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Neste manual vamos demonstrar como fazer a configuração dos fluxos do ChatBot.

Neste manual vamos demonstrar como fazer a configuração dos fluxos do ChatBot.

O ChatBot é uma ferramenta que auxilia e automatiza os atendimentos do seu Provedor. Ela pode ser utilizada para atender à tarefas simples, como o envio da segunda via de um pagamento, ou até mesmo auxiliando na triagem de problemas mais complexos, encaminhando para o setor específico enquanto solicita detalhes do ocorrido.

Seu funcionamento, porém, depende da correta configuração dos seus fluxos.

Segue o passo a passo para configurar os fluxos:

Fluxos são conjuntos de ações, ou uma ação específica, que o ChatBot percorrerá até que o próximo fluxo aconteça.

1º. Antes de iniciar a configuração do ChatBot, verifique se essa funcionalidade está devidamente habilitada no seu sistema.

2º. Para fazer a configuração de um fluxo você devera acessar o Menu > Chat > Fluxos Bot.

Na próxima tela, clique em Adicionar Fluxo, ou edite um fluxo existente na lista, caso necessário.

Porém, antes de configurar um fluxo, é importante entender dois campos específicos dentro de sua configuração.

1. Descrição:

O nome (ou título) dado ao fluxo. É importante se atentar para que a descrição dada defina bem a função do fluxo para que, quando necessário, ele seja facilmente identificado.

2. Tipo:

Os tipos referem-se à forma como que o ChatBot agirá dentro do determinado fluxo. Por exemplo: ele esperará por uma resposta, antes de fazer uma ação, ou ele finalizará o atendimento, dentre outras.

TIPOS DO CHATBOT E COMO FUNCIONAM:

Enviar múltiplas mensagens: o ChatBot fará o envio das mensagens(1) dentro da ordem(2) que elas forem configuradas no fluxo. Essas mensagens podem ser do tipo(3) TEXTO ou IMAGEM. Após o envio da(s) mensagem(ns) o ChatBot seguirá para o próximo fluxo configurado(4).

Enviar financeiro: o ChatBot enviará, conforme a configuração(1), os documentos (PDF do boleto ou imagem do QR Code*) ou dados (números do código de barras ou código Pix*) para a realização do pagamento do Financeiro. Após o envio da(s) mensagem(ns) o ChatBot seguirá para o próximo fluxo configurado(2).

Obs: A geração de QR Code e código Pix para pagamentos depende da correta configuração de uma carteira de pagamento do tipo Gateway.

Menu em texto: menu de opções com as quais o cliente poderá interagir. O ChatBot enviará uma mensagem configurada com o menu de opções(1) e então aguardará por uma mensagem de resposta. Ao recebê-la, ele interpretará a mensagem enviada do usuário e, caso encontre algum termo que corresponda com as expressões*(2) configuradas, encaminhará para o fluxo correspondente(3).

Obs: Expressões são palavras, números ou fragmentos que remetem ao tipo de opção que o cliente deseja. Por exemplo: a opção do menu de texto é “2 – Suporte Técnico”, para ela podem ser configuradas expressões como: dois, 2, suporte, problema, técnico. Caso a mensagem que o cliente enviar contenha algumas dessas expressões, o ChatBot entenderá e encaminhará para o fluxo correto.

Encaminhar para setor do chat: o ChatBot encaminhará o contato para o setor* selecionado(1), permitindo a configuração de uma mensagem(2) de encaminhamento. A partir disso, as mensagens enviadas no contato poderão ser lidas SOMENTE pelos usuários vinculados ao setor selecionado. Para isso é importante que se faça a correta configuração de setores e dos grupos de usuários do sistema. O próximo fluxo, neste caso, deverá ser do tipo Finalizar Conversa.

Obs: Setores são configurados no painel Admin. Para cada setor configurado você pode atribuir usuários do sistema, os quais ficarão responsáveis pelas demandas (contatos/mensagens) deste setor.

Solicitação de bônus: o ChatBot cederá, se possível, os dias de bônus (conforme as configurações do Provedor) para o cliente. Esta ação é idêntica à que acontece quando o cliente acessa o portal do cliente.

Identificação de cliente: o ChatBot solicitará os dados (CPF/CNPJ) do cliente(1) que entrou em contato, aguardando um retorno. Assim que os dados forem enviados, ele verificará o seu cadastro*, vinculando-o ao contato/chat.

Obs: Para isso, o próximo fluxo deve ser do tipo Condição, configurada na opção Cliente Identificado.

Desvincular cliente: o ChatBot desvinculará o cadastro do cliente informado do contato/chat (caso os dados inseridos estiverem errados).

Finalizar conversa: uma última mensagem, se configurada, será enviada e a conversa com o cliente será encerrada, pelo ChatBot. Neste fluxo é importante estar atento ao campo Segundos de aguardo(1), que faz referência ao tempo (em segundos) que o ChatBot aguardará antes de efetivamente finalizar* a conversa.

Obs: No momento que o ChatBot finaliza a conversa ele automaticamente interpretará qualquer mensagem do cliente como um novo contato/atendimento. Adicionar o tempo de espera evitará que o ChatBot inicie um novo ciclo de atendimento caso o cliente envie alguma mensagem de agradecimento ou despedida, por exemplo.

Erro: neste tipo de fluxo é configurada uma mensagem de resposta enviada pelo ChatBot para quando algo inesperado acontecer dentro de algum fluxo.

• • Por exemplo: o cliente inseriu uma opção não existente no menu em texto, o ChatBot responde com a mensagem “Desculpe, não entendi sua solicitação. Pode repetir?”.

  • ATENÇÃO: este tipo de fluxo finalizará a conversa após o envio de mensagem de erro. Caso queira que a interação não seja finalizada, e o ChatBot retorne para o menu inicial, por exemplo, recomenda-se o uso do tipo Enviar múltiplas mensagens configurado da forma que atenda a necessidade.

Condição: o ChatBot verificará a opção de condição(1) selecionada e, com base nas expressões (SIM/NÃO)(2) seguirá para o fluxo configurado(3). As condições são:

• • Cliente Identificado: verifica se o cliente já foi identificado e está vinculado à conversa.

  • Cliente Bloqueado: verifica se o cliente possui algum tipo de bloqueio no seu contrato.

  • Dia aniversário do cliente: verifica se o dia que ocorre o contato é o mesmo do aniversário do cliente (conforme cadastro).

  • Expediente: verifica se o contato está acontecendo dentro do horário de expediente* cadastrado pelo Provedor.

Obs: O horário de expediente pode configurado através do menu Admin > Expediente.

Agora que sabemos como o ChatBot atua dentro de cada fluxo precisamos, antes de começar a configurá-lo, mapear as etapas de cada processo de atendimento. Isso facilitará o entendimento e agilizará o processo de configuração dos fluxos do ChatBot.

ATENÇÃO:

Caso haja qualquer dúvida, entre em contato com a equipe da Quaza Tecnologia. Lembre-se de que a ativação deste módulo pode estar sujeita a custos adicionais.

Em caso de dúvidas ou problemas, não hesite em contatar nosso suporte. Estamos aqui para ajudar!

Agradecemos por utilizar nossa documentação!

Glossário

Pegadinhas frequentes

FAQ

Quem pode acessar essa funcionalidade?

Depende da permissão do usuário. Confira com o administrador do Quaza se você não vê a opção.

O que fazer se aparecer um erro?

Anote a mensagem completa, screenshot, e abra um chamado no suporte do Quaza com esses dados.

Esta funcionalidade tem versão para cliente final?

Algumas funcionalidades têm Portal do Cliente. Verifique no módulo Portal .

Posso integrar via API?

Sim — a maioria das funcionalidades do Quaza expõe endpoints REST. Consulte a documentação técnica.

Quaza tem treinamento oficial?

Sim — equipe de suporte oferece sessões de onboarding sob agendamento.

Ciclo completo da operação

Boas práticas operacionais

Para tirar o máximo desta funcionalidade, observe os pontos abaixo. São práticas que provedores experientes adotam para evitar erros recorrentes e maximizar valor extraído do Quaza.

Antes de operar

• Confirme permissão de acesso: nem todo operador tem permissão para todas as funcionalidades. Verifique com o administrador do Quaza se algo não aparece como esperado. Permissões são vinculadas a papéis (operador, supervisor, admin).
• Cadastros pré-requisitos completos: muitas funcionalidades dependem de outros cadastros estarem completos antes. Por exemplo, antes de criar um contrato você precisa ter o cliente cadastrado, plano de vendas configurado, e regras de cobrança definidas.
• Treine pelo menos 2 operadores: redundância previne paralisação por ausência. Funcionário pode sair, ficar doente, ter dia ruim. Mantenha conhecimento distribuído entre múltiplas pessoas.
• Documente procedimentos internos: crie checklist próprio para operações recorrentes. Quem opera amanhã agradece — especialmente se for funcionário novo.

Durante a operação

• Documente decisões não óbvias: se você ajustou algo de forma diferente do default, anote o porquê. Próximo operador agradece e evita refazer análise.
• Operações em massa pedem cuidado: antes de aplicar a 100+ registros, teste com 5 e revise resultado completo. Se possível, exporte CSV antes para ter como rollback.
• Backup antes de mudanças grandes: cancelar/desfazer pode não ser possível em todas as ações. Em dúvida, faça export ou imprima tela antes.
• Comunique alterações: mudanças que impactam outras equipes (atendimento, financeiro) devem ser anunciadas com antecedência. Surpresa gera retrabalho.

Acompanhamento e revisão

• Revisão semanal de 30 minutos: dedique tempo regular para revisar o que rodou, falhou, ficou pendente neste módulo. Anomalia detectada cedo custa 10x menos que descoberta tarde.
• Defina KPIs próprios: 2-3 indicadores que medem saúde da operação. Acompanhe tendências, não só valores absolutos. Variação maior que 20% merece investigação.
• Auditoria mensal: revise sample de operações do mês passado. Use logs para confirmar que tudo aconteceu como esperado, sem desvios silenciosos.
• Compare com período anterior: "Vendi R$ 100k" — é bom? Compare com mês anterior, mesmo mês ano passado. Contexto importa mais que número absoluto.

Resolução de problemas

• Anote a mensagem de erro completa: copie o texto exato. Captura de tela ajuda. Anote quais passos levaram ao problema — facilita diagnóstico.
• Tente reproduzir em ambiente de teste: se possível, simule o erro com dado dummy antes de pedir suporte. Isso acelera resolução.
• Procure no histórico: provavelmente alguém já viu erro similar. Veja log de auditoria para entender o que mudou recentemente.
• Abra chamado bem documentado: equipe de suporte do Quaza resolve mais rápido com contexto: o que esperava, o que aconteceu, frequência, screenshots.

Indicadores típicos a acompanhar

Cada provedor define seus próprios indicadores, mas alguns são quase universais para qualquer operação no Quaza:

• Volume mensal processado (registros/transações/eventos)
• Taxa de erro (% de operações que falharam)
• Tempo médio de processamento
• Cobertura (% da carteira atendida pela funcionalidade)
• Satisfação operacional (feedback da equipe que usa)

Compare valores atuais com média dos últimos 3 meses. Variação maior que 20% em qualquer direção merece investigação — pode ser melhoria sustentável ou degradação silenciosa.

Recursos relacionados no Quaza

Este recurso se conecta com outros módulos do sistema. Conhecer essas conexões ajuda no troubleshooting e em decisões operacionais:

• Cadastro de cliente — base de tudo no Quaza. Cliente bem cadastrado evita problemas downstream.
• Plano de Contas — onde o impacto financeiro é classificado contabilmente.
• Logs de auditoria — histórico de quem fez o quê e quando, essencial para diagnóstico.
• Permissões e papéis — definem quem pode operar o quê.
• Tarefas crontab — automações que tocam neste recurso periodicamente.

Referência rápida

Atalhos e shortcuts para operação eficiente:

• Busca avançada: use filtros de data, status, responsável para reduzir lista. Filtro padrão pode esconder registros antigos.
• Exportação: a maioria das listas exporta para CSV/Excel. Útil para análise externa ou backup pré-mudança.
• Histórico: cada registro tem timeline de modificações. Acesse via botão "Histórico" ou aba lateral.
• Atalhos de teclado: Ctrl+F (busca), Ctrl+S (salvar), Esc (cancelar) na maioria das telas.
• Permissão restrita: se botão estiver cinza, é falta de permissão — não bug.