Cómo registrar un documento (cuenta a pagar) en Quaza — anotando gastos, proveedores y cuotas para darles de baja después por Pago.
Qué es "Documento"
Documento, en Quaza, es el registro de una cuenta a pagar — un gasto del proveedor (compra de productos, servicio, etc.), con proveedor, valor y cuotas. Cada documento genera las cuotas que se darán de baja en Pago.
Documento ≠ Cobranza. Documento es gasto (salida) — lo que tenés que pagar. Cobranza es ingreso (entrada) — lo que vas a recibir de los clientes.
Cómo funciona el registro
Abrís Agregar documento, completás descripción/proveedor/valor y definís las cuotas; al guardar, la cuenta a pagar queda disponible para el pago:
Glosario
| Término |
Qué significa |
| Documento |
Registro del gasto/cuenta a pagar en Quaza. |
| Proveedor |
Persona/empresa a quien le vas a pagar (debe estar registrado). |
| Cuenta |
Cuenta contable donde el gasto será clasificado. |
| Centro de costo |
Clasificación interna que ayuda a organizar gastos por área/proyecto. |
| Cuotas |
Cantidad de cuotas en que el documento será dividido (1 para al contado). |
| Guardar provisionamiento |
Guarda el documento como provisionado (planeado), sin generar cuotas inmediatas para pago. |
| Guardar documento |
Guarda el documento efectivamente, con las cuotas listas para ser pagadas. |
Antes de empezar
Vas a necesitar:
• Acceso al menú Documento → Agregar documento.
• El proveedor registrado.
• La cuenta contable de clasificación (y el centro de costo, si usás).
Paso a paso
Documento → Agregar documento
1 Accedé a Documento → Agregar documento. Abre el formulario con la pestaña Principal.
Pantalla Agregar documento: campos Descripción, Proveedor, Forma de pago, Cuenta, Centro de costo, Documento, Fecha, Valor Original, Observaciones y Cuotas. Botones Guardar provisionamiento y Guardar documento.
2 Completá la Descripción (identificación de qué es el documento) y el Proveedor.
3 Definí la Forma de pago, la Cuenta (contable) y — si usás — el Centro de costo.
4 Informá la Fecha del documento, el Valor Original y la cantidad de Cuotas (1 para al contado). Agregá Observaciones según necesidad.
5 Hacé clic en Guardar documento para registrar. Las cuotas quedan listas para ser dadas de baja por Pago — mirá Cómo pagar un documento
.
"Guardar provisionamiento". Usalo cuando el documento aún no está efectivizado (solo previsto). Podés finalizarlo como documento después.
Errores frecuentes
1. Documento es gasto. No lo confundas con cobranza — Documento entra como salida en la caja/flujo.
2. El proveedor tiene que existir. Registrá el proveedor antes (Cliente → marcar como Proveedor). Sin proveedor el documento no se guarda.
3. Cuenta contable correcta. La clasificación en Cuenta afecta informes (DRE, etc.) — elegí la cuenta correcta para el gasto.
4. Cada cuota genera un pago. En 12 cuotas, vas a dar de baja 12 veces en Pago.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre Guardar documento y Guardar provisionamiento?Guardar documento efectiviza el gasto y genera las cuotas para pagar. Guardar provisionamiento lo guarda como previsión, sin generar cuotas inmediatas.
¿Cómo registro un proveedor?En Cliente → Cliente, marcá la opción Proveedor en el registro. Después aparece en el autocomplete del Proveedor del documento.
¿Puedo pagar un documento al contado?Sí — informá 1 cuota y, en Pago, dale de baja a esa cuota única.
¿Cómo informo 12x?En el campo Cuotas, poné 12; el sistema distribuye el valor entre las 12 cuotas con vencimientos secuenciales.
¿Puedo editar un documento después de guardado?Sí, hasta que las cuotas empiecen a pagarse; después puede haber restricciones según el estado.
¿Dónde sigo las cuentas a pagar?En la propia pantalla Documento (Listar) y en Pago; cada cuota aparece para baja.
¿La baja del pago es acá?No — el registro es acá (Documento). La baja es en Pago → Documento
.
¿La Forma de pago define cómo voy a pagar?Sí, es la forma esperada de la baja (Efectivo, transferencia, etc.). Puede alterarse al darle de baja.
¿Para qué sirve el Centro de costo?Para organizar gastos por área/proyecto, facilitando informes y análisis.
¿Puedo adjuntar archivo al documento?Según la configuración del sistema, hay la pestaña/anexo para boleto o comprobante.
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