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O que é o CRM no Quaza e por que usar

O CRM é o módulo que cuida do antes da venda: tudo que acontece entre "alguém demonstrou interesse no seu provedor" e "esse alguém assinou o contrato". Ele existe para resolver três dores muito comuns em qualquer operação comercial:

• Não perder lead por esquecimento. Sem um lugar central para registrar quem ligou, mandou WhatsApp ou preencheu um formulário no site, o interessado depende da memória do vendedor — e memória falha.
• Saber em que pé está cada negociação. Um funil de vendas mostra, de forma visual, quantos negócios estão em cada fase: quem acabou de ser contatado, quem já recebeu proposta, quem está prestes a fechar.
• Medir o que funciona. Marcando a origem de cada lead (campanha, forma de contato), dá para enxergar quais ações de marketing realmente trazem clientes — e quais só consomem tempo do time.

Este manual complementa o material de referência já existente sobre a tela de Oportunidades e o ciclo de vida completo (lead → oportunidade → conversão). Aqui o foco é outro: como configurar o funil na prática, como usar Campanhas para rastrear origem, os erros mais comuns e como ler os números do funil para tomar decisão.

Passo a passo — configurando o Funil de vendas

Antes de cadastrar a primeira oportunidade, seu provedor precisa ter pelo menos um Funil com Etapas. Sem etapa cadastrada, o sistema nem deixa salvar uma oportunidade.

1. Crie o Funil. Vá em CRM → Configurações Funil, clique em adicionar e dê um nome (ex.: "Vendas Residencial"). Você pode ter mais de um funil ativo ao mesmo tempo — por exemplo, um funil para vendas residenciais e outro para vendas corporativas, cada um com suas próprias etapas. Ao abrir a tela de quadro do Funil, você escolhe qual deles quer visualizar.
2. Cadastre as etapas, na ordem certa. Dentro da ficha do funil aparece uma grade de etapas. Para cada uma você define o nome (ex.: "Novo Lead", "Contato Feito", "Proposta Enviada", "Fechado") e a ordem — é essa ordem que define a sequência das colunas no quadro do funil, da esquerda para a direita.
3. Preste atenção no campo "Mostrar no Funil". Toda etapa nova tem essa opção marcada por padrão, mas se ela for desmarcada a etapa continua existindo e pode até receber oportunidades — só que ela não aparece como coluna no quadro visual do Funil. É fácil pensar que a etapa "sumiu" quando, na verdade, só está com essa opção desligada.
4. (Opcional) Personalize campos por etapa. É possível criar campos customizados tanto para o funil inteiro quanto para uma etapa específica (eles aparecem na aba "Informações" da oportunidade). Use isso para perguntas que só fazem sentido numa fase — por exemplo, "motivo da objeção" só na etapa de proposta.

Dica prática: comece simples. Um funil com 4 a 5 etapas já é suficiente para a maioria dos provedores. Funis com etapas demais tendem a ficar sem uso, porque o vendedor não sabe exatamente quando mover o cartão de uma coluna pra outra.

Passo a passo — do Lead à Oportunidade, e movendo pelo funil

1. Cadastre a oportunidade. Em CRM → Oportunidade (ou direto pelo botão "Adicionar oportunidade" na tela do quadro), preencha o nome do negócio, os dados do interessado (nome, e-mail, telefone, CPF/CNPJ), a forma de contato inicial e a qualificação (1 a 5 estrelas — quanto mais estrelas, mais "quente" é o lead). O responsável já vem preenchido automaticamente com quem está cadastrando.
2. O sistema cria o lead sozinho. Você não precisa ir antes ao cadastro de clientes: ao salvar a oportunidade, o interessado é criado automaticamente como lead, vinculado a essa oportunidade.
3. Registre cada contato feito. Na aba Contatos da oportunidade, toda ligação, e-mail ou conversa deve ser lançada com data/hora, duração e uma observação do que foi falado. Isso monta um histórico que qualquer vendedor consegue retomar, mesmo que não tenha sido ele quem fez o primeiro contato.
4. Mova o cartão pelas etapas. No quadro CRM → Funil, basta arrastar o cartão da oportunidade de uma coluna para a próxima conforme a negociação avança. A mudança de etapa é salva na hora, sem precisar abrir a ficha.
5. Crie lembretes de follow-up. Para não deixar o lead esfriar, use "Adicionar lembrete" na ficha da oportunidade, informando em quantos dias, a que hora e com qual mensagem você quer ser avisado de retomar o contato.

Atenção a uma confusão comum: existem duas listas diferentes de "forma de contato" no sistema, e elas não são a mesma coisa:

Onde aparece	O que é	Opções
Campo "Forma de Contato Inicial" da própria Oportunidade	Uma lista fixa do sistema, não editável	Pessoalmente, E-mail, Telefone, Site, WhatsApp, Redes Sociais
Cada registro dentro da aba Contatos da oportunidade	Uma lista cadastrável em CRM → Forma de contato	O que o provedor cadastrar (pode ter mais canais, nomes diferentes, etc.)

Ou seja: o canal por onde o lead chegou até você é fixo; o canal usado em cada contato posterior é configurável pelo provedor. Vale saber disso para não estranhar quando as opções de um campo forem diferentes das do outro.

Convertendo uma oportunidade ganha em contrato

Quando o interessado aceita a proposta, é hora de virar cliente de verdade. Na ficha da oportunidade, clique em Converter para contrato. O processo tem duas etapas:

1. Confirmação dos dados do cliente — revise nome, documento e endereço antes de avançar.
2. Criação do contrato — abre o assistente normal de contrato, onde você escolhe plano, vencimento e demais condições, exatamente como faria para um cliente novo cadastrado manualmente.

Ao concluir, três coisas acontecem automaticamente, sem você precisar mexer em nada:

• A oportunidade muda de situação para Convertido;
• O cadastro do lead deixa de ser marcado como lead e passa a ser marcado como cliente ativo;
• O relacionamento passa a ser acompanhado pelos módulos de Contrato e Cobrança, e não mais pelo CRM.

Uma informação que costuma passar despercebida: se você montou um orçamento (proposta) para essa oportunidade, ele pode ter um valor de comissão preenchido — é uma forma de já deixar registrado, no momento da proposta, quanto aquele negócio renderia de comissão para o vendedor responsável, útil para conferência posterior.

Passo a passo — criando uma Campanha

A Campanha no CRM é, propositalmente, simples: é só uma etiqueta com um nome, usada para marcar de onde veio o interessado (ex.: "Feira de bairro", "Indicação premiada", "Anúncio Instagram julho"). Ela não tem data de início/fim, orçamento ou disparo de mensagem — é puramente um rótulo de origem para você depois medir resultado.

1. Acesse CRM → Campanha e clique em adicionar.
2. Preencha apenas a Descrição (o nome da ação comercial) e salve — não há mais campos a preencher.
3. Ao cadastrar (ou editar) uma oportunidade, selecione essa campanha no campo Campanha para indicar de onde aquele lead veio.

O ganho prático aparece depois: abrindo a ficha de uma campanha já salva, existe o botão "Ver oportunidades", que leva direto para a listagem de Oportunidades já filtrada só pelas que vieram daquela campanha. É a forma mais rápida de responder "quantos leads essa ação trouxe e quantos realmente fecharam contrato" — sem precisar de nenhum relatório à parte.

Dica de uso: crie uma campanha por canal ou ação de marketing que você queira comparar (uma para cada rede social, uma para indicação, uma para feira). Se todo mundo do time marcar a campanha certa na hora de cadastrar a oportunidade, em pouco tempo você tem uma visão clara de onde vale a pena investir.

Erros comuns

1. Etapa sumiu do quadro do Funil. A etapa não foi excluída — ela só está com a opção "Mostrar no Funil" desmarcada. O quadro do Funil só desenha colunas para etapas com essa opção ligada. Vá em CRM → Configurações Funil, abra a etapa e reative a opção.

2. Oportunidade "some" do quadro do Funil de um dia para o outro. O quadro tem um filtro de período (De/Até) no topo, e ele vem preenchido, por padrão, com o primeiro e o último dia do mês atual. Além disso, esse filtro não olha a data de criação da oportunidade, e sim a data da última alteração. Na prática: uma oportunidade parada há mais de um mês, sem ninguém mexer nela, deixa de aparecer no quadro assim que o calendário vira de mês — mesmo continuando em "Andamento". Para encontrá-la, amplie o período no topo da tela ou procure diretamente na listagem CRM → Oportunidade.

3. Esquecer de marcar a Campanha na oportunidade. Como a Campanha é um campo opcional, é comum o vendedor pular esse preenchimento na correria. O problema só aparece depois: sem a campanha marcada, aquele lead não entra na contagem de "Ver oportunidades" de nenhuma campanha, e a origem dele fica perdida para fins de análise.

4. Confundir a "Forma de Contato" da oportunidade com a "Forma de contato" dos registros de contato. Como explicado na seção anterior, são duas listas diferentes: uma fixa (canal de origem do lead) e outra configurável (canal de cada contato feito depois). Um provedor que renomeia ou cadastra canais em CRM → Forma de contato pode estranhar que esses nomes não aparecem no campo "Forma de Contato Inicial" da oportunidade — e o motivo é justamente esse: são cadastros independentes.

Acompanhando resultados

O CRM não tem um relatório único de "conversão", mas dá pra montar essa leitura combinando algumas telas que já existem:

• Volume por etapa, direto no quadro. Cada coluna do Funil mostra, logo abaixo do nome da etapa, o total de oportunidades ali dentro (ex.: "12 oportunidades"). É a forma mais rápida de enxergar onde o pipeline está empacado — se uma etapa acumula muito mais cartões que as vizinhas, é sinal de gargalo naquele ponto da negociação. Lembre-se do filtro de período: para ter a foto completa (não só do mês corrente), amplie o "De/Até" no topo da tela.
• Taxa de conversão, pela listagem de Oportunidades. Em CRM → Oportunidade, filtre por Situação: quantas estão em Andamento, quantas foram Convertidas e quantas foram Canceladas. A proporção entre convertidas e o total (convertidas + canceladas) já é a sua taxa de conversão comercial.
• Retorno por canal de marketing, pela Campanha. Abra cada campanha cadastrada e use o botão "Ver oportunidades" — o sistema filtra automaticamente só as oportunidades daquela origem. Repita para cada campanha e compare quantas geraram contrato fechado.
• Esforço por canal de contato, pela tela de Forma de contato. Em CRM → Forma de contato, cada canal cadastrado mostra a quantidade total de contatos já registrados por ali e o tempo total dedicado (soma da duração de todos os contatos daquele canal). Serve para ver, por exemplo, se o time está gastando tempo demais no telefone e poderia migrar parte da negociação para WhatsApp.

Usado com disciplina — todo lead cadastrado, toda campanha marcada, toda mudança de etapa refletida no quadro — o CRM vira, sozinho, o painel de acompanhamento comercial do provedor, sem precisar de planilha paralela.