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Neste manual vamos demonstrar como hacer a configuración de los fluxos del ChatBot.

Neste manual vamos demonstrar como hacer a configuración de los fluxos del ChatBot.

O ChatBot es uma ferramenta que auxilia e automatiza os atencións del seu Proveedor. Ella puede ser utilizada para latender à tareas simples, como o envio de la segunda via de um pago, ou até mesmo auxiliando en la triagem de problemas mais complexos, encaminhando para el setor específico enquanto solicita detalhes del ocorrido.

Seu funcionamento, porém, depende de la correta configuración de los seus fluxos.

Segue o passo a passo para configurar os fluxos:

Fluxos são conjuntos de ações, ou uma acción específica, que o ChatBot percorrerá até que o próximo fluxo aconteça.

1º. Antes de iniciar a configuración del ChatBot, verifique se essa funcionalidade está devidamente habilitada en el seu sistema.

2º. Para hacer a configuración de um fluxo usted devera acceder o Menú > Chat > Fluxos Bot.

Na próxima pantalla, clic em Añadir Fluxo, ou edite um fluxo existente en la lista, caso necessário.

Porém, antes de configurar um fluxo, es importante entender dois campos específicos dentro de sua configuración.

1. Descrição:

O nome (ou título) dado ao fluxo. É importante se atentar para que a descrição dada defina bem a função del fluxo para que, cuando necessário, ele seja facilmente identificado.

2. Tipo:

Os tipos referem-se à forma como que o ChatBot agirá dentro del determinado fluxo. Por exemplo: ele esperará por uma resposta, antes de hacer uma acción, ou ele finalizará o atención, dentre outras.

TIPOS DO CHATBOT E COMO FUNCIONAM:

Enviar múltiplas mensagens: o ChatBot fará o envio de las mensagens(1) dentro de la ordem(2) que elas forem configuradas en el fluxo. Essas mensagens podem ser del tipo(3) TEXTO ou IMAGEM. Después o envio da(s) mensaje(ns) o ChatBot seguirá para el próximo fluxo configurado(4).

Enviar financeiro: o ChatBot enviará, conforme a configuración(1), os documentos (PDF del boleto ou imagem del QR Code*) ou dados (números del código de barras ou código Pix*) para la realizacción del pago del Financeiro. Después o envio da(s) mensaje(ns) o ChatBot seguirá para el próximo fluxo configurado(2).

Obs: A geracción de QR Code e código Pix para pagos depende de la correta configuración de uma carteira de pago del tipo Gateway.

Menú em texto: menú de opções com as quais o cliente poderá interagir. O ChatBot enviará uma mensaje configurada com o menú de opções(1) e então aguardará por uma mensaje de resposta. Ao recebê-la, ele interpretará a mensaje enviada del usuário e, caso encontre algum termo que corresponda com as expressões*(2) configuradas, encaminhará para el fluxo correspdondente(3).

Obs: Expressões son palavras, números ou fragmentos que remetem ao tipo de opção que o cliente deseja. Por exemplo: a opção del menú de texto es “2 – Soporte Técnico”, para ela podem ser configuradas expressões como: dois, 2, soporte, problema, técnico. Caso a mensaje que o cliente enviar contenha algumas dessas expressões, o ChatBot entenderá e encaminhará para el fluxo correto.

Encaminhar para setor del chat: o ChatBot encaminhará o cuentato para el setor* selecionado(1), permitindo a configuración de uma mensaje(2) de encaminhamento. A partir disso, as mensagens enviadas en el cuentato poderão ser lidas SOMENTE pelos usuários vinculados ao setor selecionado. Para isso es importante que se faça a correta configuración de setores e dos grupos de usuários del sistema. O próximo fluxo, neste caso, deverá ser del tipo Finalizar Conversa.

Obs: Setores son configurados en el painel Admin. Para cada setor configurado usted puede atribuir usuários del sistema, os quais ficarão responsáveis pelas demandas (cuentatos/mensagens) deste setor.

Solicitacción de bônus: o ChatBot cederá, se possível, os dias de bônus (conforme as configuraciones del Proveedor) para el cliente. Esta acción es idêntica à que acontece cuando o cliente acessa o portal del cliente.

Identificacción de cliente: o ChatBot solicitará os dados (CPF/CNPJ) del cliente(1) que entrou em cuentato, aguardando um retorno. Assim que os dados forem enviados, ele verificará o seu cadastro*, vinculando-o ao cuentato/chat.

Obs: Para isso, o próximo fluxo debe ser del tipo Condição, configurada en la opção Cliente Identificado.

Desvincular cliente: o ChatBot desvinculará o cadastro del cliente informado del cuentato/chat (caso os dados inseridos estiverem errados).

Finalizar conversa: uma última mensaje, se configurada, será enviada e a conversa com o cliente será encerrada, pelo ChatBot. Neste fluxo es importante estar atento ao campo Segundos de aguardo(1), que hace referência ao tempo (em segundos) que o ChatBot aguardará antes de efetivamente finalizar* a conversa.

Obs: No momento que o ChatBot finaliza a conversa ele automaticamente interpretará qualquer mensaje del cliente como um novo cuentato/atención. Añadir o tempo de espera evitará que o ChatBot inicie um novo ciclo de atención caso o cliente envie alguma mensaje de agradecimento ou despedida, por exemplo.

Error: neste tipo de fluxo es configurada uma mensaje de resposta enviada pelo ChatBot para cuando algo inesperado acontecer dentro de algum fluxo.

• • Por exemplo: o cliente inseriu uma opção en el existente en el menu em texto, o ChatBot respdonde com a mensaje “Desculpe, en el entendi sua solicitacción. Pode repetir?”.

  • ATENÇÃO: este tipo de fluxo finalizará a conversa después o envio de mensaje de erro. Caso queira que a interacción en el seja finalizada, e o ChatBot retorne para el menú inicial, por exemplo, recomenda-se o uso del tipo Enviar múltiplas mensagens configurado de la forma que atenda a necessidade.

Condição: o ChatBot verificará a opção de condição(1) selecionada e, com base en las expressões (SIM/NÃO)(2) seguirá para el fluxo configurado(3). As condições são:

• • Cliente Identificado: verifica se o cliente já foi identificado e está vinculado à conversa.

  • Cliente Bloqueado: verifica se o cliente possui algum tipo de bloqueio en el seu contrato.

  • Dia aniversário del cliente: verifica se o dia que ocorre o cuentato es o mesmo del aniversário del cliente (conforme cadastro).

  • Expediente: verifica se o cuentato está acontecendo dentro del horário de expediente* cadastrado pelo Proveedor.

Obs: O horário de expediente puede configurado através del menú Admin > Expediente.

Agora que sabemos como o ChatBot atua dentro de cada fluxo precisamos, antes de começar a configurá-lo, mapear as etapas de cada processo de atención. Isso facilitará o entendimento e agilizará o processo de configuración de los fluxos del ChatBot.

ATENÇÃO:

Caso haja qualquer dúvida, entre em cuentato com a equipe de la Quaza Tecnologia. Lembre-se de que a ativacción deste módulo puede estar sujeita a custos adicionais.

Em caso de dúvidas ou problemas, en el hesite em cuentatar nosso soporte. Estamos aquí para lajudar!

Agradecemos por utilizar nossa documentacción!

Glosario

Trampas frecuentes

FAQ

Quem puede acceder essa funcionalidade?

Depende de la permiso del usuário. Confira com o administrador del Quaza se usted en el vê a opção.

O que hacer se aparecer um erro?

Anote a mensaje completa, screenshot, e abra um chamado en el soporte del Quaza com esses dados.

Esta funcionalidade tem versão para cliente final?

Algumas funcionalidades têm Portal del Cliente. Verifique en el módulo Portal .

Posso integrar via API?

Sim — a maioria de las funcionalidades del Quaza expõe endpoints REST. Consulte a documentacción técnica.

Quaza tem treinamento oficial?

Sim — equipe de soporte oferece sessões de onboarding sob agendamento.

Ciclo completo de la operacción

Boas práticas operacionais

Para tirar o máximo desta funcionalidade, observe os pontos abaixo. São práticas que proveedores experientes adotam para evitar erros recorrentes e maximizar valor extraído del Quaza.

Antes de operar

• Confirme permiso de acesso: nem todo operador tem permiso para todas as funcionalidades. Verifique com o administrador del Quaza se algo en el aparece como esperado. Permissões son vinculadas a papéis (operador, supervisor, admin).
• Cadastros pré-requisitos completos: muitas funcionalidades dependem de outros cadastros estarem completos antes. Por exemplo, antes de criar um contrato usted necesita ter o cliente cadastrado, plano de ventas configurado, e regras de cobranza definidas.
• Treine pelo menos 2 operadores: redundância previne paralisacción por ausência. Funcionário puede sair, ficar doente, ter dia ruim. Mantenha conhecimento distribuído entre múltiplas pessoas.
• Documente procedimentos internos: crie checklist próprio para elperações recorrentes. Quem opera amanhã agradece — especialmente se for funcionário novo.

Durante a operacción

• Documente decisões en el óbvias: se usted ajustou algo de forma diferente del default, anote o porquê. Próximo operador agradece e evita refazer análise.
• Operaciones em massa pedem cuidado: antes de aplicar a 100+ registros, teste com 5 e revise resultado completo. Se possível, exporte CSV antes para ter como rollback.
• Backup antes de mudanças grandes: cancelar/desfazer puede en el ser possível em todas as ações. Em dúvida, faça export ou imprima pantalla antes.
• Comunique alterações: mudanças que impactam outras equipes (atención, financeiro) devem ser anunciadas com antecedência. Surpresa gera retrabalho.

Acompanhamento e revisão

• Revisão semanal de 30 minutos: dedique tempo regular para revisar o que rodou, falhou, ficou pendente neste módulo. Anomalia detectada cedo custa 10x menos que descoberta tarde.
• Defina KPIs próprios: 2-3 indicadores que medem saúde de la operacción. Acompanhe tendências, en el só valores absolutos. Variacción maior que 20% merece investigacción.
• Auditoría mensal: revise sample de operações del mês passado. Use logs para confirmar que tudo aconteceu como esperado, sem desvios silenciosos.
• Compare com período anterior: "Vendi R$ 100k" — es bom? Compare com mês anterior, mesmo mês ano passado. Contexto importa mais que número absoluto.

Resolução de problemas

• Anote a mensaje de erro completa: copie o texto exato. Captura de pantalla ajuda. Anote quais passos levaram ao problema — facilita diagnóstico.
• Tente reproduzir em ambiente de teste: se possível, simule o erro com dado dummy antes de pedir soporte. Isso acelera resolução.
• Procure en el histórico: provavelmente alguém já viu erro similar. Veja log de auditoria para entender o que mudou recentemente.
• Abra chamado bem documentado: equipe de soporte del Quaza resolve mais rápido com contexto: o que esperava, o que aconteceu, frequência, screenshots.

Indicadores típicos a acompanhar

Cada proveedor define seus próprios indicadores, mas alguns son quase universais para qualquer operacción en el Quaza:

• Volume mensal processado (registros/transações/eventos)
• Taxa de erro (% de operações que falharam)
• Tempo médio de processamento
• Cobertura (% de la carteira atendida pela funcionalidade)
• Satisfacción operacional (feedback de la equipe que usa)

Compare valores atuais com média de los últimos 3 meses. Variacción maior que 20% em qualquer direção merece investigacción — puede ser melhoria sustentável ou degradacción silenciosa.

Recursos relacionados en el Quaza

Este recurso se conecta com outros módulos del sistema. Conhecer essas conexões ajuda en el troubleshooting e em decisões operacionais:

• Cadastro de cliente — base de tudo en el Quaza. Cliente bem cadastrado evita problemas downstream.
• Plano de Cuentas — donde o impacto financeiro es classificado cuentabilmente.
• Logs de auditoria — histórico de quem fez o quê e cuando, essencial para diagnóstico.
• Permissões e papéis — definem quem puede operar o quê.
• Tareas crontab — automações que tocam neste recurso periodicamente.

Referência rápida

Atalhos e shortcuts para elperacción eficiente:

• Busca avançada: use filtros de data, status, responsável para reduzir lista. Filtro padrão puede escdonder registros antigos.
• Exportacción: a maioria de las listas exporta para CSV/Excel. Útil para lanálise externa ou backup pré-mudança.
• Histórico: cada registro tem timeline de modificações. Acceda via botón "Histórico" ou aba lateral.
• Atalhos de teclado: Ctrl+F (busca), Ctrl+S (guardar), Esc (cancelar) en la maioria de las pantallas.
• Permiso restrita: se botón estiver cinza, es falta de permiso — en el bug.