stock elegido en la venta. Para productos físicos, finalizar la venta descuenta la cantidad del inventario. |
| Documento recurrente |
Modelo de venta que el sistema repite por sí solo cada mes (venta recurrente) — distinto de la avulsa, que es puntual. |
Configuración / requisitos previos
Antes de registrar la primera venta, tres cosas deben estar listas en el sistema:
Tipo de venta registrado
Financiero → Control financiero → Tipo de venta
Sin al menos un tipo de venta, la etapa de pago queda sin opciones y la venta no se puede finalizar. Cada tipo necesita una cuenta vinculada (de lo contrario el sistema avisa "El tipo de venta no posee una cuenta vinculada"). En el registro usted define: Descripción, Cuenta, Forma de pago, Naturaleza de operación y cómo tributa producto y servicio (Manual, En la creación, En el recibo o En el vencimiento).
Productos y servicios registrados
Inventario → Producto
Los ítems que usted vende deben existir como producto (físico) o servicio. Los productos físicos tienen saldo de stock, que se descuenta al finalizar la venta. Ver Inventario
.
Cartera de cobranza configurada
Financiero → Control financiero → Cartera de cobranza
La forma de pago de la venta apunta a una cartera, que define el banco/pasarela y la moneda. Ver Cobranza
y Reglas de cobranza
.
Atención al débito en cuenta. La cobranza por débito automático en cuenta solo se permite cuando la venta está vinculada a un contrato. Sin contrato, elija otra forma de pago (boleta, pago, cuotas).
Pantalla de Ventas — listado y detalle
Financiero → Recibos → Ventas
Listado
Muestra las ventas avulsas más recientes. Las columnas traen el código, el cliente, la cuenta, el valor, el valor pagado, el porcentaje ya pagado, la fecha del documento y la fecha de la última modificación. Por defecto, el listado oculta las ventas canceladas — use el filtro de estado para verlas. Cada fila tiene los atajos Ver detalles (abre las cuotas sin salir de la lista), Recibir (registra el pago) e Imprimir cobranzas.
Detalle de la venta
Al abrir una venta usted ve los datos del documento (cliente, contrato, tipo de venta, fecha, valor) y la tabla de cuotas con vencimientos y valores. El detalle tiene tres pestañas:
-
Principal — datos de la venta y cuotas.
-
Productos — los ítems vendidos (producto/servicio, cantidad, valor).
-
Fiscal — los documentos electrónicos generados para esa venta.
Cliente, contrato y cartera quedan bloqueados para edición en el detalle — se definen en la creación. Las ventas canceladas se abren solo para lectura.
Estados de la venta
| Estado |
Qué significa |
Próxima acción |
| Activo |
Venta normal, con cobranzas generadas. Es el estado de la mayoría de las ventas. |
Recibir los pagos de las cuotas. |
| Provisionado |
Venta reservada/prevista, todavía sin cobranza efectiva. Usada en situaciones específicas de provisión. |
Esperar la efectivización. |
| Cancelado |
Venta cancelada. Se abre solo para lectura y desaparece del listado por defecto. |
Ninguna — registro conservado para el historial. |
Acciones dentro de la venta
En el detalle de una venta Activa, el área de botones trae las acciones de abajo (algunas dependen de permiso y de la configuración del proveedor):
| # |
Botón |
Cuándo aparece |
Qué hace |
| 1 |
Recibir |
Cuando hay cuotas abiertas y usted tiene permiso de recibo |
Abre el registro de pago de las cuotas de la venta. |
| 2 |
Migrar valores entre cuentas |
Con permiso de alterar cuenta contable |
Mueve los valores recibidos de una cuenta a otra. |
| 3 |
Generar documento electrónico |
Cuando no hay documento activo y la generación no está en modo manual |
Abre el asistente para emitir el documento electrónico de la venta. |
| 4 |
Imprimir cobranzas |
Siempre |
Genera el PDF de las cobranzas (boleta/cuotas) para entregar al cliente. |
| 5 |
Ver cliente |
Siempre |
Abre el registro del cliente de la venta. |
| 6 |
Ver Orden de Servicio |
Cuando la venta nació de una orden de servicio |
Abre la orden de servicio que originó la venta. |
Venta a partir de una orden de servicio. Una venta avulsa también puede generarse desde una orden de servicio (instalación, visita) — en ese caso ya viene con los servicios y equipos de la orden, y el inventario no se mueve por ella.
Cómo cancelar una venta
Las ventas avulsas no se borran — se cancelan (el registro queda en el historial). Para cancelar, abra la venta y use la acción de cancelación.
- Si la venta tenía productos físicos, la cancelación devuelve los ítems al inventario — el sistema muestra la lista y pide el lugar de retorno de cada ítem.
- Según la configuración del proveedor, puede ser obligatorio informar un motivo y/o una observación en la cancelación.
- Una venta generada por renegociación no se puede cancelar desde aquí.
Cuidado. Cancelar la venta cancela también las cobranzas ligadas a ella. Si el cliente ya pagó, no la cancele — trate el caso como reverso/devolución en
Cobranza
.
Errores frecuentes
"El tipo de venta no posee una cuenta vinculada." El tipo de venta elegido está sin cuenta contable. Registre la cuenta en el tipo de venta (Financiero → Control financiero → Tipo de venta) antes de finalizar.
Débito en cuenta sin contrato. Si elige una forma de pago por débito en cuenta sin vincular la venta a un contrato, el sistema lo bloquea. Use boleta/pago/cuotas o vincúlela a un contrato.
Suma de las cuotas distinta del total. La suma de los valores de las cuotas debe coincidir con el valor total de la venta. Si ajustó las cuotas manualmente, revise antes de finalizar — el sistema no deja concluir con diferencia.
Cuota vencida. No se puede crear una venta con una cuota cuyo vencimiento ya pasó. Ajuste la fecha de la primera cuota para hoy o más adelante.
Producto sin saldo en inventario. Vender un producto físico sin saldo está bloqueado. Revise el inventario (o véndalo como servicio, si corresponde) antes de agregar el ítem.
Olvidó vincular el contrato. Si el proveedor exige contrato cuando el cliente tiene uno activo, el sistema avisa "El contrato es obligatorio". Seleccione el contrato en la etapa de productos.
El documento electrónico no se emitió. El documento solo se emite automáticamente si el tipo de venta está configurado para tributar "En la creación". En los demás modos, emítalo después con el botón "Generar documento electrónico" en el detalle.
Ítem duplicado. El sistema no deja agregar el mismo producto dos veces en la misma venta ("Producto ya agregado a la tabla"). Ajuste la cantidad en la fila existente.
Venta y mensualidad. No use la venta avulsa para el valor mensual del plan — eso es mensualidad del contrato. La avulsa es solo para lo que se cobra una vez.
Cancelar no borra. No existe "eliminar venta". Lo que parece desaparecer es el filtro por defecto ocultando las canceladas; el registro sigue en el sistema para auditoría.
Preguntas frecuentes
¿Necesito vincular la venta a un contrato?No, es opcional. Sin contrato, la venta genera cobranzas independientes para el cliente. Con contrato, la cobranza sigue las reglas de ese contrato. Solo el débito automático en cuenta exige contrato. Algunos proveedores configuran que se exija contrato cuando el cliente tiene uno activo.
¿Puedo dividir la venta en cuotas?Sí. En la etapa de pago, indique la cantidad en Cuotas. El sistema arma la tabla con valores y vencimientos, que usted puede ajustar — siempre que la suma coincida con el total y ninguna cuota esté vencida.
¿Puedo vender producto y servicio en la misma venta?Sí. En la etapa de productos, cambie el campo Tipo entre Producto y Servicio y vaya agregando los ítems. Los productos físicos descuentan inventario; los servicios no.
¿Cómo se convierte la venta en boleta para que el cliente pague?Al finalizar, la venta genera las cobranzas según la forma de pago elegida. Usted la imprime o la envía con el botón Imprimir cobranzas en el detalle, o desde la pantalla de Cobranza
.
¿El documento electrónico se emite solo?Solo si el tipo de venta está configurado para tributar "En la creación". En los modos "En el recibo" o "En el vencimiento", el documento se emite en el momento adecuado del ciclo; en el modo "Manual", usted lo emite con el botón Generar documento electrónico.
El cliente desistió antes de pagar. ¿Cómo lo deshago?Cancele la venta en el detalle. Eso cancela las cobranzas y, si había producto físico, devuelve los ítems al inventario (usted elige el lugar de retorno). Si el proveedor lo exige, informe motivo y observación.
Cancelé y el producto no volvió al inventario. ¿Por qué?La devolución solo ocurre para productos físicos de la venta. Los servicios no tienen inventario. Las ventas generadas desde una orden de servicio tampoco mueven inventario por aquí.
¿Cuál es la diferencia entre venta avulsa y venta recurrente?La avulsa es puntual: usted la crea una vez. La recurrente es un modelo que el sistema repite por sí solo cada mes, generando una nueva venta el día configurado. Para una cobranza que se repite, use la recurrente; para una cobranza única, la avulsa.
¿Puedo cobrar en otra moneda?Sí, cuando el proveedor trabaja con más de una moneda. Cada ítem puede tener su moneda y la cobranza se genera en la moneda de la cartera elegida; el sistema hace la conversión según la cotización actual.
¿Dónde sigo lo que ya se pagó de la venta?En el listado, la columna % Pagado y el valor pagado muestran el avance. En el detalle, la tabla de cuotas indica cuáles ya fueron saldadas.
¿Puedo editar la venta después de creada?Los datos de origen (cliente, contrato, cartera) quedan bloqueados. Aún puede recibir cuotas, generar el documento e imprimir cobranzas. Para corregir algo esencial, cancele y rehágala.
La venta apareció marcada con otro color en la lista. ¿Qué es?Las ventas provisionadas aparecen destacadas (previstas, todavía sin cobranza efectiva) y las canceladas aparecen atenuadas. Use el filtro de estado para enfocarse en lo que necesita.
Documentos relacionados
-
Cobranza
— cómo el cliente paga las cobranzas generadas por la venta (boleta, pago, cuotas) y cómo darles de baja.
-
Ventas
— el embudo comercial (del prospecto al contrato) y las modalidades de venta, incluida la recurrente.
-
Mensualidad
— la cobranza mensual recurrente del contrato (lo opuesto de la venta puntual).
-
Factura
— cómo se agrupan en la factura del cliente los débitos de un período.
-
Inventario
— registro de productos y control de saldo movido por la venta.
-
Reglas de cobranza
— cómo la cartera define banco, vencimiento y multa/interés de las cobranzas.