Guía de Configuración FacturaSend + Quaza — Paraguay
Guía de Configuración FacturaSend + Quaza
Los 13 pasos para dejar la emisión de Documento Electrónico funcionando
Esta guía lo lleva del cero hasta el punto en que Quaza emite Facturas Electrónicas al SIFEN automáticamente. Todo está dividido en dos frentes: lo que se configura en FacturaSend (portal externo) y lo que se configura en Quaza. Cada paso es independiente — puede hacer uno por día si quiere.
¿Por qué existen dos sistemas?
El SIFEN (sistema oficial de la SET en Paraguay) solo acepta facturas firmadas digitalmente y en formato XML específico. FacturaSend es el gateway que cuida de esa parte técnica: recibe la factura de Quaza, firma con su certificado digital y transmite al SIFEN. Quaza es donde usted hace la cobranza normal — cuando una factura es generada, el sistema monta el DE y pasa para FacturaSend.
Requisitos previos antes de empezar:
- Cuenta activa en FacturaSend (console.facturasend.com.py
)
- Certificado digital válido (archivo
.p12) — emitido por DOCUSIGN, eFirma o similar
- RUC del contribuyente activo en la SET
- Acceso administrativo a Quaza
Si no tiene el certificado digital todavía, empiece por eso — es el ítem de plazo más largo (algunos días hasta la emisión).
Visión general de los 13 pasos
| Dónde |
Paso |
Qué hace |
| FacturaSend |
1. Usuario |
Crear usuario admin para la empresa |
| FacturaSend |
2. Establecimiento |
Configurar matriz/sucursales y formato del KuDE |
| FacturaSend |
3. Ambiente |
Seleccionar Homologación o Producción |
| FacturaSend |
4. Certificado |
Subir el archivo .p12 con la contraseña |
| FacturaSend |
5. API Key |
Generar clave de acceso para Quaza usar |
| Quaza |
6. Empresa NFe |
Pegar API Key y Tenant ID en la empresa fiscal |
| Quaza |
7. Configuración Fiscal |
Definir cómo generar notas (automático/manual) |
| Quaza |
8. Permisos |
Habilitar Documento Electrónico para el grupo |
| Quaza |
9. Serie Fiscal |
Confirmar serie "Documento Electrónico" |
| Quaza |
10. Categorías |
Vincular categorías a la serie DE |
| Quaza |
11. Productos (IVA) |
Configurar IVA de los productos |
| Quaza |
12. Integración |
Crear integración FacturaSend (Client ID/Secret) |
| FacturaSend |
13. Webhooks |
Registrar 5 URLs de Quaza en FacturaSend |
1 Usuario en FacturaSend
FacturaSend → Configuración → Usuarios
FacturaSend es una plataforma multi-tenant — cada empresa tiene su propio espacio (tenant). Antes de cualquier cosa, hay que crear un usuario admin vinculado a su empresa.
- Acceder a console.facturasend.com.py
con la credencial provista por el soporte de FacturaSend.
- Verificar si tiene perfil Administrador — necesario para los próximos pasos.
- Si hay más personas en su equipo que van a operar la fiscal, crear usuarios con perfil restringido (operador) para ellas.
El acceso inicial: normalmente el soporte de FacturaSend crea el primer usuario admin durante la contratación. Si no tiene login, abra ticket pidiendo activación.
2 Configurar el Establecimiento
FacturaSend → Configuración → Contribuyente Emisor
Aquí registra los datos de la matriz (y sucursales, si las hubiera). Cada establecimiento tiene un código de 3 dígitos. El default es 001 (matriz). Sucursales son 002, 003, etc.
| Campo |
Qué llenar |
| Establecimiento Nro |
3 caracteres. Ej: 001 para matriz. |
| Denominación |
Nombre del establecimiento (ej: Matriz, Sucursal Asunción). |
| Dirección, Departamento, Distrito |
Domicilio fiscal completo según RUC. |
| Teléfono, Email |
Contacto oficial del establecimiento. |
| Formato Factura |
Formato del KuDE: Oficio, A4 o Carta. |
Sucursales: si la empresa tiene más de una sucursal, registre cada una con su propio código de 3 dígitos. Cada sucursal puede tener formato de KuDE diferente. En Quaza, cada DE referencia el establecimiento de origen.
3 Elegir el Ambiente
FacturaSend → Configuración del Contribuyente → pestaña Ambiente
FacturaSend tiene tres ambientes diferentes. Sirven para que pueda probar antes de emitir facturas reales:
| Ambiente |
Para qué sirve |
¿Reversible? |
| Homologación FacturaSend |
Pruebas internas de FacturaSend. No envía al SIFEN. Útil para validar el flujo de envío de Quaza sin gastar timbrado. |
Sí |
| Homologación SIFEN |
Envía al SIFEN de pruebas. Documentos no tienen validez fiscal real, pero puede ver cómo quedan aprobados. Requiere certificado digital. |
Sí |
| Producción SIFEN |
Emisión real y fiscalmente válida. Toda factura aquí es vinculada a su RUC. |
NO |
Atención crítica: el pasaje de Homologación a Producción es irreversible. Después de producción, cualquier DE emitido vale fiscalmente. Haga las pruebas en Homologación, valide el flujo completo (emisión, cancelación, NC/ND), y solo pase a Producción cuando todo esté aceitado.
4 Subir el Certificado Digital
FacturaSend → Configuración del Contribuyente → pestaña Certificado
El certificado digital es lo que firma las facturas electrónicas. Sin él, el SIFEN no acepta los DEs.
- Haga clic en Cargar el Certificado Digital.
- Suba el archivo
.p12 emitido por la autoridad certificadora.
- Informe la contraseña (password) del certificado.
- Confirme.
Si no tiene el archivo en el formato .p12:
- Algunos emisores entregan en
.cer + clave separada — abra ticket en FacturaSend pidiendo la conversión.
- Otros emiten directo en la nube (eFirma) — abra ticket en FacturaSend para configurar la integración.
- Verifique la fecha de vencimiento antes de subir. Certificado vencido bloquea la emisión.
Renovación: certificados duran 1, 2 o 3 años. Cuando venza, la emisión de DE se detiene automáticamente. Marque en el calendario un recordatorio 30 días antes de la expiración para no llevarse sorpresa.
5 Generar la API Key
FacturaSend → Configuración del Contribuyente → pestaña API Key
La API Key es la credencial que Quaza usa para autenticarse en FacturaSend. Cada empresa tiene la suya. Va a ser usada en el próximo paso (configuración de Quaza).
- Haga clic en Generar API Key (si no hubiera una).
-
Copie la clave entera — la va a necesitar en Quaza.
- Anote también el Tenant ID — es el nombre subrayado en verde en la pantalla (ej:
mi-empresa).
- La URL base de la API es siempre
https://api.facturasend.com.py.
Trate como contraseña: cualquier persona con la API Key puede emitir DEs en nombre de su empresa. No la comparta por email abierto, planilla, etc. Si se filtra, regenere inmediatamente (la antigua deja de funcionar).
6 Configurar la Empresa NFe en Quaza
Quaza → Fiscal → Empresa (NFe) → pestaña Configuración (Documento Electrónico)
Ahora vamos a pegar las informaciones de FacturaSend en Quaza. Abra la empresa fiscal en el menú Fiscal → Empresa (NFe), edite, y vaya a la pestaña Configuración (Documento Electrónico):
| # |
Campo |
Qué llenar |
| 1 |
API Key |
Pegue la clave generada en el Paso 5. |
| 2 |
Tenant ID |
El nombre del tenant del Paso 5 (ej: mi-empresa). |
| 3 |
Establecimiento |
Código de 3 dígitos del Paso 2 (ej: 001). |
| — |
Información adicional |
Opcional — texto libre para anotaciones. |
Hacer clic en Guardar empresa fiscal al final.
Multi-empresa: si su Quaza opera varias empresas (multi-tenant interno), repita ese paso para cada una — cada empresa tiene su propio FacturaSend y API Key.
7 Configuración Fiscal General
Quaza → Admin → Configuración → pestaña Fiscal
Aquí define el comportamiento global de la emisión fiscal en Quaza:
| Campo |
Recomendado |
Qué cambia |
| Generar notas para |
Persona física y jurídica |
Tipos de cliente que reciben DE automáticamente. |
| Competencia |
Pasada |
Define si el DE usa el mes anterior o el actual como competencia fiscal. |
| Naturaleza de la operación |
Venta de mercadería adquirida... |
Texto-padrón de la naturaleza fiscal de las ventas. |
No use "Manual": en "Generar notas", la opción Manual desactiva la generación automática. Los DEs solo aparecen si alguien entra y hace clic — casi nadie hace eso en la rutina, y los clientes quedan sin factura. Siempre Persona física y jurídica.
8 Permisos del Grupo
Quaza → Admin → Grupo → (editar grupo) → sección Fiscal
Los usuarios de Quaza necesitan tener permiso para ver y operar el módulo de Documento Electrónico. Edite el grupo de cada usuario y habilite las acciones:
| Permiso |
Qué libera |
| Listar Documento Electrónico |
Acceso al listado de DEs. |
| Agregar Documento Electrónico |
Crear DE manualmente. |
| Editar Documento Electrónico |
Alterar DEs en estado Creado. |
| Eliminar Documento Electrónico |
Borrar DEs (raramente usado, pero necesita estar habilitado para algunos ajustes). |
Quién debe tener: normalmente el grupo "Financiero", "Fiscal" y "Gerente". El técnico de campo, el atendiente de soporte y el vendedor no necesitan — ellos ven la factura en el contrato, pero no operan el DE.
9 Confirmar la Serie Fiscal
Quaza → Fiscal → Serie Fiscal
Quaza separa las facturas en "series fiscales" para diferenciar tipos de documento. Para Paraguay, debe existir una única serie llamada Documento Electrónico — se crea automáticamente cuando configura la empresa NFe.
Confirme en el listado que existe y está con situación Habilitada. Si falta, crear manualmente.
10 Categorías Fiscales
Quaza → Inventario → Categoría
Cada categoría de producto/servicio necesita estar vinculada a la serie DE para que Quaza sepa que productos de esa categoría generan Documento Electrónico:
| Campo |
Configurar para |
| Serie Fiscal |
Documento Electrónico |
| Tipo de la Nota |
Documento Electrónico |
Categorías antiguas: si está migrando de operación solo con nota manual a emisión electrónica, va a necesitar actualizar todas las categorías existentes. Cuidado para no dejar ninguna afuera — productos huérfanos no generan DE.
11 Configurar IVA de los Productos
Quaza → Fiscal → Producto → pestaña Documento Electrónico
Cada producto fiscal necesita tener los datos de IVA llenados para pasar por el SIFEN. Sin eso, la factura es rechazada con "Alícuota IVA inválida":
| Campo |
Valor |
| Tipo Impuesto |
IVA |
| Forma del IVA |
Gravado IVA (caso normal de tributación) |
| Proporción de incidencia |
100 |
| Alícuota IVA |
10% (regla general) o 5% (algunos servicios) |
Para ISP: la mayoría de los servicios de internet son Gravado IVA, 10%, 100% incidencia. Equipos vendidos siguen el mismo padrón. Para casos especiales (Exonerado, Exento), consultar al contador.
12 Crear la Integración en Quaza
Quaza → Admin → Integración → Agregar
La integración es lo que permite que FacturaSend mande de vuelta a Quaza los webhooks (avisos de aprobación/rechazo). Genera dos credenciales que FacturaSend va a usar para autenticarse.
- Hacer clic en Agregar.
- Identificador:
FacturaSend (literal, importante para que el sistema lo reconozca).
- Estado:
Habilitado.
- Guardar.
- El sistema genera automáticamente Client ID (1) y Client Secret (2).
Ahora genere el token para usar en el webhook:
echo -n "client_id:client_secret" | base64
El token final tiene el formato Basic {base64-de-la-cadena-anterior}. Anote — lo va a usar en el Paso 13.
Trate como contraseña: Client ID y Client Secret son credenciales sensibles. Quien las tenga puede mandar webhooks a Quaza fingiendo ser FacturaSend.
13 Registrar Webhooks en FacturaSend
FacturaSend → Opciones de la Empresa → Web Hooks
Los webhooks son URLs que FacturaSend llama en momentos importantes — cuando un DE es aprobado, rechazado, cancelado, etc. Necesita registrar 5 de ellos, uno para cada evento:
| # |
URL en FacturaSend |
Evento que dispara |
| 1 |
https://{su-dominio}/py/fiscal/webhook/facturasend/created.php |
FacturaSend recibió el DE con éxito (antes de que SIFEN responda). |
| 2 |
https://{su-dominio}/py/fiscal/webhook/facturasend/sifencreated.php |
SIFEN aprobó el DE (pasa a "Aprobado" en Quaza). |
| 3 |
https://{su-dominio}/py/fiscal/webhook/facturasend/sifenrejected.php |
SIFEN rechazó (pasa a "Rechazado SIFEN"). |
| 4 |
https://{su-dominio}/py/fiscal/webhook/facturasend/sifencanceled.php |
Cancelación confirmada por el SIFEN. |
| 5 |
https://{su-dominio}/py/fiscal/webhook/facturasend/receipted.php |
DE de tercero recibido contra su RUC (no es el caso común). |
En cada webhook, configure también:
| Campo |
Valor |
| URL |
Según tabla anterior. |
| Authorization (cabecera) |
Basic {token} — el token generado en el Paso 12. |
| Estado |
Habilitado. |
Validación: Quaza verifica el cabecera Authorization en cada llamada. Si el Basic Auth no coincide con la integración registrada (Paso 12), retorna 401 — protegiendo su sistema contra requests falsos.
Sincronización periódica (cron)
Aunque tenga webhooks configurados, Quaza tiene una rutina de seguridad que verifica todos los DEs pendientes cada 10 minutos. Eso protege contra fallas de webhook (red caída, FacturaSend inestable) y garantiza que ningún DE quede atascado.
El cron ya viene habilitado por default en Quaza. Si necesita verificar:
*/10 * * * * /usr/bin/php /camino/quaza/tarefas/fiscal/consultadocumentoeletronicopy.php
Lo que hace: consulta a FacturaSend preguntando el estado actual de los DEs en situaciones pendientes (Enviado, Cancelación pendiente). Actualiza solo lo que cambió. Idempotente — puede ejecutar varias veces sin problema. Trabaja en lotes de 50 CDCs.
Cómo testear la configuración
Antes de pasar a Producción, confirme que todo está OK en Homologación:
| Paso |
Qué hacer |
| 1 |
En Quaza, generar una factura para un cliente de prueba. |
| 2 |
Verificar que el DE fue creado en estado Creado en Fiscal → Documento Electrónico. |
| 3 |
Hacer clic en Procesar. |
| 4 |
En pocos segundos el estado debe pasar a Aprobado. Si pasó a Rechazado, leer el motivo en la pestaña Histórico y corregir. |
| 5 |
Hacer clic en Imprimir y verificar que el KuDE sale con QR Code. |
| 6 |
Cancelar la factura de prueba para validar el flujo de cancelación. |
Cuando los 6 pasos funcionan en Homologación, está listo para pasar a Producción. No olvide que ese paso es irreversible (Paso 3) — después, todo vale fiscalmente.
Troubleshooting
| Síntoma |
Causa probable |
Cómo resolver |
| DE queda en "Enviado" y nunca aprueba |
Webhook del SIFEN no está llegando o el ambiente está errado. |
Verificar webhooks (Paso 13). El cron de 10 min debe actualizar incluso sin webhook. |
| Error "API Key inválida" en Quaza |
API Key copiada con espacio extra o regenerada en FacturaSend sin actualizar Quaza. |
Volver al Paso 5, copiar de nuevo, pegar en el Paso 6. |
| Error "Tenant no encontrado" |
Tenant ID errado. |
Verificar el nombre subrayado en verde en FacturaSend (Paso 5) y actualizar en el Paso 6. |
| Error "Certificado vencido" |
Certificado expiró. |
Renovar el certificado con la autoridad certificadora y rehacer el Paso 4. |
| Webhook devolviendo 401 |
Authorization Basic errado. |
Verificar que el token base64 del Paso 12 fue registrado en el Paso 13 sin espacio extra. |
| Categorías no generan DE |
Falta vincular Serie Fiscal y Tipo de la Nota. |
Verificar Paso 10 — toda categoría necesita. |
| "Alícuota IVA inválida" |
Producto sin IVA configurado. |
Volver al Paso 11 y configurar el producto. |
Preguntas frecuentes
| Pregunta |
Respuesta |
| ¿Puedo hacer toda la configuración solo? |
Sí. Los 13 pasos son auto-explicativos con esta guía. Lo que puede demorar es solo el certificado digital, que es externo (DOCUSIGN, eFirma, etc.). |
| ¿Cuánto tiempo dura la configuración entera? |
En condiciones normales (certificado digital en mano), entre 1h y 4h dependiendo del tamaño del catálogo de productos (Paso 11). |
| ¿Puedo testear sin costos antes de ir a Producción? |
Sí. Homologación FacturaSend y Homologación SIFEN son gratuitas — emite cuantos DEs quiera para validar. |
| Si cambio de FacturaSend a otro gateway, ¿da trabajo? |
Sí. Actualmente Quaza tiene integración nativa solo con FacturaSend. Otros gateways exigen desarrollo. |
| ¿Necesito rehacer la configuración todos los años? |
No. Solo renovar el certificado digital cuando venza (Paso 4). El resto queda. |
| ¿Quién registra los webhooks: yo o FacturaSend? |
Usted. Los webhooks quedan en el panel de FacturaSend, pero las URLs y el token vienen de Quaza. La guía (Paso 13) muestra exactamente cómo. |
Próximo paso: operar
¿Configuración concluida? El próximo paso es aprender a operar el módulo de Documento Electrónico en el día a día: emitir, consultar, cancelar, y tratar rechazos. Vea la
Guía del Documento Electrónico (Paraguay)
.
Listo. Con los 13 pasos completos, su Quaza emite Documento Electrónico al SIFEN automáticamente — toda factura generada para cliente paraguayo se vuelve un DE en estado Creado, basta hacer clic en Procesar. En caso de problemas durante la configuración, contacte el soporte de Quaza con el número del paso que falló y el mensaje de error.