Recepciones y Pagos — Entradas y Salidas
Recepciones y Pagos son las 2 pantallas operacionales del día a día financiero: lo que entró en la cuenta (clientes pagando) y lo que salió (proveedores, comisiones, gastos). Cada movimiento tiene origen (cobro, lanzamiento manual) y destino contable.
Visión general
FLUXO FINANCEIRO
|
|--- ENTRADAS (RECEBIMENTOS) ---
| Boleto pago, PIX recebido, cartão aprovado
| -> cron processa retorno CNAB / webhook gateway
| -> cria registro em RECEBIDO
|
|--- SAIDAS (PAGAMENTOS) ---
Fornecedores, comissoes vendedor/tecnico
Folha pagamento, despesas operacionais
-> Lancamento manual de pagamento
-> Conta corrente debitada
Glosario
| Término |
Significado |
| Recepción |
Entrada de dinero en la cuenta (pago de cliente) |
| Pago |
Salida de dinero (proveedor, comisión, gasto) |
| Documento |
Registro origen de la recepción/pago (cobro, lanzamiento manual) |
| Cuenta contable |
Categoría del lanzamiento en plan de cuentas |
| Centro de Costo |
Sector/proyecto donde la receta/gasto se asigna |
| Estorno |
Devolución de valor pagado |
| Conciliación |
Comparar movimiento bancario vs cobro esperado |
| Suelto |
Movimiento sin documento origen identificado |
| Pago aprobado |
Aprobación manual antes de pagar |
| Aprobación |
Workflow de autorizar pago antes de ejecutar |
| Liquidación |
Confirmación efectiva del dinero en la cuenta |
| Cuenta bancaria |
Donde el dinero reside |
| Contrapartida |
Cuenta contable opuesta del lanzamiento |
1. Recepciones
Financiero → Recibido
Lista todas las entradas — cliente, valor, fecha, cuenta corriente, cuenta contable. Permite filtrar por período para cerrar caja diaria.
2. Pagos
Financiero → Pago
Lista todas las salidas — proveedor/empleado, valor, fecha, categoría. Lanzamiento manual crea el registro; aprobación dispara el pago.
Trampas
1. Recepción sin documento origen
PIX recibido sin identificación — aparece como 'suelto'. Intenta asignar al cliente buscando por valor+fecha. Sin asignación, el valor queda huérfano en caja.
2. Recepción duplicada por el gateway
Webhook llegó 2x o retorno CNAB procesó duplicado. Resultado: 2 entradas para el mismo cobro. Cancelar la duplicada.
3. Pago sin aprobación se vuelve indebido
Operador lanza pago pero no aprueba — queda en el limbo. Verificar lista de pendientes regularmente.
4. Cuenta contable errada
Lanzar pago de proveedor en 'Receta Mensualidad' por error. Rompe DRE. Validar plan de cuentas antes de lanzar.
5. Estorno crea registro nuevo (no borra)
Estornar recepción NO borra el registro — crea movimiento contrario. Saldo cero pero historial queda.
Galería de pantallas
Rec recebimento
Rec pagamento
Rec debito
Rec recebido
Buenas prácticas operacionales
Esta sección reúne hábitos que proveedores experimentados adoptan para evitar problemas recurrentes en este módulo. Aplicación consistente hace diferencia grande en el largo plazo — diferencia entre operación caótica y operación previsible.
Revisión periódica
Reserve 30 minutos por semana para revisar el estado del módulo: lo que corrió, lo que falló, lo que quedó pendiente. Anomalía detectada temprano cuesta 10× menos que descubierta tarde.
Documentación de procedimientos
Cree checklists internos para operaciones recurrentes — apertura/cierre del mes, procesamiento en lote, corrección de inconsistencias. No dependa de quien "sabe de memoria" — funcionario puede salir, enfermar, tener día malo.
Backup antes de operaciones masivas
Cualquier cambio que afecte 100+ registros debe ser precedido de backup o export. Restaurar una alteración masiva equivocada es caro; prevenir es simple.
Comunicación con cliente
Cambios que impactan al cliente (precio, cobranza, regla) deben comunicarse con antelación. Cliente sorprendido reclama; cliente avisado entiende.
Indicadores acompañados
Defina 2-3 indicadores que miden la salud del módulo. Acompañe semanalmente. Cuando alguno sale del rango esperado, investigue antes de volverse problema visible.
Checklist operacional
Use este checklist como referencia rápida para garantizar que el módulo está siendo operado correctamente:
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Configuración inicial validada — todos los campos obligatorios completados, permisos atribuidos, integraciones testadas
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Equipo entrenado — al menos dos operadores saben operar; redundancia previene paralización
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Procedimiento documentado — paso a paso de operaciones recurrentes disponible en lugar accesible
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Backups al día — backup automático corriendo, último restore testado en los últimos 90 días
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Monitoreo activo — alertas configuradas para fallas críticas, logs siendo revisados semanalmente
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Plan de contingencia — si el módulo cae, equipo sabe cómo operar manualmente hasta volver
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Auditoría periódica — revisión mensual de inconsistencias; trimestral de eficiencia operacional
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Documentación de cambios — alteraciones relevantes registradas (fecha, autor, motivo, impacto)
Indicadores típicos a acompañar
Cada proveedor define sus propios KPIs, pero algunos son casi universales para este tipo de operación:
- Volumen mensual procesado (registros, transacciones, eventos)
- Tasa de error (% de operaciones que fallaron)
- Tiempo medio de respuesta/procesamiento
- Cobertura (% de la cartera atendida por el módulo)
- Satisfacción operacional (feedback del equipo que usa)
Compare valores actuales con media de los últimos 3 meses. Variación mayor que 20% en cualquier dirección merece investigación — puede ser mejora sostenible o degradación silenciosa.
Relacionados
¿Puedo recibir y pagar en el mismo día?
Sí. Cada movimentación es independiente.
¿Cómo tratar recepción sin factura abierta?
Lance como "Ingreso avulso" con clasificación libre.
¿Pago parcial — cómo registrar?
Lance como recepción parcial: el saldo queda abierto.
¿Estorno: cómo revertir?
Vaya en la recepción → acciones → estornar.
FAQ
¿Cómo conciliar con extracto bancario?
Usa Conciliación Bancaria
— compara movimientos OFX con recepciones/pagos de Quaza.
¿Puedo pagar proveedor a cuotas?
Sí — crea N lanzamientos de pago, uno por cuota, con vencimientos secuenciales.