Guía del Documento Electrónico (Paraguay) — Quaza
Guía del Documento Electrónico (Paraguay)
Cómo emitir, consultar, cancelar y corregir Facturas Electrónicas (DE) en Quaza
Esta guía muestra, paso a paso, cómo operar el módulo de Documento Electrónico de Quaza para Paraguay: emitir una factura, acompañar la aprobación en SIFEN, cancelar dentro del plazo, emitir Notas de Crédito/Débito, y qué hacer cuando una factura es rechazada.
¿Qué es el Documento Electrónico (DE)?
En Paraguay, toda factura comercial debe registrarse electrónicamente en el SIFEN (Sistema Integrado de Facturación Electrónica Nacional, de la SET). Ese registro reemplaza la factura en papel. Quaza envía la factura a la SET por medio de un intermediario llamado FacturaSend. Cuando la SET aprueba, el cliente recibe un KuDE (Kudé) — el comprobante impreso/PDF con QR Code que permite verificar la factura en el portal oficial. Cada KuDE tiene un CDC: un código único de 44 dígitos que identifica la factura en todo Paraguay.
Requisito previo antes de operar: la conexión entre Quaza y FacturaSend debe estar configurada (API Key, certificado digital, ambiente). Si todavía no hizo esa configuración, comience por ella:
Guía de Configuración FacturaSend + Quaza
.
1 Dónde encontrar
Fiscal → Documento Electrónico
2 La pantalla de Listado
Fiscal → Documento Electrónico
La primera pantalla es el listado. Aquí ve todos los documentos electrónicos de la empresa, con el estado actual de cada uno, valor, fecha de emisión y quien modificó por último. Es el panel central de monitoreo de la emisión fiscal.
Botón verde Agregar documento Electrónico (1) — crea una nueva factura manualmente. En la mayoría de los casos, sin embargo, los DEs son generados automáticamente a partir de las facturas de Quaza: cuando la cobranza genera una factura para el cliente paraguayo, el sistema ya crea el DE correspondiente en estado Creado.
Cada línea del listado muestra:
| Columna |
Qué muestra |
| Imp |
Ícono de impresión — genera el KuDE en PDF (solo funciona en DE con CDC). |
| Código |
Atajo para edición/detalle del DE. |
| Tipo de Documento |
Factura electrónica, Nota de Crédito, Nota de Débito, Autofactura. |
| Establecimiento / Punto / Número |
Numeración oficial: 3+3+7 dígitos (001-001-0000001). |
| Cliente |
A quién se está facturando. |
| Fecha de emisión / transmisión |
Cuándo fue creado y cuándo fue enviado al SIFEN. |
| Competencia |
Mes/año fiscal de referencia. |
| Valor total |
En guaraníes (Gs.). |
| Situación |
Estado actual en el flujo (ver tabla abajo). |
Filtros útiles: use la pestaña Filtros (arriba, al lado de Listado) para filtrar por situación, período de emisión, cliente, tipo de documento. Útil para encontrar rápidamente "todos los DEs rechazados de este mes" o "todos los pendientes de hoy".
Los 8 estados de un Documento Electrónico
Todo DE recorre una secuencia de estados durante su ciclo de vida. Saber en qué estado está un DE define qué acciones están disponibles y qué hay que hacer a continuación.
| Estado |
Qué significa |
Acciones disponibles |
| Creado |
Factura creada en Quaza pero todavía no enviada al SIFEN. Puede editarse libremente. |
Editar, Procesar
|
| Enviado |
Enviada al SIFEN, esperando aprobación. Normalmente lleva pocos segundos. No puede editarse. |
Consultar |
| Aprobado |
Validada y registrada en el SIFEN. Tiene CDC válido. Es el estado normal de operación. |
Imprimir, Enviar (email), Cancelar (hasta 48h), generar NC/ND |
| Aprobado con Observación |
Aprobada con salvedad informativa del SIFEN — válida igualmente, pero la SET señaló algo a observar. No es error. |
Mismas acciones de Aprobado |
| Rechazado FacturaSend |
FacturaSend rechazó antes de llegar al SIFEN — generalmente error de datos (RUC inválido, cliente sin nombre, valor cero). No tiene CDC.
|
Editar, Procesar (regenera el DE) |
| Rechazado SIFEN |
El SIFEN aceptó la transmisión pero rechazó por regla fiscal — alícuota errada, tipo de transacción inválido, etc. Tiene CDC válido y puede ser corregida y reenviada en hasta 30 días. |
Editar, Reenviar (preserva el CDC) |
| Cancelación pendiente |
Cancelación fue solicitada y espera confirmación del SIFEN. En pocos minutos pasa a "Cancelado". |
Consultar |
| Cancelado |
Cancelación confirmada por el SIFEN. El KuDE re-impreso viene con franja "CANCELADO". |
Imprimir (KuDE con franja) |
Diferencia crítica entre los dos rechazos:
-
Rechazado FacturaSend (sin CDC) — algo salió mal antes de llegar al SIFEN. Usted corrige los datos y hace clic en Procesar: el sistema genera un nuevo DE.
-
Rechazado SIFEN (con CDC) — el SIFEN vio la transmisión y dijo "no". Usted corrige y hace clic en Reenviar: el CDC original se preserva, y la SET da hasta 30 días para corregir.
Confundir los dos es causa común de desorden en la numeración — el botón correcto hace toda la diferencia.
3 Emitir una factura — flujo completo
Fiscal → Documento Electrónico → (seleccionar DE en estado Creado)
Cuando una factura se genera en Quaza para un cliente paraguayo, el DE correspondiente se crea automáticamente en estado Creado. El flujo de emisión es simple:
| Paso |
Qué hacer |
Resultado |
| 1 |
Acceder a Fiscal → Documento Electrónico y localizar el DE en estado Creado en el listado. |
Abre la pantalla de detalle. |
| 2 |
Verificar los datos — cliente, valor, ítems, tipo de transacción. |
Garantía de que la factura está correcta antes del envío. |
| 3 |
Hacer clic en Procesar. |
Quaza envía la factura a FacturaSend, que firma digitalmente y transmite al SIFEN. |
| 4 |
Esperar la aprobación — generalmente en pocos segundos. |
El estado cambia a Aprobado (o Rechazado, ver sección de rechazos). |
| 5 |
Hacer clic en Imprimir para descargar el KuDE en PDF. |
PDF oficial con QR Code para entregar al cliente. |
Abajo, la pantalla de detalle de un DE en estado Creado. El botón Procesar (1) es el que dispara el envío:
¿Por qué verificar antes de Procesar? Después que el DE sea aprobado por el SIFEN, no se puede más editar. Para corregir algo solo queda Cancelación (en hasta 48h) o Nota de Crédito/Débito. Vale el minuto extra de revisión.
4 Consultar — cuando el DE queda "Enviado" mucho tiempo
Detalle del DE → botón Consultar
En casos raros, un DE puede quedar en estado Enviado por más que algunos minutos. Puede ser una inestabilidad momentánea entre FacturaSend y SIFEN, o un retraso en el webhook que avisa a Quaza de la respuesta.
Para forzar una verificación:
- Abrir el DE en
Enviado.
- Hacer clic en Consultar.
- Quaza pregunta directamente a FacturaSend cuál es el estado actual de la factura en el SIFEN, y actualiza.
Sincronización automática: aunque no haga clic en Consultar, Quaza tiene una rutina que se ejecuta cada 10 minutos verificando todos los DEs en estados pendientes. El botón es solo una forma de adelantar la verificación.
5 Detalle de un DE Aprobado — qué está disponible
Listado → hacer clic en el Código de un DE Aprobado
Cuando el DE está aprobado, la pantalla de detalle muestra todas las acciones disponibles sobre una factura válida. Los botones a la derecha representan lo que puede hacer:
| # |
Botón |
Cuándo usar |
| 1 |
Cancelar |
Anular la factura. Funciona solamente hasta 48h después de la aprobación. Después de eso, solo Nota de Crédito. |
| 2 |
Nota de Crédito |
Reducir, devolver o anular un valor de la factura después de emitida (incluyendo descuentos posteriores, devolución de producto, bonificación). |
| 3 |
Nota de Débito |
Aumentar el valor de una factura emitida (intereses, multas, ajustes adicionales). |
| 4 |
Imprimir |
Generar el KuDE en PDF — comprobante oficial con QR Code para entregar al cliente. |
Imprimir / Enviar: los dos botones generan el mismo KuDE. Imprimir descarga el PDF para su computadora; Enviar documento manda por email directamente para el cliente registrado, sin que tenga que adjuntar manualmente.
6 Cancelar una factura — regla de las 48 horas
Detalle DE Aprobado → botón Cancelar
Cancelar es la acción más simple para anular una factura — siempre que esté dentro del plazo.
| Paso |
Qué hacer |
| 1 |
Abrir la factura en estado Aprobado. |
| 2 |
Hacer clic en Cancelar. |
| 3 |
Informar el motivo de la cancelación (campo obligatorio). |
| 4 |
Estado cambia a Cancelación pendiente — espera confirmación del SIFEN. |
| 5 |
En pocos minutos pasa a Cancelado. Re-imprimir el KuDE trae la franja "CANCELADO". |
Atención al plazo de 48 horas:
-
Dentro de 48h de la aprobación en el SIFEN — el botón Cancelar funciona y la anulación es completa.
-
Después de 48h — el SIFEN ya no acepta cancelación. En ese caso, la única forma de anular es emitir una Nota de Crédito que cero el valor.
La regla es del SIFEN, no de Quaza — el sistema solo retransmite lo que el SIFEN responde.
7 Notas de Crédito y Débito — corregir después de aprobado
Detalle DE Aprobado → botón Nota de Crédito / Nota de Débito
Cuando una factura ya fue aprobada y necesita alterar valores después, el camino es por una nota:
-
Nota de Crédito (NC) — para reducir o anular el valor (devolución, descuento posterior, bonificación, crédito incobrable).
-
Nota de Débito (ND) — para aumentar el valor (intereses de atraso, cargos adicionales).
Ambas siguen el mismo paso a paso:
| Paso |
Qué hacer |
| 1 |
Abrir la factura aprobada. |
| 2 |
Hacer clic en Nota de Crédito (o Nota de Débito). |
| 3 |
Seleccionar el motivo de la nota (lista estandarizada del SIFEN — ver tabla abajo). |
| 4 |
Informar el valor a acreditar/debitar y los ítems afectados. |
| 5 |
Hacer clic en Procesar para enviar la nota al SIFEN. |
Motivos disponibles para Nota de Crédito (mismos del SIFEN):
| Motivo |
Cuándo usar |
| Devolución y Ajuste |
El cliente devolvió el producto y hay ajuste de precio. |
| Devolución |
El cliente devolvió el producto sin ajuste. |
| Descuento |
Descuento aplicado después de la emisión de la factura. |
| Bonificación |
Bonificación concedida al cliente. |
| Crédito incobrable |
Deuda que ya no se puede cobrar (pérdida). |
| Ajuste de precio |
Corrección del precio cobrado. |
Solo funciona si la factura original está Aprobada: no se puede emitir NC/ND de una factura en Creado, Enviado, Rechazado o Cancelado. Para esos casos, edite o cancele la factura original primero.
8 Factura rechazada — qué hacer
Rechazo es el escenario donde más gente se traba en la operación. La buena noticia: cada tipo tiene un camino de corrección bien definido.
Rechazado FacturaSend
FacturaSend no logró enviar la factura al SIFEN — generalmente porque los datos están incompletos o inválidos. No hay CDC.
| Paso |
Qué hacer |
| 1 |
Abrir el DE rechazado e ir a la pestaña Histórico o Protocolo. |
| 2 |
Leer el motivo del rechazo (mensaje de FacturaSend). |
| 3 |
Corregir los datos que motivaron el rechazo (RUC del cliente, valor, etc.). |
| 4 |
Hacer clic en Procesar. |
El sistema genera un nuevo DE corregido e intenta de nuevo.
Rechazado SIFEN
El SIFEN recibió pero rechazó por regla fiscal — el CDC ya fue atribuido y queda reservado. Tiene hasta 30 días para corregir y reenviar.
| Paso |
Qué hacer |
| 1 |
Abrir el DE rechazado. |
| 2 |
Verificar el motivo en la pestaña Histórico. |
| 3 |
Corregir los datos — IVA del producto, tipo de transacción, etc. |
| 4 |
Hacer clic en Reenviar (1) — preserva el CDC original. |
Por qué existen dos botones diferentes: en Rechazado FacturaSend, el CDC nunca fue generado, entonces el sistema crea un nuevo DE (botón Procesar). En Rechazado SIFEN, el CDC ya fue atribuido a su empresa — usar el botón Reenviar mantiene el número y evita "quemar" CDCs por causa de correcciones.
Motivos comunes de rechazo
| Mensaje |
Qué verificar |
| RUC del cliente inválido |
Registro del cliente — RUC con dígito verificador correcto, sin espacios o puntos. |
| Valor total es cero |
Ítems de la factura — todos necesitan tener valor unitario mayor que cero. |
| Datos incompletos del cliente |
Nombre (o Razón Social), dirección, tipo de documento — campos obligatorios. |
| Tipo de documento inválido |
RUC, Cédula de Identidad, Pasaporte, etc. — coincidir con lo que el cliente realmente tiene. |
| Alícuota IVA incorrecta |
Registro del producto — Forma del IVA (Gravado/Exonerado/Exento) y porcentaje (10%, 5%, 0%). |
| Tipo de transacción inválido |
Registro del tipo — venta de mercadería, prestación de servicio, mixto, etc. |
| Establecimiento no autorizado |
Configuración FacturaSend — verificar si el establecimiento está habilitado en producción. |
Cuando no entender el error: el soporte de Quaza necesita dos informaciones para ayudarlo:
- El número del DE que rechazó (Establecimiento-Punto-Número, ej:
001-001-0000005).
- El motivo exacto exhibido en la pestaña Histórico del detalle.
Con eso el soporte rastrea rápidamente; sin eso, depende de logs del servidor.
KuDE y CDC — entendiendo los documentos
| Término |
Qué es |
|
KuDE (Kudé) |
Comprobante impreso/PDF del Documento Electrónico — tiene QR Code, datos del emisor y del receptor, ítems de la factura. Es lo que el cliente recibe en mano. |
| CDC |
Código único de 44 dígitos que identifica únicamente la factura en todo Paraguay. Aparece en el KuDE y en el QR Code. Permite que cualquier persona verifique la autenticidad de la factura en el portal de la SET. |
| SIFEN |
Sistema oficial de la SET que recibe y valida todos los DEs de Paraguay. |
| SET |
Subsecretaría de Estado de Tributación — la "Receita Federal" de Paraguay. |
| FacturaSend |
Gateway intermediario entre Quaza y SIFEN. Cuida de la firma digital y de la comunicación técnica con la SET. |
Preguntas frecuentes
| Pregunta |
Respuesta |
| ¿Puedo editar una factura después de aprobada? |
No. Después de la aprobación en el SIFEN, el contenido de la factura es inmutable — es una regla de la SET, no de Quaza. Para corregir, use Nota de Crédito (reduce) o Nota de Débito (aumenta). |
| ¿Qué es el KuDE? |
Es el comprobante físico/PDF de la factura electrónica, con QR Code que permite verificar la autenticidad en el portal de la SET. |
| Mi factura está en "Enviado" hace más de 5 minutos. ¿Qué hago? |
Haga clic en Consultar en el detalle del DE. Quaza pregunta a FacturaSend el estado actual y actualiza. Si queda más de 30 minutos en Enviado, contacte al soporte. |
| ¿Cuántas veces puedo reenviar una factura rechazada por el SIFEN? |
Cuantas veces necesite, dentro de 30 días de la primera transmisión. Después de 30 días, el CDC expira y la factura debe ser hecha desde cero. |
| ¿El KuDE de la factura cancelada viene con algún aviso? |
Sí. Cuando imprime de nuevo un DE cancelado, el KuDE sale con la franja "CANCELADO" superpuesta — mostrando que la factura fue anulada. |
| ¿Puedo emitir Nota de Crédito de una factura cancelada? |
No. NC/ND solo funcionan sobre facturas Aprobado. Si canceló, no hay más nada que ajustar. |
| ¿Quién realmente envía mi factura a la SET? |
FacturaSend. Quaza monta el DE y pasa para FacturaSend, que firma digitalmente con el certificado de la empresa y transmite al SIFEN. La SET responde via FacturaSend, y Quaza recibe el resultado. |
| ¿Necesito configurar algo antes de usar este módulo? |
Sí — toda la integración FacturaSend + Quaza necesita estar configurada (API Key, certificado, ambiente, serie fiscal, productos con IVA correcto). Vea la Guía de Configuración FacturaSend + Quaza. |
Resumen del flujo de operación
| Etapa |
Qué hace |
Dónde |
| 1. Encontrar |
Acceder al módulo |
Fiscal → Documento Electrónico |
| 2. Localizar el DE |
Filtrar por la situación o por el número |
Listado |
| 3. Procesar (si Creado) |
Enviar al SIFEN |
Detalle → botón Procesar |
| 4. Acompañar |
Esperar Aprobación o tratar Rechazo |
Listado o Detalle |
| 5. Imprimir / Enviar |
Generar KuDE para el cliente |
Detalle → Imprimir / Enviar |
| 6. Cancelar / NC / ND |
Anular o ajustar valores después |
Detalle → botón correspondiente |
Próximo paso: configuración
Si este es su primer contacto con la operación fiscal de Paraguay en Quaza, y todavía no ve DEs siendo generados automáticamente en las facturas, significa que la integración con FacturaSend no está lista. El paso siguiente es seguir la
Guía de Configuración FacturaSend + Quaza
, que cubre los 13 pasos de la configuración inicial — desde crear la cuenta en FacturaSend hasta registrar los webhooks que mantienen Quaza actualizado en tiempo real.
Listo. Con estas operaciones dominadas, cubre el 95% del día a día fiscal: emitir, acompañar aprobación, imprimir, cancelar dentro del plazo, y corregir con Nota de Crédito o Débito. En caso de dudas operacionales o rechazos recurrentes, contacte el soporte de Quaza con el número del DE y el motivo del error del histórico.