Guia do Documento Eletrônico (Paraguai) — Quaza
Guia do Documento Eletrônico (Paraguai)
Como emitir, consultar, cancelar e corrigir Faturas Eletrônicas (DE) no Quaza
Este guia mostra, passo a passo, como operar o módulo de Documento Eletrônico do Quaza para o Paraguai: emitir uma fatura, acompanhar a aprovação no SIFEN, cancelar dentro do prazo, emitir Notas de Crédito/Débito, e o que fazer quando uma fatura é rejeitada.
O que é o Documento Eletrônico (DE)?
No Paraguai, toda fatura comercial precisa ser registrada eletronicamente no SIFEN (Sistema Integrado de Facturación Electrónica Nacional, da SET). Esse registro substitui a fatura em papel. O Quaza envia a fatura para a SET por meio de um intermediário chamado FacturaSend. Quando a SET aprova, o cliente recebe um KuDE (Kudé) — o comprovante impresso/PDF com QR Code que permite verificar a fatura no portal oficial. Cada KuDE tem um CDC: um código único de 44 dígitos que identifica a fatura no Paraguai inteiro.
Pré-requisito antes de operar: a conexão entre Quaza e FacturaSend precisa estar configurada (API Key, certificado digital, ambiente). Se você ainda não fez essa configuração, comece por ela:
Guia de Configuração FacturaSend + Quaza
.
1 Onde encontrar
Fiscal → Documento Eletrônico
2 A tela de Listagem
Fiscal → Documento Eletrônico
A primeira tela é a listagem. Aqui você vê todos os documentos eletrônicos da empresa, com o estado atual de cada um, valor, data de emissão e quem alterou por último. É o painel central de monitoramento da emissão fiscal.
Botão verde Adicionar documento Eletrônico (1) — cria uma nova fatura manualmente. Na maior parte dos casos, porém, os DEs são gerados automaticamente a partir das faturas do Quaza: quando o cobrança gera uma fatura para o cliente paraguaio, o sistema já cria o DE correspondente em estado Criado.
Cada linha da listagem mostra:
| Coluna |
O que mostra |
| Imp |
Ícone de impressão — gera o KuDE em PDF (só funciona em DE com CDC). |
| Código |
Atalho para edição/detalhe do DE. |
| Tipo de Documento |
Factura electrónica, Nota de Crédito, Nota de Débito, Autofactura. |
| Estabelecimento / Ponto / Número |
Numeração oficial: 3+3+7 dígitos (001-001-0000001). |
| Cliente |
Quem está sendo faturado. |
| Data de emissão / transmissão |
Quando foi criado e quando foi enviado ao SIFEN. |
| Competência |
Mês/ano fiscal de referência. |
| Valor total |
Em guaranis (Gs.). |
| Situação |
Estado atual no fluxo (ver tabela abaixo). |
Filtros úteis: use a aba Filtros (no topo, ao lado de Listagem) para filtrar por situação, período de emissão, cliente, tipo de documento. Útil para encontrar rapidamente "todos os DEs rejeitados deste mês" ou "todos os pendentes de hoje".
Os 8 estados de um Documento Eletrônico
Todo DE percorre uma sequência de estados durante seu ciclo de vida. Saber em qual estado um DE está define quais ações estão disponíveis e o que precisa ser feito a seguir.
| Estado |
O que significa |
Ações disponíveis |
| Criado |
Fatura criada no Quaza mas ainda não enviada ao SIFEN. Pode ser editada livremente. |
Editar, Processar
|
| Enviado |
Enviada ao SIFEN, aguardando aprovação. Normalmente isso leva poucos segundos. Não pode ser editada. |
Consultar |
| Aprovado |
Validada e registrada no SIFEN. Tem CDC válido. É o estado normal de operação. |
Imprimir, Enviar (e-mail), Cancelar (até 48h), gerar NC/ND |
| Aprovado com Observação |
Aprovada com ressalva informativa do SIFEN — válida do mesmo jeito, mas a SET sinalizou algo a observar. Não é erro. |
Mesmas ações de Aprovado |
| Rejeitado FacturaSend |
O FacturaSend recusou antes de chegar ao SIFEN — geralmente erro de dados (RUC inválido, cliente sem nome, valor zero). Não tem CDC.
|
Editar, Processar (regera o DE) |
| Rejeitado SIFEN |
O SIFEN aceitou a transmissão mas rejeitou por regra fiscal — alíquota errada, tipo de transação inválido, etc. Tem CDC válido e pode ser corrigida e reenviada em até 30 dias. |
Editar, Reenviar (preserva o CDC) |
| Cancelamento pendente |
Cancelamento foi solicitado e aguarda confirmação do SIFEN. Em poucos minutos vira "Cancelado". |
Consultar |
| Cancelado |
Cancelamento confirmado pelo SIFEN. O KuDE re-impresso vem com tarja "CANCELADO". |
Imprimir (KuDE com tarja) |
Diferença crítica entre as duas rejeições:
-
Rejeitado FacturaSend (sem CDC) — algo deu errado antes de chegar ao SIFEN. Você corrige os dados e clica em Processar: o sistema gera um novo DE.
-
Rejeitado SIFEN (com CDC) — o SIFEN viu a transmissão e disse "não". Você corrige e clica em Reenviar: o CDC original é preservado, e a SET dá até 30 dias para corrigir.
Confundir os dois é causa comum de bagunça na numeração — o botão correto faz toda a diferença.
3 Emitir uma fatura — fluxo completo
Fiscal → Documento Eletrônico → (selecionar DE em estado Criado)
Quando uma fatura é gerada no Quaza para um cliente paraguaio, o DE correspondente é criado automaticamente em estado Criado. O fluxo de emissão é simples:
| Passo |
O que fazer |
Resultado |
| 1 |
Acessar Fiscal → Documento Eletrônico e localizar o DE em estado Criado na listagem. |
Abre a tela de detalhe. |
| 2 |
Conferir os dados — cliente, valor, itens, tipo de transação. |
Garantia de que a fatura está correta antes do envio. |
| 3 |
Clicar em Processar. |
O Quaza envia a fatura ao FacturaSend, que assina digitalmente e transmite ao SIFEN. |
| 4 |
Aguardar a aprovação — geralmente em poucos segundos. |
O estado muda para Aprovado (ou Rejeitado, ver seção de rejeições). |
| 5 |
Clicar em Imprimir para baixar o KuDE em PDF. |
PDF oficial com QR Code para entregar ao cliente. |
Abaixo, a tela de detalhe de um DE no estado Criado. O botão Processar (1) é o que dispara o envio:
Por que conferir antes de Processar? Depois que o DE for aprovado pelo SIFEN, ele não pode mais ser editado. Para corrigir alguma coisa só sobra Cancelamento (em até 48h) ou Nota de Crédito/Débito. Vale o minuto extra de revisão.
4 Consultar — quando o DE fica "Enviado" demais tempo
Detalhe do DE → botão Consultar
Em casos raros, um DE pode ficar em estado Enviado por mais que alguns minutos. Pode ser uma instabilidade momentânea entre FacturaSend e SIFEN, ou um delay no webhook que avisa o Quaza da resposta.
Para forçar uma verificação:
- Abrir o DE em
Enviado.
- Clicar em Consultar.
- O Quaza pergunta diretamente ao FacturaSend qual é o estado atual da fatura no SIFEN, e atualiza.
Sincronização automática: mesmo se você não clicar em Consultar, o Quaza tem uma rotina que roda a cada 10 minutos verificando todos os DEs em estados pendentes. O botão é só uma forma de antecipar a verificação.
5 Detalhe de um DE Aprovado — o que está disponível
Listagem → clicar no Código de um DE Aprovado
Quando o DE está aprovado, a tela de detalhe mostra todas as ações disponíveis sobre uma fatura válida. Os botões à direita representam o que você pode fazer:
| # |
Botão |
Quando usar |
| 1 |
Cancelar |
Anular a fatura. Funciona somente até 48h após a aprovação. Depois disso, só Nota de Crédito. |
| 2 |
Nota de Crédito |
Reduzir, devolver ou anular um valor da fatura após emitida (incluindo descontos posteriores, devolução de produto, bonificação). |
| 3 |
Nota de Débito |
Aumentar o valor de uma fatura emitida (juros, multas, ajustes adicionais). |
| 4 |
Imprimir |
Gerar o KuDE em PDF — comprovante oficial com QR Code para entregar ao cliente. |
Imprimir / Enviar: os dois botões geram o mesmo KuDE. Imprimir baixa o PDF para o seu computador; Enviar documento manda por e-mail diretamente para o cliente cadastrado, sem você precisar anexar manualmente.
6 Cancelar uma fatura — regra das 48 horas
Detalhe DE Aprovado → botão Cancelar
Cancelar é a ação mais simples para anular uma fatura — desde que você esteja dentro do prazo.
| Passo |
O que fazer |
| 1 |
Abrir a fatura no estado Aprovado. |
| 2 |
Clicar em Cancelar. |
| 3 |
Informar o motivo do cancelamento (campo obrigatório). |
| 4 |
Estado muda para Cancelamento pendente — aguarda confirmação do SIFEN. |
| 5 |
Em poucos minutos vira Cancelado. Re-imprimir o KuDE traz a tarja "CANCELADO". |
Atenção ao prazo de 48 horas:
-
Dentro de 48h da aprovação no SIFEN — o botão Cancelar funciona e a anulação é completa.
-
Após 48h — o SIFEN não aceita mais cancelamento. Nesse caso, a única forma de anular é emitir uma Nota de Crédito que zere o valor.
A regra é do SIFEN, não do Quaza — o sistema só repassa o que o SIFEN responde.
7 Notas de Crédito e Débito — corrigir após aprovado
Detalhe DE Aprovado → botão Nota de Crédito / Nota de Débito
Quando uma fatura já foi aprovada e você precisa alterar valores depois, o caminho é por uma nota:
-
Nota de Crédito (NC) — para reduzir ou anular o valor (devolução, desconto posterior, bonificação, crédito incobrável).
-
Nota de Débito (ND) — para aumentar o valor (juros de atraso, encargos adicionais).
Ambas seguem o mesmo passo a passo:
| Passo |
O que fazer |
| 1 |
Abrir a fatura aprovada. |
| 2 |
Clicar em Nota de Crédito (ou Nota de Débito). |
| 3 |
Selecionar o motivo da nota (lista padronizada do SIFEN — ver tabela abaixo). |
| 4 |
Informar o valor a creditar/debitar e os itens afetados. |
| 5 |
Clicar em Processar para enviar a nota ao SIFEN. |
Motivos disponíveis para Nota de Crédito (mesmos do SIFEN):
| Motivo |
Quando usar |
| Devolução e Ajuste |
O cliente devolveu o produto e há ajuste de preço. |
| Devolução |
O cliente devolveu o produto sem ajuste. |
| Desconto |
Desconto aplicado após a emissão da fatura. |
| Bonificação |
Bonificação concedida ao cliente. |
| Crédito incobrável |
Dívida que não pode mais ser cobrada (perda). |
| Ajuste de preço |
Correção do preço cobrado. |
Só funciona se a fatura original estiver Aprovada: não dá para emitir NC/ND de uma fatura em Criado, Enviado, Rejeitado ou Cancelado. Para esses casos, edite ou cancele a fatura original primeiro.
8 Fatura rejeitada — o que fazer
Rejeição é o cenário em que mais gente trava na operação. A boa notícia: cada tipo tem um caminho de correção bem definido.
Rejeitado FacturaSend
O FacturaSend não conseguiu enviar a fatura ao SIFEN — geralmente porque os dados estão incompletos ou inválidos. Não há CDC.
| Passo |
O que fazer |
| 1 |
Abrir o DE rejeitado e ir na aba Histórico ou Protocolo. |
| 2 |
Ler o motivo da rejeição (mensagem do FacturaSend). |
| 3 |
Corrigir os dados que motivaram a rejeição (RUC do cliente, valor, etc.). |
| 4 |
Clicar em Processar. |
O sistema gera um novo DE corrigido e tenta novamente.
Rejeitado SIFEN
O SIFEN recebeu mas recusou por regra fiscal — o CDC já foi atribuído e fica reservado. Você tem até 30 dias para corrigir e reenviar.
| Passo |
O que fazer |
| 1 |
Abrir o DE rejeitado. |
| 2 |
Conferir o motivo na aba Histórico. |
| 3 |
Corrigir os dados — IVA do produto, tipo de transação, etc. |
| 4 |
Clicar em Reenviar (1) — preserva o CDC original. |
Por que existem dois botões diferentes: em Rejeitado FacturaSend, o CDC nunca foi gerado, então o sistema cria um novo DE (botão Processar). Em Rejeitado SIFEN, o CDC já foi atribuído à sua empresa — usar o botão Reenviar mantém o número e evita "queimar" CDCs por causa de correções.
Motivos comuns de rejeição
| Mensagem |
O que conferir |
| RUC do cliente inválido |
Cadastro do cliente — RUC com dígito verificador correto, sem espaços ou pontos. |
| Valor total é zero |
Itens da fatura — todos precisam ter valor unitário maior que zero. |
| Dados incompletos do cliente |
Nome (ou Razão Social), endereço, tipo de documento — campos obrigatórios em ES. |
| Tipo de documento inválido |
RUC, Cédula de Identidad, Pasaporte, etc. — bater com o que o cliente realmente tem. |
| Alíquota IVA incorreta |
Cadastro do produto — Forma do IVA (Gravado/Exonerado/Exento) e percentual (10%, 5%, 0%). |
| Tipo de transação inválido |
Cadastro do tipo — venda de mercadoria, prestação de serviço, mixto, etc. |
| Estabelecimento não autorizado |
Configuração FacturaSend — verificar se o estabelecimento está habilitado em produção. |
Quando não entender o erro: o suporte do Quaza precisa de duas informações para te ajudar:
- O número do DE que rejeitou (Estabelecimento-Ponto-Número, ex:
001-001-0000005).
- O motivo exato exibido na aba Histórico do detalhe.
Com isso o suporte rastreia rapidamente; sem isso, depende de logs do servidor.
KuDE e CDC — entendendo os documentos
| Termo |
O que é |
|
KuDE (Kudé) |
Comprovante impresso/PDF do Documento Eletrônico — tem QR Code, dados do emissor e do receptor, itens da fatura. É o que o cliente recebe em mãos. Equivale ao DANFE da NFe brasileira. |
| CDC |
Código único de 44 dígitos que identifica unicamente a fatura no Paraguai inteiro. Aparece no KuDE e no QR Code. Permite que qualquer pessoa verifique a autenticidade da fatura no portal da SET. |
| SIFEN |
Sistema oficial da SET que recebe e valida todos os DEs do Paraguai. |
| SET |
Subsecretaría de Estado de Tributación — o "Receita Federal" do Paraguai. |
| FacturaSend |
Gateway intermediário entre Quaza e SIFEN. Cuida da assinatura digital e da comunicação técnica com a SET. |
Perguntas frequentes
| Pergunta |
Resposta |
| Posso editar uma fatura depois de aprovada? |
Não. Após aprovação no SIFEN, o conteúdo da fatura é imutável — é uma regra da SET, não do Quaza. Para corrigir, use Nota de Crédito (reduz) ou Nota de Débito (aumenta). |
| O que é o KuDE? |
É o comprovante físico/PDF da fatura eletrônica, com QR Code que permite verificar a autenticidade no portal da SET. |
| Minha fatura está em "Enviado" há mais de 5 minutos. O que faço? |
Clique em Consultar no detalhe do DE. O Quaza pergunta ao FacturaSend o estado atual e atualiza. Se ficar mais de 30 minutos em Enviado, contate o suporte. |
| Quantas vezes posso reenviar uma fatura rejeitada pelo SIFEN? |
Quantas precisar, dentro de 30 dias da primeira transmissão. Após 30 dias, o CDC expira e a fatura precisa ser refeita do zero. |
| O KuDE da fatura cancelada vem com algum aviso? |
Sim. Quando você imprime de novo um DE cancelado, o KuDE sai com a tarja "CANCELADO" sobreposta — mostrando que a fatura foi anulada. |
| Posso emitir Nota de Crédito de uma fatura cancelada? |
Não. NC/ND só funcionam sobre faturas Aprovado. Se cancelou, não há mais o que ajustar. |
| Quem realmente envia minha fatura à SET? |
O FacturaSend. O Quaza monta o DE e passa para o FacturaSend, que assina digitalmente com o certificado da empresa e transmite ao SIFEN. A SET responde via FacturaSend, e o Quaza recebe o resultado. |
| Preciso configurar alguma coisa antes de usar este módulo? |
Sim — toda a integração FacturaSend + Quaza precisa estar configurada (API Key, certificado, ambiente, série fiscal, produtos com IVA correto). Veja o Guia de Configuração FacturaSend + Quaza. |
Resumo do fluxo de operação
| Etapa |
O que faz |
Onde |
| 1. Encontrar |
Acessar o módulo |
Fiscal → Documento Eletrônico |
| 2. Localizar o DE |
Filtrar pela situação ou pelo número |
Listagem |
| 3. Processar (se Criado) |
Enviar para o SIFEN |
Detalhe → botão Processar |
| 4. Acompanhar |
Aguardar Aprovação ou tratar Rejeição |
Listagem ou Detalhe |
| 5. Imprimir / Enviar |
Gerar KuDE para o cliente |
Detalhe → Imprimir / Enviar |
| 6. Cancelar / NC / ND |
Anular ou ajustar valores depois |
Detalhe → botão correspondente |
Próximo passo: configuração
Se este é seu primeiro contato com a operação fiscal do Paraguai no Quaza, e você ainda não vê DEs sendo gerados automaticamente nas faturas, significa que a integração com o FacturaSend não está pronta. O passo seguinte é seguir o
Guia de Configuração FacturaSend + Quaza
, que cobre os 13 passos da configuração inicial — desde criar a conta no FacturaSend até cadastrar os webhooks que mantêm o Quaza atualizado em tempo real.
Pronto. Com essas operações domínio, você cobre 95% do dia-a-dia fiscal: emitir, acompanhar aprovação, imprimir, cancelar dentro do prazo, e corrigir com Nota de Crédito ou Débito. Em caso de dúvidas operacionais ou rejeições recorrentes, contate o suporte da Quaza com o número do DE e o motivo do erro do histórico.