Como cadastrar um documento (conta a pagar) no Quaza — registrando despesas, fornecedores e parcelas para serem baixadas depois pelo Pagamento.
O que é "Documento"
Documento, no Quaza, é o registro de uma conta a pagar — uma despesa do provedor (compra de produtos, serviço, etc.), com fornecedor, valor e parcelas. Cada documento gera as parcelas que serão baixadas no Pagamento.
Documento ≠ Cobrança. Documento é despesa (saída) — o que você precisa pagar. Cobrança é receita (entrada) — o que você vai receber dos clientes.
Como funciona o cadastro
Você abre Adicionar documento, preenche descrição/fornecedor/valor e define as parcelas; ao gravar, a conta a pagar fica disponível para pagamento:
Glossário
| Termo |
O que significa |
| Documento |
Registro da despesa/conta a pagar no Quaza. |
| Fornecedor |
Pessoa/empresa para quem você vai pagar (precisa estar cadastrado). |
| Conta |
Conta contábil em que a despesa será classificada. |
| Parcelas |
Número de parcelas em que o documento será dividido (1 para à vista). |
| Gravar provisionamento |
Salva o documento como provisionado (planejado), sem gerar parcelas imediatas para pagamento. |
| Gravar documento |
Salva o documento efetivamente, com as parcelas prontas para serem pagas. |
Antes de começar
Você vai precisar de:
• Acesso ao menu Documento → Adicionar documento.
• O fornecedor cadastrado.
• A conta contábil de classificação (e o centro de custo, se usar).
Passo a passo
Documento → Adicionar documento
1 Acesse Documento → Adicionar documento. Abre o formulário com a aba Principal.
Tela Adicionar documento: campos Descrição, Fornecedor, Forma de pagamento, Conta, Centro de custo, Documento, Data, Valor Original, Observações e Parcelas. Botões Gravar provisionamento e Gravar documento.
2 Preencha a Descrição (identificação do que é o documento) e o Fornecedor.
3 Defina a Forma de pagamento, a Conta (contábil) e — se usar — o Centro de custo.
4 Informe a Data do documento, o Valor Original e a quantidade de Parcelas (1 para à vista). Adicione Observações conforme necessário.
5 Clique em Gravar documento para registrar. As parcelas ficam prontas para serem baixadas pelo Pagamento — veja Como pagar um documento
.
"Gravar provisionamento". Use quando o documento ainda não está efetivado (apenas previsto). Você pode finalizar como documento depois.
Pegadinhas frequentes
1. Documento é despesa. Não confunda com cobrança — Documento entra como saída no caixa/fluxo.
2. Fornecedor precisa existir. Cadastre o fornecedor antes (Cliente → marcar como Fornecedor). Sem fornecedor o documento não grava.
3. Conta contábil correta. A classificação na Conta afeta relatórios (DRE etc.) — escolha a conta certa para a despesa.
4. Parcelas geram cada uma um pagamento. Em 12 parcelas, você vai baixar 12 vezes no Pagamento.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre Gravar documento e Gravar provisionamento?Gravar documento efetiva a despesa e gera as parcelas para pagar. Gravar provisionamento salva como previsão, sem gerar parcelas imediatas.
Como cadastro um fornecedor?No Cliente → Cliente, marque a opção Fornecedor no cadastro. Depois ele aparece no autocomplete do Fornecedor do documento.
Posso pagar um documento à vista?Sim — informe 1 parcela e, no Pagamento, baixe essa parcela única.
Como informo 12x?No campo Parcelas, coloque 12; o sistema distribui o valor entre as 12 parcelas com vencimentos sequenciais.
Posso editar um documento depois de gravado?Sim, até que as parcelas comecem a ser pagas; depois pode haver restrições conforme o estado.
Onde acompanho as contas a pagar?Na própria tela Documento (Listar) e no Pagamento; cada parcela aparece para baixa.
A Forma de pagamento define como vou pagar?Sim, é a forma esperada da baixa (Dinheiro, transferência, etc.). Pode ser alterada na hora de baixar.
Para que serve o Centro de custo?Para organizar despesas por área/projeto, facilitando relatórios e análises.
Posso anexar arquivo ao documento?Conforme a configuração do sistema, há a aba/anexo para boleto ou comprovante.
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