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Por que configurar o e-mail é importante

O Quaza usa o e-mail do seu provedor para disparar, de forma automática, boa parte dos avisos que mantêm o relacionamento com o cliente funcionando sem esforço manual: envio de boletos e carnês, avisos de bloqueio e de reestabelecimento por atraso, notas fiscais (NFe, NFSe, NFCom, NFe SVA) anexadas por e-mail, confirmação de aceite de contrato, lembrete de aniversário do cliente e campanhas de comunicação disparadas pela equipe. Todos esses fluxos dependem de uma Configuração de E-mail válida cadastrada no sistema, em Comunicação > Configuração de Email.

Se essa configuração não existir ou estiver incorreta, o sistema não consegue autenticar no servidor de e-mail e todo o disparo automático fica represado: os e-mails ficam registrados como pendentes ou entram em falha, e o cliente simplesmente não recebe o boleto, o aviso de bloqueio ou a nota fiscal — mesmo que o processo interno (geração do boleto, emissão da nota, etc.) tenha ocorrido normalmente. Por isso, configurar o e-mail corretamente logo na implantação é um dos primeiros passos que todo provedor novo precisa fazer.

O que é SMTP, em termos simples

SMTP é o "protocolo" — um conjunto de regras de comunicação — que qualquer sistema usa para enviar e-mails através de um servidor de e-mail (o mesmo servidor que você usa no Gmail, Outlook ou no e-mail da sua hospedagem). Para o Quaza conseguir mandar e-mails em nome do seu provedor, ele precisa "fazer login" nesse servidor exatamente como você faria ao configurar o Outlook ou o aplicativo de e-mail do celular: precisa saber o endereço do servidor, a porta de comunicação, o usuário (geralmente o próprio e-mail), a senha e se a conexão deve ser criptografada (SSL ou TLS). É exatamente esse conjunto de dados que você vai informar na tela de Configuração de Email do sistema.

Passo a passo: onde conseguir os dados de SMTP e como preencher a tela

1. Reúna os dados de SMTP com o seu provedor de e-mail

Os dados variam conforme onde está hospedada a sua caixa de e-mail. Alguns exemplos comuns:

Provedor	Servidor (Host)	Porta	Segurança
Gmail / Google Workspace	smtp.gmail.com	587 (ou 465)	TLS (ou SSL na 465)
Outlook / Microsoft 365	smtp.office365.com	587	TLS
Hospedagem própria (cPanel, servidor do domínio do provedor)	mail.seudominio.com.br (confirme com quem hospeda seu domínio)	587 ou 465 (a 25 costuma ser bloqueada)	TLS ou SSL, conforme a porta

Se você não sabe qual é o servidor SMTP do seu e-mail, esses dados normalmente estão na documentação de "configuração de cliente de e-mail" do seu provedor de hospedagem ou de e-mail corporativo — a mesma informação usada para configurar o Outlook ou o app de e-mail do celular.

2. Acesse a tela de Configuração de Email no Quaza

Vá em Comunicação > Configuração de Email e clique em novo cadastro (ou edite um já existente).

3. Preencha os campos da tela

1. Usuário: o e-mail completo que será usado para autenticar no servidor (ex.: financeiro@seuprovedor.com.br). Geralmente é o mesmo endereço que vai aparecer como remetente.
2. Servidor: o endereço SMTP do provedor de e-mail (ex.: smtp.gmail.com, smtp.office365.com, ou o servidor da sua hospedagem).
3. Senha: a senha da caixa de e-mail (ou a senha de app, veja a seção específica abaixo, quando aplicável). Esse campo fica mascarado como senha por segurança.
4. Porta: a porta de conexão informada pelo seu provedor de e-mail (normalmente 587 ou 465).
5. Principal: marque "Sim" se essa for a configuração ativa que o sistema deve usar para enviar os e-mails automáticos. O sistema não permite marcar duas configurações como Principal ao mesmo tempo — se você tentar salvar uma segunda com "Principal = Sim" havendo outra já marcada, ele vai bloquear o salvamento avisando que já existe um e-mail cadastrado como principal.
6. Protocolo: o tipo de criptografia da conexão — escolha entre Nenhum, SSL ou TLS, de acordo com a porta configurada no passo anterior (normalmente TLS na porta 587, SSL na porta 465).
7. Email de / Email em nome de: o endereço e o nome que vão aparecer como remetente nas mensagens enviadas ao cliente (pode ser diferente do "Usuário" usado para autenticar, ex.: "Financeiro Seu Provedor" ).
8. Responder email para / Responder para quem: endereço (ou endereços, separados por vírgula) e nome que devem receber a resposta caso o cliente responda ao e-mail recebido.
9. Ordem: define a prioridade de uso quando existe mais de uma configuração cadastrada.

Depois de preencher, salve a configuração normalmente pelo botão de salvar da tela.

4. Se o servidor informado for do Gmail: campo "Refresh Token"

Quando o campo Servidor contém "gmail" (ex.: smtp.gmail.com), a tela libera automaticamente um campo adicional chamado Refresh Token com um botão para gerá-lo — sinal de que o sistema está preparado para tratar contas Gmail de forma diferenciada. O envio efetivo de e-mail, no entanto, continua sendo feito por usuário e senha via SMTP tradicional. Por isso, como recomendação de boa prática (o Google, de forma geral, restringe o login direto por senha comum em aplicativos de terceiros quando a verificação em duas etapas está ativada) — não é algo confirmado como obrigatório no código do sistema — o mais seguro é gerar uma "senha de app" específica na sua conta Google (em vez da senha normal de login) e usar essa senha de app no campo Senha da configuração. Isso evita bloqueios de autenticação por parte do Google.

Como testar se a configuração está funcionando

O sistema tem uma função de teste embutida na própria tela de edição:

1. Abra a configuração de e-mail já salva (edite o registro).
2. Na área de ações da tela, clique no botão "Testar envio de e-mail".
3. Informe um endereço de e-mail de destino no campo que aparece na janela.
4. Confirme o envio.

Se tudo estiver correto, o sistema mostra uma mensagem de sucesso ("E-mail enviado com sucesso") e o destinatário informado recebe um e-mail de teste com o nome do seu provedor e a data/hora do teste. Se houver falha, o sistema exibe diretamente na tela o erro retornado pelo próprio servidor de e-mail (ex.: usuário/senha inválidos, conexão recusada, etc.) — essa mensagem de erro é a pista mais importante para descobrir o que precisa ser corrigido.

Erros comuns

Problema	O que costuma causar	Como resolver
Senha incorreta / falha de autenticação	Senha digitada errada, senha da conta foi trocada, ou (no caso do Gmail/Outlook) tentativa de usar a senha normal da conta com verificação em duas etapas ativada	Confirme a senha diretamente fazendo login no webmail; se a conta tiver verificação em duas etapas, gere e use uma senha de app específica para o sistema
Porta bloqueada	Algumas portas (principalmente a 25) são bloqueadas por operadoras de internet e por muitos provedores de hospedagem para evitar spam	Prefira a porta 587 com TLS ou 465 com SSL, que normalmente não sofrem esse bloqueio; confirme com o suporte do seu provedor de e-mail qual porta está liberada
Verificação em duas etapas sem senha de app	Contas Gmail e Outlook com autenticação em duas etapas ativada recusam login SMTP com a senha comum da conta	Gere uma senha de app específica nas configurações de segurança da conta de e-mail e use essa senha (não a senha normal) no campo Senha da configuração
Limite diário de envio do provedor de e-mail atingido	Provedores de e-mail (Gmail, Outlook, hospedagens) limitam quantos e-mails podem ser enviados por dia por uma mesma conta; ao estourar esse limite, o servidor recusa novos envios	No sistema, esse limite também é controlado internamente (por padrão, 600 envios/dia por configuração cadastrada); quando esse teto é atingido, o e-mail fica marcado como falha até o dia seguinte ou até que outra configuração de e-mail cadastrada esteja disponível. Se isso ocorrer com frequência, considere um serviço de e-mail com limite de envio mais alto, próprio para disparo em volume

O que passa a funcionar depois de configurar

Com a configuração de e-mail cadastrada, marcada como Principal e testada com sucesso, os seguintes fluxos automáticos do sistema passam a enviar e-mail normalmente para os seus clientes:

• Envio automático de boletos e carnês de cobrança.
• Avisos automáticos de bloqueio por atraso e de reestabelecimento após o pagamento.
• Envio de notas fiscais (NFe, NFSe, NFCom, NFe SVA) anexadas por e-mail ao cliente.
• Confirmação de aceite de contrato enviada por e-mail.
• Lembretes automáticos, como aviso de aniversário do cliente.
• Campanhas de comunicação disparadas manualmente pela equipe para a base de clientes.
• Alertas internos automáticos avisando a equipe técnica quando o limite diário de envios de alguma configuração é atingido.