Este manual irá esclarecer dúvidas sobre configurações e funcionamento da fatura.

O que é a fatura:

Uma nova forma, mais simplificada, de agrupar os débitos e cobrar os clientes, onde o cliente e a empresa conseguem ter um melhor controle do que esta sendo cobrado.

 

Como funciona:

Geração automática e envio:

Todos os dias será executada uma tarefa que irá verificar as regras de cobrança de contrato e poderá gerar as faturas, ou fazer o envio destas por e-mail, de acordo com a configuração de envio no contrato regra. Para fazer o envio e geração automática da fatura, estas informações terão que ser adicionadas nas ações do Contrato Regra, para saber mais sobre como adicionar ações nas regras de contrato acesse nosso manual da WIKI Explicação da tela Contrato Regra.

Geração das Faturas:

As faturas serão geradas em cima dos contratos, se não tiver contrato ativo, não irá gerar fatura. Se o contrato estiver ativo mas não possuir débitos, irá ocorrer erro que poderá ser acessado no log das tarefas. Se o cliente tiver mais de um contrato ativo, será gerado mais de uma fatura, para gerar uma única fatura, terá que unificar os contratos.

A fatura irá gerar uma cobrança, (Boleto), unificando todos os valores de mensalidade do cliente, dependendo da configuração, poderá adicionar até as vendas/parcelas, o valor da fatura será a soma do que falta pagar dos débitos abertos.

A cobrança será gerada para débitos que não serão inclusos na fatura, ou seja, TODAS as mensalidades, não gerarão mais cobrança, pois gerarão cobrança na fatura, isso fará que o cliente não seja cobrado duas vezes sobre o mesmo débito. As vendas, se vinculadas a contrato, não gerarão cobrança, SE contrato estiver marcado como vincular TODOS os tipo de débitos na fatura.

Cliente e Operador ainda poderão gerar cobranças manuais, eles terão que cuidar, nos débitos terá uma flag (checkbox) que avisa se o débito vai estar ou esta vinculada a uma fatura.

 

Como verificar as faturas:

Acessando o Menu > Cliente > Fatura

É possível acessar pelo Menu > Cliente > Cliente > aba Fatura

É possível também acessar pelo Menu > Contrato 

Obs:

Todos os campos em azul são links para suas respectivas Edições/Visualizações.

Se clicar no ícone de editar, ira visualizar a fatura, outra maneira é dar um duplo clique com o botão esquerdo em qualquer lugar da linha.

 

Como verificar os templates da Fatura e onde configurar:

Para saber mais sobre os templates da fatura acesse nossa WIKI Explicação da tela Fatura Template

 

Explicação dos campos da Fatura:

Competência: Vai exibir qual o mês de referência essa fatura está cobrando.

Empresa: Qual empresa que está aplicando a cobrança desta fatura.

Situação: A Situação da fatura, pode ser "Em aberto", "Parcial" ou "Pago".

Cliente: Nome e código do cliente a quem está vinculada a fatura.

Contrato: Número e código do contrato sobre qual estão vinculadas as mensalidades e as vendas/parcelas de serviços/compras.

Data de vencimento: A data de vencimento da cobrança, caso não tenha uma, preenche com a data que seria gerada a fatura, de acordo com a regra de cobrança do contrato.

Data limite envio: A data limite de envio é ate quando a fatura pode ficar sem ser enviada, inalterável por enquanto.

Data último envio: A data de ultimo envio, é a data que pela ultima vez foi enviada a fatura para o cliente, tanto por e-mail quanto whatsapp, atualmente não envia por SMS.

Template de fatura: Com qual o template a fatura sera gerada, podendo ter mais de um template configurado, é obrigatório ter pelo menos um template, Tempalte vinculado seguindo cadastro do contrato.

Valor original: Valor das mensalidades/produtos sem acréscimos e sem descontos.

Valor fatura: Valor das mensalidades/produtos com acréscimos e descontos.

Valor aberto: Valor que terá/tem a cobrança, será o valor da fatura menos os valores já pagos.

Valor pago: Valores que já foram pagos das mensalidade/parcelas.

Débitos vinculados: A lista de todos os débitos de mensalidade e parcelas que foram vinculados a fatura na sua geração. Esses débitos são todos os débitos individuais, se for uma fatura de um contrato unificado, irá aparecer todos os débitos de todos os contratos, se tiver mil e duzentos contratos unificados, terão mil e duzentos débitos vinculados.

Notas fiscais: A lista de todas as notas ativas das mensalidades/parcelas que estão vinculadas aos débitos da fatura.

 

Configurações:

Para fazer as configurações da fatura dos cliente você deve acessar Menu > Contrato > aba Cobrança

Tipos de Débito para fatura: Quais tipos de débitos serão incluídos na fatura.

Apena mensalidades: O sistema pegará os débitos que:

• não possuem vinculo com vendas
• não estão marcados como removidos
• não foram desmarcados como próxima fatura

Todos (Padrão): O Sistema pegará os débitos que:

• não estão marcados como removidos
• não foram desmarcados como próxima fatura

Período de débitos para fatura: Período de vencimento dos débitos que entrarão na próxima fatura.

Todos sem fatura até o final do mês de geração (Padrão): O sistema pegará os débitos

• a data de vencimento seja ate o dia de vencimento, do contrato
• não já estejam vinculada a uma fatura
• não estão marcados como removidos
• não foram desmarcados como próxima fatura

Todos em aberto até o final do mês de geração

Todos em aberto até o final do mês de geração: O sistema pegará os débitos que

• a data de vencimento seja ate o dia de vencimento, do contrato
• que a situação seja EM ABERTO
• não estão marcados como removidos
• não foram desmarcados como próxima fatura.

Considerar Juros na Fatura: Utilizado para definir se a fatura vai considerar o valor dos juros dos débitos atrasados na hora de gerar o seu valor. Lembrando que, se o débito tem uma data de vencimento anterior a data de vencimento da fatura, ele pode ter seus próprios valores de juros e multa e essa configuração vai dizer se a fatura deve
incluir esses valores de acréscimo anteriores a data de vencimento da fatura. Essa opção diz respeito somente para a geração da fatura, a cobrança da fatura estará sujeita as suas próprias regras de desconto, juros e multa da carteira informada.

Não considerar juros: Não irá considerar nenhum juros dos débitos atrasados na geração do valor da fatura. Pegará o valor original para a geração da cobrança da Fatura.

Somente das vendas: Irá considerar somente os juros dos débitos de vendas atrasados na geração do valor da fatura. Para os demais débitos, pegará o valor original para a geração da cobrança da Fatura.

Somente das mensalidades: Irá considerar somente os juros dos débitos das mensalidades na geração do valor da fatura. Para os demais débitos, pegará o valor original para a geração da cobrança da Fatura.

 

Todos os tipos de débitos: Irá considerar os juros dos débitos atrasados na geração do valor da fatura.

Template da Fatura:

Selecionar a opção de template desejada.

 

Como verificar a próxima fatura:

Existem duas formas de verificar, pelo cliente ou diretamente pelo contrato. Se a tela for aberta pelo menu cliente, será possível escolher entre os contratos ativos, quais quer ver, se for aberto pelo contrato, não poderá escolher o contrato terá apenas as informações do contrato consultado.

A próxima fatura vai respeitar a configuração do contrato, então se modificar o configuração do contrato, as informações podem sofrer mudanças.

Umas das formas de verificar é acessando Menu > Cliente > Cliente > Fatura

 

Umas das formas de verificar é acessando Menu > Cliente > Contrato > Fatura

Ambos formas de acesso terão um botão a direita para mostrar a previsão para a próxima fatura, nele é aberto um pop-up mostrando o contrato, a data de geração da fatura, a data de vencimento da fatura, configuração atual do contrato, os valor previstos para o vencimento, e os débitos que já estão vinculados e que serão cobrados. Lembrando que é uma previsão e que a fatura pode sofrer alterações até a geração.

Explicação dos campos da próxima fatura:

Contrato: Um campo para poder selecionar os contratos ativos do cliente atual, se aberto pelo contrato, não poderá selecionar outro. Ao mudar, o sistema irá preencher as informações com valores e débitos
do novo contrato de forma automática.

Data geração: Um campo para informar a possível data de geração da fatura, se não sofrer alterações. Para modificá-la, acesse o contrato regra e modifique a ação de Gerar Fatura.

Data vencimento: Um campo informando a possível data de vencimento, é em cima dessa informação que os débitos da fatura serão "vinculados". Para modificá-la, acesse o contrato e mude a regra de cobrança.

Tipo de fatura, tipo período e considerar os juros dos débitos: Esses campos são responsáveis para saber quais débitos buscar para "vincular" a fatura, e a regra de geração do valor da cobrança. Para modificá-la, acesse o contrato na aba Info.

Carteira: Um campo para informar carteira modelo vinculada ao contrato. Para modificá-la, acesse o contrato.

Valor original: Um campo para informar o valor que a fatura teria, se cobrasse a soma dos valores originais dos débitos, inclusive do que já foi pago.

Valor fatura: Um campo para informar o valor da Fatura, a soma dos valores originais com os acréscimos e os descontos.

Valor pago: Um campo para informar o valor total já pago dos débitos.

Valor cobrança: O valor que falta pagar dos débitos "vinculados", sendo a soma dos valor da fatura menos o valor pago, o valor da cobrança.

Débitos: A tabela dos débitos que estão inclusos na fatura com a composição de valores de cada.

 

Como regerar fatura:

O Regerar Fatura pode ser acessado de três formas, pelo menu contrato, cliente ou fatura, clicando em editar desde que tenha permissão de Fatura > Permitir Regerar.

Abaixo um exemplo de acesso pela tela do cliente, o pop-up é igual.

O regerar fatura, serve para qualquer alteração sobre a fatura, seus itens, template e a cobrança, se os itens sofrerem mudanças, alguma delas for paga, a fatura tem que ser regerada, juntamente com a cobrança se necessário.

Na tela, será buscado todos os débitos do cliente para o contrato, e poderá ser escolhido quais débitos querem incluir na fatura e escolher nova data de vencimento para a fatura.

Em caso de fatura não gerada para a competência atual, devido algum problema ou erro, o Regerar Fatura pode ser usado para gerar a fatura mais recente.

Os itens serão buscados mediante, cliente, contrato, data de vencimento e próxima fatura (opção do debito)

 

Como enviar individualmente e de forma manual a fatura:

A opção de envio está disponível na edição da fatura, podendo ser acessada pelo menu cliente, contrato ou fatura. Segue abaixo a tela:

Enviar Fatura precisa ter um template de e-mail criado e um template de fatura criado e vinculado, ele enviará um e-mail para o cliente com o PDF da fatura criado em cima do template de fatura.

Para envio de fatura, o sistema permite enviar via E-mail e WhatsApp, dependendo do que a empresa tem contratado. Para cada tipo de método de envio, é necessário um template do tipo cadastrado que será aberto o corpo com a configuração do template.

O envio do E-mail vai enviar a fatura, boletos e notas fiscais, dependendo da configuração, se tiver a configuração de múltiplos boletos, vai adicionar todos os boletos no arquivo zip, se tiverem Notas Fiscais e tiver a configuração de enviar notas fiscais, irá adicionar no arquivo zip que será enviado.

 

Como pagar fatura:

O pagar fatura pode ser acessado de três formas, pelo menu contrato, cliente ou fatura, clicando em editar desde que tenha permissão de Débito Recebimento > Pagar

Abaixo um exemplo de acesso pelo editar fatura:

Clicando no botão pagar destacado à direita abrirá a seguinte tela:

Esta opção irá abrir a tela padrão de liquidação com todos os débitos em aberto da fatura marcados, para que possa ser informado o valor, acréscimo e desconto de cada débito, lembrando que os débitos de contratos unificados estarão agrupados na listagem, não poderá pagar um sem o outro.

 

Como gerar cobrança:

É possível gerar novas cobranças de três formas, pelo menu contrato, cliente ou fatura, clicando em editar desde que tenha permissão de Financeiro > Adicionar

Menu > Cliente > Aba Fatura > Edição da Fatura > aba Cobrança > Botão Gerar Cobrança.

Após clicar em gerar cobrança abrirá o seguinte pop-up

A geração de cobrança por fatura tem algumas diferenças da geração de cobrança por outras telas, como a fatura possui configuração de acréscimo diferente, o campo mostra a configuração da fatura que irá mudar, tem que regerar a fatura mudando o tipo de juros no contrato. O sistema não vai deixar remover os itens já vinculados para gerar a cobrança, também seguindo o que está vinculado para mudar, tem que regerar a fatura. Débitos pagos não serão inclusos.

 

Como é o acesso do portal pela tela da fatura:

O portal pode ser acessado pela tela de edição de fatura. (Disponível se a empresa tem link do portal configurado)

Menu Cliente > Fatura > Edição da Fatura > Botão Acessar Portal.

No portal, o cliente poderá acessar as suas faturas para ver a situação, pagar e baixar os documentos.

Será possível acessar as faturas sem estar logado no portal, desde que acesse via link específico. Via e-mail ou whatsapp é possível inserir um link para o cliente acessar uma pagina da fatura sem logar no sistema

Acessando Menu Portal > Configuração > aba Cliente você pode configurar como o cliente poderá acessar a sua fatura ao usar o link específico, se terá acesso direto ou se será necessário preencher com o CPF/CNPJ

Ao clicar em pagar fatura pelo portal abre a tela similar a tela de pagamento em controle financeiros. Segue abaixo:

Ira mostrar a Situação, Contrato, Vencimento, valor e os itens que estarão sendo cobrados na fatura.

A opção de pagar boleto só irá aparecer SE tiver vinculado a boleto OU tiver configurado no portal do cliente uma carteira de boleto.

A opção de pagar com pix irá aparecer SE tiver um pix preenchido na cobrança tiver OU configurado no portal do cliente uma carteira de pix.

A opção de pagar com cartão irá aparecer SE tiver um cartão preenchido na cobrança OU tiver configurado no portal do cliente uma carteira de cartão.

Estas configurações são feitas no portal > configuração > cliente conforme imagem abaixo:

 

Como imprimir fatura:

O Imprimir Fatura pode ser acessado pela tela de edição de fatura.

Menu Cliente > Fatura > Edição da Fatura > Botão Imprimir Fatura.

Para imprimir a Fatura precisa ter um template vinculado, ele irá gerar e exibir em nova aba, o PDF da Fatura, como o cliente irá recebê-la.

 

Como saber o histórico de edições da fatura:

É possível acessar o histórico de três formas, pelo menu contrato, cliente ou fatura, clicando em editar e em seguida na aba Cobrança

Na aba de histórico, toda alteração e inserção será adicionada, com data e hora, quem fez a ação que fez e as informações informadas/alteradas. Somente os envios de WhatsAppWeb não serão logados, porque não temos como garantir que foi enviado, só podemos abrir a pagina do WhatsAppWeb e colocar a mensagem, para enviar alguem tem que fazer manualmente.

Em caso de dúvidas ou problemas, não hesite em contatar nosso suporte. Estamos aqui para ajudar!

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