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O que é o módulo de Tarefas

O módulo de Tarefas é o quadro de gestão interna do provedor: um espaço dentro do próprio sistema para organizar o trabalho da equipe, separado do atendimento ao cliente final (que fica em Suporte/Ordem de Serviço) e da negociação comercial (que fica no CRM). Aqui é onde a operação registra o que precisa ser feito, quem é responsável, até quando, com qual prioridade e em que estágio o trabalho está.

Ele é útil para qualquer demanda interna que precise de um dono e de um prazo, por exemplo:

• Projetos de expansão da rede (implantação de uma nova praça, extensão de fibra em um bairro).
• Implantação de um cliente novo, com um checklist repetido de etapas (visita técnica, instalação, cadastro, ativação).
• Demandas administrativas e financeiras (fechamento de mês, auditoria de contratos, ajustes de configuração).
• Chamados internos de TI, manutenção de infraestrutura e melhorias no próprio sistema.

A organização é feita em dois níveis: o Projeto agrupa um conjunto de tarefas que fazem parte do mesmo objetivo, e a Tarefa é o cartão individual de trabalho, que passa por diferentes estágios (Situações) até ser concluída.

Passo a passo: criando um Projeto

Vá em Tarefas → Projeto e clique em Adicionar. Um projeto serve para agrupar várias tarefas relacionadas a um mesmo objetivo e acompanhar o andamento delas como um todo.

Campo	Para que serve
Nome	Identificação do projeto (ex.: "Implantação Bairro Centro", "Migração de sistema X").
Cliente	Opcional. Vincula o projeto a um cliente específico — útil em projetos de implantação individual.
Valor	Valor financeiro estimado do projeto (uso gerencial, não gera lançamento financeiro).
Previsão	Data prevista de entrega do projeto.
Painel	Agrupamento opcional para organizar vários projetos sob uma mesma área (ex.: "TI Interna", "Expansão").
Descrição	Detalhamento do objetivo do projeto.

Depois de criado, o próprio cadastro de Projeto passa a mostrar métricas calculadas automaticamente a partir das tarefas vinculadas a ele: quantidade de tarefas e de tarefas concluídas, percentual de conclusão, tempo estimado x tempo gasto x saldo, e até o valor de custo (calculado a partir do valor/hora cadastrado de cada usuário que lançou tempo trabalhado nas tarefas do projeto).

Gerando várias tarefas de uma vez com um Fluxo

Quando um processo se repete com frequência (por exemplo, o roteiro de implantação de um cliente novo), não é necessário cadastrar cada tarefa manualmente toda vez. O cadastro Tarefas → Fluxo funciona como um modelo: você monta uma lista padrão de tarefas uma única vez e, depois, "executa" esse modelo para gerar todas as tarefas de uma tacada só.

1. Em Tarefas → Fluxo, clique em Adicionar e informe um Título para o modelo.
2. Marque Criar projeto se quiser que, ao executar o fluxo, o sistema crie automaticamente um novo Projeto para o cliente escolhido.
3. Marque Criar tarefa pai se quiser que todas as tarefas geradas fiquem vinculadas a uma tarefa "guarda-chuva" (útil para ver tudo agrupado como subtarefas).
4. Salve o fluxo e, na tela de edição, cadastre os Itens do fluxo: cada item vira uma tarefa quando o fluxo for executado. Informe o nome da tarefa, o Tipo, o prazo em dias (contado a partir da data de início que será informada na execução) e, se quiser, o tempo estimado e uma descrição.
5. Para gerar as tarefas de fato, use a ação Executar fluxo, informe o Cliente e a Data de início. O sistema cria todas as tarefas do modelo de uma vez, calculando a previsão de cada uma somando o prazo em dias configurado à data de início informada.

Atenção: um Fluxo sem nenhum item cadastrado não pode ser executado — o sistema bloqueia com o aviso "Fluxo não contém nenhum item!". E tanto o Cliente quanto a Data de início são obrigatórios na execução.

Passo a passo: criando e movendo uma Tarefa

Vá em Tarefas → Tarefa e clique em Adicionar tarefa (o mesmo botão também aparece dentro do Quadro e do Calendário, já preenchendo o contexto de onde foi aberto).

Campo	Para que serve
Título	Nome curto e objetivo da tarefa.
Tipo	Natureza do trabalho (ex.: Implantação, Manutenção, Bug, Melhoria).
Setor	Departamento responsável por executar (ex.: Suporte, Técnico, Financeiro).
Projeto	Vincula a tarefa a um projeto, se fizer parte de um objetivo maior.
Cliente	Opcional. Se a tarefa pertencer a um projeto que já tem cliente definido, esse campo é preenchido automaticamente.
Responsável	Quem vai executar a tarefa.
Prioridade	Nível de urgência (cadastro configurável, ver seção seguinte).
Situação	Estágio atual da tarefa — é isso que define em qual coluna do quadro ela aparece.
Previsão (data/hora)	Prazo esperado de entrega.
Tempo estimado	Estimativa de horas de trabalho.
Descrição / Análise / Resolução	Texto livre para detalhar o pedido, uma análise técnica e, ao final, como foi resolvido.
Tarefa pai	Vincula a tarefa como subtarefa de outra, para organizar trabalhos maiores em etapas menores.

Depois de salva, a tela de edição da tarefa oferece recursos extras:

• Checklist: itens de conferência simples que podem ser adicionados e marcados como feitos, sem precisar virar tarefas separadas.
• Movimentos/Atividades: um registro de horário de início e fim de cada período trabalhado, com o tempo somado automaticamente ao "tempo realizado" da tarefa. Ao lançar a primeira atividade em uma tarefa que ainda está Pendente ou em Aceite, o sistema já move a Situação dela para "Em andamento" automaticamente.
• Anexos: upload de arquivos relacionados à tarefa.
• Monitoria: permite que outros usuários "sigam" uma tarefa mesmo sem serem o responsável.
• Histórico: registra toda alteração de situação, checklist e movimentos, com data e usuário.

Como mover a tarefa entre estágios: não existe arrastar-e-soltar o cartão. Para avançar (ou retroceder) uma tarefa, abra o cartão, troque o campo Situação para o novo estágio e salve. O quadro é atualizado a partir desse campo.

Cadastros de apoio: Setor, Prioridade, Situação e Tipo

Antes de usar o módulo no dia a dia, vale configurar esses quatro cadastros auxiliares — eles aparecem como opções de filtro e de campo em toda tarefa:

Cadastro	Para que serve	Exemplo
Setor	Departamento/área responsável pela tarefa. Cadastro simples, só com uma descrição.	Suporte, Técnico, Financeiro, TI
Tipo	Classifica a natureza do trabalho, também usado nos itens de um Fluxo.	Implantação, Manutenção, Bug, Melhoria
Prioridade	Nível de urgência. Cada prioridade tem nome, cor e um número de "importância" usado para ordenar e para colorir o cartão no quadro.	Baixa, Normal, Alta, Urgente
Situação	Estágio da tarefa dentro do fluxo de trabalho. Também tem nome, cor e "importância", e é o que forma efetivamente as colunas do quadro.	Pendente, Aceite, Em andamento, Entregue, Concluído, Rejeitado, Cancelado

Como tanto Prioridade quanto Situação têm uma cor associada, o cartão da tarefa no quadro usa a cor de quem tiver o maior valor de "importância" entre as duas — normalmente a Situação prevalece nos estágios mais avançados do trabalho, destacando visualmente tarefas concluídas, rejeitadas ou canceladas.

Existe ainda o cadastro Painel (Tarefas → Painel), que serve só para agrupar Projetos sob uma área maior (por exemplo, separar projetos de "Expansão de Rede" dos projetos de "TI Interna").

Para equipes com time de desenvolvimento interno, o módulo também conta com Repositório (Tarefas → Repositório), que integra o sistema a um repositório Git ou SVN: ao referenciar o número da tarefa no texto de um commit (ex.: "#123 corrigido"), o sistema associa automaticamente aquela revisão à tarefa correspondente, trazendo o histórico de commits junto ao cartão.

Visão geral: Quadro (Lista) e Calendário

Tarefas → Lista é o quadro visual do módulo, com duas formas de visualização, alternáveis no topo da tela:

• Por Projeto: cada coluna é um projeto, e dentro dela ficam os cartões das tarefas daquele projeto, junto com a barra de percentual de conclusão e o total de tempo estimado x gasto.
• Por Situação: cada coluna é uma Situação (o estágio configurado no cadastro anterior), e os cartões de todas as tarefas naquele estágio aparecem juntos — essa é a visão mais próxima de um Kanban tradicional.

Em ambos os modos é possível filtrar por Responsável, Tipo, Setor e Projeto, e adicionar uma nova tarefa direto pelo botão no topo.

Tarefas → Calendário mostra as tarefas distribuídas nos dias do mês, permitindo escolher qual data usar como referência (data de criação, de previsão, de início ou de conclusão) e os mesmos filtros de responsável, tipo, setor e projeto. É a melhor tela para enxergar prazos que estão vencendo no mês.

Erros comuns

1. Tentar arrastar o cartão entre colunas. O quadro não tem arrastar-e-soltar. Para mudar o estágio de uma tarefa é preciso abrir o cartão, trocar o campo Situação e salvar.
2. Confundir o Fluxo com as colunas do quadro. O Fluxo não define os estágios visuais das tarefas — ele apenas gera várias tarefas de uma vez, a partir de um modelo pré-cadastrado, para um cliente e uma data de início informados. Quem define as colunas do quadro é o cadastro de Situação.
3. Tarefa "some" da listagem de alguém. Se o grupo de acesso do usuário tiver a permissão restritiva "Listar somente quando responsável" ativada, ele só enxerga as tarefas em que é o Responsável — uma tarefa sem responsável definido, ou atribuída a outra pessoa, simplesmente não aparece pra ele, mesmo existindo no sistema.
4. Cliente da tarefa vem "errado". Ao vincular uma tarefa a um Projeto que já tem Cliente definido, o sistema preenche automaticamente o campo Cliente da tarefa (somente quando ele estiver vazio). Se a tarefa precisa ficar em nome de outro cliente, é preciso preencher o campo manualmente antes de salvar.
5. Situação muda "sozinha". Registrar a primeira atividade (movimento) numa tarefa que está Pendente ou em Aceite faz o sistema mover automaticamente a Situação dela para "Em andamento" — não é um bug, é o comportamento esperado ao começar a lançar tempo trabalhado.

Boas práticas

• Crie um Projeto por iniciativa real (uma expansão, uma implantação, um projeto interno) — evite um projeto genérico "diversos" que vira uma gaveta sem visibilidade de andamento.
• Padronize processos repetitivos (implantação de cliente, checklist de instalação) usando Fluxo: além de agilizar, garante que ninguém esqueça uma etapa.
• Mantenha os cadastros de Setor, Tipo, Prioridade e Situação enxutos e com nomes claros — poucos itens bem definidos funcionam melhor do que uma lista longa que ninguém usa direito.
• Sempre defina um Responsável ao criar a tarefa — sem isso ela pode ficar invisível para quem tem a listagem restrita ao próprio usuário.
• Reserve um momento semanal para revisar o quadro por Situação, identificando tarefas paradas há muito tempo em "Pendente" ou "Aceite".
• Use a checklist para os passos simples dentro de uma tarefa e reserve subtarefas (tarefa pai/filha) para trabalhos que realmente precisam de responsáveis e prazos próprios.
• Registre os movimentos/atividades com tempo gasto ao trabalhar em algo relevante — isso alimenta as métricas de tempo estimado x gasto do projeto e ajuda a medir a capacidade real da equipe.