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Usuários e Grupos: a base da segurança do seu sistema

No sistema Quaza, o controle de acesso da sua equipe é feito através de dois cadastros que trabalham em conjunto, mas que têm papéis bem diferentes: o Usuário e o Grupo.

O Usuário é a pessoa: o login, a senha e o e-mail de cada funcionário que vai acessar o sistema. Já o Grupo (também chamado de "grupo de usuário" ou "grupo de acesso") é o conjunto de permissões que define o que aquele usuário pode ver e fazer — quais telas aparecem no menu dele, e se ele pode apenas consultar, ou também incluir, editar e excluir registros em cada uma delas. Um usuário sempre pertence a um único grupo, e é o grupo que determina, na prática, tudo o que ele enxerga no sistema.

Essa separação existe justamente para facilitar a administração: em vez de configurar permissão pessoa por pessoa, você configura o "perfil de acesso" uma única vez (ex.: Atendimento, Financeiro, Administrador) e depois só encaixa cada funcionário no grupo correspondente à função dele. Configurar isso corretamente desde o início é importante por um motivo simples: é uma questão de segurança. Um atendente com acesso indevido à tela financeira, ou um técnico que consegue excluir cadastros de clientes, não é um problema de "TI" — é um risco real ao seu negócio e aos dados dos seus clientes. Por isso, a recomendação é sempre seguir a ordem: primeiro criar o Grupo com as permissões corretas, depois criar o Usuário e vinculá-lo a esse grupo.

Passo 1 — Criando um Grupo de Acesso (com as permissões)

O cadastro de grupos fica em Administração > Grupo. É nele que você define, tela por tela do sistema, o que cada perfil de funcionário pode fazer.

1. Acesse a tela de Grupo e clique em Adicionar.
2. Preencha a Descrição do grupo — use um nome claro que identifique a função, por exemplo "Atendimento", "Financeiro" ou "Técnico de Campo".
3. Se o seu provedor tiver mais de uma empresa/filial cadastrada, informe a Empresa à qual esse grupo pertence.
4. Opcionalmente, configure os campos complementares do grupo:
   • Horário de expediente: vincula um horário de funcionamento ao grupo, restringindo em quais horários os usuários desse grupo podem operar.
   • Blocos de IP liberados para acesso: permite restringir o login apenas a determinados IPs/faixas de rede (formato CIDR). Deixe em branco para não restringir por IP.
   • Esconder detalhes/exportação: quando habilitado, esconde dos usuários do grupo os botões de detalhamento e exportação de dados das listagens — útil para perfis mais restritos.
   • Editar filtros de terceiros: define se os usuários do grupo podem alterar pesquisas/filtros salvos por outros usuários.
5. Salve o cadastro. Depois de salvo, o sistema libera a área de permissões, onde você efetivamente configura o acesso do grupo tela por tela.
6. Na área de permissões, o sistema exibe os módulos do sistema (por exemplo Cliente, Financeiro, Suporte, Recebimento, Fiscal, Comunicação, Administração, Relatório, Rede, Fibra, Estoque, VOIP, entre outros, conforme os recursos habilitados no seu contrato). Clique no nome do módulo para expandir e ver as telas que fazem parte dele.
7. Dentro de cada módulo, cada tela do sistema aparece com uma caixa de marcação própria e, ao lado, as ações possíveis daquela tela. Marque as caixas correspondentes ao que aquele grupo pode fazer.
8. Use os atalhos "Marcar todos" e "Desmarcar todos" no topo de cada módulo para agilizar quando o grupo precisa de acesso total (ou nenhum acesso) a um módulo inteiro.
9. Clique em Gravar para salvar as permissões. Toda alteração feita nas permissões de um grupo fica registrada no histórico do cadastro (quem alterou, quando e o que mudou), para fins de auditoria.

O que significa cada permissão marcada

Para a maioria das telas, o sistema controla quatro ações básicas. Marcar (ou não) cada uma delas define exatamente o que o usuário daquele grupo pode fazer na tela:

Permissão	O que libera
Listar	Permite ver a tela e a listagem de registros. É a permissão básica: sem ela, a tela nem aparece no menu do usuário.
Adicionar	Permite criar novos registros naquela tela (ex.: cadastrar um novo cliente).
Editar	Permite alterar registros já existentes.
Remover	Permite excluir registros. É a permissão mais sensível — normalmente deve ficar restrita a poucos perfis.

Algumas telas específicas do sistema têm, além dessas quatro, ações adicionais próprias daquela funcionalidade (por exemplo, permissões específicas para emitir uma nota fiscal, aprovar um retorno bancário ou exibir todos os cadastros de clientes). Essas ações extras aparecem listadas junto com as demais, na mesma tela de permissões, e devem ser avaliadas caso a caso conforme a necessidade de cada perfil.

Passo 2 — Cadastrando o Usuário e vinculando ao Grupo

Com o grupo já criado e configurado, o cadastro do funcionário em si é rápido. A tela de usuários fica em Administração > Usuário.

1. Acesse a tela de Usuário e clique em Adicionar.
2. Se o seu provedor tiver mais de uma empresa/filial, selecione primeiro a Empresa — isso filtra os grupos disponíveis para escolha, mostrando apenas os grupos configurados para aquela empresa.
3. Preencha o Nome completo do funcionário.
4. Selecione o Grupo correspondente à função dele. É aqui que a vinculação usuário↔grupo é feita — esse é o passo que efetivamente concede as permissões que você configurou no passo anterior.
5. Defina a Situação como "Habilitado" (para que o usuário já consiga logar) ou "Desabilitado" (caso queira criar o cadastro mas liberar o acesso depois).
6. Preencha o Usuário (nome de login) e a Senha. Atenção: os nomes sistema, tecnico, cliente e quaza são reservados internamente pelo sistema e não podem ser usados como login.
7. Preencha o E-mail do funcionário (usado, entre outras coisas, para notificações do sistema).
8. Se aplicável, vincule o usuário a um Cliente (usado em cenários específicos, como usuários de portal/parceiro) e informe o Valor hora, se sua operação usa esse dado para apontamento de horas em ordens de serviço.
9. Clique em Gravar.

Pronto: a partir daí, ao logar com o usuário e senha cadastrados, o funcionário verá no menu exatamente as telas — e poderá executar exatamente as ações — que foram liberadas no grupo ao qual ele foi vinculado.

Depois de salvo, o cadastro do usuário também mostra um atalho "Ver acesso", que leva à tela Acesso (Administração > Acesso) — um histórico somente leitura de tudo o que aquele usuário fez no sistema (tela acessada, ação executada, IP, data/hora, navegador). É uma ferramenta útil para auditoria e para investigar qualquer uso indevido do sistema.

Exemplos práticos de grupos

Abaixo, alguns exemplos de grupos que fazem sentido para a operação de um provedor de internet. Use-os como ponto de partida e ajuste conforme a realidade da sua equipe.

Exemplo 1 — Grupo "Atendimento"

Perfil para quem faz atendimento ao cliente (telefone, chat, suporte de 1º nível).

• Módulo Cliente: Listar e Editar na tela de Cliente e na tela de Contrato/Login do cliente (para consultar e atualizar cadastro). Sem permissão de Remover.
• Módulo Suporte: Listar, Adicionar e Editar em Atendimento e Ordem de Serviço (para abrir e acompanhar chamados). Sem permissão de Remover.
• Módulo Financeiro, Fiscal e Administração: sem nenhuma permissão marcada — essas telas simplesmente não aparecerão no menu deste grupo.

Exemplo 2 — Grupo "Financeiro"

Perfil para quem cuida de cobranças, boletos e caixa.

• Módulo Financeiro: Listar, Adicionar e Editar nas telas de Financeiro, Remessa e Retorno.
• Módulo Recebimento: Listar, Adicionar e Editar em Caixa e Fechamento de Caixa.
• Módulo Fiscal: Listar (e, se for o caso, Adicionar) nas telas de emissão de nota, conforme a necessidade da rotina fiscal do provedor.
• Módulo Cliente: apenas Listar (para consultar dados do cliente ao tratar uma cobrança), sem Editar nem Remover.
• Módulo Administração: sem permissão — este grupo não deve enxergar cadastro de usuários/grupos.

Exemplo 3 — Grupo "Administrador"

Perfil de acesso total, reservado ao(s) dono(s)/gestor(es) do provedor.

• Acesso completo (Listar, Adicionar, Editar e Remover) em todos os módulos, incluindo o módulo Administração (Usuário, Grupo, Empresa), que permite criar/alterar outros usuários e definir as próprias permissões do sistema.
• Por concentrar o maior poder dentro do sistema, este grupo deve ter o menor número possível de usuários vinculados.

Erros comuns

• Esquecer de marcar "Listar" em alguma tela. É o erro mais comum: o funcionário reclama que "a tela sumiu do menu" ou que "não aparece nada". Sem a permissão de Listar, a tela realmente não é exibida para o grupo — mesmo que Adicionar/Editar estejam marcados.
• Marcar "Listar" mas esquecer "Adicionar"/"Editar"/"Remover". Resultado: o usuário enxerga a tela e os registros, mas os botões de ação não aparecem (ou a ação é bloqueada), o que costuma ser reportado como "o sistema não deixa eu salvar/editar".
• Criar o usuário sem selecionar um grupo válido. Sem um grupo correto vinculado, o usuário efetivamente não enxerga nenhuma (ou quase nenhuma) tela do sistema ao logar.
• Dar permissão de "Remover" sem necessidade real. Essa é a ação mais sensível do sistema; conceda apenas para quem realmente precisa excluir registros — na dúvida, não marque.
• Confundir o grupo "GRUPO QUAZA" (reservado) com um grupo normal. Esse grupo aparece "acinzentado"/desabilitado nas listagens e é de uso exclusivo da equipe interna da Quaza para suporte — não deve ser editado nem usado para vincular usuários da sua equipe.
• Alterar as permissões de um grupo e não avisar a equipe. É comum o funcionário achar que "não funcionou" quando na verdade só precisava relogar/recarregar a tela para as novas permissões surtirem efeito.
• Usar um mesmo login para vários funcionários "para simplificar". Isso destrói a rastreabilidade dos registros de acesso e histórico — veja mais na seção de boas práticas abaixo.

Boas práticas de segurança

• Um login por pessoa, nunca compartilhado. Cada usuário deve ter sua própria conta. Isso é o que permite saber, no histórico de acesso e no histórico de alterações de cada cadastro, exatamente quem fez o quê e quando.
• Aplique o princípio do menor privilégio. Conceda a cada grupo apenas as permissões estritamente necessárias para a função — é sempre mais fácil (e mais seguro) liberar uma permissão depois do que descobrir tarde demais que alguém tinha acesso que não deveria.
• Revise as permissões periodicamente. Funções mudam, pessoas trocam de setor — reserve um momento (a cada trimestre, por exemplo) para revisar se os grupos ainda fazem sentido e se ninguém acumulou permissões desnecessárias ao longo do tempo.
• Ao desligar um funcionário, desabilite o usuário — não tente simplesmente apagá-lo. Coloque a Situação do usuário como "Desabilitado" imediatamente ao desligamento. Isso bloqueia o acesso na hora, mas preserva o histórico de tudo o que aquele usuário fez no sistema (importante para auditoria, histórico de atendimentos, lançamentos financeiros etc.).
• Restrinja o grupo "Administrador" a pouquíssimas pessoas. Quanto mais gente com acesso total, maior o risco de erro humano ou uso indevido.
• Use a restrição por IP em grupos sensíveis (como o Financeiro/Administrador), se a sua operação permitir, limitando o acesso a essas telas apenas a partir da rede/escritório do provedor.
• Use a tela de Acesso (histórico) para auditar sempre que houver suspeita de uso indevido do sistema — ela mostra tela, ação, IP e horário de cada operação feita por cada usuário.
• Evite senhas óbvias ou reaproveitadas e oriente a equipe a trocar a senha periodicamente, especialmente para os grupos com mais permissões.