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Por que controlar o estoque de equipamentos importa

Todo provedor de internet trabalha com um volume constante de equipamentos: ONUs, roteadores, rádios, cabos, conectores, splitters, patch cords e outros materiais que entram, saem e circulam entre depósitos, técnicos e clientes o tempo todo. Sem um controle organizado, é muito fácil perder a visibilidade de onde está cada item — e isso gera prejuízo direto: compras desnecessárias porque "achavam" que não tinha estoque, equipamentos que somem entre o depósito e a instalação, técnicos com material em mãos sem nenhum registro, e divergências que só aparecem quando já é tarde para investigar.

O módulo de Estoque do sistema resolve isso através de um ciclo simples de acompanhar:

1. Compra — o equipamento entra na empresa (fornecedor → estoque).
2. Movimentação — o equipamento se desloca dentro da empresa (depósito → técnico, depósito → cliente, depósito → outro depósito) ou sai definitivamente (baixa).
3. Balanço/Inventário — periodicamente, confere-se o que o sistema registra contra o que existe fisicamente, e corrige-se qualquer diferença.

Esses três passos, bem executados, garantem que a tela de Estoque Consolidado sempre reflita a realidade: quanto de cada produto existe, e em qual local — seja um depósito físico, com um técnico, ou já em posse de um cliente.

1. Registrando uma Compra (entrada de equipamentos no estoque)

A Compra é o ponto de entrada oficial de mercadoria no sistema. É nela que se registra a aquisição de equipamentos junto a um fornecedor, vinculando (opcionalmente) a nota fiscal e o documento financeiro de pagamento.

Passo a passo

1. Acesse Estoque → Compra e clique em Adicionar.
2. Preencha os dados principais:
   • Descrição — identificação da compra (ex.: "Compra de ONUs Julho/2026").
   • Fornecedor — cliente cadastrado como fornecedor.
   • Número da nota e Valor total da compra.
   • Data da compra e, se aplicável, Previsão de entrega.
3. Adicione os produtos da compra na tabela, de uma das duas formas:
   • Importar XML da nota fiscal — pelo botão Importar Xml, o sistema lê a nota eletrônica e preenche automaticamente os produtos, quantidades e valores. É a forma mais segura, pois evita erro de digitação e já valida a chave de acesso (uma nota com a mesma chave não pode ser importada duas vezes).
   • Adicionar manualmente — pelo botão Adicionar, informando produto (já cadastrado ou novo), categoria, referência, NCM e quantidade linha por linha.
4. Para produtos novos que ainda não existem no cadastro, é possível criá-los na hora, incluindo, no Brasil, as situações tributárias de ICMS, IPI e PIS/COFINS quando necessário.
5. Ao clicar em Salvar, o sistema pergunta:
   • Confirmar — grava a compra, mas os produtos ainda não entram no saldo de estoque.
   • Confirmar e movimentar — grava a compra e já dá entrada das quantidades no local de estoque indicado para cada produto.

Movimentando o estoque depois de salvar a compra

Se a compra foi salva sem movimentar (por exemplo, porque a mercadoria ainda não chegou fisicamente), ela fica pendente. Assim que o material chegar, abra a compra e use o botão Movimentar estoque no canto da tela de edição. Essa ação:

• Dá entrada de cada produto no local de estoque escolhido;
• Marca a compra como Produtos movimentados (campo "movimentado");
• É irreversível — depois de movimentada, a compra não pode mais ser removida/cancelada.

Enquanto a compra não foi movimentada, ela ainda pode ser cancelada (opção Remover), o que também exclui os produtos vinculados e a nota XML associada, se houver.

Gerando o documento financeiro

Se a compra ainda não está vinculada a um lançamento financeiro, o botão Gerar documento cria automaticamente o título a pagar para o fornecedor, ligando compra e financeiro em um único fluxo.

2. Fazendo uma Movimentação (transferência entre locais ou saída para instalação)

Depois que o equipamento está no estoque, ele raramente fica parado: vai para as mãos de um técnico, é instalado em um cliente, ou é transferido entre depósitos/filiais. Todo esse deslocamento é registrado como Movimento, e é ele que mantém o saldo do Estoque Consolidado sempre atualizado.

Cada local de estoque pode ser um depósito físico cadastrado (matriz, filial, veículo, etc.) ou um dos locais especiais do sistema:

Local	Significado
Depósito cadastrado (id positivo)	Local físico de armazenamento da empresa
Técnico	Equipamento em posse de um técnico específico
Cliente	Equipamento instalado/entregue a um cliente, vinculado a um contrato
Ordem de Serviço	Equipamento reservado/em uso durante uma OS em aberto

Passo a passo — Transferência de estoque

1. Acesse Estoque → Movimento (ou a tela de Equipamento) e clique em Transferência de estoque.
2. Escolha como vai selecionar os itens:
   • Seleção de equipamento — escolhe o local de origem, o produto no inventário e a quantidade (para produtos avulsos) ou o equipamento individual disponível (para itens com número de série/patrimônio).
   • Leitura de código — usa um leitor de código de barras/QR para localizar o equipamento pelo serial/patrimônio e adicioná-lo direto à lista, item por item. É a forma mais rápida e a que menos erra quando se trata de muitos equipamentos com série.
3. Monte a lista de itens a transferir. Cada linha mostra produto, equipamento (se houver série), local de origem, técnico/cliente atual e quantidade. É possível remover qualquer linha antes de confirmar.
4. Clique em Próximo e informe o destino da transferência:
   • Se o destino for Técnico, é obrigatório selecionar o técnico.
   • Se o destino for Cliente, é obrigatório selecionar o cliente e o contrato ao qual o equipamento será vinculado.
5. Preencha a observação (recomendado sempre, para rastreabilidade) e confirme a transferência.

Ao confirmar, o sistema cria um registro de Movimento para cada item, com o local de origem, o local de destino e a quantidade. Isso significa que, a qualquer momento, é possível abrir um item no estoque e clicar em Ver movimentos para ver todo o histórico de deslocamentos daquele produto/local — quem tirou, para onde foi, quando.

Saída para instalação em cliente

A transferência para Cliente é exatamente o caminho usado quando um equipamento (ex.: uma ONU) sai do depósito para ser instalado na casa do assinante: escolhe-se o destino "Cliente", informa-se o cliente e o contrato, e a partir daí aquele equipamento passa a aparecer vinculado ao contrato — útil tanto para controle patrimonial quanto para cobrança de comodato, se aplicável.

Adicionar estoque (entrada avulsa) e Baixa

• Adicionar estoque — usado para dar entrada manual de produto num local (por exemplo, um ajuste simples, sem passar por uma Compra formal). Exige produto, local, quantidade e observação.
• Baixa de estoque / Baixa de equipamentos — usada para retirar definitivamente um item do estoque (perda, defeito irreparável, descarte). Sempre exige uma observação/motivo — o sistema não permite dar baixa sem justificativa registrada.

3. Fazendo um Balanço/Inventário (conferência físico × sistema)

O Balanço é a ferramenta para comparar o que o sistema diz que existe em estoque com o que foi efetivamente contado fisicamente no depósito, e ajustar as diferenças de uma só vez.

Passo a passo

1. Acesse Estoque → Balanço. A tela lista, por produto e local, o Saldo atual registrado no sistema.
2. Use os atalhos por local (um bookmark é criado automaticamente para cada depósito cadastrado) para filtrar apenas os produtos daquele local — essencial se a contagem física está sendo feita depósito por depósito.
3. Para cada linha, digite na coluna Saldo novo a quantidade realmente contada fisicamente. O sistema calcula automaticamente a diferença e destaca:
   • Diferença positiva (sistema tinha menos do que existe fisicamente) em azul;
   • Diferença negativa (sistema tinha mais do que existe fisicamente) em vermelho;
   • Sem diferença, sem destaque.
4. Depois de conferir e digitar todos os saldos novos, clique em Aplicar balanço de estoque.
5. Preencha a observação (campo obrigatório — o sistema não deixa aplicar o balanço sem justificar a contagem) e confirme.

Ao confirmar, o sistema gera automaticamente um Movimento de Entrada (para diferenças positivas) ou de Saída (para diferenças negativas) do tipo "Balanço" para cada item divergente, ajustando o saldo consolidado para bater com a contagem física. Essa aplicação é irreversível — por isso a recomendação é sempre revisar as diferenças com atenção antes de confirmar.

O que fazer com as divergências

• Divergência pequena e recorrente num mesmo local — pode indicar erro de contagem ou de processo (ex.: técnico retirando material sem registrar movimentação). Vale investigar o histórico de movimentos daquele produto/local antes de simplesmente ajustar.
• Divergência negativa relevante (falta de equipamento) — antes de aplicar o balanço, verifique se o item não está, na verdade, em posse de um técnico ou cliente sem que a transferência tenha sido lançada corretamente. Aplicar o balanço "escondendo" um problema de processo só mascara a causa raiz.
• Equipamentos com número de série — o sistema não permite reduzir o saldo de um produto marcado como equipamento diretamente pelo balanço; a mensagem de erro orienta a usar a tela Estoque → Equipamento para dar baixa do item específico (por serial), preservando o rastreio individual. O balanço, nesse caso, só serve para tratar sobras/ajustes de produtos sem controle individual.

4. Consultando os relatórios consolidados de estoque

Duas telas concentram a visão consolidada do que existe em estoque:

Estoque Consolidado

Acesse Estoque → Consolidado. Cada linha representa a soma de um produto em um determinado local, com o saldo atual disponível. É a visão "de prateleira" — quanto tem de cada item, e onde.

• Filtre por produto e/ou local para localizar rapidamente um item.
• Use o botão de lupa (Ver movimentos) em qualquer linha para abrir o histórico completo de entradas/saídas daquele produto naquele local.
• Para produtos com número de série (equipamentos) ou em locais especiais (Técnico/Cliente/OS), a tela de edição do consolidado mostra também o Inventário Individual — a lista de cada unidade física (serial, patrimônio) que compõe aquele saldo.

Consolidado Individual

Acesse Estoque → Consolidado Individual para consultar item por item quando o produto tem número de série/patrimônio — útil para responder "onde está exatamente o equipamento tal", ou para conferir com qual técnico ou cliente está determinado serial.

Movimento

A grade de Estoque → Movimento lista todas as movimentações já lançadas (entradas em verde, saídas em vermelho), com filtros por produto, local, técnico, cliente e operação — a fonte definitiva para auditoria de "quem mexeu no quê".

5. Erros comuns

1. Movimentar a compra antes de conferir a lista de produtos. A movimentação de uma compra é irreversível — depois de confirmada, a compra não pode mais ser cancelada/removida. Revise quantidades, produtos e local de destino antes de clicar em "Confirmar e movimentar" ou em "Movimentar estoque".
2. Transferir para Cliente sem informar o contrato. O sistema exige, obrigatoriamente, cliente e contrato quando o destino da transferência é "Cliente" — sem isso a operação é bloqueada. Isso existe justamente para garantir que todo equipamento em campo esteja sempre vinculado a um contrato ativo, evitando "equipamento fantasma" sem rastreio.
3. Tentar reduzir saldo de equipamento pelo Balanço. Produtos com controle individual (número de série) não podem ter o saldo diminuído por uma diferença de balanço — é preciso usar a baixa individual em Estoque → Equipamento. Tentar fazer isso pelo balanço resulta em erro e a linha não é ajustada.
4. Aplicar balanço sem preencher a observação. O campo de observação é obrigatório ao aplicar o balanço; sem ele, o sistema bloqueia a operação. Evite descrições genéricas — registre o motivo real da contagem (ex.: "Inventário mensal de agosto/2026 — depósito matriz").
5. Dar baixa em estoque sem motivo detalhado. A baixa de estoque exige justificativa, mas nada impede que o usuário escreva algo vago. Um bom motivo de baixa (defeito, perda, furto, descarte) é o que permite, meses depois, entender por que aquele saldo sumiu ao revisar o histórico de movimentos.
6. Confundir "Confirmar" com "Confirmar e movimentar" na compra. Escolher apenas "Confirmar" grava a compra mas não dá entrada no estoque — é comum a equipe achar que o produto já está disponível para uso/transferência quando na verdade a movimentação ainda precisa ser feita manualmente depois.

6. Boas práticas

• Sempre importe a nota XML na compra quando o fornecedor emitir NF-e — reduz erro de digitação de quantidade, valor e classificação fiscal, e evita duplicidade (o sistema bloqueia a importação da mesma chave de nota duas vezes).
• Use leitura de código de barras nas transferências de equipamentos com série sempre que possível — é mais rápido e elimina o risco de selecionar o item errado manualmente.
• Nunca movimente equipamento "de boca": toda saída de depósito para técnico ou cliente deve passar pela tela de Transferência, mesmo em operações rápidas. É esse registro que sustenta o balanço e a auditoria depois.
• Faça balanço periódico por local, não só uma vez por ano. Uma cadência mensal ou bimestral no(s) depósito(s) principais facilita identificar e corrigir pequenas divergências antes que elas se acumulem e virem um problema difícil de rastrear. Depósitos com maior movimentação (ex.: estoque usado por técnicos em campo) merecem conferência mais frequente que depósitos de baixa rotatividade.
• Escreva observações completas em toda operação de ajuste (compra, transferência, balanço, baixa) — data, motivo e, se possível, responsável pela contagem/decisão. É o que transforma o histórico de movimentos em uma ferramenta útil de auditoria, e não apenas em números soltos.
• Antes de aplicar um balanço com divergência negativa, confira o histórico de movimentos do item — muitas vezes a "perda" é, na verdade, uma transferência para técnico ou cliente que não foi lançada no sistema no momento certo.
• Trate equipamentos com número de série sempre pela tela de Equipamento (adicionar serial/patrimônio, baixa individual) — isso mantém o rastreio individual íntegro e evita que o balanço tente "corrigir" um saldo que na verdade precisa de tratamento item a item.