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Configuração fiscal inicial: certificado digital e cadastros base

Antes de emitir a primeira nota fiscal — seja NFe modelo 55, NFSe, NFCom ou uma NFe de SVA — o sistema Quaza precisa de quatro coisas configuradas: o certificado digital A1 da empresa, ao menos uma Série Fiscal, ao menos uma Situação Tributária e ao menos uma Natureza de Operação. Essa configuração é feita uma única vez (por empresa fiscal) e vale para todos os tipos de nota que o sistema emite — não existe uma configuração separada para NFe, outra para NFSe e outra para NFCom: a base é a mesma, e cada tipo de documento fiscal usa essas mesmas informações na hora de montar o XML e assinar o documento.

Se qualquer uma dessas quatro etapas for pulada ou ficar incompleta, a nota simplesmente não sai — e os erros que aparecem nesse momento costumam confundir quem está começando, porque acontecem na hora de emitir, não na hora de cadastrar. Os problemas mais comuns são: certificado vencido ou com senha incorreta (bloqueia a emissão até ser corrigido), produto ou serviço sem Situação Tributária vinculada (a tela trava ao tentar montar a nota) e Natureza de Operação sem nenhum CFOP selecionado (o sistema nem deixa salvar o cadastro). Este manual mostra como configurar cada uma dessas etapas corretamente antes da primeira emissão.

1. Certificado digital A1

O certificado A1 é o arquivo que identifica juridicamente a sua empresa perante a SEFAZ (ou prefeitura, no caso de NFSe) e assina digitalmente cada nota emitida. Sem ele, nenhuma nota fiscal eletrônica sai do sistema.

1. Adquira o certificado A1 com uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada (ex: Serasa, Certisign, Soluti, entre outras) ou com o seu contador. O certificado deve ser do tipo A1 (arquivo digital, sem token físico) — o sistema não trabalha com certificado A3 (token/cartão). O arquivo entregue pela AC vem no formato .pfx, protegido por uma senha definida no momento da emissão do certificado.
2. No sistema, acesse o cadastro da Empresa Fiscal (menu Fiscal) e abra o registro da sua empresa (ou crie um novo, se ainda não existir). Preencha primeiro os dados cadastrais obrigatórios: Nome/Razão Social, Fantasia, CNPJ, Regime Tributário, Endereço completo e Cidade — o sistema não permite importar o certificado sem a empresa já estar salva.
3. Com a empresa salva, clique no botão "Importar certificado" (canto superior da tela de edição). Vai abrir um popup pedindo o arquivo .pfx e a senha do certificado. Atenção: esse procedimento substitui o certificado atual pelo arquivo enviado — não é possível ter mais de um certificado ativo por empresa fiscal.
4. Ao confirmar, o sistema lê o certificado com a senha informada, extrai a data de validade automaticamente do próprio arquivo (não precisa digitar) e grava o arquivo criptografado no servidor. Se a senha estiver errada ou o arquivo não for um .pfx válido, a importação é recusada com uma mensagem de erro e nada é alterado.
5. Depois de importado, confira na aba "Configuração (NFe/NFCe)" os campos Ambiente (Produção ou Homologação) e Data de validade, que foi preenchida automaticamente. Deixe o ambiente em Homologação apenas durante testes — para emitir notas fiscais válidas (que valem legalmente) o ambiente precisa estar em Produção.
6. Quando o certificado estiver perto de vencer ou já vencido: o sistema roda uma verificação automática diária que avisa a empresa 30 e 15 dias antes do vencimento e, a partir de 7 dias antes, avisa todos os dias. Um certificado vencido bloqueia totalmente a emissão de notas dessa empresa até ele ser substituído — repita o passo 3 (Importar certificado) assim que o novo arquivo .pfx estiver em mãos, informando a nova senha.

Observação: para empresas no Paraguai o processo de importação é diferente (chaves de API/tenant); para Argentina, o certificado é importado em dois arquivos separados (.crt de certificado + .key de chave privada), através do botão "Importar certificados". Este manual cobre o fluxo padrão brasileiro (.pfx).

2. Série Fiscal

A Série Fiscal identifica, junto com o número sequencial da nota, qual "talão" está sendo usado para numerar os documentos — é uma exigência do próprio layout fiscal (a SEFAZ/prefeitura espera notas numeradas dentro de uma série). O sistema numera automaticamente cada nota emitida dentro da série escolhida.

1. Acesse Fiscal > Série Fiscal e clique em adicionar.
2. Preencha o Número da série (ex: 1) e uma Descrição (ex: "Série padrão mensalidades").
3. Selecione o Tipo de Nota ao qual essa série pertence. O sistema trabalha com séries separadas por tipo de documento: NFe – 55 (nota fiscal eletrônica de produto/mercadoria), NFe 21 (nota fiscal de comunicação), NFSe (nota de serviço municipal), NFeSVA (nota de cobrança de serviços de valor agregado, como Netflix/HBO Max revendidos) e NFCom – 62 (nota fiscal de serviço de comunicação, que vem substituindo a NFe 21 para provedores). Cada tipo de nota precisa da sua própria série cadastrada antes de ser usado.
4. O número da série não pode se repetir para o mesmo tipo de nota — o sistema bloqueia o cadastro com o erro "Número já utilizado para o tipo de nota" se você tentar reaproveitar um número já usado em outra série do mesmo tipo. Séries de tipos diferentes podem ter o mesmo número (ex: série 1 para NFSe e série 1 para NFCom, ao mesmo tempo, sem conflito).
5. Depois de cadastrada, a série é referenciada na configuração da Empresa Fiscal (campo Série, na aba de configuração NFe) e/ou diretamente no cadastro do produto/situação tributária, dependendo do tipo de documento.

3. Situação Tributária

A Situação Tributária é o cadastro que define como cada produto ou serviço é tributado — CST, alíquotas de ICMS, IPI, PIS/COFINS, FUST/FUNTTEL, IBS/CBS, conforme o caso. É obrigatória porque, na hora de montar a nota, o sistema precisa saber qual enquadramento tributário aplicar a cada item vendido; se o item (produto, categoria ou cliente envolvido) não tiver nenhuma Situação Tributária compatível, a nota não consegue ser montada.

1. Acesse Fiscal > Situação Tributária e clique em adicionar.
2. Escolha o Tipo da situação: ICMS, IPI, PIS/COFINS, FUST/FUNTTEL ou IBS/CBS. Cada tipo tem seus próprios campos de CST e alíquota, que aparecem dinamicamente conforme o tipo escolhido (ex: ao escolher ICMS, aparece o campo CST ICMS, origem, base de cálculo, alíquota, etc.).
3. Preencha o CST (Código de Situação Tributária) e as alíquotas aplicáveis, de acordo com a orientação do seu contador — esses valores dependem diretamente do regime tributário da empresa e da natureza do serviço prestado (internet, SVA, venda de equipamento, etc.).
4. Na parte inferior do cadastro há um bloco de Filtros, que define a quem essa situação tributária se aplica: Produto, Categoria Fiscal, Categoria do Produto, Série Fiscal, Tipo de Nota, Cliente, CFOP, Tipo de Pessoa, Contribuinte, Tipo de Cliente SCM e UF. Você pode deixar os filtros em branco para criar uma regra genérica (vale para tudo que não tiver uma regra mais específica) ou preencher um ou mais filtros para criar uma regra específica (ex: uma situação tributária só para clientes de outro estado, ou só para um produto específico). O sistema sempre aplica a regra mais específica que casar com o item da nota.
5. Cadastre pelo menos uma Situação Tributária para cada Tipo (ICMS, PIS/COFINS etc.) que sua operação utiliza antes de vincular produtos/serviços e tentar emitir — o sistema já vem com algumas situações padrão pré-carregadas (protegidas, não editáveis por completo) que servem de fallback, mas normalmente não refletem a realidade tributária de cada provedor e precisam ser complementadas com as alíquotas corretas do seu negócio.
6. Depois de cadastradas, associe a Situação Tributária correta a cada Produto/Serviço (na tela de cadastro de produto) ou à Categoria Fiscal correspondente, para que a nota encontre a regra certa na hora de ser emitida.

4. Natureza de Operação

A Natureza de Operação descreve o que está acontecendo comercialmente naquela nota (ex: "Venda de mercadoria", "Prestação de serviço de comunicação") e carrega os CFOPs que serão usados no XML da nota fiscal — é o CFOP que informa ao fisco a natureza fiscal daquela operação (venda dentro do estado, venda para outro estado, prestação de serviço, etc.).

1. Acesse Fiscal > Natureza de Operação e clique em adicionar.
2. Preencha a Descrição (nome interno do cadastro) e o campo Operação (texto que efetivamente aparece impresso na nota fiscal, no campo "natureza da operação").
3. Escolha o Tipo: Entrada ou Saída. Para faturamento de clientes (mensalidade, venda de equipamento, SVA), o tipo é sempre Saída.
4. Marque se a natureza é "Usada no Cadastro cliente?" (Sim/Não, padrão Sim) — controla se essa natureza aparece disponível para ser selecionada diretamente no cadastro do cliente.
5. Preencha os CFOPs conforme o tipo de operação, sempre em dois campos (mesmo estado / outro estado — "IE"), pois o CFOP muda dependendo se o cliente está no mesmo estado da empresa ou não:
   • CFOP Venda — usado em venda de mercadoria/equipamento (ex: roteador, ONU vendida ao cliente).
   • CFOP SCM — usado na prestação do serviço de comunicação (a mensalidade de internet em si). Para provedores, o sistema orienta a faixa 5301 a 5307 (mesmo estado) e 6301 a 6307 (outro estado) — se você digitar um CFOP fora dessa faixa, o sistema emite um aviso (não bloqueia, mas alerta que pode estar incorreto).
   • CFOP SVA — usado na cobrança de serviços de valor agregado (streaming revendido, HBO Max, combos). Vem com valor padrão sugerido (5949/6949 — "outra saída não especificada").
   • CFOP ST — usado quando há substituição tributária envolvida na operação.
   É obrigatório preencher pelo menos um desses quatro pares de CFOP — o sistema recusa salvar o cadastro com a mensagem "Selecione ao menos 1 CFOP!" se todos ficarem em branco.
6. Exemplos comuns para um provedor de internet: "Prestação de Serviço de Comunicação" (Saída, CFOP SCM), "Venda de Equipamento" (Saída, CFOP Venda, para roteadores/ONUs vendidos), "Cobrança de SVA" (Saída, CFOP SVA, para streaming revendido).

Erros comuns

Situação	O que acontece	Como resolver
Certificado A1 vencido	A emissão de notas fica totalmente bloqueada. O sistema exibe um alerta na tela inicial ("O certificado A1 da empresa [nome] está vencido há N dias") e a rotina automática registra o bloqueio até o certificado ser substituído.	Emita um novo certificado A1 com a AC e repita a importação (Fiscal > Empresa Fiscal > Importar certificado). Fique atento aos avisos automáticos que o sistema já envia 30 e 15 dias antes do vencimento.
Senha do certificado incorreta no upload	A importação é recusada com a mensagem "Não foi possível ler o certificado. Verifique se a senha informada corresponde ao arquivo selecionado." — nada é alterado, o certificado antigo continua valendo.	Confirme com a AC/contador qual foi a senha definida na emissão do certificado e tente novamente. Não confunda a senha do certificado com a senha de acesso ao portal da AC.
Produto ou serviço sem Situação Tributária vinculada	A tela trava ao tentar carregar as informações fiscais do item na hora de montar a nota, pois o sistema não encontra nenhuma regra de CST/alíquota aplicável àquele produto/cliente/UF.	Cadastre uma Situação Tributária para cada Tipo necessário (ICMS, PIS/COFINS etc.) e vincule-a ao produto ou à categoria fiscal correspondente antes de faturar.
Série Fiscal mal configurada (número duplicado no mesmo tipo de nota)	O cadastro da série é recusado com "Número já utilizado para o tipo de nota", ou — se a série usada estiver errada/inexistente na configuração da empresa — a nota é rejeitada pela SEFAZ/prefeitura por numeração inconsistente.	Cadastre um número exclusivo por Tipo de Nota (NFe-55, NFSe, NFCom etc.) e confirme, no cadastro da Empresa Fiscal, que a série apontada é a correta para o documento que será emitido.
Natureza de Operação sem nenhum CFOP preenchido	O cadastro não salva: "Selecione ao menos 1 CFOP!".	Preencha ao menos um dos pares de CFOP (Venda, SCM, SVA ou ST) de acordo com o tipo de operação que a natureza representa.

Depois disso, você já pode emitir sua primeira nota

Com o certificado digital válido, ao menos uma Série Fiscal, uma Situação Tributária por tipo de tributo e uma Natureza de Operação cadastrados, a base fiscal da sua empresa está pronta. A partir daqui, o processo de emissão em si — seja de uma NFe modelo 55, uma NFSe, uma NFCom ou uma nota de SVA — é tratado em conteúdo específico próprio para cada tipo de documento, com o passo a passo de como gerar, transmitir e acompanhar o status de cada nota.